Управљање SharePoint документима

Напомена

Од 12. октобра 2022. Power Apps портали постају Power Pages. Више информација: Услуга Microsoft Power Pages је сада општедоступна (блог)
Ускоро ћемо мигрирати и објединити документацију о Power Apps порталима са документацијом о услузи Power Pages.

Microsoft Dataverse подржава интеграцију са услугом SharePoint Online која вам омогућава да користите могућности управљања документима из услуге SharePoint у систему Dataverse. Power Apps портали сада подржавају отпремање и приказивање докумената директно у систему SharePoint на основном обрасцу или обрасцу са више корака на порталу. То омогућава корисницима портала да приказују, преузимају, додају и бришу документе са портала. Корисници портала такође могу да креирају потфасцикле да би организовали документе.

Напомена

SharePoint документима можете да управљате и у услузи Power Pages. Још информација: Шта је то Power Pages

Напомена

• Управљање документима функционише само са услугом SharePoint Online.
• Управљање документима је подржано интеграцијом која се заснива на серверу.

Да бисте радили са могућностима управљања документима услуге SharePoint унутар система Dataverse, морате да урадите следеће:

1. Омогућите функционалност управљања документима за своје окружење

2. Подесите SharePoint интеграцију из центра администрације Power Apps портала

3. Омогућавање управљања документима за табеле

4. Конфигуришите одговарајући образац у Power Apps документима

5. Креирајте одговарајућу дозволу за табелу и доделите је одговарајућој веб-улози

1. корак: Омогућите функционалност управљања документима у апликацијама заснованим на моделу

Морате да омогућите функционалност управљања документима у апликацијама заснованим на моделу тако што ћете користити SharePoint интеграцију која се заснива на серверу. SharePoint интеграција која се заснива на серверу омогућава апликацијама заснованим на моделу и услузи SharePoint Online да изврше повезивање сервер-сервер. Подразумевани SharePoint запис локације се користи на порталу. За информације о томе како да омогућите функционалност управљања документима у апликацијама заснованим на моделу, погледајте чланак Подешавање апликација заснованих на моделу за коришћење у услузи SharePoint Online.

2. корак: Подесите SharePoint интеграцију из центра администрације Power Apps портала

Да бисте користили могућности управљања документима система SharePoint, морате да омогућите SharePoint интеграцију из центра за администрацију Power Apps портала.

Напомена

Потребно је да будете глобални администратор да бисте могли да обавите ову радњу.

1. Отворите центар администрације Power Apps портала.

2. Идите на Подешавање SharePoint интеграције > Омогућавање SharePoint интеграције.

   

3. У прозору за потврду изаберите Омогући. Ово ће омогућити да комуникацију портала са системом SharePoint. Док се SharePoint интеграција омогућује, портал ће се поново покренути и биће недоступан неколико минута. Приказаће се порука када SharePoint интеграција буде омогућена.

Када буде омогућена SharePoint интеграција, следећа радња постаје доступна:

• Онемогућавање SharePoint интеграције:Омогућава вам да онемогућите на SharePoint интеграцију са порталом. Док се SharePoint интеграција онемогућује, портал ће се поново покренути и биће недоступан неколико минута. Приказаће се порука када SharePoint интеграција буде онемогућена.

  

Омогућавање или онемогућавање SharePoint интеграције ће ажурирати Microsoft Entra ID (Azure AD) апликацију на порталу за и додати или уклонити обавезне SharePoint дозволе, тим редом. Такође, бићете преусмерени на давање пристанка да се направе промене у Azure AD апликацији.

Ако не обезбедите пристанак:

• Омогућавање или онемогућавање SharePoint интеграције неће бити довршено и приказаће се порука о грешци.

• Ваше припремљено Azure AD пријављивање на портал неће функционисати.

3. корак: Омогућавање управљања документима за табеле

Морате да омогућите управљање документима за табеле да бисте складиштили документе који су повезани са записима табела у систему SharePoint. За информације о томе како да омогућите управљање документима за табеле, погледајте Омогућавање SharePoint управљања документима за одређене табеле.

4. корак: Конфигурисање одговарајућег обрасца за приказивање докумената

Power Apps прилагођавање

Идентификујте образац у којем желите да користите могућности управљања документима. Образац морате да уредите помоћу уређивача образаца у апликацијама заснованим на моделу и да му доделите подформу. Подформа додаје одељак обрасцу, што вам омогућава да радите са документима из портала. Морате да подесите следећа својства у подформу да би ова функција радила:

• У делу Извор података, изаберите Локације докумената из листе Табела.

• У делу Извор података, изаберите Активне локације докумената из листе Подразумевани приказ.

Можете да наведете име и ознаку према сопственим потребама. Сачувајте и објавите образац када подформа буде додата и конфигурисана.

Напомена

Управљање документима мора да буде омогућено за табелу за коју уређујете образац. Још информација: Омогућавање управљања документима за табеле

Power Apps конфигурација портала

Осим стандардне конфигурације потребне за основни образац или образац са више корака, морате да подесите следећа својства да бисте омогућили управљање документима:

• Назив табеле и Назив обрасца: Унесите називе табеле и обрасца прилагођених у претходном кораку, тим редом.

• Изаберите поље за потврду Омогући дозволе табеле на обрасцу да бисте дозволили кориснику да чита документе.

• Подесите Режим на Уређивање да бисте омогућили отпремања докумената.

Напомена

Отпремање докумената захтева да постоји надређени запис о табели. Ако подесите режим на „Уметање“, отпремање докумената неће функционисати зато што се запис о надређеној табели не креира док се образац не проследи.

5. корак: Креирајте одговарајућу дозволу за табелу и доделите је одговарајућој веб-улози

Потребна су два записа дозвола за табеле да бисте успоставили потребан приступ за приказивање и отпремање докумената.

• Дозволе над табелом за табелу или образац са више корака:
  • Креирајте запис Дозвола за табелу наводећи Назив табеле као табелу претходно конфигурисаног основног обрасца или обрасца са више корака.
  • Изаберите Тип приступа и релацију за тип приступа која одговара понашању обрасца који желите.
  • Омогућите привилегије Читање и Приложи у да бисте дозволили приступ за читање за документе и опционално омогућили привилегију Писање да бисте дозволили отпремање докумената. Засад занемарите одељак Дозволе подређене табеле, јер ће бити попуњене у следећем кораку.
• Дозволе за Локацију документа са типом надређеног приступа упућују на запис претходне дозволе:
  • Креирајте запис Дозвола за табелу наводећи Назив табеле као табелу Локација документа чији Тип приступа је подешен на Надређени.
  • Изаберите Дозволу надређене табеле за запис дозволе табеле који је креиран у претходном кораку.
  • Привилегије
    • Минималне привилегије омогућавање приступа за читање за документе су Читање, Креирање и Прилагање.
    • Укључите привилегију Писање за приступ отпремању документа.
    • Укључите Брисање да бисте омогућили брисање документа.

Напомена

Одговарајућа подређена дозвола табеле за табелу Локација документа треба да се креира за сваку инстанцу записа дозволе надређене табеле која постоји за табелу табеле или обрасца са више корака где документи треба да се приказују.

Конфигурисање величине датотеке за отпремање

Подразумевано, величина датотеке је подешена на 10 MB. Међутим, можете да конфигуришете величину датотеке на максималних 50 MB помоћу поставке локације SharePoint/MaxUploadSize.

Максимална величина датотеке за преузимање

Препоручујемо ограничавање величине појединачних датотека доступних за преузимање на 250 MB или мање. Ако за преузимање већих датотека са услуге SharePoint користите портале, операција може да истекне након неколико минута.

Пробна конфигурација за омогућавање управљања документима у основном обрасцу предмета

Следећи пример приказује конфигурацију помоћу табеле Предмет којој је као предуслов потребна апликација Dynamics 365 Customer Service. Иако овај пример користи табелу Предмет, то је само илустрација горе поменутих корака и може се пратити са било којом другом прилагођеном табелом или било којом другом Dataverse табелом која подржава управљање документима у систему SharePoint.

1. Пратите упутства у 1. кораку да бисте осигурали да је конфигурација на основу сервера довршена за ваше окружење и SharePoint интеграцију.

2. Пратите упутства у 2. кораку да бисте обезбедили да портал има дозволе за интеграцију са системом SharePoint.

3. Пратите упутства у 3. кораку да бисте обезбедили да је управљање документима омогућено за табелу предмета.

4. Пратите упутства у 4. кораку са следећим конфигурацијама:

   • Прилагођавање апликација заснованих на моделу

     а. Идите на Подешавања > Прилагођавање > Прилагоди систем.

     б. У делу Подразумевано решење, идите на табелу Предмет > Обрасци.

     в. Отворите Веб – Уређивање предмета у уређивачу образаца.

     

     г. Изаберите поље Креирано на обрасцу и на картици Уметање изаберите Подформу.

     

     д. У дијалогу Подешавање својстава подесите следећа својства и изаберите У реду:

     • Име (то може да буде било које име): CaseDocuments

     • Ознака (то може да буде било које име ознаке): Документи предмета

     • Табела: Локације докумената

     • Подразумевани приказ: Активне локације докумената

     

     f. У уређивачу образаца изаберите Сачувај, а затим изаберите Објави.

   • Power Apps конфигурација портала

     а. Отворите апликацију Управљање порталом -> Основни обрасци.

     б. Пронађите и отворите основни образац Корисничка служба – Уређивање предмета.

     в. Прегледајте и уверите се да су подешена следећа својства:

     • Назив табеле: Предмет (инцидент)

     • Име обрасца: Веб – Уређивање предмета

     • Режим: Уређивање

     • Дозвола за табелу: Омогућено

     г. Ако сте направили промене на обрасцу, изаберите Сачувај.

5. Пратите 5. корак да бисте се уверили да су дозволе за табелу омогућене за кориснике.

   1. Идите на запис Веб-улога који је повезан са корисником. За овај пример, претпоставићемо да корисник има веб-улогу Администратора.

   2. Уверите се да постоји запис дозволе за табелу под називом Customer Service – Предмети у којима је контакт клијент.

      Напомена

      Уверите се да је вашој веб-улози додата та дозвола за табелу. Ако је корисник већ администратор, тада горенаведена дозвола за табелу не треба да буде експлицитно додељена.

   3. Креирајте нову дозволу за табелу, унесите следеће детаље и изаберите Сачувај:

   • Име (то може да буде било које име): Корисничка служба – Повезани документи

   • Назив табеле: Локација документа

   • Тип приступа: Надређени

   • Дозвола надређене табеле: Customer Service – Предмети у којима је контакт клијент

   • Надређени однос: incident_SharePointDocumentLocations

   • Привилегије: Читање, Креирање, Прилагање, Писање, Брисање

   4. Пријавите се на портал да бисте се уверили да је управљање документима омогућено за табелу предмета.

      а. Идите на страницу Подршка.

      

      б. Изаберите постојећи запис предмета са листе. Идите у одељак Документи предмета на страници и погледајте додату листу документа.

      

Погледајте и

Управљање документима у систему SharePoint

Напомена

Можете ли нам рећи о својим жељеним поставкама језика у документацији? Испуните кратку анкету. (имајте на уму да је ова анкета на енглеском језику)

Анкета ће трајати око седам минута. Не прикупљају се лични подаци (изјава о приватности).