Да ли је вредно аутоматизовати овај процес?
Сада је време да размотрите напоре који су потребни за изградњу решења и одлучите да ли је оправдано. То укључује одмеравање пословне вредности наспрам трошкова аутоматизације процеса. Пословна вредност је стална корист коју пословање добија од пројекта.
Цена непредузимања ичега
Да бисте схватили да ли је вредно аутоматизације процеса, прво морате да схватите цену ако не решавате проблем.
Као део дефинисања пословне вредности коју се надамо да ћете постићи од Microsoft Power Platform решења, требало би да боље разумете колико кошта вашу организацију да сада реши проблем. Другим речима, мерите трошкове ако ништа не радите.
Да бисте израчунали тренутне трошкове, идентификујте време проведено у текућем процесу и помножите их са трошковима људи који га изводе. Годишњи трошак можете измерити тако што ћете одредити трошак извођења процеса једном до краја, а затим га множити са бројем пута у току године. Додајте било које друге трошкове као што су лиценце за софтвер, папир, поштарина и тако даље.
Пример: Цена обраде текућих трошкова
Прво што морамо да схватимо јесте: колико организацију кошта да ручно настави процес извештавања о трошковима? Ево шта смо открили када смо разговарали са колегама:
Открили смо да им треба отприлике један сат сваке недеље да би сакупили све своје признанице и ручно испунили извештај о трошковима. Абхај је назначио да постоји око 140 извештаја о трошковима недељно. Такође смо сазнали да је бруто цена сатнице сваког члана тима отприлике 90$ на сат.
(140 извештаја о трошковима × 1 сат недељно) × 90$ = 12.600$ недељно
52 недеље × 12,600$ = 655.200$ годишње
Ник не прегледа или не одобрава извештаје о трошковима; То све пада на Абхаyа и тим да заврљи. Зато што Ник не прати редовно трошкове тима, важна прилика да се здрави трошкови провере, пазе на превару и оптимизују навике у трошењу тима.
Абхаy је поделио са нама да тим проводи отприлике 15 минута по извештају о трошковима, прима у просеку 140 извештаја недељно и шаље назад 25 процената оних због недостајућих информација.
Почетни преглед: 140 извештаја о трошковима × 15-минутни преглед = 35 сати
Почетни преглед: 35 сати × 90$ = 3.150$ недељно = 163,800$ годишње
Поновни преглед: 35 извештаја о трошковима × 15-минутни преглед = 8,75 сати
Поновни преглед: 8,75 сати × 90$ на сат = 787,50$ недељно = 40.950$ годишње
Укупни недељни трошак: 3.937,50$
Укупан годишњи трошак: 204.750$
Када се извештај о трошковима потврди као тачан, потребно је отприлике 7 минута по извештају о трошковима да бисте пронашли шифре рачуна главне књиге за сваку категорију издатака и уписали их у сваку линију трошка у извештају.
140 извештаја о трошковима × 7 минута кодирања = 16,5 сати недељно = 1,485$ недељно = 77,220$ годишње
Потребно је отприлике 10 минута по извештају о трошковима да бисте направили налог за књижење у финансијском систему који ће обрађивати уплату и приказати се у финансијском извештају за Шарлоту.
140 извештаја о трошковима × 10 минута = 23,8 сати недељно = 2,142$ недељно = 111.384$ годишње
Шарлот би желела да прегледа буџет сваке недеље, али није у могућности да добије извештај до четвртка, након што Абхаy заврши ревизију и врати извештаје којима су недостајале информације. (Иако ово није новчани трошак, то има утицаја на посао.)
Цео процес кошта компанију:
655.200$ + 204.750$ + 77.220$ + 111.384$ = 1.048.554$
Напомена
Можете ли нам рећи о својим жељеним поставкама језика у документацији? Испуните кратку анкету. (имајте на уму да је ова анкета на енглеском језику)
Анкета ће трајати око седам минута. Не прикупљају се лични подаци (изјава о приватности).