Druhá fáza – Zaraďovanie
V tejto fáze rámca zavedenia budete spolupracovať s kľúčovými účastníkmi projektu na vypracovaní a spustení plánu zavedenia. Pripravíte svoje prostredie a otestujete svoj prístup k zavedeniu pomocou používateľov, ktorí zavedú technológie skôr. Na základe odozvy vykonáte úpravy, skôr než dôjde k zavedeniu do celej firmy.
Kľúčové kroky vo fáze Zaraďovanie:
- Zostavte plán zavedenia
- Spusťte zavedenie medzi používateľmi, ktorí zavedú technológie skôr
- Upravte svoj plán
Výberom tohto prepojenia si môžete stiahnuť príručku zavedenia systému Dynamics 365 vo formáte PDF.
Zostavte plán zavedenia
Začnite zvyšovaním informovanosti prostredníctvom zapojenia koncových používateľov. Vlastníci úspechu zabezpečujú dosiahnutie obchodných cieľov tým, že pomáhajú ľuďom využívať a získavať hodnotu z nového riešenia Dynamics 365. Vyskúšajte tieto metódy na zvýšenie informovanosti:
Komunikácia
- Identifikujte a uveďte do praxe rôzne taktiky.
- Zamerajte sa na otázku „Čo mi to prinesie?“
- Prispôsobte plán spoločnosti a kultúre.
- Rozpošlite oznámenia.
Podujatia na zvýšenie miery zapájania sa
- Zapojte sponzorov projektu do odštartovania spustenia.
- Obsaďte podujatia pracovníkmi IT a šampiónmi.
- Distribuujte banery a letáky.
- Umiestnite predvádzacie pulty do kaviarne/vstupnej haly.
- Usporiadajte online podujatia pre vzdialené kancelárie.
Sprostredkujte hodnotu firme prostredníctvom scenárov
Začleňte príbehy o úspechoch
Pri preukazovaní úspechu systému Dynamics 365 sú príbehy o úspechoch často rovnako cenné ako kvantitatívne miery. Počas zavádzania by členovia projektového tímu a šampióni mali identifikovať príklady, ktoré demonštrujú spoluprácu s využitím viacerých funkcií a tímovú prácu, a mali by sa o ne podeliť pomocou nástrojov, ako napríklad Yammer alebo Teams. Využite tieto príklady vo svojej komunikácii, aby ste vyvolali vzrušenie a dokázali moc systému Dynamics 365.
Čo stojí za dobrým príbehom o úspechu?
- Čas. Na začiatku príbehu by mal byť uvedený čas, aby cieľová skupina vedela, kedy sa odohral.
- Postavy. Príbeh by mal obsahovať mená, aby cieľová skupina vedela, kto v ňom vystupoval.
- Podujatia. Príbeh by mal rozprávať o podujatiach, ktoré sa uskutočnili.
- Vizuálne prvky. Cieľová skupina by si mala vedieť predstaviť, čo sa stalo.
Vytvorte otváracie podujatia
Nižšie uvádzame niekoľko zdrojov, nápadov a taktík, vďaka ktorým môžete efektívne spustiť riešenie Dynamics 365:
- Plánovací tím a šampióni majú oblečené tričká s názvom riešenia Dynamics 365.
- V kanceláriách sú zobrazené banery, plagáty a letáky s informáciami o riešení Dynamics 365.
- Predvádzacie pulty v kaviarni/vstupnej hale predstavujú rôzne nástroje a funkcie riešenia Dynamics 365 a prinášajú praktické skúsenosti.
Ako si vybrať otváracie podujatia:
- Zamyslite sa nad cieľmi používania systému Dynamics 365. Ako môže otváracie podujatie podporiť vaše obchodné ciele?
- Zamyslite sa nad firemnou kultúrou. Aké typy aktivít budú rezonovať vo vedení a medzi zamestnancami?
- Zamyslite sa nad svojím časom a zdrojmi. Môžete kombinovať aktivity a plánovať niečo, čo vyhovuje vašim potrebám a zapadá do vášho plánu?
- Zamyslite sa nad existujúcimi firemnými podujatiami. Chystá sa nejaké firemné podujatie blízko zavedenia systému Dynamics 365, ktoré by mohlo zahrnúť vaše spustenie?
Rozvíjajte svoju komunikačnú stratégiu
Vypracujte komunikačnú stratégiu, ktorá zvýši informovanosť a vzrušenie pred spustením, a podeľte sa o úspechy používania po spustení. Pri budovaní svojho prístupu zvážte nasledujúce osvedčené postupy:
- Dbajte na to, aby sa pri zostavovaní správ brali do úvahy aj zamestnanci. Pomôžete im tak určiť odpoveď na otázku: „Čo mi to prinesie?“
- Vyberte kombináciu aktivít vrátane e-mailu, plagátov a fyzických podujatí a zaznačte ich do harmonogramu projektu.
- Naplánujte podujatia, na ktorých si môžu ľudia vyskúšať produkty a položiť otázky.
- Prispôsobte aktivity na zvýšenie informovanosti spoločnosti a kultúre.
- Ak vedúci pracovník rozpošle oznámenie s informáciami o systéme Dynamics 365, usporiadaní otváracieho podujatia alebo výhodách počas schôdze za účasti všetkých pracovníkov, do značnej miery to pozitívne ovplyvní význam novej technológie aj ochotu začať s jej používaním.
Vyplňte prieskum Hodnotenie komunikácie a použite šablónu plánovania v pracovnom zošite plánovania zavedenia.
Zostavte svoju školiacu stratégiu
Zamerajte sa na príčinu. Presvedčte sa, že zamestnanci vedia, prečo dochádza k zmene, čo im prinesie a prečo sa od nich táto zmena vyžaduje.
Použite skutočné pracovné scenáre. Použite úlohy alebo obchodné procesy, ktoré sú známe vašej cieľovej skupine, aby ste ich vtiahli do učenia sa, ako používať túto technológiu.
Použite viacero formátov. Školenie koncových používateľov by malo nadobúdať viaceré formy, aby sa vyhovelo rôznym štýlom učenia sa a aby sa prekonali geografické bariéry a obmedzenia zdrojov.
Upevňujte. Účastníci si zapamätajú obsah školenia vďaka technikám upevňovania vedomostí, ako sú školenia na požiadanie, informačné obedy a rôzne nové možnosti školenia zamestnancov.
Zvážte osvedčené školiace postupy
Pri zostavovaní školiaceho programu vezmite do úvahy:
- Aktuálne nástroje na zvýšenie produktivity, ktoré používate. Ak momentálne používate systém produktivity, možno budete musieť vo fáze školenia vynaložiť vyššie úsilie, pretože si to bude vyžadovať zmenu správania.
- Technologická gramotnosť zamestnancov. Pri plánovaní školiaceho programu je potrebné pochopiť, do akej miery sú vaši pracovníci technicky zdatní. Vďaka tomu zistíte, ako ľahko si osvoja nové spôsoby práce.
- Aktuálne programy zmien. Dôležité je oboznámiť sa s tým, ktoré ďalšie programy v súčasnosti vo firme fungujú, aby ste svojich zamestnancov nepreťažili alebo nezmiatli.
- Preferencie zamestnancov v súvislosti so školeniami. Dôležité je zoznámiť sa s tým najlepším spôsobom, ako poskytnúť školenie vo vašej organizácii, či osobne, prostredníctvom asistovaných alebo neasistovaných online kurzov, alebo pomocou iných metód.
Zosúlaďte svoju školiacu stratégiu s plánom spustenia
Navrhnite školiacu stratégiu tak, aby zodpovedala spusteniu. Začnite so skupinami, ktoré budú zástancami systému Dynamics 365, potom pripravte pracovníkov IT a až následne zaveďte technológie do širšej organizácie.
Posúďte potreby školení svojej organizácie a vytvorte si prístup ku školeniu pomocou pracovného zošita plánovania zavedenia.
Získajte prístup k zdrojom vzdelávania a školení
Získajte prístup k bezplatným online zdrojom školení, ktoré vám pomôžu spustiť riešenie Dynamics 365. Microsoft Learn poskytuje interaktívne možnosti vzdelávania krok za krokom podľa pracovnej náplne a produktu vrátane videí, kurzov a praktických študijných materiálov. Prihláste sa do komunity odborníkov a partnerov systému Microsoft Dynamics. Získajte odpovede cez uverejnenie otázok vo fórach, čítanie blogov a článkov s návodmi a sledovanie videí.
Školenia Microsoft Learn: Primárny cieľ oboznámenia sa so systémom Dynamics 365 pomocou videí, kurzov a praktického vzdelávania.
Webináre o systéme Dynamics 365: Školenia založené na produktoch, ktoré pomáhajú pripraviť ľudí na efektívne používanie služieb a aplikácií.
Kurzy venované systému Dynamics 365: Rýchlo si osvojte základné informácie potrebné na to, aby ste dosiahli okamžitú produktivitu.
Kanál YouTube pre Dynamics 365: Objavte, ako vám môže Dynamics 365 pomôcť rozšíriť podnikateľské aktivity.
Vybudujte si udržateľnú komunitu šampiónov
Vlastníci úspechu zabezpečujú dosiahnutie obchodných cieľov tým, že pomáhajú ľuďom využívať a získavať hodnotu z nového riešenia Dynamics 365.
Šampióni:
- Mali by byť formálne vyškolení, aby sa ich poznatky prehĺbili a rozšírili ešte viac.
- Mali by byť povzbudení a oprávnení viesť, vyučovať a školiť svojich partnerov.
- Potrebujú neustále pozitívne upevňovanie, ktoré potvrdzuje účinky ich úsilia.
- Potrebujú jasný plán, ktorý treba vykonať.
Začleňte komunitu šampiónov do plánu spustenia
Zostavte a spusťte stratégiu programu používateľov, ktorí zavedú technológie skôr
Program používateľov, ktorí zavedú technológie skôr, poskytuje vašej organizácii včasné informácie, ktoré vám pomôžu uviesť Dynamics 365 do života všetkých používateľov. Považujte ho za tréning reprezentatívnej skupiny, ktorá vám pomôže pripraviť sa na spustenie v plnom rozsahu. Spolupráca s používateľmi, ktorí zavedú technológie skôr, vám umožní otestovať nápady a zozbierať spätnú väzbu, čo zas pomôže projektovému tímu vniesť faktor pozitívneho úžasu do úplného spustenia v rámci celej organizácie.
Prečo je tento program dôležitý:
- Identifikujte úskalia. Zhromaždite počiatočnú spätnú väzbu a identifikujte potenciálne kamene úrazu, čo vám pomôže pri formovaní konečného plánu spustenia.
- Zhromaždite spätnú väzbu. Získajte od používateľov spätnú väzbu v súvislosti s identifikovanými cieľmi a scenármi na účely implementácie systému Dynamics 365.
- Vyriešte problémy. Vyriešte možné problémy s menšou skupinou používateľov, skôr než dôjde ku spusteniu v celej organizácii.
- Urobte nábor šampiónov. Vytvorte skupinu potenciálnych nadšencov, z ktorých by ste mohli prijať nových pracovníkov. Tieto osoby pomôžu kolegom osvojiť si Dynamics 365, keď sa uskutoční úplné zavedenie.
Pomocou spätnej väzby od používateľov, ktorí zavedú technológie skôr, upravte svoj prístup k zavedeniu
Použite spätnú väzbu od používateľov, ktorí zavedú technológie skôr, na prehodnotenie plánov komunikácie, školení a spätnej väzby. Upravte svoj celkový prístup na základe prijatých informácií. Zvážte začlenenie používateľov, ktorí zavedú technológie skôr, do skupiny šampiónov systému Dynamics 365, aby mohli naďalej podporovať partnerov na ceste prechodu.
Nasledujúci krok
Tretia fáza – Zvyšovanie hodnoty