Подготовка и отправка данных организации
Организационные данные предоставляют контекст для анализа, созданного Рабочей аналитикой для Viva Аналитики. Загрузка организационных данных в веб-приложение Рабочая аналитика позволяет использовать при анализе агрегированные данные сотрудников для большей полноты анализа. Затем Рабочая аналитика может сопоставить эти данные с данными о совместной работе из Microsoft 365.
Организационные данные поддерживают анализы Рабочей аналитики многими способами, включая следующие:
- Группировка и фильтрация результатов совместной работы по интересующим атрибутам сотрудников.
- Создание настраиваемой метрики совместной работы.
- Понимание распределения времени между группами сотрудников.
- Сравнение данных совместной работы с бизнес-результатами.
К некоторым категориям данных организации относятся:
- Контекстная информация. Например, тип сотрудника, его статус (работа на полную или неполную ставку) и сколько лет он проработал в организации
- Расположение: например, регион, страна, город и здание
- Организация: например, бизнес-подразделение, место возникновения затрат, подразделение и отдел
- Роль. Например, направление деятельности, семейство должностей, уровень и разряд
- Результаты: Например, оценка вовлеченности, оценка производительности и выполнение квоты продаж
Организационные данные (по персоналу) загружаются в Рабочую аналитику в виде файла .csv.
Необходимые атрибуты данных
В файлах организационных данных, загружаемых в Рабочую аналитику, должны содержаться следующие атрибуты данных.
Идентификатор участника — основной SMTP-адрес электронной почты сотрудника. При отправке данных это поле хешируется и деидентифицируется для сохранения конфиденциальности сотрудников.
ДатаДействия — эта дата является "снимком" момента, когда строка дескриптора Организации действительна. Это помогает аналитикам понять изменения в ситуации с персоналом, такие как повышение по службе, переводы в другой офис и изменения в руководстве, а также их влияние на закономерности совместной работы сотрудников. Она должна быть в формате мм/дд/гггг.
Первый файл организационных данных, загруженный в Рабочую аналитику, должен включать несколько строк по каждому сотруднику, чтобы отражать изменения с течением времени. Каждая строка в файле данных организации имеет различную "EffectiveDate", которое представляет собой другой моментальный снимок на определенный момент времени. Например, в таблице, размещенной после этого списка, Анна была старшим специалистом (индивидуальным участником, или IC) в мае и июне, но к июлю ее повысили до руководителя. Если вы можете предоставить только одну строку данных по каждому сотруднику, используйте самый новый организационный дескриптор, но имейте в виду, что параметр ДатаДействия нужно переопределить: присвойте ему значение, предшествующее настоящему моменту по крайней мере на 13 месяцев, чтобы сопоставить данные с доступными историческими данными. Например, если вы создаете для отправки организационный файл за январь 2022 г., установите значение ДатаДействия на декабрь 2020 г. для каждого организационного дескриптора. Как вариант, если значение ДатаДействия оставить пустым, Рабочая аналитика автоматически подставляет дату отправки вместо всех значений ДатаДействия при обработке вновь отправленных данных.
ManagerId: основной SMTP-адрес электронной почты руководителя. Рабочая аналитика использует эти данные для измерения времени, которое сотрудник проводит со своим непосредственным руководителем, которое также хешировано и деидентифицировано в целях соблюдения конфиденциальности сотрудников.
Организация. Помимо прочего, эти данные используются для вычисления широты сети взаимодействий — количества организаций, в которых сотрудник имел значимые взаимодействия за последние 28 дней. Широкое определение организаций, например, "Финансы" или "Отдел кадров", ведет к сокращению количества взаимодействий между организациями и сокращению сети. Узкое определений организаций, как например "Финансовое планирование" и "Финансы — Регион 1", "Финансы — Регион 2", ведет к увеличению количества взаимодействий между организациями и расширению сети.
LevelDesignation: необязательный в целом, но необходимый для некоторых более сложных аналитических операций, доступных в Рабочей аналитике, таких как анализ взаимодействия руководителя и группы сотрудников. Это определяет уровень конкретного сотрудника: топ-менеджер, вице-президент, директор, руководитель, специалист (IC) и так далее. Например, levelDesignation и Организация используются в совокупности для вычисления Избыточной продолжительности собраний (ч.) (продолжительность собраний, в которых участвовали сотрудники одной организации 3 и более уровней).
По следующим атрибутам каждая строка в файле должна быть заполнена. Если данные отсутствуют, можно оставить поле EffectiveDate пустым, а в другие поля подставить обобщенные значения, например, "Отсутствует" или "NoManager@contoso.com", чтобы данные были допустимыми для отправки.
| Идентификатор участника | EffectiveDate | Идентификатор сотрудника | Организация | LevelDesignation |
|---|---|---|---|---|
| ann@contoso.com | 01/05/2020 | jered@contoso.com | Маркетинг | Старший исполнительно |
| ann@contoso.com | 01/06/2020 | jered@contoso.com | Маркетинг | Старший исполнительно |
| ann@contoso.com | 01.07.2020 | carolina@contoso.com | Маркетинг | Manager |
Каких сотрудников нужно включить
Все сотрудники должны быть включены в файл данных организации, независимо от того, назначены ли им лицензии Workplace Analytics или Viva Аналитика. Это позволяет оценить, как сотрудники в анализируемой популяции взаимодействуют с другими сотрудниками организации.
Дополнительные атрибуты данных
При первой активации Рабочей аналитики вам потребуются только пять необходимых атрибутов. Существует более 100 дополнительных необязательных, которые можно использовать на основе анализа, который вы хотите провести, и того, как вы хотите сгруппировать данные. В следующей таблице показаны некоторые примеры этих атрибутов. Дополнительные атрибуты данных необязательны, и их можно в любое время добавить в файл организации.
| Тип | Описание | Примеры атрибутов |
|---|---|---|
| Общие сведения | Тип, состояние и трудовой стаж сотрудника. Часто используются для масштабного анализа. | — Срок пребывания в должности сотрудника — Тип сотрудника (постоянный, условный, стажер) — Почасовая оплата, освобождаемый или не освобождаемый от налогов |
| Расположение | Расположение сотрудника географически | – Регион, страна, город — Комплекс зданий — Здание |
| Уровень | Должность сотрудника в структуре отчетности организации | — Бизнес-подразделение — Подразделение, отдел, место возникновения затрат — Уровень, слой, охват — Руководитель отчитывается перед |
| Роль | Навыки, функции и обязанности сотрудника | — Функция, должность — Флаг руководителя — Карьерный уровень — Обозначение уровня |
| Результаты | Включает показатели на основе эффективности работы сотрудника, и которые способствуют достижению общих бизнес-результатов | — Оценка производительности, оценка вовлеченности — Достижение квоты продаж — Оценка эффективности руководителя — Время и присутствие |
Рекомендации по созданию и обновлению файла данных организации
Как показано в следующей таблице, следует учитывать несколько моментов как при первом создании файла данных организации, так и при его обновлении:
| Область | Рекомендация |
|---|---|
| Область | — Начальный файл организации должен включать по одному моментальному снимку для каждого из последних 13 месяцев для сопоставления с загрузкой исходных исторических данных совместной работы. — Включите описательные данные организации для всех сотрудников в компании, даже если они не являются частью анализируемой совокупности, чтобы добавить настраиваемые показатели совместной работы. |
| Обновления | — Включите один моментальный снимок за каждый месяц в прошлом и в будущем, чтобы фиксировать изменения атрибутов сотрудников. — Загрузите файлы, в том числе "новых" сотрудников, дат вступления в силу и столбцов с помощью параметра Добавить. Убедитесь, что все значения поля ДатаДействия заполнены или все пусты. — Избегайте переименования столбцов. |
| Качество | Избегайте столбцов с: - Слишком большим количеством отсутствующих значений - Информацией слишком общей или слишком подробной, которая поэтому не представляет ценности для группировки и фильтрации (например, код компании или должность) - Избыточными атрибутами (например, название или код отдела) - Грязными данными (например, содержащими несколько вариантов написания одного значения, например "Марк." и "Маркетинг") |
| Форматирование | - Убедитесь, что поля правильно отформатированы для типа содержащихся в них данных (даты, текстовые строки или числа). — Убедитесь, что каждый источник данных или поле имеет уникальный идентификатор. - Необязательные поля можно оставить пустыми или незаполненными, если значения отсутствуют. (Замена на "0" повлияет на средние значения.) |
| Конфиденциальность | Чтобы обеспечить конфиденциальность, не включайте в файл имена или идентификационные номера сотрудников. |
Теперь вы готовы отправить файл организационных данных (.csv) в Рабочую аналитику.
Пример сценария
В рабочую группу входите вы и Тимофей. Вы получаете сведения от специалистов Рабочей Аналитики о том, какие организационные данные необходимы и как лучше их структурировать для достижения нужных целей. В частности, аналитикам требуется, чтобы квартальная оценка производительности за прошлый год для каждого сотрудника была закодирована как числовое значение (от 1 до 5). Это также означает, что Тимофею требуется несколько моментальных снимков организационных данных за каждый квартал для отражения состава коллектива Contoso и оценок производительности на основе значений на Дату анализа.
Тимофей получает организационные данные из информационной системы отдела кадров (HRIS), форматирует их, а затем отправляет в Рабочую аналитику.