Konfigurisanje upravljanja troškovima

Ovaj članak opisuje razmatranja i odluke koje morate da donesete tokom procesa planiranja pre nego što konfigurišete upravljanje troškovima. U upravljanju troškovima, možete čuvati informacije o načinima plaćanja, putne rekvizicije, izveštaji o troškovima, politike, i tako dalje.

Budući da su mnoge odluke koje donosite kada planirate konfiguraciju za upravljanje troškovima zasnovane na hijerarhiji i finansijskoj strukturi vaše organizacije, morate se pozvati na planske dokumente za te oblasti.

Troškovi u okviru preduzeća

Kada omogućite međukompanijske troškove, dozvoljavate pravnim licima i zaposlenima da snose troškove u ime drugog pravnog lica i prikupljaju uplate od pravnog lica zaposlenog u vašoj organizaciji. Na primer, zaposleni u pravnom licu A završava projekat za pravno lice B, a projekat snosi putne troškove. Ako su omogućeni međukompanijski troškovi, zaposleni može da podnese izveštaj o troškovima koji će objaviti troškove pravnom licu B, a trošak mora da plati pravno lice A. Ako vaša organizacija nema više pravnih lica, ne morate da omogućite međukompanijske troškove.

Odluka: Da li želite da omogućite međukompanijske troškove?

Finansijski menadžment

Upravljanje troškovima je čvrsto integrisano sa finansijskim upravljanjem vaše organizacije. Mnogo vaše konfiguracije za upravljanje troškovima će se zasnivati na odlukama koje ste doneli o finansijama vaše organizacije. Sledeći odeljci opisuju različite oblasti koje zahtevaju planiranje i odluke, na osnovu finansijskih odluka vaše organizacije i smernica vašeg rukovodećeg tima.

Dnevnice

Morate definisati dnevnice zaposlenih koje vaša organizacija pruža. Budući da se dnevnice obično koriste za pokrivanje troškova kao što su obroci, smeštaj i drugi slučajni troškovi, možete kreirati pravila za dnevnice koje vaša organizacija nudi. Stope dnevnica mogu se zasnivati na dobu godine, lokaciji putovanja ili oboje. Kada definišete pravilo dnevnica, možete odrediti da će procenat dnevnice biti zadržan ako radnik prima besplatne obroke ili usluge. Takođe možete definisati nivoe dnevnica da biste postavili minimalni i maksimalni broj sati koje se dnevnica može primeniti na putovanje radnika.

Odluke:

• Podrazumevana dnevna pravila za prvi i poslednji dan:

  • Koji je minimalni broj sati koje zaposleni može da zatraži za jedan dan i još uvek prima dnevnicu?
  • Da li postoji smanjenje iznosa koji se nudi za obroke za prvi dan i poslednji dan? Ako dođe do smanjenja, koliki je procenat smanjenja?
  • Da li postoji smanjenje iznosa koji se nudi za hotel za prvi dan i poslednji dan? Ako dođe do smanjenja, koliki je procenat smanjenja?
  • Da li postoji smanjenje iznosa koji se nudi za druge troškove koji nastaju prvog dana i poslednjeg dana? Ako dođe do smanjenja, koliki je procenat smanjenja?

• Podrazumevana dnevna pravila:

  • Da li postoji procentualno smanjenje dnevnice za svaki obrok ako je, na primer, obrok besplatan? Ako postoji smanjenje, koliki je procenat smanjenja za svaki obrok?
  • Da li se smanjenje obroka izračunava po danu, po putovanju ili po broju obroka dnevno?
  • Da li bi dnevnice trebalo da budu zaokružene na redovan način ili zaokružene?
  • Da li se dnevnice obračunavaju u periodu od 24 sata ili na kalendarski dan?

• Pravila dnevnica koja se zasnivaju na lokaciji:

  • Da li stope dnevnica variraju u zavisnosti od lokacije? Koje lokacije su uključene?

  • Ako stope dnevnica variraju u zavisnosti od lokacije, za svaku lokaciju, koji procenat iznosa je predviđen za sledeće vrste troškova:

    • Obroka
    • Hotel
    • Ostali troškovi

Časopisi i računi za upravljanje troškovima

Upravljanje troškovima zahteva da koristite više časopisa i naloga. Morate odlučiti, na primer, da li se isti račun koristi za gotovinske avanse i sporove oko kreditnih kartica.

Odluke:

• Koji dnevnik knjige su odobreni izveštaji o troškovima postavljeni na?
• Koji račun se koristi za gotovinske avanse?
• Da li gotovinski predujmovi treba odmah objaviti?

Načini plaćanja

Kada dozvolite zaposlenima da snose troškove u ime vašeg poslovanja, morate definisati načine plaćanja koje zaposleni mogu da koriste. Na primer, možete dozvoliti zaposlenima da koriste gotovinu ili korporativnu kreditnu karticu. Takođe možete dozvoliti zaposlenima da koriste lične kreditne kartice, a zatim nadoknaditi zaposlene. Morate da donesete sledeće odluke za svaki način plaćanja koji dozvoljavate.

Odluke:

• Koji načini plaćanja su dozvoljeni?
• Ko je vlasnik troškova načina plaćanja?
• Da li postoji tip offset računa? Ako postoji tip offset računa, šta je to?
• Ako postoji offset račun, šta je račun?
• Ako je način plaćanja kreditna kartica, da li bi se način plaćanja trebao koristiti samo kod uvezenih transakcija?

Kategorije troškova i deljene kategorije

Kada zaposleni kreiraju izveštaj o troškovima, svaki trošak koji beleže mora biti povezan sa kategorijom troškova. Kategorije troškova su izvedene iz zajedničkih kategorija koje se mogu deliti preko pravnih lica u vašoj organizaciji. Ove kategorije se takođe mogu deliti u upravljanju projektima i računovodstvu, u zavisnosti od načina na koji je vaša organizacija definisana. Na osnovu definicije vaše organizacije i uputstava tima za implementaciju, utvrdite da li će se kategorije koje se koriste u upravljanju troškovima koristiti samo u upravljanju troškovima ili ih treba dijeliti između upravljanja projektima i računovodstva i upravljanja troškovima. Imajte na umu da se ove kategorije mogu deliti između projekta i troškova ili projekta i proizvodnje, ali ne i između troškova i proizvodnje. Morate doneti sledeće odluke za svaku kategoriju troškova.

Odluke:

• Šta je kategorija troškova? Primeri uključuju kategorije za letove, hotel ili kilometražu.

• Može li se kategorija troškova koristiti i u upravljanju projektima i računovodstvu?

• Koji je tip troškova?

• Koji je podrazumevani način plaćanja za kategoriju troškova?

• Da li troškovi u kategoriji rashoda moraju biti po stavkama?

• Koji je glavni podrazumevani račun za kategoriju troškova?

• Koja je podrazumevana grupa poreza na promet za kategoriju rashoda?

• Da li su dodatni načini plaćanja dozvoljeni za kategoriju troškova? Ako su dozvoljeni dodatni načini plaćanja, koji su oni?

• Da li postoje potkategorije u ovoj kategoriji troškova? Ako postoje podkategorije, morate takođe doneti sledeće odluke:

  • Da li je neka od potkategorija isključena iz poreske naknade?
  • Koja je grupa poreza na promet u podkategorijama?

Ako se kategorija troškova koristi i u upravljanju projektima i računovodstvu, odgovorite na preostala pitanja. U suprotnom, pređite na sledeći odeljak.

• Koji troškovi računi će se koristiti za sledeće troškove?

  • Cena
  • Raspodela zarada
  • WIP-vrednost troškova
  • Stavka troškova
  • WIP-vrednost troškova stavka
  • Obračunati gubitak
  • WIP-obračunati gubitak

• Koji računi prihoda će se koristiti za sledeće?

  • Fakturisani prihodi
  • Obračunata vrednost prihoda i prodaje
  • WIP-prodajna vrednost
  • Obračunati prihod-proizvodnja
  • WIP-proizvodnja
  • Obračunati prihod-dobit
  • WIP-dobit
  • Obračunati prihod-pretplata
  • WIP-pretplata

Porez

Za poreze vezane za troškove, morate odrediti šta je uključeno ili omogućeno u izveštajima o troškovima.

Odluke:

• Da li je porez na promet uključen u iznose troškova?

• Da li bi trebalo da bude omogućen povrat poreza na troškove?

  Belešku

  Kada ste planirali glavnu knjigu, ako ste odlučili da primenite američki porez na promet i poreska pravila, ne možete omogućiti povrat poreza na troškove. (Da biste primenili porez na promet i pravila o porezu na upotrebu u SAD-u, podesite opciju Primeni pravila o porezu na promet na Da.)

Propisi

Kreiranjem politike izveštaja o troškovima, možete pomoći vašoj organizaciji da uštedi vreme i novac kada zaposleni snose troškove u njeno ime. Politike pomažu da se garantuje da zaposleni ostanu u budžetu, pružaju sve potrebne informacije i troše novac samo onako kako im je to potrebno. Morate doneti sledeće odluke za svaku politiku izveštaja o troškovima i svaku politiku odobravanja izveštaja o troškovima koju kreirate.

Odluke:

• Kako se zove politika?
• Za šta je politika troškova?
• Ako ste ranije odlučili da omogućite međukompanijske troškove, na koje kompanije u vašoj organizaciji će se ova politika primenjivati?
• Kada politika stupa na snagu?
• Kada istekne politika?
• Šta je pravilo politike?
• Kakav je ishod pravila politike?