Dela via

Om delade postlådor

  • Artikel

Delade postlådor används när flera personer behöver åtkomst till samma postlåda, t. ex. företagsinformation eller supportens e-postadress, receptionen eller andra funktioner som kan delas av flera personer.

Användare som har behörighet till gruppens postlåda kan skicka som eller skicka för postlådans e-postadress om administratören har gett dig behörighet att göra det. Det här är särskilt användbart för postlådor i hjälp och support eftersom användare kan skicka e-post från "contoso support" eller "Byggnad As reception".

Innan du skapar en delad postlåda bör du känna till följande:

  • Licenser: Din delade postlåda kan lagra upp till 50 GB data utan att du tilldelar en licens till den. Därefter måste du tilldela postlådan en licens för att kunna lagra mer data. Mer information om licensiering av delade postlådor finns i Exchange Online Gränser. När en delad postlåda når lagringsgränsen kommer du att kunna ta emot e-post ett tag till, men du kommer inte att kunna skicka ny e-post. Därefter slutar den att ta emot e-post. De som skickar e-post till postlådan får ett meddelande om utebliven leverans.

Obs!

Följande scenarier kräver en Exchange Online Plan 2-licens:

  • Den delade postlådan har mer än 50 GB lagringsutrymme som används.
  • Den delade postlådan använder arkivering på plats.
  • Den delade postlådan placeras i bevarande av juridiska skäl.

Stegvisa instruktioner för hur du tilldelar licenser finns i Tilldela licenser till användare.

  • Användarbehörigheter: Du måste ge användarna behörighet (medlemskap) för att kunna använda den delade postlådan. Det är bara personer i organisationen som kan använda en delad postlåda.

  • Externa användare: Du kan inte ge personer utanför företaget (till exempel personer med ett Gmail-konto) åtkomst till din delade postlåda. Om du vill göra detta kan du skapa en grupp för Outlook i stället. Mer information finns i Skapa en Microsoft 365-grupp i administrationscentret.

  • Använd med Outlook för Android och iOS-appen: Förutom att använda Outlook på webben från webbläsaren för att få åtkomst till delade postlådor kan du även använda Outlook för iOS-appen eller Outlook för Android-appen. Mer information finns i Lägga till en delad postlåda i Outlook Mobile. Ett annat alternativ är att skapa en grupp för din delade postlåda. Mer information finns i Jämför Grupper.

  • Kryptering: Du kan inte kryptera e-post som skickas från en delad postlåda. Det beror på att en delad postlåda inte har en egen säkerhetskontext (användarnamn/lösenord) så att den inte kan tilldelas en nyckel. Om fler än en person är medlem och de skickar/tar emot e-postmeddelanden som de krypterat med sina egna nycklar kan andra medlemmar läsa e-postmeddelandet och andra kanske inte gör det, beroende på vilken offentlig nyckel e-postmeddelandet krypterades med.

  • Postlådekonvertering: Du kan konvertera användarpostlådor till delade postlådor. Se Konvertera en användarpostlåda till en delad postlåda.

  • Admin roller: Användare med Exchange-administratörsroller kan skapa delade postlådor.

  • Prenumerationskrav: Om du vill skapa en delad postlåda måste du prenumerera på en Microsoft 365 för företag-plan som innehåller e-post (Exchange Online-tjänsten). Den Microsoft 365-applikationer för affärsverksamhet prenumerationen innehåller inte e-post. Microsoft 365 Business Standard innehåller e-post.

  • Logga in: En delad postlåda är inte avsedd för direkt inloggning med det associerade användarkontot. Du bör alltid blockera inloggning för det delade postlådekontot och hålla det blockerat.

  • För många användare: När det finns för många utsedda användare som samtidigt har åtkomst till en delad postlåda (det högsta stöd som stöds är 25) kan de ibland misslyckas med att ansluta till den här postlådan eller har inkonsekvenser som att meddelanden dupliceras i utkorgen. I det här fallet minskar du antalet användare eller använder en annan arbetsbelastning, till exempel en Microsoft 365-grupp.

  • Borttagning av meddelande: Tyvärr kan du inte hindra personer från att ta bort meddelanden i en delad postlåda. Det enda sättet är att skapa en Microsoft 365-grupp i stället för en delad postlåda. En grupp i Outlook är som en delad postlåda. En jämförelse av de två finns i Jämför grupper. Mer information om grupper finns i Läs mer om Microsoft 365-grupper.

  • Multi-Geo I en multi-geo-miljö måste delade postlådor licensieras på samma sätt som en användarpostlåda licensieras. Observera att granskning av postlådor mellan geografiska områden inte stöds. Om en användare till exempel har tilldelats behörighet att komma åt en delad postlåda på en annan geo-plats loggas inte postlådeåtgärder som utförs av användaren i granskningsloggen för postlådan för den delade postlådan.

Obs!

För att få åtkomst till en delad postlåda måste en användare ha en Exchange Online licens, men den delade postlådan kräver ingen separat licens. Alla delade postlådor har ett motsvarande användarkonto. Lade du märke till att du inte behövde ange något lösenord när du skapade den delade postlådan? Kontot har ett lösenord, men det genereras av systemet (okänt). Du bör inte använda kontot för att logga in på den delade postlådan. Utan licens är delade postlådor begränsade till 50 GB. Om du vill öka storleksgränsen till 100 GB måste den delade postlådan tilldelas en licens för Exchange Online plan 2. Licensen Exchange Online plan 1 med en Exchange Online - arkivering tilläggslicens ökar bara storleken på arkivpostlådan. På så sätt kan du också aktivera automatisk utökning av arkivering för ytterligare arkivlagringskapacitet. Om du vill placera en delad postlåda på bevarande av juridiska skäl måste den delade postlådan ha en licens för Exchange Online plan 2 eller en licens för Exchange Online plan 1 med en Exchange Online - arkivering tilläggslicens.

Om du vill använda avancerade funktioner som Microsoft Defender för Office 365, eDiscovery (Premium) eller kvarhållningsprinciper kan licenser krävas. Mer information finns i Microsoft 365-licensieringsvägledning för säkerhet & efterlevnad.

Obs!

Före juli 2018 etablerades alla olicensierade delade postlådor med en storlek på 100 GB. Mer information finns i Korrigera etablering och storlek för delad postlåda.

Felsöka problem med delade postlådor

Fel vid skapande av delade postlådor

Om du ser felmeddelandet används proxyadressen "smtp:<shared mailbox name>" redan av proxyadresserna eller LegacyExchangeDN för "<namn>". Välj en annan proxyadress. Det innebär att du försöker ge den delade postlådan ett namn som redan används. Anta att du vill ha delade postlådor med namnen info@domän1 och info@domän2. Du kan göra det på två sätt:

  • Använd Exchange Online PowerShell. I det här blogginlägget finns anvisningar: Skapa delade postlådor med samma alias på olika domäner

  • Ge den andra delade postlådan ett annat namn från början för att kringgå felet. I administrationscentret byter du sedan namn på den delade postlådan till vad du vill att den ska vara.

Fel om att inte ha sändningsbehörigheter när du använder en delad postlåda

Om du har skapat en delad postlåda och sedan försöker skicka ett meddelande från den kan du få följande:

Det gick inte att skicka det här meddelandet. Du har inte behörighet att skicka meddelandet åt den angivna användaren.

Det här meddelandet visas när Microsoft 365 har problem med replikeringsfördröjningen. Den bör försvinna om en timme eller så, när informationen om din nya delade postlåda (eller tillagd användare) replikeras i alla våra datacenter. Vänta en timme och försök sedan skicka ett meddelande igen.

Relaterat innehåll

Skapa en delad postlåda (artikel)
Konfigurera en delad postlåda (artikel)
Konvertera en användarpostlåda till en delad postlåda (artikel)\