A1 Inteligência em Viagens zvyšuje efektivitu tímu a zákaznícku skúsenosť s Power Automate a Copilot Studio

A1 Inteligência em Viagens, brazílska korporátna cestovná kancelária, využila silu Microsoft Power Automate a Microsoft Copilot Studio na transformáciu koordinácie cestovania so svojimi klientmi a tímovej spolupráce.

Spoločnosť A1 bola založená pred viac ako 30 rokmi Danielom Schaurichom de Oliveira, ktorý v súčasnosti pôsobí ako generálny riaditeľ spoločnosti (CEO). Špecializuje sa na koordináciu medzinárodného cestovania a luxusných dovoleniek pre svoju výkonnú klientskú základňu. Keďže má globálnu partnerskú sieť leteckých spoločností a hotelov, ktoré môže využiť na prispôsobenie skúseností každého cestovateľa, cestovné plány sú len zriedka rovnaké.

Počas pandémie COVID-19 klienti A1 cestovali menej. Daniel preto využil čas na prácu na zlepšovaní obchodných procesov prostredníctvom automatizácie. Začal s výskumom a koordináciou, ktoré sú potrebné pre medzinárodné cestovanie. Prístup k informáciám v reálnom čase je pre cestovnú kanceláriu životne dôležitý. Dokonca aj za normálnych okolností je proces výskumu a koordinácie časovo náročný, pretože cestovné kancelárie musia prehľadávať viaceré vládne webové stránky a volať na veľvyslanectvá, aby získali najnovšie cestovné pokyny. Rýchle a časté zmeny pravidiel cestovania a zatváranie hraníc počas pandémie tento proces sťažili.

Spoločnosť vyvinula Fifi, zákazkového agenta, ktorý má osobnosť múdrej staršej ženy, ktorá vie všetko o spoločnosti a cestovnom ruchu. Fifi je súčasťou webovej stránky A1, aby poskytovala okamžitú pomoc zákazníkom. Fifi je k dispozícii aj v Microsoft Teams, aby k nej mali jednoduchý prístup zamestnanci, ktorí ju považujú za kolegyňu, nielen za chatbota.

Power Platform zmenili naše podnikanie spôsobom, ktorý sme nikdy neočakávali. Pred Power Platform a Copilot Studio sme si nikdy nemysleli, že by sme mohli vytvárať softvér. Power Platform nám dali silu realizovať naše nápady jednoducho a cenovo dostupným spôsobom pre malú spoločnosť.

— Daniel Schaurich de Oliveira, generálny riaditeľ

Prípadová štúdia

V tejto technickej prípadovej štúdii sa dozviete, ako:

• A1 Inteligência em Viagens digitálne transformovala svoj proces rezervácie ciest pomocou Power Automate a Copilot Studio.
• Power Automate môže nahradiť časovo náročné úlohy manuálneho porovnávania údajov náchylné na chyby.
• Môžete stavať na existujúcej automatizácii a vytvárať ďalšie obchodné riešenia.
• Môžete si vytvoriť vlastného agenta, ktorý využíva generatívnu AI na zlepšenie zákazníckej skúsenosti.
• Môžete si vytvoriť vlastného agenta ako základnú súčasť svojho tímu.

Scenár

Danielov tím v A1 Inteligência em Viagens koordinuje cestovné rezervácie s firemnými klientmi spoločnosti. Títo klienti často cestujú do medzinárodných destinácií, ktoré majú rôzne požiadavky na víza, dokumentáciu a očkovanie. Okrem toho sa môže zmeniť stav cestovného rizika v týchto destináciách. Všetky tieto informácie musia byť klientom oznámené pred ich odchodom, aby cesta prebehla bez problémov.

Daniel rozpoznal potenciál Power Automate pomôcť cestovným kanceláriám vo svojom tíme identifikovať a usporiadať cestovné požiadavky od rôznych vnútroštátnych orgánov v reálnom čase. Napríklad nasledujúce cestovné potvrdenie je automatizované:

Takáto automatizácia rutinnej, manuálnej kontroly dát a procesov porovnávania nezvyšuje len produktivitu tímu. Má tiež potenciál zlepšiť úplnosť, aktuálnosť a spoľahlivosť poskytovaných informácií. Pre Daniela a jeho tím automatizácia merateľne skrátila čas potrebný na koordináciu cestovania. Výsledkom bolo zvýšenie účinnosti o 55 %. Automatizácia tiež inšpirovala mnohé obchodné vylepšenia.

Okrem toho Daniel rozšíril proces rezervácie zájazdu o automatické vystavovanie klientských faktúr. Fifi pomáha členom tímu a zákazníkom so zložitými otázkami, a preto výrazne šetrí cestovným kanceláriám čas.

Väčšina návštevnosti blogu A1 pochádza od klientov, ktorí si prezerajú cestovné pravidlá. Daniel preto spoločne využíva Power Automate a Copilot Studio na pomoc spoločnosti Fifi asistovať klientom pri vytváraní prispôsobených cestovných pravidiel pre ich organizácie.

Čo funguje dobre

Power Automate a Copilot Studio pomocník A1:

• Naplánujte si každý týždeň čas na zlepšenie podnikania prostredníctvom Microsoft Power Platform a AI.
• Inšpirujte a obhajujte nové nápady od členov vedenia tímu.
• Identifikujte dobre definovaný, opakovateľný proces, ktorý možno automatizovať.
• Zamerajte sa na to, ako automatizácia zlepšuje skúsenosti zákazníkov alebo používateľov.
• Vytvorte osobu, ktorá pomôže vytvoriť z vlastného agenta cenného člena tímu.

Zjednodušte cestovné rezervácie pomocou Power Automate

Daniel identifikoval často používaný proces rezervácie ciest ako proces, ktorý možno automatizovať, aby sa maximalizovala úspora času pre cestovné kancelárie v jeho tíme. Tím predtým musel manuálne kontrolovať a porovnávať cestovné informácie z viacerých zdrojov.

Pre proces rezervácie cesty je potrebné dôsledne vykonať nasledujúce kroky:

1. Získajte potvrdenie rezervácie, ktoré obsahuje údaje o lete a destinácii, ktoré potvrdil klient.
2. Získajte najnovšie cestovné požiadavky pred odchodom z príslušných úradov a vládnych webových stránok.
3. Identifikujte najnovší stav cestovného rizika pre cieľovú krajinu.
4. Zoraďte všetky informácie do e-mailu a pošlite ho klientovi.

The Power Automate proces

Riešenie Power Automate automaticky analyzuje e-mail s potvrdením rezervácie a získava kódy cieľovej krajiny a letiska Dataverse. Tieto informácie potom použije na vyžiadanie najnovších požiadaviek na cestovanie v reálnom čase prostredníctvom rozhraní API rôznych úradov.

Ručné zhromažďovanie údajov už nie je potrebné. Okrem toho sa informácie pred odoslaním automaticky prekladajú z angličtiny do rodnej portugalčiny klienta.

Automatizovaný proces rezervácie cesty má nasledujúce kroky:

1. Rezervačný systém odošle potvrdenie rezervácie e-mailom do zdieľanej poštovej schránky programu Outlook.
2. Power Automate sa spustí a vyhľadá cieľ cesty v súbore PDF, ktorý je priložený k e-mailu s potvrdením rezervácie.
3. Cieľová krajina a príslušné kódy letísk sa získajú zo zoznamu Dataverse .
4. Podrobnosti o cieli sa odosielajú do rôznych rozhraní API, ktoré používajú vlastné konektory na získanie cestovných požiadaviek.
5. Microsoft Translator sa používa na preklad informácií z angličtiny do portugalčiny, národného jazyka Brazílie.
6. Údaje sú naformátované do e-mailu a odoslané cestovnej kancelárii a klientovi.

Vytvorte automatizáciu procesu rezervácie ciest

Prijatie e-mailu funguje ako spúšťač pracovného postupu. Spustí sa textová funkcia na identifikáciu relevantných podrobností v e-maile. Ďalej akcia HTTP načíta informácie z externých zdrojov prostredníctvom rozhraní API. Nakoniec akcia spojenia zozbiera a naformátuje zhromaždený obsah.

App	Činnosť	Description
	1. Do zdieľanej poštovej schránky príde nový e-mail.	Konektor programu Outlook sa používa na výber zdieľanej poštovej schránky, ktorá spúšťa pracovný tok.
	2. Nájdite cieľ cesty.	Textová funkcia sa používa na identifikáciu podrobností (parametrov) v e-maile, ktorý sa má automaticky prečítať.
	3. Identifikujte cestovné požiadavky na vyzdvihnutie.	Premenné fungujú ako zástupné symboly na zhromažďovanie údajov počas pracovného postupu.
	4. Nájdite cieľovú krajinu a kódy letísk.	Konektor Dataverse alebo SQL sa používa na vyhľadanie podrobností cieľa v zozname.
	5. Zhromaždite požiadavky na cestu.	Pripojte sa k rozhraniam API a získajte informácie z externých zdrojov. Vlastný konektor vypĺňa údaje (napríklad poverenia) pre rozhranie API.
	6. Zoraďte si cestovné požiadavky.	Akcia spojenia sa používa na zhromažďovanie informácií z rôznych zdrojov a formátov, ktoré slúžia ako vstupy pre e-mail.
	7. Potvrďte, že cestovné požiadavky sú úplné.	Podmienka sa používa na potvrdenie, že všetky prijaté informácie sú úplné. Ak yes, pripravte sa na odoslanie e-mailu. Ak no, vypíšte chybu.
	8. Pošlite e-mail cestovnej kancelárii a klientovi.	Konektor programu Outlook sa používa na odoslanie e-mailu jeho príjemcom.

Technické hľadiská

• Ochrany ochrany pred stratou údajov (DLP) vo vašich Microsoft Power Platform prostrediach určujú konektory, ktoré sú k dispozícii, ako sú napríklad vlastné konektory pre externé rozhrania API.

• Analýza PDF môže vyžadovať AI Builder, ktorá má licenčné požiadavky, ktoré je potrebné zvážiť.

• Spustenie automatizácie môže vyžadovať konfiguráciu pridružených systémov alebo novú pracovnú inštrukciu pre členov tímu. V prípade potreby sa rezervačný systém aktualizuje, aby sa potvrdenie o ceste odoslalo na e-mailovú adresu.

• Dataverse, ktorý je súčasťou Microsoft Power Platform, zjednodušuje riadenie zmien:

  • Riešenie Microsoft Power Platform môže obsahovať Dataverse zoznam.
  • Komponenty balíka môžu umožniť použitie potrubia na riadenie životného cyklu aplikácie.

Ďalšie možné využitie architektúry riešenia a návrhového vzoru

Daniel vytvoril automatizáciu na získavanie, porovnávanie a odosielanie najnovších cestovných požiadaviek klientom. Pre podobné prípady použitia vo vašej organizácii môžete použiť rovnakú architektúru riešenia a vzor návrhu. Tu sú niektoré príklady:

• Automaticky zoraďte cestovné zásady a požiadavky na dokumentáciu vašej organizácie do e-mailu, keď člen tímu odošle žiadosť o cestu.
• Posúďte výsledky kontroly alebo auditu podľa externého štandardu a odošlite výsledky do zdieľaného pracovného priestoru Teams.
• Identifikujte skóre testu, ktoré sa porovnáva s cieľovým skóre, a pošlite výsledky členovi tímu na kontrolu.

Kreativita je hlavná vec – mať nápady – potom je [automatizácia] jednoduchá.

— Daniel Schaurich de Oliveira, generálny riaditeľ

Automatizovaná fakturácia

Každá rezervácia zájazdu generuje faktúru, ktorá musí byť zaslaná klientovi. Fakturácia je ďalšou rutinnou, manuálnou úlohou. Preto Daniel rozšíril návrhový vzor pre automatizáciu koordinácie ciest tak, aby Power Automate sa používal na riadenie fakturácie.

Automatizovaný proces fakturácie pozostáva z nasledujúcich krokov:

1. Členovia tímu ukladajú faktúry PDF do priečinka OneDrive .
2. Azure AI Document Intelligence extrahuje údaje o predaji.
3. Daňové informácie, ktoré súvisia s faktúrou, pochádzajú z vládneho rozhrania API.
4. Faktúra je zaslaná zákazníkovi e-mailom.

Odpovedzte na otázky zákazníkov pomocou Copilot Studio

Daniel vytvoril vlastného agenta, ktorý pomáha cestovným kanceláriám odpovedať na zložité otázky a pomáha zákazníkom nájsť informácie sami na webovej stránke spoločnosti. Automatizácia týchto úloh šetrí cestovným kanceláriám čas a poskytuje im množstvo informácií.

Pomenovaním zákazkového agenta Fifi mu Daniel pomohol stať sa integrálnou a akceptovanou súčasťou tímu.

Vytvorte personu pre [vlastného agenta]. Fifi nie je len bot, ale aj pracovná kolegyňa, ktorá pomáha tímu rýchlejšie prijímať a asimilovať jej príspevky.

— Daniel Schaurich de Oliveira, generálny riaditeľ

Fifi používa vlastné témy generovať odpovede podobné ľuďom na často kladené otázky. Každá téma je založená na definovaných zdrojoch znalostí , ktoré sa používajú na generatívne odpovede. Fifi používa Vlastné vyhľadávanie Bing na zhromažďovanie výsledkov z externých webových stránok.

Predtým Daniel zhromažďoval často kladené otázky od tímu, aby vytvoril interný SharePoint online obsah, ktorý by Fifi mohla využívať. Teraz tím plánuje a zaznamenáva školenia, aby sa vývoj obsahu urýchlil. Fifi použije prepis stretnutia na vytvorenie tutoriálu. Tento návod sa potom odovzdá na SharePoint Online na konzumáciu Copilot Studio.

Posilnite konverzáciu svojho vlastného agenta pomocou zdrojov vedomostí a vlastného vyhľadávania Bing

Fifi používa generatívne odpovede v Copilot Studio na vyhľadávanie informácií z viacerých interných a externých zdrojov znalostí. Preto môže Fifi poskytnúť okamžité odpovede na rôznorodé a často nepredvídateľné otázky zákazníkov.

Daniel nakonfiguroval Fifi na používanie Vlastného vyhľadávania Bing na generovanie odpovedí na základe informácií z webových stránok vybraných partnerských leteckých spoločností a hotelov. Tento prístup zabezpečuje, že získané informácie sú smerodajné a spoľahlivé.

Výsledkom je, že Fifi poskytuje odpovede, ktoré môže byť ťažké nájsť pomocou manuálneho vyhľadávania:

• Výhody cestovania prvou triedou
• Najbližšie letisko k miestu konferencie
• Najvyššie hodnotený hotel v konkrétnej štvrti

Rýchle reakcie a schopnosť Fifi poskytovať odporúčania pomáhajú zlepšovať zákaznícku skúsenosť.

Navrhnite svojho vlastného agenta tak, aby komunikoval s používateľmi v rôznych kanáloch

Daniel navrhol Fifi na interakciu s používateľmi na rôznych kanáloch. Fifi môže poskytnúť okamžitú podporu zákazníkom na webovej stránke A1 Inteligência em Viagens a zamestnancom v Teams.

Keďže otázky, ktoré cestovné kancelárie zvyčajne kladú, sa líšia od otázok, ktoré kladú klienti prostredníctvom webovej stránky, pre každý kanál sú definované vlastné témy a súvisiace zdroje znalostí.

Pomocou Power Automate a Copilot Studio vytvorte cestovnú politiku

Fifi pomáha klientom, ktorí navštívia webovú stránku A1 Inteligência em Viagens, vytvoriť dokument o cestovnej politike pre ich organizáciu.

Daniel si všimol, že organizátori cestovania bežne hľadajú spôsoby, ako zlepšiť dokumentáciu svojej politiky. Preto je Fifi nakonfigurované tak, aby poskytovalo poradenstvo o osvedčených postupoch. Príklady zahŕňajú pokyny o počte dní vopred, na ktoré by si mal cestujúci rezervovať cestu, alebo o najlepšom spôsobe riešenia cestovných výdavkov, ako sú poplatky za jedlo a taxíky.

Táto funkcia spája Power Automate a Copilot Studio vytvorenie šablóny dokumentu Word z odpovedí, ktoré sú poskytnuté prostredníctvom interakcie Fifi s klientom.

Funkcia cestovných pravidiel funguje takto:

1. Vlastná téma sa spustí v Copilot Studio keď klient zadá relevantnú požiadavku, napríklad „Chcem vytvoriť cestovnú politiku“.
2. Fifi vyzve klienta, aby odpovedal na sériu preddefinovaných otázok, ktoré sa používajú na vyplnenie šablóny politiky. Klient je napríklad požiadaný, aby uviedol svoje meno, spoločnosť, výšku výpovede, ktorú musia zamestnanci poskytnúť pri vnútroštátnych alebo medzinárodných cestách, a všetky náhrady, ktoré spoločnosť vypláca zamestnancom. V každom kroku je chat nakonfigurovaný tak, aby poskytoval odporúčania na podporu zadávania údajov.
3. Copilot Studio spúšťa Power Automate na vyplnenie zástupných symbolov v šablóne dokumentu programu Word údajmi, ktoré sú poskytnuté v odpovediach klienta na chat.
4. Power Automate uloží nový dokument cestovných zásad a odošle súbor e-mailom klientovi.
5. Fifi dokončí chatovú interakciu s klientom.

Vytvorte automatizáciu šablóny cestovnej politiky

Proces vytvárania automatizácie šablón cestovnej politiky má tri vzájomne súvisiace kroky:

1. Vytvorte šablónu programu Word, ktorá obsahuje zástupné symboly. Použite obyčajný text ovládacie prvky obsahu na vloženie polí pre zástupné symboly. Uložte hotový súbor šablóny do SharePoint Online knižnice.
2. Vytvorte postup Power Automate , ktorý vyplní súbor šablóny, uloží ho do SharePoint a odošle ho e-mailom klientovi.
3. Nastavte vlastnému agentovi vlastnú tému, ktorá klienta vyzve na požadované vstupy a spustí tok Power Automate .

Prepitné

• Zapnite funkcie pre vývojárov vo Worde. Týmto spôsobom môžete nastaviť ovládacie prvky obsahu ako zástupné polia, ktoré budú vyplnené vstupom z rozhovoru vlastného agenta s používateľom.
• Každému ovládaciemu prvku obsahu dajte logický názov, aby ste ho ľahšie identifikovali pri nastavovaní automatizácie.
• Uložte šablónu v SharePoint online knižnici, ktorú môže automatizácia použiť.

Nasledujúca snímka obrazovky zobrazuje príklad šablóny cestovnej politiky, ktorá sa vytvára pre túto automatizáciu. Nadpis v hornej časti prvej strany obsahuje ovládací prvok obsahu vo forme obyčajného textu, ktorý slúži ako zástupný symbol pre názov spoločnosti.

Kroky automatizácie

Power Automate prebieha v niekoľkých krokoch:

1. Použite spúšťač Spustiť tok z Copilota .

2. Ak chcete získať šablónu, ktorá bola vytvorená, použite akciu Vyplniť šablónu Wordu .

3. Pomocou akcie Napísať môžete vygenerovať jedinečný názov súboru pri každom vygenerovaní dokumentu pre klienta.

4. Uložte výstup dokumentu.

   Online knižnicu SharePoint môžete nakonfigurovať na uloženie výstupu dokumentu pri každom spustení toku.

5. Na odoslanie nového dokumentu používateľovi e-mailom použite konektor programu Outlook.

6. Ak chcete označiť, že dokument bol dokončený a odoslaný, použite akciu Odpovedať Copilotovi .

App	Činnosť	Description
	1. Spustite tok z Copilot Studio.	Vyberte každý vstup, ktorý bude pochádzať z interakcie vlastného agenta s používateľom, a vyplňte zástupné symboly šablón.
	2. Vyplňte šablónu dokumentu programu Word.	Vyberte lokalitu, knižnicu a súbor, ktorý chcete použiť pre šablónu.
	3. Vytvorte jedinečný názov súboru.	Ak chcete vygenerovať jedinečný názov súboru akciu Napísať, použite akciu, ktorá napríklad pred názvom uvedie názov spoločnosti klienta.
	4. Vytvorte súbor cestovných zásad.	Vyberte cestu k priečinku a názov súboru, do ktorého chcete uložiť výstup nového dokumentu.
	5. Pošlite e-mailom dokument politiky klientovi.	Na odoslanie prispôsobeného dokumentu klientovi použite konektor programu Outlook.
	6. Odpovedzte vlastnému agentovi.	Po odoslaní dokumentu e-mailom klientovi upozornite vlastného zástupcu.

Vytvorte vlastného agenta

Môžete si vytvoriť vlastného agenta na nastavenie komponentu Copilot toku automatizácie.

1. Vytvorte nového vlastného agenta v Copilot Studio.
2. Vytvorte novú tému. Vo svojom popise toho, čo téma robí, zahrňte kľúčové slová, ktoré môže vlastný agent použiť na zistenie a spustenie ďalších krokov.
3. Pridajte sériu otázok, ktoré. Vlastný agent položí používateľovi tieto otázky, aby zhromaždil vstupy, ktoré sú potrebné na vyplnenie zástupných symbolov riadenia obsahu v šablóne programu Word. (Na každý zástupný symbol by mala byť jedna otázka.)
4. Výberom možnosti Vyvolať akciu spustíte Power Automate automatizáciu, ktorú ste vytvorili na vygenerovanie, uloženie a odoslanie nového dokumentu e-mailom.
5. Pridajte správu na koniec konverzácie, aby vlastný agent mohol ukončiť interakciu s používateľom. Napríklad posledná správa agenta môže používateľa upozorniť, že dokument mu bol odoslaný e-mailom.

Nasledujúci vývojový diagram ukazuje, ako môžu spúšťače, otázky, akcie a záverečná správa spolupracovať v téme.

Ďalšie možné využitie architektúry riešenia a návrhového vzoru

Daniel vytvoril Copilot Studio tému a pridruženú Power Automate automatizáciu, aby klienti mohli na základe svojich odpovedí na vopred definované otázky vygenerovať prispôsobený dokument o cestovnej politike. Pre podobné prípady použitia vo vašej organizácii môžete použiť rovnakú architektúru riešenia a vzor návrhu. Tu sú niektoré príklady:

• Zákazníci webových stránok vytvárajú politiku alebo dokument s usmerneniami, ktoré sú relevantné pre vaše odvetvie.
• Prispôsobený konferenčný program sa vytvára na základe relácií alebo tém, ktoré si účastník vyberie.
• Pozvánky na obchodné podujatie sú personalizované s menom, pozíciou, titulom a spoločnosťou každého účastníka.

Súvisiace informácie

• Power Platform Dobre architektonicky
• Použite prichádzajúci e-mail na spustenie automatizácie
• Populárne scenáre odosielania e-mailov koncovým používateľom
• Ako používať Copilot na pomoc pri budovaní automatizácie
• Automatizujte obchodný proces pomocou Power Automate školenia
• Zostavte si vlastného kopilota s Copilot Studio
• Úvod do Generatívnej AI – Skúmanie základov