Подготовка к предстоящим собраниям
Важно!
Мы приостановили отправку сообщений электронной почты брифинга, чтобы внести некоторые улучшения. Вы по-прежнему можете получить доступ к надстройке Outlook Viva Insights или приложению Viva Insights в Teams, чтобы получить доступ к ключевым функциям, пока эта служба не возобновится. Дополнительные сведения об этом изменении см. в статье Приостановка брифинга.
В этом разделе сообщения электронной почты для брифинга вы увидите первые три собрания, которые в хронологическом порядке содержат по крайней мере одно предлагаемое действие. Вы можете выбрать заголовок собрания, чтобы открыть сведения о собрании, или выбрать документ, связанный с предстоящим собранием, чтобы открыть и просмотреть его.
С помощью адаптивной версии электронной почты можно также выполнить следующие действия, чтобы подготовиться к сегодняшним собраниям:
- Чтобы запланировать другое время из-за низкого согласия или большинство участников отказались от организованного вами собрания, можно выбрать Изменить расписание.
- Если у вас есть необходимые сведения о документе, связанном с собранием, нажмите кнопку Готово. Чтобы удалить задачу из списка, выберите Не связанная.
- Для задачи, связанной с собранием, выберите Добавить в do , чтобы добавить в список задач. Если задача уже завершена, нажмите кнопку Готово.
- Чтобы сообщить организатору собрания о том, планируете ли вы присутствовать на собрании, выберите Принять или Отклонить , чтобы организатор собрания лучше оценил кворум собрания. Если у вас есть конфликт собрания, вы можете выбрать Ответить , чтобы сообщить организатору, будете ли вы опоздать, уйдете ли вы раньше или не сможете принять участие.
- Организатор собрания может добавить ссылку Teams в приглашение, выбрав Добавить Teams.
- Организатор собрания может выбрать Добавить повестку дня , если на предстоящем собрании отсутствует повестка дня. Повестки дня помогают повысить эффективность собраний.
В следующем примере вы выберете Еженедельное собрание pm , чтобы открыть сведения о собрании, или выберите соответствующий документ Обновления состояния , чтобы открыть и просмотреть его. Если вы видите собрание с низким принятием, можно выбрать Изменить расписание .
В следующем примере для собрания "Обновление состояния" можно выбрать:
Добавьте Teams , чтобы добавить ссылку Teams в приглашение.
Добавьте повестку дня для добавления повестки дня собрания в приглашение.
Перепланирование для низкой приемки
Как организатор собрания, ваш брифинг оповещает вас о собрании, которое может иметь низкую посещаемость.
Собрания с низкой посещаемостью могут быть менее продуктивными, поскольку решения не могут быть приняты без участия ключевых лиц, принимающих решения. Возможно, вам придется повторить собрание или поделиться аналогичной информацией для тех, кто не посещает.
Вы можете выбрать Изменить расписание , чтобы открыть приглашение на собрание и запланировать его на другое время.
Добавить ссылку Teams
При планировании собрания распространенной ошибкой является забывание о включении сведений о собраниях по сети для удаленных участников. Доступ к собранию по сети важен, так как он:
- Позволяет включать удаленных участников совместной работы или тех, кто работает в других расположениях.
- Помогает начать собрания вовремя.
- Позволяет записывать собрания и представлять информацию удаленным участникам.
- Наличие единого выбора коррекции также экономит время и стресс до и в начале собраний.
При нажатии кнопки Добавить Teams Microsoft Viva Insights добавляет ссылку на собрание Teams в приглашение на собрание, поэтому вам не нужно открывать собрание, чтобы добавить его, и автоматически отправляет обновленное приглашение всем приглашенным.
Добавление повестки дня
Повестка дня поможет участникам понять, чего ожидать от собрания, какая подготовка требуется, и каковы должны быть результаты собрания. Это ключевой шаг и рекомендация для подготовки к собранию.
При выборе пункта Добавить повестку дня будет отправлен ответ на запланированное собрание.
RSVP к собранию без конфликтов
Рекомендуется сообщить организаторам, будет ли вы присутствовать на их собрании, чтобы они могли планировать соответствующие планы. Брифинг фокусируется на небольших собраниях, где может быть более вероятно, что ваше участие требуется.
Вы можете принять или отклонить собрание в сообщении электронной почты для брифинга. Если собрание повторяется, принять и отклонить относятся к серии. Принять и Отклонить отправляются в ответ организатору. После отклонения вы по-прежнему можете просматривать содержимое этого собрания и взаимодействовать с ним в сообщении электронной почты о брифинге.
RSVP к собранию с конфликтами
Опять же, лучше сообщить организаторам, будет ли вы присутствовать на их собрании, чтобы они могли планировать соответствующие планы.
В зависимости от типа конфликта с собранием вы увидите следующие действия.
| Сценарий | Сведения о собрании | Reason | Действие |
|---|---|---|---|
| Поздний ответ | Это собрание конфликтует с [Название собрания] в [время начала] по [время окончания]. | Сообщите [организатору], если вы опоздаете | Ответить |
| Оставить ранний ответ | Это собрание конфликтует с [Название собрания] в [время начала] по [время окончания]. | Сообщите [организатору], нужно ли уехать раньше. | Ответить |
| Отклонение или задержка ответа | Это собрание конфликтует с [Название собрания] в [время начала] по [время окончания]. | Сообщите [организатору], если вы не можете сделать это или будете ли опоздать. | Отклонить или ответить |
| Отклонить или оставить ранний ответ | Это собрание конфликтует с [Название собрания] в [время начала] по [время окончания]. | Сообщите [организатору], если вы не можете сделать это или вам нужно будет уйти раньше. | Отклонить или ответить |
| Принять или отклонить | Это собрание конфликтует с [Название собрания] в [время начала] по [время окончания]. | Сообщите [организатору], будете ли вы присутствовать. | Принять или отклонить |