Поделиться через

Отправка атрибутов сотрудников в Viva Glint

  • Статья

Импорт пользовательских файлов помогает администраторам поддерживать актуальность пользователей в системе HRIS своей организации. Во время настройки платформы узнайте, как передавать данные сотрудников в приложение Microsoft Viva Glint.

Предупреждение

Из соображений безопасности никогда не отправляйте файл атрибутов сотрудников по электронной почте.

Предостережение

Убедитесь, что все пользователи компании Администратор включены в первую отправку файла с идентификаторами сотрудников, которые соответствуют идентификаторам в Viva Glint. В противном случае пользователи компании Администратор будут деактивированы и потеряют доступ к платформе.

Требования к файлам

Файлы, экспортируемые системой HRIS, должны быть разделенными запятыми (CSV) или файлами Microsoft Excel (TM) (.csv или расширениями .xlsx). CSV является предпочтительным форматом с кодировкой UTF-8. В следующем разделе содержатся дополнительные сведения о формате и структуре файла.

  • Формат файла. Система Viva Glint может принимать атрибуты сотрудников в формате "CSV – UTF 8" или "XLSX". Файлы должны оставаться в этом формате, как только мы настроим ожидаемый формат или создадим сообщение о сбое.
  • Имена файлов — особых ограничений нет. Если в вашей организации нет особых требований к именованию файлов, рекомендуется использовать следующее соглашение об именовании:
    • Полный файл: $clientuuid$_user_full_yyyymmdd.csv
    • Добавочный файл: $clientuuid$_user_delta_yyyymmdd.csv
    • Часть $clientuuid$ имени файла — это ваш уникальный идентификатор в Viva Glint.
  • Даты — выберите один формат, используемый для дат, и придерживайтесь его. Наш предпочтительный формат — "гггг/мм/дд". Если даты отправляются в другом формате, можно настроить систему для переформатирования дат при первоначальной отправке файла. Однако система отображает ошибки, если форматы даты не совпадают после установки ожидаемого формата.

    Примечание.

    Формат даты должен содержать "/" вместо дефиса между годом, месяцем и днем, а все даты должны быть в одном формате.

  • Имена атрибутов. После определения атрибутов имена атрибутов (заголовки столбцов) должны оставаться прежними. Например, "Идентификатор сотрудника" нельзя изменить на "Идентификатор EMP".

Импорт данных сотрудников

Функция импорта позволяет быстро изменять записи сотрудников в массовом режиме и добавлять новых пользователей.

Совет

Регулярно обновляйте файл сотрудника. Убедитесь, что последние атрибуты сотрудников были отправлены и отправлены до начала опроса, так как ваши атрибуты не могут быть изменены в момент запуска опроса.

Процесс импорта атрибутов сотрудников

Ниже приведены инструкции по импорту атрибутов вручную.

  1. Выберите значок Настроить .

  2. В разделе Сотрудники выберите Люди.

  3. Нажмите Импорт.

  4. Установите флажок при обновлении всех записей сотрудников, как в файле, так и в системе.

  5. Перетащите файл или выберите его.

    Выберите Импорт файла. Появится сообщение с сообщением о том, что сообщение электронной почты отправляется после того, как отправка будет готова к проверке и подтверждению.

  6. Затем нажмите кнопку Закрыть.

  7. После получения сообщения электронной почты для отправки файла перейдите на страницу Люди, чтобы подтвердить отправку.

    1. Кроме того, обновите страницу Люди, чтобы отслеживать состояние отправки на панели выполнения в верхней части страницы.

  8. Нажмите кнопку Проверить отправку в правом верхнем углу страницы Люди.

  9. В появившемся диалоговом окне Подтверждение импорта перед нажатием кнопки Подтвердить импорт:

    1. Убедитесь, что число сотрудников, перемещенных в неактивное , является точным.
    2. Убедитесь, что количество изменений сотрудников является точным.
    3. Убедитесь, что добавленное число сотрудников является точным.
    4. При необходимости устраните ошибки .

Примечание.

  • Только пользователь, выполняющий отправку, получит сообщение электронной почты при обработке файла.
  • Если файл не подтвержден в течение 60 минут после отправки, он будет отменен.

Регулярно обновляйте данные сотрудников

Ваша компания может отправлять обновления данных сотрудников в любое время и в зависимости от того, что лучше всего подходит для вас. Некоторые компании отправляют ежедневные, еженедельные или ежемесячные обновления, в то время как другие не пересылают обновления, пока не будут готовы начать опрос.

Совет

Обновляйте данные сотрудников еженедельно или по крайней мере регулярно.

Если у вас менее 10 000 сотрудников, ежедневного канала полного файла должно быть достаточно, и вам не придется отправлять добавочный файл. Если у вас большая база сотрудников с несколькими атрибутами (50+), отправка полных файлов 1–2 раза в месяц с ежедневными добавочными файлами может быть более целесообразной для вашей компании.