Kto robí prácu, kedy a kde?

V tomto kroku musíte pochopiť, kto robí prácu. Aká je ich úloha?

Najjednoduchšie môže byť začať s menami ľudí, ale budete chcieť pochopiť, aká je ich úloha pri vykonávaní úlohy. Napríklad:

• Každý zamestnanec predkladá správy o výdavkoch

• Správca predkladateľa správy svhaľuje správy (kľúčom je vzťah k predkladateľovi)

• Účtovný špecialista kontrolujte správy (kľúčom je členstvo v konkrétnom tíme)

• CFO kontroluje agregované finančné prostriedky (kľúčom je konkrétny názov)

Každá z týchto úloh môže občas hrať jednu osobu, ale kľúčom je porozumieť úlohe, ktorú zohrávajú pri vykonávaní úlohy. Pochopenie úloh vám pomôže navrhnúť obrazovky aplikácií a nakonfigurovať prístup a zabezpečenie. (Dostaneme sa k tým vo fáze navrhovania.)

Z hľadiska IT sa každá osoba alebo skupina ľudí, ktorí vykonávajú rovnakú funkciu, označuje ako pracovná rola a popis ich príslušných charakteristík je uvedený v časti osoba (ktorá má pre ľahšiu orientáciu často názov, ktorý je k nemu pripojený).

Po určení osoby „kto“ zvážte:

• Aké zariadenie sa používa? Kde je hlavné umiestnenie práce? Je to v kancelárii? Lokalita klienta? Továreň? (Budeme o tom diskutovať v ďalších častiach.)

• Aké ďalšie systémy sa používajú pravidelne? (Vedieť, že to bude užitočné vo fáze navrhovania. Napríklad manažér, ktorý "žije" v meste Microsoft Teams môže chcieť dostať žiadosti o schválenie verzus e-mail.)

• Čo by táto osoba získala používaním aplikácie alebo spoluprácou pri práci s týmto novým procesom?

Posledný bod je veľmi dôležitý, pretože ľudia, ktorí sa na procese podieľajú, môžu mať námietky alebo váhanie pred alebo po krokoch vykonaných v aplikácii. Môže to viesť k tomu, že sa vaša aplikácia nebude používať z dôvodu nedostatočnej spolupráce.

Tip

Je nevyhnutné vedieť, kto bude ovplyvnený zmenou obchodného procesu. Zistite, kto bude aplikáciu používať a koho táto zmena ovplyvní, aj keď aplikáciu nepoužívajú.

Tip

Pri tejto analýze informácií, ktoré možno nepoznáte, je najlepšie hovoriť s danou osobou a získať jej perspektívu. Určite môžete predpokladať, ako prácu vykonávajú, ale je úžasné, čo sa môžete naučiť v rýchlej konverzácii — nielen to, ako to robia dnes, ale ako by to uprednostnili v budúcnosti.

Ako často robia prácu?

Tiež si zapíšte, ako často sa úloha vykonáva. Denne, týždenne, príležitostne, sezónne?

Aplikácia, ktorá sa používa každý deň, má iné konštrukčné aspekty ako aplikácia, ktorá sa používa iba príležitostne. (Napríklad prvý prípad bude možno potrebné zefektívniť a druhý bude musieť obsahovať vysvetľujúci text.)

Kde robia prácu?

Pri posudzovaní každého človeka, ktorý prispieva k riešeniu problému, premýšľajte o tom, ako vykonávajú svoju prácu:

• Robia to pri svojom stole?

• Pracujú na konkrétnom mieste v teréne?

• Pohybujú sa z miesta na miesto v teréne?

Je dobré pochopiť, ako každý z používateľov pracuje, aby pre nich riešenie, ktoré vytvoríte, fungovalo.

• Bude to mobilná aplikácia?

• Bude to aplikácia pre stolné počítače?

• Mali by byť k dispozícii mobilné aj stolné verzie?

Aspekty pripojenia

Keď každý pracovník vykonáva svoju časť procesu, môže sa dostať online?

Sú v teréne, kde neexistuje žiadne pripojenie? Môže používateľ pracovať s automatizovaným riešením na zachytávaní údajov v reálnom čase a synchronizácii údajov, keď nadviazal pripojenie?

Čo musia ostatní účastníci procesu vedieť (ak vôbec), keď je osoba vykonávajúca tento krok offline?

Pochopenie toho pomáha určiť, či potrebujete procesy, ktoré zachytávajú údaje lokálne, aby mohol byť používateľ „odpojený“, keď vykonáva svoju časť procesu, a potom výsledky synchronizovať, keď sa znova pripoja.

Informácie o zariadení

Keď pochopíte, ako každý prispievateľ k riešeniu problému funguje, je tiež dôležité vedieť, na ktorých zariadeniach pracujú. Ak je pracovník v teréne a pracuje iba na telefóne alebo tablete, je dobré vedieť, ako sa dostanete k definovaniu vzhľadu a fungovania obrazoviek. Ak sú všetci prispievatelia na pracovnej ploche alebo prenosnom počítači, môžete použiť rôzne prístupy k dizajnu. Môžete vytvárať riešenia pre stolné a mobilné zariadenia, ktoré spolupracujú.

Príklad: Osoby pre proces vykazovania výdavkov

Toto sú typy rolí, pracovných štýlov a preferencií, ktoré sme našli pri pohľade na náš proces vykazovania výdavkov.

Lee – Predajca

• Takmer vždy v pohybe

• Pri stretnutí so zákazníkmi uprednostňuje prácu s tabletom

• Nie vždy má pripojenie na internet, preto musí byť schopný pracovať offline

• Uprednostňuje zaznamenávanie vlastných výdavkov a príjmov čo najskôr po tom, ako k nim dôjde

Nick – Manažér predaja

• Takmer vždy v pohybe

• Potrebuje iba dotykovú obrazovku

• Vyžaduje offline podporu vzdialených miest

• Zodpovedá za schvaľovanie výkazov výdavkov všetkých svojich priamych podriadených

Shawna – Zákaznícka podpora

• Hlavne používa pracovnú plochu

• Zvyčajne vznikajú náklady na tímovú morálku a musia sa v nej uviesť aj zahrnutí zamestnanci

Rebecca - audítor

• Potrebuje komunikovať so všetkými zamestnancami na všetkých miestach

• Má príležitostné cestovné výdavky

• Používa hlavne stolný počítač, ale najradšej používa mobilný telefón

• Zvyčajne má prístup na internet

• Zodpovedá za zabezpečenie celkového súladu zamestnancov s postupmi podávania správ

Abhay - účtovník

• Musí byť schopný kontrolovať všetky výkazy o výdavkoch a potvrdenky

• Zodpovedá za zabezpečenie súladu s každým výkazom o výdavkoch

• Zvláda veľké objemy práce, a preto musí zvládnuť rýchlo spracovať informácie

• Musí byť schopný informovať o tom, ako výdavky zapadajú do rozpočtu

Charlotte - finančný riaditeľ

• Musíte dávať pozor na celkový rozpočet výdavkov a manažéri sekcií pomoci zostať v rámci rozpočtu

• Cestuje do rôznych úradov, má externé stretnutia a konferencie a musí si hradiť vlastné výdavky

• Funguje z kancelárie, na diaľku a z domu pomocou rôznych zariadení— stolných počítačov, telefónov a tabletov

• Nie je vždy pripojený k internetu

Keď sme sa osobitne zaoberali krokom 1 (v skutočnosti tvoríme správu o výdavkoch), zdokumentovali sme to.

Úloha 1: Vytvorenie výkazu výdavkov

Kto to robí?	Všetci zamestnanci
Kde sa práca odohráva?	V kancelárii, u klienta alebo na cestách
Kedy sa práca odohráva?	Ad hoc. Niektorí zamestnanci to robia aspoň týždenne. Iní to môžu robiť raz alebo dvakrát ročne.
Online alebo offline?	V súčasnosti sa to deje na papieri, ale tím to chce urobiť digitálne. Ak nie je k dispozícii žiadne pripojenie, je možné zadávať údaje offline. Predajcovia nechcú byť online, aby začali zaznamenávať svoje príjmy a výdavky. (Napríklad by to mohli uprednostniť pri jazde lietadlom domov.)
Zariadenia?	Telefón, tablet, laptop alebo stolný počítač

Ďalší krok: Aké činnosti sa vykonávajú?

Poznámka

Môžete nás informovať o svojich voľbách jazyka pre dokumentáciu? Absolvujte krátky prieskum. (upozorňujeme, že tento prieskum je v angličtine)

Prieskum bude trvať približne sedem minút. Nezhromažďujú sa žiadne osobné údaje (vyhlásenie o používaní osobných údajov).