Samostatné postupy do menších automatizovaných procesov
Pri nastavovaní automatizácie sa pokúste naprojektovať svoje postupy tak, aby ste nemali jedinú automatizáciu, ktorá by pokryla celý proces. Existuje niekoľko dôvodov, prečo by ste mali robiť viac menších postupov:
Jednoduchšia údržba.
Riešenie chýb nemusí byť také sofistikované.
Na automatizácii môže pracovať viac ľudí.
Ak krok zlyhá, nie je potrebné znova spustiť automatizáciu od začiatku.
V príklade nižšie bola nastavená jedna automatizácia pre schvaľovací proces, ktorá pokrýva viac procesov jednou automatizáciou.
Diagram znázorňujúci obchodný proces, pri ktorom sa vytvára výkaz výdavkov. Celý obchodný proces je nastavený ako jedna dlhá automatizácia s dokončením desiatich krokov.
Ak napríklad zlyhá proces preplatenia peňazí, celá automatizácia sa bude považovať za zlyhanie. Ak sa zmení požiadavka alebo špecifikácia na vyhľadanie bankových údajov zamestnancov, bude musieť byť celý proces pozastavený, kým nebudú k dispozícii aktualizácie.
Namiesto toho môžete automatizáciu rozdeliť do modulov, ako je to znázornené na nasledujúcom obrázku.
Druhá automatizácia sa spustí, keď sa stav aktualizuje na „Kontrola súladu dokončená“. Ak bude schválený, výsledok sa odošle e-mailom a stav sa nastaví na schválený. Ak je žiadosť odmietnutá, vyžiada si opravy. Tretia automatizácia sa spustí, keď sa stav aktualizuje na schválený. Systém automaticky vyhľadá bankové údaje zamestnanca a vráti zamestnancovi hotovosť a tiež archivuje výkaz výdavkov.
V tomto príklade automatizácia č. 2 závisí od predchádzajúcej automatizácie, aby nastavila stav výkazu výdavkov na „Kontrola súladu dokončená“. Ak sa však vyskytne problém s poštovým systémom a automatizácia #2 zlyhá, úlohy v automatizácii #1 budú stále dokončené. Iba úlohy v automatizácii #2 bude potrebné reštartovať.