Export záznamov o predaji do PDF

Článok
04/09/2024

Zdieľajte záznamy o predaji so svojimi zákazníkmi v profesionálnom formáte PDF, ktorý je len na čítanie a je vytvorený pomocou štandardných šablón programu Word.

Požiadavky na licencie a pozície

Typ požiadavky	Musíte mať
Licencia	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise alebo Dynamics 365 Sales Professional Ďalšie informácie: Ceny Dynamics 365 Sales
Roly zabezpečenia	Ľubovoľná primárna rola predaja, napríklad predajca alebo manažér predaja Ďalšie informácie: Roly primárneho predaja

Požiadavky

Váš správca musí

Povoliť generovanie PDF zo záznamov o predaji.
Uistite sa, že sú k dispozícii šablóny slov pre entity, pre ktoré chcete generovať súbory PDF. Pre entity Účet, Príležitosť, Objednávka, Cenová ponuka a Faktúra sú k dispozícii vopred pripravené šablóny. Ak chcete povoliť generovanie PDF pre iné entity, váš správca musí vytvoriť nové šablóny slov.

Export do súboru PDF

Pomocou funkcie generovania PDF môžete pre záznamy Dynamics 365 vytvárať a zdieľať so svojimi zákazníkmi súbory PDF určené len na čítanie, ktoré vyzerajú profesionálne. Súbor PDF sa vygeneruje pomocou štandardnej šablóny programu Word z vašej organizácie. Môžete vytvárať PDF súbory záznamov z nasledujúcich entít: Účet, Kontakt, Potenciálny zákazník, Príležitosť, Objednávka, Cenová ponuka, Faktúra na webe aj v mobilných aplikáciách.

Dôležité

Vytváranie PDF záznamov vlastných entít je podporované iba vo webovej aplikácii.

Otvorte záznam, ktorý chcete exportovať ako PDF. Ak chcete napríklad vytvoriť súbor PDF pre cenovú ponuku, otvorte záznam cenovej ponuky.
Na paneli príkazov vyberte Exportovať do PDF.

Poznámka

Ak nevidíte možnosť Exportovať do PDF , kontaktujte svojho správcu, aby povolil generovanie súboru PDF pre entitu.

Zobrazí sa dialógové okno Exportovať do PDF .

Zobrazí sa ukážka na základe vybranej šablóny a vyplní sa názov súboru PDF. Ak chcete použiť inú šablónu ako tú, ktorá je vybratá, vyhľadajte ju a vyberte ju v poli Vyberte šablónu na vygenerovanie dokumentu PDF . Po výbere šablóny sa ukážka obnoví.
Dôležité
- Ak pre entitu existuje viac šablón programu Word, predvolene sa vyberie prvá šablóna v zozname.
- Ak je nastavenie automatického prezerania alebo sťahovania súboru PDF v nastavení prehľadávača deaktivované, funkcia ukážky nebude fungovať.
V poli Uložiť ako zmeňte názov súboru PDF, ak chcete.
Vykonajte jeden z nasledujúcich krokov:
1. Ak chcete stiahnuť súbor PDF do počítača, vyberte Stiahnuť.
2. Ak chcete odoslať súbor PDF svojmu zákazníkovi e-mailom, vyberte E-mail.
  
  Otvorí sa e-mailový formulár s automaticky vyplnenými dôležitými poľami.
  
  Poznámka
  
  Pole Pozri je vyplnené záznamom, z ktorého bol e-mail spustený. Príznak Odosielanie e-mailu v primárnej entite musí byť povolený v oblasti Prispôsobenie pre Pokiaľ ide o pole , ktoré sa má vyplniť. Ďalšie informácie o tomto príznaku nájdete v časti Možnosti entity, ktoré možno povoliť iba.
3. Vyberte Uložiť do SharePoint alebo Uložiť do Dynamics.
- Pomocou Uložiť do SharePoint uložte súbor PDF na stránku SharePoint . Toto tlačidlo je dostupné iba vtedy, keď je pre vašu organizáciu povolená integrácia SharePoint a na stránke entity v sekcii je začiarknuté políčko Správa dokumentov Oblasť prispôsobenia . Ak toto tlačidlo nevidíte, obráťte sa na správcu systému.
- Ak SharePoint integrácia nie je povolená, zobrazí sa tlačidlo Uložiť do Dynamics . Tento príkaz uloží súbor PDF ako poznámku k primárnemu záznamu. Tlačidlo Uložiť do Dynamics je dostupné, ak sú pre primárnu entitu povolené poznámky. Ak toto tlačidlo nevidíte, obráťte sa na správcu systému.

Export do PDF z mobilnej aplikácie Dynamics 365 pre telefóny

Ak používate Dynamics 365 pre telefóny na mobilnom zariadení, môžete povoliť možnosť vytvárania súborov PDF iba na nasledujúcich entitách: Obchodný vzťah, Kontakt, Potenciálny zákazník, Objednávka, Kvóta a Faktúra.

Otvorte záznam, ktorý chcete exportovať ako PDF. Ak chcete napríklad vytvoriť súbor PDF pre cenovú ponuku, otvorte záznam cenovej ponuky.
Na paneli príkazov vyberte Vytvoriť PDF a potom vyberte šablónu, ktorú chcete použiť na vytvorenie PDF.
V zobrazenom dialógovom okne uložte alebo stiahnite PDF.
- Ak vyberiete možnosť Uložiť, súbor PDF sa uloží na predvolenú lokalitu SharePoint , ak je SharePoint nakonfigurovaný a povolený pre primárny subjekt. Ak služba SharePoint nie je nakonfigurovaná, PDF sa uloží ako príloha v podobe poznámky k záznamu primárnej entity v Dynamics 365 Sales.
- Ak vyberiete možnosť Stiahnuť, súbor PDF sa stiahne na váš lokálny disk. Po stiahnutí môžete tento súbor pridať do poznámky, poslať ako prílohu v e-maile alebo ho nahrať do SharePoint.

E-mailom PDF z mobilnej aplikácie Dynamics 365 pre telefóny

Rovnako máte možnosť vytvoriť si súbor PDF a priamo ho poslať e-mailom zákazníkovi.

Otvorte záznam, ktorý chcete exportovať ako PDF.
Na paneli príkazov vyberte E-mail ako PDF a potom vyberte šablónu dokumentu.

Otvorí sa e-mailový formulár s automaticky vyplnenými dôležitými poľami.
Overte alebo zmeňte všetky podrobnosti v e-mailovom formulári podľa potreby a potom vyberte Odoslať.

Dôležité

Čas nevyhnutný na vytvorenie dokumentu PDF súboru a stiahnutie alebo odoslanie e-mailu závisí od veľkosti súboru. Ak je veľkosť systému menšia ako 2 MB uvidíte optimálny výkon. Väčšie súbory si môžu vyžadovať omnoho viac reakčného času.

Najčastejšie otázky

Otázka: Čo sa stane, ak je k záznamu priradených viac SharePoint miest dokumentu?
Odpoveď: Bez ohľadu na počet SharePoint umiestnení dokumentov, ktoré existujú pre záznam, vygenerovaný súbor PDF sa vždy uloží do predvoleného umiestnenia: [<názov_záznamu >_<identifikátor_záznamu>].

Otázka: Môžem zadať iný názov súboru PDF pred jeho vygenerovaním?
Odpoveď: Áno. Ak nepoužívate Dynamics 365 pre telefóny na mobilnom zariadení, môžete určiť iný názov súboru.

Otázka: Môžem si vybrať uloženie súboru PDF do aplikácie Predaj ako poznámky alebo do SharePoint?
Odpoveď: Nie. Ak je služba SharePoint povolená pre entitu, pre ktorú generujete PDF, súbor PDF sa predvolene uloží na lokalitu SharePoint.

Otázka: Je možnosť generovania PDF dostupná pre všetky entity?
Odpoveď Nie. Možnosť generovať PDF je dostupná iba v nasledujúcich siedmich vopred pripravených entitách: Obchodný vzťah, Kontakt, Potenciálny zákazník, Príležitosť, Cenová ponuka, Objednávka, Faktúra. S 2. vlnou vydania na rok 2020 je schopnosť generovania PDF vylepšená o podporu vlastných entít.

Otázka: Podporuje vygenerovaný súbor PDF vlastné písma?
Odpoveď: Písma vo vygenerovanom súbore sú obmedzené na písma nainštalované na serveri, ktorý generuje súbory PDF. Zoznam podporovaných písem:

Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Courier
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Fixed
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Sans_Serif
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Serif
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-OEM
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Small
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-System
Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Terminal
Microsoft-Windows-Font-FMS
Microsoft-Windows-Font-RegistrySettings
Microsoft-Windows-Font-StaticCache
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Arial
Microsoft-Windows-Font-TrueType-ArialBlack
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Bahnschrift
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Calibri
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Cambria_Regular
Microsoft-Windows-Font-TrueType-ComicSansMS
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Consolas
Microsoft-Windows-Font-TrueType-CourierNew
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Ebrima
Microsoft-Windows-Font-TrueType-EbrimaBold
Microsoft-Windows-Font-TrueType-FontsRegistrySettingsMigration
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Gadugi
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Georgia
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Inkfree
Microsoft-Windows-Font-TrueType-JavaneseText
Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI_Regular
Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI
Microsoft-Windows-Font-TrueType-LucidaConsole
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MalgunGothic
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftHimalaya
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftJhengHei
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftYaHei
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MongolianBaiti
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MVBoli
Microsoft-Windows-Font-TrueType-MyanmarText
Microsoft-Windows-Font-TrueType-NewTaiLue
Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI_Regular
Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI
Microsoft-Windows-Font-TrueType-PhagsPa
Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoePrint
Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI_Regular
Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI
Microsoft-Windows-Font-TrueType-SimSun
Microsoft-Windows-Font-TrueType-TaiLe
Microsoft-Windows-Font-TrueType-TimesNewRoman
Microsoft-Windows-Font-TrueType-TrebuchetMS
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Verdana
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Webdings
Microsoft-Windows-Font-TrueType-Wingdings
Microsoft-Windows-Font-TrueType-YiBaiti
Microsoft-Windows-Font-TrueType-YuGothicMedium
Microsoft-Windows-Font-Vector
Microsoft-Windows-Type1-Fonts

Nemôžete nájsť možnosti vo svojej aplikácii?

Existujú tri pravdepodobné príčiny:

Nemáte potrebnú licenciu ani rolu.
Váš správca túto funkciu nezapol.
Vaša organizácia používa vlastnú aplikáciu. Presné kroky vám poskytne správca. Kroky opísané v tomto článku sú špecifické pre vopred pripravené Centrum predaja a aplikácie Sales Professional.

Pozrite si tiež

Povoliť alebo zakázať generovanie PDF zo záznamov o predaji

Zdieľať cez