Avtomatizacija potrditve naročila naročila v skladu s Copilot Studio in SAP

Uporabite Microsoft Copilot Studio posrednike, da avtomatizirate ujemanje med končnim ujemanjem potrditve naročila dobavitelja glede na odprte naročilnice v sistemu za načrtovanje virov podjetja (ERP), kot je SAP.

Ta pristop organizaciji za javna naročila omogoča, da samodejno potrdi veliko večino potrdil o dohodnem naročilu, pri tem pa strokovnjaku za naročila v pregled usmerja le prava odstopanja. Sistem z več posredniki izvleče podatke o potrditvi, jih primerja z naročilom zapisa, uporabi pravila tolerance in zapiše potrjene rezultate nazaj v sistem ERP z minimalnim ročnim posredovanjem.

Nasvet

V tem članku sta opisana primer scenarija in vizualna predstavitev tega, kako avtomatizirati ujemanje naročila z uporabo Microsoft Copilot Studio in SAP. Ta rešitev je posplošena arhitektura, ki jo lahko uporabite za različne scenarije in industrije. Ta članek je omejen na najboljše prakse.

Diagram arhitekture

Diagram arhitekture z več posredniki z vnosom, orkestracijo, vrati preverjanja veljavnosti in rezultati za samodejno potrditev ujemanja naročila.

Potek dela

Ta arhitektura avtomatizira potek dela, ki se ujema s potrditvijo naročila:

  1. Vnos potrditve: Dobavitelji pošiljajo potrditve naročil (potrditve naročil), ki prispejo prek nadzorovanega kanala, kot je nabiralnik v skupni rabi ali vir elektronske izmenjave podatkov (EDI), s podrobnostmi za potrditev enega ali več naročil. Power Automate tokov v oblaku se sprožijo za zajem potrditve naročila.

  2. Shramba potrditve: če Power Automate v oblaku, shranite dohodno potrditev naročila v Dataverse.

  3. Sprožilec: Power Automate tok v oblaku, ki uporablja sprožilec Dataverse, zažene posrednika orkestratorja. Tok se zažene, ko je potrditev naročila shranjena v Dataverse.

  4. Ekstrahiranje polj: Posrednik za pridobivanje, ki je vgrajen v Copilot Studio, prebere potrditev in normalizira ključna polja (številko naročila, vrstne postavke, količine, cene, mersko enoto in datume potrjene dostave) v dosledno notranjo shemo.

  5. Pridobivanje naročila: Posrednik orkestratorja pridobi ustrezen nalog za nakup pri SAP-u prek priključka SAP, pri tem pa kot ključ uporabi številko naročila.

  6. Ujemanje in preverjanje veljavnosti: Ujemajoči se posrednik primerja potrditev z vrsticami naročila po vrsticah, količinah, cenah, datumih in drugih konfiguriranih poljih. Posrednik nato uporabi ujemajoča se merila organizacije, ki lahko vključujejo zahteve natančnega ujemanja, poslovna odstopanja ali kombinacijo obeh, da ugotovi, ali je naročilo mogoče samodejno potrditi.

  7. Samodejna potrditev: Ko se potrditev ujema v toleranci, posrednik potrdi vrstni red in rezultat samodejno zapiše v SAP brez človeškega sodelovanja.

  8. Eskalacija izjeme: Ko je zaznana razlika, posrednik stopi k specialistu za naročila prek Microsoft Teams. Posrednik zagotovi potrditev, naročilo za nakup in posebne razlike, da lahko oseba hitro razreši izjemo.

  9. Pisanje dnevnika in nadzor: Microsoft Dataverse vsak rezultat, ne glede na to, ali je to potrditev ali stopnjevanje, in zagotavlja poenoteno sled nadzora in plast sledenja izjemam za poročanje in neprekinjeno izboljšavo.

Komponente

Te storitve in tehnologije priznavajo naročilo, ekstrahirajjo podatke o potrditvi, jih ujemajo z naročili v SAP-ju, potrdijo ujemajoča se naročila ter stopnjo in sledijo izjemam.

Komponenta Vloga v arhitekturi
Copilot Studio Gosti sistem z več posredniki. Orchestrator agent usklajuje specializirano ekstrakcijo agent in ujemajoči se agent, upravlja pravila tolerance, in odloča med avtonomno potrditev in človeško eskalacijo.
SAP ERP Služi kot sistem zapisa za naročilnice. Posredniki pridobijo podatke naročila in pišejo potrjena naročila prek priključka SAP.
Power Automate oblačni tokovi Zaznajte nove potrditve v kanalih sesanja in sprožite omrežje posrednika. Povezovalniki zagotavljajo točke integracije za e-pošto ali vire EDI in SAP.
Dataverse Uporablja se kot vir resnice za potrditev dohodnega naročila in omogoča orkestracijo, ki temelji na stanju. Zagotavlja stanje, dnevnik nadzora in plast sledenja izjemam, ki zagotavlja poenoten zapis vsake potrditve in stopnjevanja za poročanje in upravljanje.
Microsoft Teams Dostavlja izjeme stopnjevanja in obvestila strokovnjakom za naročila, predstavlja potrditev, naročilo, in posebne razlike za hitro rešitev.
Microsoft Entra Osebna izkaznica Zagotavlja nadzor identitete in dostopa, vključno z računi storitve z najmanjšimi pravicami za postopke branja in pisanja posrednikov v storitvah SAP in Dataverse.

Podrobnosti scenarija

Ta primer uporabe temelji na pristopu podjetja k ustvarjanju zanesljivega, avtomatiziranega in revizijskega postopka za potrditev potrditve naročila dobavitelja proti sistemu ERP, pri tem pa minimizira ročno prizadevanje.

Poslovni izziv

Organizacije, ki kupijo v velikem obsegu, prejmejo veliko potrditev o naročilu dobaviteljev. V preteklosti se velik delež teh potrdil preveri in ročno v ključu: osebje v javnih naročilih odpre vsako potrditev, poišče ujemajoči se nabavni nalog v SAP in ročno primerja količine, cene in datume.

Ta ročni postopek je počasen, costly in z napakami. Slabo se obremenjuje z rastjo, kvalificiranim osebjem v javnem naročanju omogoča ponavljajoče se preverjanje in ne obravnavanje izjem, zato je težko dosledno uporabljati pravila o ujemanju in strpnosti v regijah in oblikah dobaviteljev.

Rešitev

Uvesti arhitekturo več posrednikov v Copilot Studio ki avtomatizira obdelavo naročila. Rešitev uporablja specializirane zastopnike za pridobivanje podatkov potrditve, pridobivanje naročil pri SAP-ju, uporabo poslovno določenih meril ujemanja in ugotavljanje, ali je mogoče potrditve potrditi samodejno ali pa je potreben pregled ljudi.

Arhitektura združuje orkestracijo posrednikov, integracijo SAP, Power Automate tokov v oblaku in dataverse sledenje, da ustvari zanesljiv in nadzorljiv proces. Strokovnjaki za javna naročila se osredotočajo na izjeme, medtem ko se rutinska potrditve obdelajo samodejno.

Ključne zmogljivosti:

  • Avtomatizirajte vnos in obdelavo potrditve.
  • Normalizirajte potrditve dobavitelja v različnih oblikah zapisa.
  • Potrdite potrditve naročil z naročili tako, da uporabite ujemajoče se pogoje organizacije, kot so zahteve natančnega ujemanja ali odstopanja, ki jih je mogoče konfigurirati.
  • Stopnjevati izjeme pri strokovnjakih za javna naročila.
  • Ohraniti revizijsko sled za upravljanje in poročanje.

Rezultat: S tem vzorcem lahko organizacija večino potrdil o naročilu premakne iz ročnega obravnavanja v neposredno obdelavo, kar strokovnjakom za naročila omogoči, da se namesto na rutinsko preverjanje osredotočijo na izjeme. Pristop zagotavlja načrt za vnovično uporabo za druge procese, ki temeljijo na visokih količinah, v domenah, kot so finance in prodaja.

Vidiki

Ti premisleki izvajajo stebre Power Platform Well-Architected, nabora vodilnih načel, ki izboljšujejo kakovost delovne obremenitve. Več o tem v Microsoft Power Platform Dobro zasnovano.

Zanesljivosti

  • Osamitev napake: obravnava napake ekstrahiranja, ujemajoče se napake in težave z integracijo SAP ločeno, tako da eno neuspešno potrditev nikoli ne blokira preostalega dela paketa.

  • Obdelava naročila: S številko naročila in identifikatorjem potrditve lahko zaznate in preskočite dvojnike, s tem pa preprečite ponovljene potrditve, če je sporočilo znova zaznanih.

  • Rezervni mehanizmi: potrditve poti, ki jih ni mogoče samodejno obdelati v čakalno vrsto človeških izjem, tako da ni izgubljena nobena potrditev.

  • Pisanje dnevnika z dvema plastema: Posnemi rezultate v storitvi Dataverse in pošlji sekundarno obvestilo o napaki, tako da izjeme ostanejo vidne, tudi če korak pisanja dnevnika ne uspe.

Varnost

  • Nadzor dostopa: Omejite kanale vnosa, tabele Dataverse in račun storitve SAP le na pooblaščene identitete.

  • Najmanjši privilegij: posrednikom dodelite dostop za branje do naročil in dostop za pisanje le do postopkov za potrditev naročila, ki jih zahtevajo.

  • Zaščita podatkov: obdelajte podatke za potrditev, ki lahko vključujejo komercialno občutljive cene, varno in zaščitijo občutljiva polja med prevozom in na počitku.

  • Skladnost s predpisi: Uskladite veljavnostna in nadzorna pravila z zahtevami organizacije za finančne kontrolnike in hranjenje zapisov.

Operativna odličnost

  • Standardizacija: Normalizirajte različne oblike potrditve dobavitelja v eno samo notranjo shemo, da ohranite preprosto in dosledno ujemanje logike.

  • Dokumentacija: vzdržujte runbooks za pogoste vrste izjem, težave z obliko dobavitelja in spremembe konfiguracije SAP. Dokumentinite ujemajoče se pogoje, vključno z vsemi zahtevami za natančno ujemanje, dovoljenimi odstopanji in pogoji eskalacije.

  • Postopek podpore: usposabljanje skupin za javna naročila in podporo za IT za interpretiranje zgodovine izvajanja agenta, diagnosticiranje napak in izvedbo ročne obnovitve.

  • Upravljanje sprememb: Pred izdajo preverite veljavnost sprememb pridobivanja, ujemanja in preslikav SAP v neprod proizvodnem okolju ter uporabite nadzor vira za definicije agenta in poteka.

Učinkovitost delovanja

  • Prepustnost: Spremenite velikost rešitve za velike dnevne količine in vzporedno s potrditvijo procesa, kjer to dovoljujejo povezovalniki.

  • Optimizacija: predpomnite pogosto uporabljene referenčne podatke, kot so iskanje dobavitelja in naročila, da se izognete odvečnim poizvedbam SAP.

  • Omejevanje povezovalnika: račun za omejitve povezovalnika platforme in SAP ter uvedba čakalne vrste prek storitve Dataverse za največje obremenitve.

  • Skalabilnost: Razširite isti vzorec orkestratorja na nove domene in vrste dokumentov brez preoblikovanja osnovnega vzorca ujemanja.

Optimizacija izkušenj

  • Samopostrežna storitev: omogočite strokovnjakom za naročila, da razrešijo in znova oblikovati neposredno stopnjevana potrditve brez odvisnosti IT.

  • Prosojnost: Surface in čakalne vrste izjem prek storitve Dataverse z analitiko v Power BI za poročanje o trendih in učinkovitosti delovanja.

  • Jasna stopnjevanja: vsako stopnjevanje predstavite s strukturiranim povzetkom: priznanjem, naročilom, posebnimi razlikami in priporočenim dejanjem.

  • Ciljna raven storitve: nastavite neposreden cilj, na primer samodejno potrdite večino potrditev in spremljajte vsebino.

Odgovorna UI

  • Zanesljivost in varnost: nenehno spremljajte izhode agenta glede točnosti in ohranite človeka v zanki, da pregledate anomalije in izjeme, preden vplivajo na sistem ERP.

  • Zasebnost in varnost: Zagotovite, da so podatki, ki jih obdelujejo posredniki, v skladu z veljavnimi pravilniki o zasebnosti in obravnavanju podatkov.

  • Preglednost: omogočite, da bodo odločitve posrednika sledljive, z dnevniki, ki so na voljo za nadzor vsake potrditve in stopnjevanja.

  • Odgovornost: uporabite pregled med človekom in zanko, da ohranite odgovornost za izjeme in za robne primere s skupino za javna naročila.

Sodelavci

Microsoft vzdržuje ta članek. Ta članek so napisali naslednji sodelavci.

Glavni avtorji:

  • Last updated on