Vytvorte schvaľovaciu slučku pomocou Power Automate a Dataverse

Dataverse vám poskytuje spôsob na vytvorenie postupov s informáciami uloženými v databáze, ktorá je od postupov v cloude nezávislá. Najlepším príkladom sú schválenia. Ak uložíte stav schválenia do tabuľky, váš postup môže fungovať nad ním.

V tomto príklade vytvoríte schvaľovací proces, ktorý sa spustí, keď používateľ pridá súbor do Dropboxu. Pri pridaní súboru sa informácie o súbore zobrazia v aplikácii, kde môže posudzovateľ túto zmenu schváliť alebo zamietnuť. Po schválení alebo zamietnutí zmeny posudzovateľom sa odošle e-mail s oznámením a zamietnuté súbory sa odstránia z Dropboxu.

Podľa postupu uvedeného v tejto časti vytvoríte:

• vlastnú tabuľku , ktorá bude obsahovať informácie o každom súbore pridanom do Dropboxu a o tom, či je stav súboru schválený, odmietnutý alebo čakajúci.
• tok , ktorý pridáva informácie do vlastnej tabuľky po pridaní súboru do Dropboxu, odosiela poštu, keď je súbor schválený alebo odmietnutý, a odstraňuje odmietnuté súbory. Tieto kroky ukazujú spôsob vytvorenia takéhoto postupu v cloude od začiatku, ale podobný postup môžete vytvoriť aj zo šablóny.
• aplikácia , v ktorej môže recenzent schváliť alebo zamietnuť súbory pridané do Dropboxu. Túto aplikáciu vytvoríte automaticky pomocou služby Power Apps na základe stĺpcov vo vlastnej tabuľke.

Požiadavky

• Zaregistrujte sa na Power Automate a Power Apps.

• Vytvorte pripojenia k Dropboxu a Office 365 Outlook, as Spravujte svoje pripojenia.

Vytvorenie tabuľky

1. Prihlásiť sa do Power Apps.

2. Na ľavom navigačnom paneli vyberte Tabuľky.

3. Vyberte Nová tabuľka a potom Nová tabuľka.

4. Zadajte zobrazovaný názov a názov v množnom čísle pre novú tabuľku. V tomto príklade sú oba názvy ReviewDropboxFiles. Voliteľne môžete pridať opis.

   

5. Výberom možnosti Uložiť tabuľku uložíte.

Pridá stĺpce do tabuľky

1. Vyberte tabuľku ReviewDropboxFiles na stránke Tabuľky a potom vyberte Nové>Stĺpec.

   

2. Vytvorte nový stĺpec s názvom Schvaľovateľ s nasledujúcimi vlastnosťami:

   • Nastavte Zobrazované meno na Schvaľovateľ.
   • Nastavte Typ údajov na Jeden riadok textu.
   • Nastavte Formát na E-mail.
   • Nastavte Povinné na Vyžaduje sa obchod.

3. Vytvorte nový stĺpec s názvom Stav s nasledujúcimi vlastnosťami:

   • Nastavte Zobrazovaný názov na Stav.
   • Nastavte Typ údajov na Jeden riadok textu.
   • Nastavte Formát na Text.
   • Nastavte Povinné na Vyžaduje sa obchod.

4. Vytvorte nový stĺpec s názvom Identifikátor súboru s nasledujúcimi vlastnosťami:

   • Nastavte Zobrazovaný názov na Identifikátor súboru.
   • Nastavte Typ údajov na Jeden riadok textu.
   • Nastavte Formát na Text.
   • Nastavte Povinné na Vyžaduje sa obchod.

Prihlásenie sa a vytvorenie postupu v cloude

1. Power AutomatePrihláste sa.

2. V pravej hornej ponuke vyberte prostredie, v ktorom ste vytvorili databázu. Ak nevyberiete rovnaké prostredie, váš stôl sa vám nezobrazí.

3. Prejdite na Moje toky a vyberte Nový tok>Automatizovaný tok v cloude.

Spustenie pri pridaní súboru

1. V dialógovom okne Vytvoriť automatizovaný cloudový tok zadajte názov toku a vyhľadajte Keď sa vytvorí súbor Spúšťač Dropbox.

2. V časti Priečinok vyberte ikonu priečinka a potom prejdite do priečinka, do ktorého budú pridané súbory.

Pridanie údajov do tabuľky

1. V návrhárovi vyberte Nový krok a vyhľadajte akciu Pridať nový riadok Dataverse .

2. Nakonfigurujte akciu podľa nasledujúcej snímky obrazovky:

   1. V rozbaľovacej ponuke Názov tabuľky vyberte tabuľku ReviewDropboxFiles .

   2. Do poľa Schvaľovateľ zadajte e-mailovú adresu osoby, ktorá bude kontrolovať súbory.

   3. V poli Identifikátor súboru vyberte Identifikátor súboru z Dynamický obsah zoznam.

   4. V poli Názov vyberte Názov súboru z Dynamický obsah zoznam.

   5. Do poľa Stav zadajte Nevybavené.

   

Kontrola, či prebehlo posúdenie súboru

1. V rámci akcie Pridať nový riadok vyberte Nový krok a vyhľadajte Urobte do akcie.

2. Nakonfigurujte akciu Urobiť do , ako je uvedené na nasledujúcej snímke obrazovky:

   1. Vyberte ľavé pole v akcii a vyberte Stav zo zoznamu Dynamický obsah .

   2. V strednej rozbaľovacej ponuke vyberte nerovná sa.

   3. Do poľa vpravo zadajte Nevybavené.

3. V rámci akcie Urobiť do vyberte Pridať akciu a vyhľadajte Získať riadok ID Dataverse akciou.

4. Nakonfigurujte akciu Získať riadok podľa ID ako je uvedené na nasledujúcej snímke obrazovky:

   1. V rozbaľovacej ponuke Názov tabuľky vyberte tabuľku ReviewDropboxFiles .

   2. V poli ID riadka vyberte Identifikátor súboru z Dynamický obsah zoznam.

Kontrola, či je položka schválená

1. V rámci akcie Urobiť do vyberte Nový krok a vyhľadajte Podmienku akcia.

2. Nakonfigurujte akciu Podmienka , ako je uvedené na nasledujúcej snímke obrazovky:

   1. Vyberte ľavé pole v akcii a vyberte Stav zo zoznamu Dynamický obsah .

   2. V strednej rozbaľovacej ponuke vyberte je rovné.

   3. Do poľa napravo zadajte Schválené.

Odoslanie e-mailu s oznámením

1. V rámci akcie Ak áno vyberte Pridať akciu a vyhľadajte Odoslať e-mail (V2) Office 365 Akcia programu Outlook.

2. Nakonfigurujte akciu Odoslať e-mail (V2) ako je uvedené na nasledujúcej snímke obrazovky:

   1. Do poľa Komu zadajte e-mailovú adresu osoby, ktorej chcete oznámiť prijatie položky.

      Prepitné

      Na uľahčenie testovania toku zadajte svoju vlastnú adresu. Môžete ju zmeniť potom, ako bude postup pripravený na skutočné použitie.

   2. V poli Predmet vyberte Názov súboru z Dynamického obsahu zoznam.

   3. Do poľa Telo zadajte Položka bola schválená..

3. V časti Ak nie akcia zopakujte krok 2, ale telo e-mailovej správy zadajte ako Položka bola odmietnutá.

Odstránenie zamietnutých súborov

1. V rámci akcie Odoslať e-mail (V2) pre e-mail o odmietnutí vyberte možnosť Pridať akciu a vyhľadajte Odstrániť súbor Akcia schránky.

2. V poli Súbor vyberte Identifikátor súboru z Dynamický obsah zoznam.

Uložte postup

1. V hornej časti obrazovky zadajte názov vytvoreného cloudového toku a vyberte Uložiť.

2. V Dropboxe pridajte do zadaného priečinka aspoň dva súbory: jeden na test schválenia a jeden na test zamietnutia.

Vytvorenie aplikácie

1. Prihlásiť sa do Power Apps.

2. Prejdite na stránku Vytvoriť a potom vyberte možnosť Dataverse.

3. Vyberte svoje Dataverse pripojenie a potom tabuľku ReviewDropboxFiles .

   Ak ste tu prvýkrát, zobrazí sa výzva na vytvorenie pripojenia k Dataverse.

4. Ak sa zobrazí dialógové okno Vitajte v Power Apps Studio , môžete ho sledovať alebo preskočiť.

Prispôsobenie aplikácie

V tomto kroku by aplikácia mala obsahovať tri obrazovky na prehliadanie, zobrazenie podrobností a úpravu záznamov.

Ak chcete pridať alebo odstrániť polia z obrazovky:

1. Vyberte požadovanú obrazovku v Stromovom zobrazení.

2. Vyberte koreňový prvok obrazovky.

3. V pravom paneli vyberte Upraviť .

   

Aktuálny príklad obsahuje nasledujúce polia pre každú obrazovku:

• Na obrazovke prehliadania sú polia pre stĺpce Názov a Stav v Dataverse stôl.
• Na obrazovke s podrobnosťami sú polia pre Názov, Stav, Súbor identifikátor a Schvaľovateľ stĺpce Dataverse tabuľky.
• Na obrazovke úprav sa nachádza pole pre stĺpec Názov a textové pole pre stĺpec Stav tabuľka Dataverse .

Testovanie celkového riešenia

1. V Power Apps otvorte režim ukážky výberom tlačidla prehrávania na paneli s nástrojmi.

   

2. Ak chcete zobraziť podrobnosti o prvom súbore, vyberte šípku vedľa prvého súboru v zozname.

3. Ak chcete zmeniť podrobnosti súboru, vyberte ikonu ceruzky.

4. Do poľa Stav zadajte Schválené a výberom ikony začiarknutia uložte zmeny. O niekoľko minút dostanete e-mail s informáciou, že súbor bol schválený.

5. Opakujte predchádzajúce kroky, ale zadajte Odmietnuté (alebo čokoľvek okrem Schválené) do Stav pole. O niekoľko minút dostanete e-mail s informáciou, že súbor bol odmietnutý a súbor bude z Dropboxu odstránený.