Praćenje Outlook e-pošte premeštanjem u Exchange fasciklu koja se prati
Pomoću praćenja fascikli možete da pratite interakcije sa klijentima gde god da se nalazite i preko bilo kog uređaja. Kada podesite praćenu fasciklu, možete da prevučete ili premestite e-poštu u tu fasciklu kako biste je automatski pratili u aplikacijama za angažovanje klijenata (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing i Dynamics 365 Project Service Automation). Pored toga, ako podešavate zapis „Koji se odnosi na“ (kao što je određeni zapis o poslovnom kontaktu ili mogućnosti za poslovanje) za fasciklu, aplikacije za angažovanje klijenata automatski povezuju svu e-poštu u toj fascikli sa tim određenim zapisom. Praćene fascikle funkcionišu u programu Exchange Online, Outlook na vebu i svim drugim aplikacijama za mobilne uređaje koje podržavaju Exchange.
Napojnica
Praćene fascikle funkcionišu sa pravilima Exchange prijemnog poštanskog sandučeta. To omogućava lako automatsko usmeravanje e-poruka u određenu fasciklu. Na primer, možete da podesite Exchange pravilo koje e-poštu od Contoso kontakta automatski usmerava u praćenu fasciklu „Contoso“, koja je povezana sa posebnom Contoso mogućnošću za poslovanje. Želim da znam više o podešavanju pravila.
Da biste videli praćenje fascikli na delu, pogledajte video zapis Praćenje nivoa fascikli u sistemu CRM Online.
Zahtevi za korišćenje praćenih fascikli
Funkciju praćenja fascikli takođe mora da omogući administrator. Više informacija zatražite od administratora. Informacije za administratore o omogućavanju praćenih fascikli potražite u članku Konfigurisanje praćenja na nivou fascikle.
Vaša organizacija mora da koristi sinhronizaciju na strani servera kao metod sinhronizacije e-pošte. Ako ne znate koji metod sinhronizacije vaša organizacija koristi, obratite se administratoru. Informacije za administratore o podešavanju sinhronizacije na strani servera potražite u članku Podešavanje sinhronizacije na strani servera.
Podešavanje praćene fascikle
U veb aplikaciji, na traci za mornaricu kliknite na dugme Opcije
.U dijalogu Podešavanje ličnih opcija odaberite karticu E-pošta, a zatim u delu Izaberite e-poruke za praćenje u sistemu Dynamics 365 kliknite na Konfiguriši pravila za praćenje fascikle.
U dijalogu Praćenje na nivou fascikle, u okviru Exchange fascikla, odaberite stavku + Mapiranje nove fascikle, kliknite na strelicu nadole u polju koje se bude prikazalo, a zatim izaberite fasciklu koju želite da pratite.
Belešku
Možete da pratite samo fascikle ili potfascikle u okviru Exchange prijemnog poštanskog sandučeta. Pratiće se samo fascikla koju izaberete. Na primer, ako izaberete fasciklu koja sadrži potfascikle, potfascikle se neće pratiti ako ih posebno ne izaberete u ovom dijalogu. Možete da pratite najviše 25 fascikli.
Ako želite da povežete fasciklu sa određenim zapisom – na primer, nalogom ili mogućnošću za poslovanje – u okviru "Zapis u Dynamics 365" aplikacijama kliknite na dugme "Pronalaženje
", a zatim potražite zapis.Ponovite korake 3 i 4 za dodatne fascikle koje želite da pratite i (opcionalno) povežete sa zapisima interesa.
Kada završite sa dodavanjem i povezivanjem fascikli, izaberite stavku Sačuvaj.
Najbolje prakse za praćenje fascikli
Obavezno koristite prednosti praćenja fascikli na mobilnim uređajima. Ako vaš uređaj podržava Exchange e-poštu, praćenje fascikli će automatski funkcionisati. Ne morate da ništa da instalirate. Samo prevucite ili premestite e-poruku u praćenu fasciklu da biste je automatski pratili.
Da li ćete podesiti zapis interesa za fasciklu zavisi od toga kako nameravate da koristite tu fasciklu:
Ako primate mali broj e-poruka od mnogo različitih klijenata, možete da kreirate jednu fasciklu pod nazivom „Prati u sistemu Dynamics 365“ (ili slično) koja nije povezana ni sa jednim određenim zapisom. U tom slučaju možete da prevlačite poruke u tu fasciklu da biste ih automatski pratili. Ako kasnije poželite da povežete e-poruku u toj fascikli sa određenim zapisom, otvorite zapis te aktivnosti, a zatim popunite polje „Koji se odnosi na“.
Ako primate veliki broj e-poruka od određenog klijenta, kreirajte fasciklu (ili koristite postojeću fasciklu) samo za tog klijenta i povežite je sa određenim zapisom. Na primer, kreirajte fasciklu „Contoso“ i podesite zapis interesa na zapis o Contoso poslovnom kontaktu ili mogućnosti za poslovanje.
Svaka e-poruka sa odgovorom na e-poruku koja se prati će biti automatski praćena samo ako se e-poruka sa odgovorom nalazi u fascikli prijemnog poštanskog sandučeta. Ako se premesti ručno ili preko Outlook pravila u potfasciklu u okviru prijemnog poštanskog sandučeta, neće biti automatski praćena. Zaobilazno rešenje: (1) ne koristite preusmeravanje u fascikle na osnovu pravila ili (2) nemojte ručno premeštati iz fascikle u prijemno poštansko sanduče bilo koju e-poruku sa odgovorom za koju smatrate da treba da se prati.
Možete da podesite više fascikli koje će biti povezane sa istim zapisom interesa. Na primer, možete da povežete fasciklu „Contoso – predlog za prodaju“ i fasciklu „Contoso – pravni aspekti“ sa istim zapisom o Contoso poslovnom kontaktu.
Ne bi trebalo koristiti istu fasciklu za različite zapise u nekom vremenskom periodu. Na primer, recimo da pratite komunikaciju e-poštom za mogućnost za poslovanje sa klijentom 1, ali ste realizovali tu mogućnost za poslovanje i sada ne morate da pratite dalje komunikacije sa tim klijentom. Možda ćete biti u iskušenju da jednostavno promenite zapis interesa za tu fasciklu na novog klijenta (klijent 2) sa kojim radite. Ako to uradite, međutim, sve e-poruke u toj fascikli, uključujući e-poruke koje se odnose na klijenta 1 biće povezane sa klijentom 2. Zato je u ovom slučaju najbolje napraviti novu fasciklu povezanu sa klijentom 2, a zatim podesiti zapis „U vezi sa“ za tu novu fasciklu na klijenta 2. Zatim možete da izbrišete dati zapis za fasciklu klijenta 1.
U praćenu fasciklu možete da uvrstite fasciklu koja se ne prati. Na primer, recimo da želite da uskladištite ličnu e-poruku od kontakta Contoso. Možete da kreirate potfasciklu „Lično“ pod fasciklom „Contoso“ i ostavite je nepraćenu.
Ako ne treba više da pratite fasciklu, trebalo bi da opozovete praćenje zbog boljih performansi. Da biste opozvali praćenje fascikle, uklonite je iz dijaloga Praćenje na nivou fascikle.
Šta se dešava kada opozovete praćenje, premestite, izbrišete ili preimenujete fascikle ili promenite zapis interesa?
Sledeća tabela prikazuje šta se dešava kada opozovete praćenje, premestite ili izbrišete fascikle ili promenite zapis interesa povezan sa praćenom fasciklom.
| Radnja | Rezultat |
|---|---|
| Opozivanje praćenja fascikle njenim brisanjem iz dijaloga Praćenje na nivou fascikle | Sve e-poruke koje su prethodno uključene u tu fasciklu i dalje će se pratiti i zapis interesa će i dalje biti povezan sa tim e-porukama. Nove e-poruke koje dodate u tu fasciklu se neće pratiti. |
| Brisanje fascikle iz programa Outlook ili sistema Exchange | Sve e-poruke uključene u tu fasciklu biće izbrisane iz programa Outlook ili Exchange Online. Međutim, e-poruke koje se već prate u toj fascikli neće biti izbrisane iz aplikacija za angažovanje klijenata. |
| Premeštanje fascikle u programu Outlook ili sistemu Exchange | Fascikla i njen celokupan sadržaj će se i dalje pratiti. Ako premestite fasciklu izvan prijemnog poštanskog sandučeta, pravila praćenja na nivou fascikle biće onemogućena. |
| Preimenovanje fascikle u programu Outlook ili sistemu Exchange | Fascikla i njen celokupan sadržaj će se i dalje pratiti. Savet: Kada preimenujete fascikle, softver u svrhu praćenja koristi ID Exchange fascikle – on ne zavisi od stvarnog imena fascikle. Važno je da to znate ako izbrišete fasciklu, a zatim preimenujete novu fasciklu koristeći isto ime koje nosi izbrisana fascikla. Na primer, recimo da obrišete Fasciklu 1, napravite Fasciklu 2, a zatim preimenujete Fasciklu 2 u Fascikla 1. Informacije o praćenju za prvobitnu Fasciklu 1 neće biti zadržane u ovom slučaju. |
| Uklanjanje veze između praćene fascikle i određenog zapisa brisanjem veze u dijalogu Praćenje na nivou fascikle | Sve poruke u toj fascikli koje su prethodno povezane ostaće povezane. Nove poruke dodate u tu fasciklu neće biti povezane. |
| Premeštanje e-poruke u praćenoj fascikli koja je povezana sa određenim zapisom u drugu fasciklu | Ako nova fascikla nema zapis „Koji se odnosi na“, e-poruka će ostati povezana sa prvobitnim zapisom. Ako nova fascikla ima zapis interesa, e-poruka će biti povezana sa tim zapisom interesa. |
| Ručna promena zapisa „Koji se odnosi na“ za e-poruku koja je povezana sa drugim zapisom „Koji se odnosi na“ preko praćene fascikle | Prednost ima pravilo praćene fascikle. Kada se fascikla sinhronizuje, e-poruka će ponovo biti povezana sa zapisom navedenim u pravilu praćenja fascikle, čak i ako ručno promenite zapis interesa. Da biste promenili zapis interesa u ovom slučaju, uradite nešto od sledećeg: - Premestite poruku u praćenu fasciklu povezanu sa željenim zapisom. - Uklonite vezu ka zapisu interesa u dijalogu Praćenje na nivou fascikle pre nego što ručno promenite zapis interesa. - Premestite određenu e-poruku izvan praćene fascikle, a zatim ručno promenite zapis interesa za tu e-poruku. |
| Dva korisnika premeštaju istu e-poruku u posebne fascikle koje imaju različite zapise interesa | Za e-poruku možete da podesite samo jedan zapis interesa. U ovom slučaju, sa zapisom „Koji se odnosi na“ je povezan zapis koji je prvi obrađen. |
Takođe pogledajte
Najčešća pitanja o sinhronizaciji zapisa između aplikacija za angažovanje klijenata i programa Microsoft Outlook
Konfigurisanje praćenja na nivou fascikle