Отправка атрибутов сотрудников в Viva Glint
Импорт пользовательских файлов помогает администраторам поддерживать актуальность пользователей в системе HRIS своей организации. Во время настройки платформы узнайте, как передавать данные сотрудников в приложение Microsoft Viva Glint.
Предупреждение
Из соображений безопасности никогда не отправляйте файл атрибутов сотрудников по электронной почте.
Предостережение
Убедитесь, что все пользователи компании Администратор включены в первую отправку файла с идентификаторами сотрудников, которые соответствуют идентификаторам в Viva Glint. В противном случае пользователи компании Администратор будут деактивированы и потеряют доступ к платформе.
Требования к файлам
Файлы, экспортируемые системой HRIS, должны быть разделенными запятыми (CSV) или файлами Microsoft Excel (TM) (.csv или расширениями .xlsx). CSV является предпочтительным форматом с кодировкой UTF-8. В следующем разделе содержатся дополнительные сведения о формате и структуре файла.
- Формат файла. Система Viva Glint может принимать атрибуты сотрудников в формате "CSV – UTF 8" или "XLSX". Файлы должны оставаться в этом формате, как только мы настроим ожидаемый формат или создадим сообщение о сбое.
- Имена файлов — особых ограничений нет. Если в вашей организации нет особых требований к именованию файлов, рекомендуется использовать следующее соглашение об именовании:
- Полный файл: $clientuuid$_user_full_yyyymmdd.csv
- Добавочный файл: $clientuuid$_user_delta_yyyymmdd.csv
- Часть
$clientuuid$
имени файла — это ваш уникальный идентификатор в Viva Glint.
- Даты — выберите один формат, используемый для дат, и придерживайтесь его. Наш предпочтительный формат — "гггг/мм/дд". Если даты отправляются в другом формате, можно настроить систему для переформатирования дат при первоначальной отправке файла. Однако система отображает ошибки, если форматы даты не совпадают после установки ожидаемого формата.
Примечание.
Формат даты должен содержать "/" вместо дефиса между годом, месяцем и днем, а все даты должны быть в одном формате.
- Имена атрибутов. После определения атрибутов имена атрибутов (заголовки столбцов) должны оставаться прежними. Например, "Идентификатор сотрудника" нельзя изменить на "Идентификатор EMP".
Импорт данных сотрудников
Функция импорта позволяет быстро изменять записи сотрудников в массовом режиме и добавлять новых пользователей.
Совет
Регулярно обновляйте файл сотрудника. Убедитесь, что последние атрибуты сотрудников были отправлены и отправлены до начала опроса, так как ваши атрибуты не могут быть изменены в момент запуска опроса.
Процесс импорта атрибутов сотрудников
Ниже приведены инструкции по импорту атрибутов вручную.
Выберите значок Настроить .
В разделе Сотрудники выберите Люди.
Нажмите Импорт.
Установите флажок при обновлении всех записей сотрудников, как в файле, так и в системе.
Перетащите файл или выберите его.
Выберите Импорт файла. Появится сообщение с сообщением о том, что сообщение электронной почты отправляется после того, как отправка будет готова к проверке и подтверждению.
Затем нажмите кнопку Закрыть.
После получения сообщения электронной почты для отправки файла перейдите на страницу Люди, чтобы подтвердить отправку.
- Кроме того, обновите страницу Люди, чтобы отслеживать состояние отправки на панели выполнения в верхней части страницы.
Нажмите кнопку Проверить отправку в правом верхнем углу страницы Люди.
В появившемся диалоговом окне Подтверждение импорта перед нажатием кнопки Подтвердить импорт:
- Убедитесь, что число сотрудников, перемещенных в неактивное , является точным.
- Убедитесь, что количество изменений сотрудников является точным.
- Убедитесь, что добавленное число сотрудников является точным.
- При необходимости устраните ошибки .
Примечание.
- Только пользователь, выполняющий отправку, получит сообщение электронной почты при обработке файла.
- Если файл не подтвержден в течение 60 минут после отправки, он будет отменен.
Регулярно обновляйте данные сотрудников
Ваша компания может отправлять обновления данных сотрудников в любое время и в зависимости от того, что лучше всего подходит для вас. Некоторые компании отправляют ежедневные, еженедельные или ежемесячные обновления, в то время как другие не пересылают обновления, пока не будут готовы начать опрос.
Совет
Обновляйте данные сотрудников еженедельно или по крайней мере регулярно.
Если у вас менее 10 000 сотрудников, ежедневного канала полного файла должно быть достаточно, и вам не придется отправлять добавочный файл. Если у вас большая база сотрудников с несколькими атрибутами (50+), отправка полных файлов 1–2 раза в месяц с ежедневными добавочными файлами может быть более целесообразной для вашей компании.