Použitie kategórie programu Outlook na sledovanie plánovaných činností a e-mailov
Synchronizácia na strane servera umožňuje sledovanie e-mailov, plánovaných činností a úloh v programe Outlook so špeciálnou kategóriouSledované do Dynamics 365. Priradením tejto kategórie k e-mailu, plánovanej činnosti alebo úlohe v programe Outlook sa položka synchronizuje s aplikáciami interakcie so zákazníkmi (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing a Dynamics 365 Project Service Automation). Rovnako odstránenie kategórie zo sledovaného e-mailu, plánovanej činnosti alebo úlohy podobne zruší sledovanie z aplikácií interakcie so zákazníkmi.
Môžete tiež vybrať viacero položiek a priradiť kategóriu Outlook Sledované do Dynamics 365 k nim, vďaka čomu sa budú všetky sledovať do aplikácií interakcie so zákazníkmi. Rýchlo identifikujte sledované položky odsledovaním prítomnosti tejto kategórie v schránke prijatých správ a v iných priečinkoch.
Nastavte sledovanie na základe kategórie cez OrgDBOrgSetting
Od verzie 9.1.0.4039 alebo vyššej, sledovanie kategórií je v predvolenom nastavení zapnuté.
Prepitné
Ak chcete zistiť svoju verziu, prihláste sa do aplikácií na interakciu so zákazníkmi a v pravej hornej časti obrazovky vyberte tlačidlo Nastavenia 
>O aplikácii.
Použiť kategóriu na sledovanie položiek Outlook
Po sprístupnení kategórie Sledované do Dynamics 365 v programe Outlook ju môžete použiť na sledovanie nasledovných položiek programu Outlook.
Sledovanie e-mailu priradením kategórie Sledované do Dynamics 365. Priradenie kategórie možno okamžite vidieť v programe Outlook. V tejto dobe je e-mail označený na sledovanie. synchronizácia na strane servera zosynchronizuje e-mail s aplikáciami interakcie so zákazníkmi do 15 minút na základe nastavenia e-mailovej synchronizácie.
Ak dôjde ku sledovaniu a kategórizácii e-mailu ako Sledované do Dynamics, odstránením kategórie zrušíte sledovanie e-mailu. Príslušný záznam e-mailovej aktivity sa však neodstráni.
Prepitné
Na priradenie alebo odstránenie kategórie si môžete v programe Outlook vytvoriť pravidlo. Pozri Správa e-mailových správ pomocou pravidiel.
Poznámka
Synchronizácia na strane servera sa bude automaticky kategorizovať e-maily v poštových schránkach príjemcov Dynamics 365, ak už bol spracovávaný e-mail automaticky sledovaný do systému Dynamics iným používateľom alebo príjemcom frontu toho istého e-mailu.
Po zapnutí systémového nastavenia Sledovať e-maily odoslané medzi používateľmi Dynamics 365 ako dve aktivity sa automaticky kategorizujú len e-maily, ktoré zodpovedajú kódu smeru Dynamics 365.
Napríklad e-maily, ktoré sa sledujú a odosielajú z programu Outlook iným používateľom systému Dynamics 365, sa v poštových schránkach príjemcov programu Outlook nezobrazia ako kategorizované, pretože predstavujú „prijatú“ kópiu e-mailu. To má umožniť príjemcovi Dynamics 365 sledovať prichádzajúcu kópiu e-mailu podľa vyššie uvedeného nastavenia systému.
Plánovaná činnosť
Sledovanie plánovanej činnosti môžete vykonať priradením kategórie Sledované do Dynamics 365. Plánovaná činnosť bude sledovaná a synchronizovaná s aplikáciami interakcie so zákazníkmi na základe pravidiel synchronizácie na strane servera.
Ak dôjde ku sledovaniu a kategórizácii plánovanej činnosti ako Sledované do Dynamics, odstránením kategórie zrušíte sledovanie plánovanej činnosti. Príslušný záznam aktivity plánovanej činnosti aplikácií Dynamics 365 sa však neodstráni.
Úloha
Poznámka
Priradenie úloh k ľuďom, ktorí sú zachytení v programe Outlook, sa do aplikácií interakcie so zákazníkmi nebudú synchronizovať.
Použitie sledovania podľa kategórie cez aplikáciu pre program Outlook
Ak máte aplikáciu Dynamics 365 App for Outlook, môžete použiť sledovanie na základe kategórie cez aplikáciu pre program Outlook.
Nasledujúca tabuľka obsahuje zoznam rôznych scenárov sledovania.
| Činnosť | Výsledok |
|---|---|
| Priraďte kategóriu Sledované do Dynamics 365 k e-mailu/plánovanej činnosti | Synchronizácia na strane servera sa postará o synchronizáciu e-mailu/plánovanej činnosti do 15 minút. Načítanie aplikácie pre program Outlook na danú položku zobrazí sledovaný stav. |
| Sledujte e-mail/plánovanú činnosť pomocou aplikácie pre Outlook | E-mail/plánovaná činnosť je sledovaná. Kategória Sledované do Dynamics 365 sa priradí okamžite. |
| Odstránenie kategórie Sledované do Dynamics 365 v e-maile/plánovanej činnosti | Synchronizácia na strane servera zruší sledovanie položky na približne 15 minút. Načítanie aplikácie pre program Outlook na daný e-mail zobrazí sledovaný stav. Záznam aktivity sa z aplikácií interakcie so zákazníkmi neodstráni. |
| Zrušte sledovanie e-mailu/plánovanej činnosti pomocou aplikácie pre Outlook | Sledovanie e-mailu/plánovanej činnosti sa zruší a kategória Sledované do Dynamics 365 sa odstráni. |
Delegovať používateľov
Ak povolíte niekomu inému spravovať váš e-mail a kalendár ponúknutím delegovaného prístupu má delegát prístup ku kategóriám v programe Outlook za predpokladu, že má delegát povolenia editora.
Ak má vaša poštová schránka kategóriu Sledované do Dynamics 365, delegát môže sledovať vaše e-maily a plánované činnosti priradením kategórie Sledované do Dynamics 365.
Sledovanie na základe kategórie s Dynamics 365 for Outlook
Sledovanie založené na kategórii nie je podporované v Dynamics 365 for Outlook. Odporúčame, aby ste neaktivovali OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems pri organizácií nastavenej na použitie Dynamics 365 for Outlook.
Vypnutie sledovania na základe kategórie
Sledovanie na základe kategórie možno pre organizáciu aplikácií Dynamics 365 deaktivovať vypnutím možnosti OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
Poznámka
Ak zakážete OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems, kategória Sledované do Dynamics 365 sa jemne vymaže, pričom priradenie kategórie zostane v programe Outlook zachované. Ak odstránite kategóriu z hlavného zoznamu, budú natrvalo odstránené.
Najčastejšie otázky
Môžeme sledovať kontakty Outlook priradením kategórie Sledované do Dynamics 365?
Nie, sledovanie na základe kategórie nie je pri kontaktoch Outlook podporované.
Čo sa stane, ak premenujem kategóriu Sledované do Dynamics 365?
Ak premenujete kategóriu, synchronizácia na strane servera bude pokračovať v identifikácii kategórie podľa jej ID a použije sa na sledovanie a zrušenie sledovania položiek programu Outlook.
Poznámka
Pre scenáre delegáta nie je rozdiel v názve kategórie medzi delegátom a vlastníkom primárnej poštovej schránky podporovaný a môže mať za následok neočakávané správanie. Odporúčame zosúladiť názov kategórie u delegáta a vlastníka primárnej poštovej schránky.
Čo sa stane, ak odstránim kategóriu Sledované do Dynamics 365?
Ak odstránite kategóriu, synchronizácia na strane servera ju znova vytvorí na serveri Exchange za približne 15 minút.
Keď zapnem OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems prvýkrát, budú moje predtým sledované položky pridelené do kategórie Sledované do Dynamics 365?
Nie, synchronizácia na strane servera nepôjde späť v čase a nepriradí kategóriu k už sledovaným položkám.
Ak priradím kategóriu Sledované do Dynamics 365 k vláknu konverzácie Outlook, čo sa stane?
Ak vlákno konverzácie budete kategorizovať ako Sledované do Dynamics 365, všetky e-maily v danom vlákne budú priradené ku kategórii a tým budú sledované.
Môžem kategóriu Sledované do Dynamics 365 priradiť k opakujúcim sa plánovaným činnostiam?
Ak opakujúcu sa plánovanú činnosť kategorizujete ako Sledované do Dynamics 365, všetky individuálne prostredia plánovanej činnosti dostanú priradenú kategóriu a budú sledované.
Čo sa stane, ak Sledovaný e-mail zlyhá?
Získanie zlyhaných sledovaných e-mailov a predvolene zopakuje v novom cykle synchronizácie – približne každých 15 minút. Pokusy sa vykonajú až 5-krát. Ak zlyhá 5 pokusov, e-mail sa priradí do kategórie Sledované do Dynamics 365 (nedoručiteľné) a žiadne ďalšie pokusy sa nezopakujú. Auto sledované e-maily, ktoré zlyhajú s nasledujúcimi chybami, sa budú získavať znova:
- Postup e-mailov zlyhal z dôvodu nakonfigurovaného doplnku v prostredí zákazníka.
- Postup e-mailov zlyhal z dôvodu vypršania časových limitov buď v aplikáciách customer engagement alebo v Microsoft Exchange.
- E-mail je zamietnutá s príznakom InvalidSender alebo kvôli nejakým neznámym rozhodnutiam.
- E-maily zlyhávajú a sú nedoručiteľné, ak k nim vlastník frontu nemá priradený správnu rolu zabezpečenia. Bez správnej roly zabezpečenia nebude vlastník môcť vlastniť e-mailový záznam sledovaný frontom.
Po 5 pokusoch, ak sa nepodarí postúpiť e-mal kvôli chybe doplnku, skúste doplnok opraviť. Potom priraďte kategóriu Sledovať do Dynamics 365 na manuálne sledovanie nedoručiteľných e-mailov, aby ste umožnili ich sledovanie v aplikáciách interakcie so zákazníkmi.
Ako odstránim sledovanie na základe kategórie cez OrgDBOrgSetting?
Na deaktiváciu špeciálnej kategórie programu Outlook Sledované do Dynamics 365 musíte aktivovať OrgDBOrgSetting v organizácii. Aplikácie interakcie so zákazníkmi ponúkajú nástroj OrgDBOrgSettings, ktorý umožňuje správcom schopnosť realizovať konkrétne aktualizácie, ktoré boli predtým vyhradené pre implementácie súborov registry.
- Postupujte podľa pokynov v tomto článku pre extrahovanie nástroja.
- Po extrahovaní nástroja deaktivujte OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
- Deaktiváciou OrgDBOrgSetting dôjde do približne 15 minút k odstráneniu kategórie Sledované do Dynamics 365 na všetkých poštových schránkach Exchange organizácie, ktoré majú aktivovanú synchronizáciu na strane servera.
Môžete tiež použiť tento nástroj na úpravu OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.