Kdo opravlja delo, kdaj in kje?

Za ta korak morate razumeti, kdo opravlja delo. Kakšna je njegova vloga?

Morda bi bilo najlažje začeti z imeni ljudi, vendar boste želeli razumeti, kakšna je njihova vloga pri opravljanju naloge. Na primer:

• Zaposleni predloži poročilo o stroških

• Vodja pošiljatelja poročila odobri poročilo (ključnega pomena je odnos s pošiljateljem)

• Računovodja pregleda poročilo (ključnega pomena je članstvo v določeni ekipi)

• Finančni direktor pregleda združene finančne podatke (ključnega pomen je določen naziv)

Posameznik ima lahko v določenih trenutkih vsako od teh vlog, a ključnega pomena je razumeti vlogo, ki jo ima pri opravljanju naloge. Razumevanje vlog vam bo v pomoč pri oblikovanju zaslonov aplikacij ter konfiguraciji dostopa in varnosti. (To bomo obravnavali v fazi oblikovanja.)

V IT-terminologiji se vsaka oseba ali skupina ljudi, ki opravljajo isto funkcijo, imenuje delovna vloga, opis njenih ustreznih značilnosti pa je opredeljen v osebi (ki ji je za lažje sklicevanje pogosto priloženo ime).

Ko določite »kdo«, razmislite o naslednjem:

• Katera naprava se uporablja? Kje je glavna lokacija dela? Ali je v pisarni? Pri stranki? V tovarni? (O tem bomo več govorili v naslednjih razdelkih.)

• Kateri drugi sistemi se redno uporabljajo? (Ta podatek bo uporaben v fazi oblikovanja. Vodja, ki »živi« v Microsoft Teams, želi na primer prejeti zahteve za odobritev tam in ne po e-pošti.)

• Kaj bi ta oseba pridobila z uporabo aplikacije ali sodelovanjem pri tem novem postopku?

Zadnja točka je zelo pomembna, saj lahko udeleženci v postopku ugovarjajo ali se obotavljajo pred ali po korakih, ki jih izvaja vaša aplikacija. Pomanjkanje sodelovanja pa lahko povzroči neuporabo aplikacije.

Nasvet

Pomembno je vedeti, na koga bo vplivala sprememba poslovnega procesa. Določite, kdo bo uporabljal aplikacijo in na koga bo ta sprememba vplivala, tudi če te aplikacije ne uporabljajo.

Nasvet

Ko preučujete to analizo, je najbolje, da se glede informacij, ki jih ne poznate, pogovorite z osebo, ki vam stvari predstavi s svojega zornega kota. Seveda lahko domnevate, kako delajo, vendar pa lahko v kratkem pogovoru izveste izjemno veliko – ne samo, kako to počnejo danes, ampak tudi, kako bi to raje počeli v prihodnosti.

Kako pogosto opravljajo delo?

Zapišite tudi, kako pogosto je naloga opravljena. Vsak dan, vsak teden, občasno, sezonsko?

Za aplikacijo, ki se uporablja vsakodnevno, se pri oblikovanju upoštevajo drugačni dejavniki kot za tisto, ki se uporablja le občasno. (Prvo bo na primer treba poenostaviti, v drugo pa morda vključiti več pojasnjevalnega besedila.)

Kje opravljajo delo?

Ker upoštevate vse osebe, ki prispevajo k reševanju težave, razmislite, kako opravljajo svoje delo:

• Ali je to nekaj, kar počnejo za svojo mizo?

• Ali delajo na določeni lokaciji na terenu?

• Ali se na terenu premikajo od lokacije do lokacije?

Pomembno je razumeti, kako dela vsak izmed uporabnikov, tako da jim rešitev, ki jo ustvarite, ustreza.

• Ali bo to mobilna aplikacija?

• Ali bo to namizna aplikacija?

• Ali bi morali biti na voljo mobilna in namizna različica?

Kaj je treba upoštevati pri povezljivosti

Glede na to, da vsak delavec opravi svoj del postopka, ali lahko vzpostavi povezavo s spletom?

Ali so na terenu, kjer ni povezave? Ali lahko uporabnik uporabi avtomatizirano rešitev za sprotno zajemanje podatkov in nato sinhronizira podatke, ko vzpostavi povezavo?

Kaj morajo vedeti drugi udeleženci postopka (če sploh kaj), ko je oseba, ki izvaja ta korak, nedosegljiva?

S temi podatki lažje določite, ali potrebujete procese, ki zajemajo podatke lokalno, tako da je uporabnik lahko »brez povezave«, medtem ko opravlja svoj del postopka, in nato sinhronizira rezultate, ko znova vzpostavi povezavo.

Kaj je treba upoštevati pri napravi

Ko razumete, kako dela vsak, ki prispeva k reševanju težave, morate vedeti tudi, katere naprave uporabljajo. Če je delavec na terenu in uporablja samo svoj telefon ali tablični računalnik, je to pomemben podatek pri določanju videza in delovanja zaslonov. Če vsi udeleženci uporabljajo namizni ali prenosni računalnik, lahko pri oblikovanju uporabite drugačne pristope. Ustvarite lahko namizne in mobilne rešitve, ki delujejo skupaj.

Primer: Osebe za postopek poročanja o stroških

To so vrste vlog, načini dela in nastavitve, ki smo jih našli, ko smo preučili naš postopek poročanja o stroških.

Lee – prodajalec

• Skoraj vedno na poti

• Pri srečanjih s strankami najraje uporablja tablični računalnik

• Nima vedno na voljo povezave z internetom, zato mora imeti možnost dela brez povezave

• Svoje stroške in prejemke raje zajame čim prej po tem, ko se zgodijo

Nick – vodja prodaje

• Skoraj vedno na poti

• Potrebuje samo zaslon na dotik

• Za oddaljene lokacije potrebuje podporo brez povezave

• Odgovoren za odobritev poročil o stroških vseh njihovih neposrednih podrejenih

Shawna – podpora uporabnikom

• Večinoma uporablja namizni računalnik

• Stroški običajno nastanejo v povezavi z dvigom morale v ekipi, zato mora navesti vključene zaposlene

Rebecca – revizorka

• Komunicirati mora z vsemi zaposlenimi na vseh lokacijah

• Občasni potni stroški

• Večinoma uporablja namizni računalnik, raje pa uporablja mobilni telefon

• Običajno ima dostop do interneta

• Odgovorna je za zagotavljanje splošne skladnosti s postopki poročanja za zaposlene

Abhay – računovodja

• Mora imeti možnost pregleda vseh poročil o stroških in prejemkih

• Odgovoren za zagotavljanje skladnosti za vsako poročilo o stroških

• Obseg dela je velik; informacije mora obdelati hitro

• Mora imeti možnost poročanja o tem, kako so stroški uravnavani s proračunom

Charlotte – finančna direktorica

• Spremljati mora celotne stroške in pomagati vodjem oddelkov, da ostanejo v okviru proračuna

• Potuje v različne pisarne, ima zunanje sestanke in konference ter mora kriti lastne stroške

• Deluje iz pisarne, na daljavo in od doma z uporabo različnih naprav— namizja, telefona in tablice

• Nima vedno vzpostavljene povezave z internetom

Ko smo preučili prvi korak v našem postopku (dejansko ustvarili poročilo o stroških) smo dokumentirali naslednje:

1. naloga: Ustvari poročilo o stroških

Kdo to počne?	Vsi zaposleni
Kje se opravlja delo?	V pisarni, pri stranki ali na terenu
Kdaj se opravlja delo?	Priložnostno. Nekateri zaposleni to počnejo najmanj enkrat na teden. Drugi to naredijo enkrat ali dvakrat na leto.
Z vzpostavljeno povezavo ali brez povezave?	To trenutno poteka v papirni obliki, toda ekipa želi, da bi bil postopek digitalen. Če povezava ni na voljo, je podatke mogoče vnesti v načinu brez povezave. Prodajalci ne želijo, da bi morali imeti vzpostavljeno povezavo za vnašanje računov in stroškov. (To želijo na primer narediti med letom domov.)
Naprave?	Telefon, tablični računalnik, prenosnik ali namizni računalnik

Naslednji korak: Katere dejavnosti se izvajajo?

Opomba

Ali nam lahko poveste, kateri je vaš prednostni jezik za dokumentacijo? Izpolnite kratko anketo. (upoštevajte, da je v angleščini)

Z anketo boste porabili približno sedem minut. Ne zbiramo nobenih osebnih podatkov (izjava o zasebnosti).