Zdieľať cez

Konfigurácia preddefinovaných schválení

Súprava obchodných schvaľovaní vám umožňuje preddefinovať pracovné postupy schvaľovania, takže nemusíte nastavovať každého schvaľovateľa manuálne.

Ak chcete nakonfigurovať predvolené schválenia, musíte nastaviť:

  • Proces schvaľovania
  • Údaje aplikácie
  • Scéna
  • Podmienka (voliteľné)
  • Uzol
  • Schvaľovateľ

Definujte procesy

Prvým krok konfigurácie predvolených schválení je nastavenie procesov. Procesy sú tam, kde sú definované všetky informácie týkajúce sa konkrétneho schvaľovacieho procesu.

  1. Prejsť na Power Apps.

  2. Vyberte Aplikácie a potom vyberte Správa obchodných schvaľovaní.

    Poznámka

    Pri prvom otvorení aplikácie sa zobrazí výzva na udelenie súhlasu s konektorom Office 365 .

  3. V ľavom dolnom rohu obrazovky prepnite na položku Návrhár schválení.

  4. Vyberte Procesy.

  5. Vyberte Nový (návrhár procesov).

  6. Zadajte Názov procesu, Kategóriu (voliteľné) a Popis (voliteľné).

  7. V Predvolený schvaľovateľ začnite písať meno a vyberte zo zoznamu.

  8. Vyberte položku Uložiť.

Definujte údaje aplikácie

V typickej žiadosti o schválenie často musíte predložiť aj informácie o schválení. Napríklad suma, kategória projektu, oddelenie, ubytovanie, účtovná osnova, kód nákladového strediska atď.

Súprava schvaľovania vám umožňuje používať tieto typy údajov z Power Platform, iných aplikácií a systémov. Použite údaje načítané cez konektory alebo údaje zadajte manuálne pri zadaní požiadavky. Ak chcete použiť údaje vo svojom schvaľovacom procese, definujte ich v časti Údaje aplikácie.

  1. Zadajte Názov poľa

  2. Vyberte Typ údajov z nasledujúcich možností:

    • SMS správa
    • Číslo
    • Boolean
    • Dátum a čas
    • Používateľ (e-mail) – môže byť použitý ako schvaľovací používateľ

  3. (Voliteľné) Zadajte Predvolenú hodnotu.

  4. (Voliteľné) Zadajte Popis.

  5. Vyberte položku + Pridať.

  6. Opakujte tieto kroky, kým nepridáte všetky požadované údaje aplikácie.

    Snímka obrazovky Process Designer v Power Apps.

Definujte fázy a uzly pracovného toku

V súprave schvaľovania môžete definovať fázy v procese pracovného toku. Minimálne jedna fáza je potrebná aj pre jednoduchý pracovný postup. Každá fáza potom obsahuje aspoň jeden uzol. Uzol je miesto, kde definujete, kto bude skutočným schvaľovateľom. V rámci jednej fázy môžete definovať viacero uzlov a každý uzol sa spúšťa postupne.

Po definovaní prvej fázy môžete pridať ďalšie fázy s podmienkami, čo vám umožní rozvetviť sa na rôzne uzly pre sofistikované scenáre.

Definujte prvú fázu pracovného toku

  1. Vyberte Pracovný postup>Nová fáza.
  2. Zadajte Názov a Popis.
  3. Vyberte Uložiť & Späť.

Definujte prvý uzol

Po zadefinovaní prvej fázy môžete voliteľne pridať prvý uzol.

  1. Vyberte znak + .

  2. Zadajte Názov a Popis.

  3. Vyberte Typ schválenia.

    Typ schválenia Description
    Schváliť alebo odmietnuť – Všetci musia schváliť Každá osoba zahrnutá v tomto uzle musí schváliť, aby mohla prejsť na ďalšie kroky.
    Schváliť alebo odmietnuť – Prvý, kto odpovie Len jedna osoba zahrnutá v tomto uzle musí schváliť, aby mohla prejsť na ďalšie kroky.
    Vlastné odpovede – Počkať na všetky odpovede Definujte viacero odpovedí nad rámec Schváliť/Odmietnuť. Každá osoba zahrnutá v tomto uzle musí odpovedať, aby mohla prejsť na ďalšie kroky.
    Vlastné odpovede – Počkať na jednu odpoveď Definujte viacero odpovedí nad rámec Schváliť/Odmietnuť. Len jedna osoba zahrnutá v tomto uzle musí odpovedať, aby mohla prejsť na ďalšie kroky.

  4. Vyberte buď Používateľ alebo Dynamický.

    • Používateľ: Môžete vybrať konkrétneho používateľa/zamestnanca.
    • Dynamické: Informácie o používateľovi sa automaticky získajú a nastavia sa ako schvaľovateľ.

  5. Vyberte Upozornenie.

    1. Predvolené
    2. None

  6. Vyberte Pravidlo delegovania.

    Delegačné pravidlo Description
    None Na tento pracovný postup sa nepoužijú žiadne nastavenia delegovania nastavené schvaľovateľom.
    Časový limit Nastavenia delegovania nastavené schvaľovateľom sa automaticky použijú, ak priradený schvaľovateľ neodpovie do definovaného počtu dní.
    Mimo kancelárie Nastavenia delegovania nastavené schvaľovateľom sa automaticky použijú, ak je schvaľovateľ v čase prijatia schválenia mimo kancelárie
    Time-out alebo Out of Office Nastavenia delegovania nastavené schvaľovateľom sa automaticky použijú, ak priradený schvaľovateľ neodpovie do definovaného počtu dní alebo ak schvaľovateľ nie je v čase prijatia schválenia v kancelárii.

  7. Vyberte a Nastavenie časového limitu.

    • Skutočné dni: Výpočet časového limitu predstavuje skutočný počet dní od spustenia uzla a neberie do úvahy sviatky.

    • Pracovné dni: Výpočet časového limitu zohľadňuje počet uplynutých pracovných dní na základe nastavení pracovného profilu schvaľovateľov a nastavení firemných sviatkov.

  8. Vyberte Uložiť & Späť.

Opakujte kroky, ak chcete pridať viac uzlov v rovnakej fáze.

Poznámka

V každom uzle nemusíte zadať iba jedného schvaľovateľa a v jednom uzle môžete pridať viacero schvaľovateľov.

Pridajte podmienenú fázu s podmienkou prepnutia

Po pridaní prvej fázy pracovného toku môžete pridať podmienené schválenie definovaním podmienok v etapách. Podmienka prepnutia vám umožňuje mať 2 až 5 rôznych ciest, do ktorých prúdi v závislosti od nastavenej podmienky.

  1. Vyberte Pridať scénu.

  2. Zadajte Názov a Popis.

  3. Zmeňte Podmienku na Prepínač.

  4. Vyberte počet ciest .

  5. Vyberte Zdroj.

    • Údaje požiadavky: Systém automaticky načíta údaje aplikácie zo žiadosti o schválenie a použije ich ako podmienku.

    • Výsledok predchádzajúceho uzla: Systém automaticky načíta výsledok predchádzajúceho uzla (ako napríklad Schváliť/Odmietnuť alebo akékoľvek vlastné možnosti, ktoré ste definovali), aby sa použil ako podmienka.

  6. Vyplňte možnosti pre každú cestu.

    Vyberte buď Statická hodnota alebo Vyžiadať údaje.

    • Statická hodnota: Podmienku musíte definovať sami.
    • Údaje požiadavky: Systém porovnáva údaje požiadavky definované v krok 5 s údajmi požiadavky, ktoré tu definujete.

Príklad prepínača

Tu uvedený príklad predstavuje scenár, v ktorom sa schválenie výdavkov rozvetvuje na rôzne uzly v závislosti od toho, aká kategória náhrady výdavkov bola vybratá v pôvodnej žiadosti.

Snímka obrazovky stavu vetvy Process Designer.'

Po definovaní zobrazí konfigurátor procesov tri cesty na pridanie uzlov. Nižšie uvádzame, či je vybratý darček, schvaľovateľom je Jamie zo všeobecných záležitostí a ak je vybraté Zariadenie, prvým schvaľovateľom je Karen z obstarávania, po ktorej nasleduje jej manažér (riaditeľ obstarávania). Ak nie je vybratá ani jedna možnosť, prejde sa do ďalšej fázy.

Snímka obrazovky stavu vetvy Process Designer vo vyplnenom formulári.

Pridajte podmienenú fázu s podmienkou If/Else

Po pridaní prvej fázy pracovného toku môžete pridať podmienené schválenie definovaním podmienok v etapách. Podmienka If/Else vám umožňuje načrtnúť konkrétnu požiadavku (napríklad suma vyššia ako 5,000 USD, kód spoločnosti začína 10.)

  1. Vyberte Pridať scénu.

  2. Zadajte Názov a Popis.

  3. Zmeňte Podmienku na If/Else.

  4. Vyberte Zdroj.

    • Údaje požiadavky: Systém automaticky načíta údaje aplikácie zo žiadosti o schválenie a použije ich ako podmienku.
    • Výsledok predchádzajúceho uzla: Systém automaticky načíta výsledok predchádzajúceho uzla (ako napríklad Schváliť/Odmietnuť alebo akékoľvek vlastné možnosti, ktoré ste definovali), aby sa použil ako podmienka.

  5. Vyberte operand.

    Poznámka

    To bude závisieť od toho, aký typ údajov vyberiete v krok 4.

  6. Vyplňte podmienku.

    Vyberte buď Statická hodnota alebo Vyžiadať údaje.

    • Statická hodnota: Podmienku musíte definovať sami.
    • Údaje požiadavky: Systém porovnáva údaje požiadavky definované v krok 4 s údajmi požiadavky, ktoré tu definujete.

Príklad If/Else

Tu uvedený príklad predstavuje scenár, v ktorom sa schválenie výdavkov rozvetvuje na dve cesty v závislosti od výšky požadovanej náhrady výdavkov. Podmienkou sú výdavky väčšie alebo rovné 5000 USD.

Snímka obrazovky Process Designer zobrazujúca podmienku if.

Pracovný postup publikovania

Po dokončení konfigurácie pracovných tokov musíte pracovný tok zverejniť, aby ste ho mohli používať. Systém automaticky kontroluje a overuje, či pracovný postup neobsahuje žiadne chyby.

  1. Otvorte proces, ktorý chcete zverejniť.
  2. Vyberte Návrhár procesov>Zverejniť.
  3. Pre Aktivovať proces po zverejnení vyberte Áno.
  4. Stlačte možnosť Publikovať.

Po výbere možnosti publikovať sa uloží nová verzia a systém začne proces publikovania. Po dokončení systém zobrazí Stav aktivácie ako Aktívny.

Teraz ste pripravení prijať žiadosti o schválenie.