Använd anslutningsguiden för Skifts för att ansluta Skift till UKG Pro Workforce Management

• Gäller för:

  Microsoft Teams, Microsoft 365 for frontline workers

Översikt

Med Microsoft Teams Shifts-anslutningsappen för UKG Pro Workforce Management kan du integrera Shifts-appen i Microsoft Teams med ditt UKG Pro Workforce Management-system (UKG Pro WFM). Dina medarbetare i frontlinjen kan smidigt visa och hantera sina scheman i UKG Pro WFM inifrån Skift.

I den här artikeln går vi igenom hur du använder anslutningsguiden för Skifts i Administrationscenter för Microsoft 365 för att ansluta Skift till UKG Pro WFM.

Obs!

Om du vill kan du använda PowerShell för att integrera Skift med UKG Pro WFM. Mer information finns i Använda PowerShell för att ansluta Skift till UKG Pro Workforce Management.

Guiden skapar en anslutning till ukg pro-WFM-systemet och en anslutningsinstans. En anslutningsinstans tillämpar de synkroniseringsinställningar och teammappningar som du väljer.

• Synkroniseringsinställningar avgör schemainformationen och vilka entiteter som synkroniseras mellan UKG Pro WFM och Skift.
• Teammappningar definierar synkroniseringsrelationen mellan dina UKG Pro-WFM-instanser (kallas även WFM-instanser) och team i Teams.

Du kan skapa en eller flera anslutningsinstanser, var och en med olika synkroniseringsinställningar. Om din organisation till exempel har flera platser med olika schemakrav skapar du en anslutningsinstans med unika synkroniseringsinställningar för varje plats. En WFM instans bör endast mappas en gång till ett team i Teams vid en viss tidpunkt. I guiden är det dock möjligt att ha olika anslutningsinstanser med samma mappningar. Det innebär att du kan skapa anslutningsinstanser med dubbletter av mappningar.

Med UKG Pro WFM som arkivhandlingssystem kan dina medarbetare i frontlinjen effektivt hantera sina scheman och tillgänglighet i Skift på sina enheter. Chefer i frontlinjen kan fortsätta att använda UKG Pro WFM för att konfigurera scheman.

Obs!

UKG Pro Workforce Management var tidigare känd som UKG Dimensions. Du kan se referenser till UKG-dimensioner i guiden.

Termer som används i den här artikeln

Term	Definition
Anslutning	En anslutning ger åtkomst till alla WFM instanser som skapats i UKG Pro WFM-systemet. Om du vill skapa en anslutning anger du din UKG Pro-WFM information, som innehåller ditt kontos användarnamn, lösenord och tjänst-URL:er.
Anslutningsinstans	Om du vill skapa en anslutningsinstans konfigurerar du följande inställningar: Synkroniseringsinställningar som bestämmer hur och vilka schemainformationssynkroniseringar mellan UKG Pro WFM och Skift Teammappningar för att definiera relationen mellan dina WFM-instanser och team i Teams
WFM instans	Den här termen refererar till ett team i ditt UKG Pro-WFM system, som skiljer sig från ett team i Teams.

Förutsättningar

Innan du kör guiden tar du dig tid att granska informationen och slutföra alla nödvändiga uppgifter och konfigurationsuppgifter i Krav och krav för Teams Shifts-anslutningsappen för UKG Pro Workforce Management.

Kontrollera att du slutför alla uppgifter innan du följer stegen i den här artikeln.

Kör anslutningsguiden för Skifts

När du har bekräftat att du uppfyller alla krav är du redo att köra guiden och ansluta UKG Pro-WFM-systemet till Skift i Teams.

Skapa en anslutning

1. I den vänstra navigeringsmenyn i Administrationscenter för Microsoft 365 väljer du Installation. Under Aktuella samlingar väljer du sedan Frontline-arbetare.

2. Välj Anslutningshanteringskonsol.

3. Om du vill skapa en ny anslutning väljer du Lägg till anslutning.

4. I fönstret Välj din anslutningsapp väljer du UKG-dimensioner och sedan Nästa för att skapa en UKG Pro-WFM anslutning.

5. Ge anslutningen ett unikt namn i fönstret Anslutningsinställningar. Det får inte vara längre än 100 tecken eller innehålla specialtecken.

   

6. Ange din UKG Pro-WFM information och välj sedan Spara anslutning.

   • Kontoanvändarnamn
   • Kontolösenord
   • API-URL
   • Programnyckel
   • Klient-ID
   • Klienthemlighet
   • URL för enkel inloggning

   Genom att logga in med ditt användarnamn får du åtkomst till alla instanser som skapats i UKG Pro WFM. Om du inte känner till en eller flera av dina anslutningsuppgifter kontaktar du UKG Pro WFM support.

   Obs!

   • Kontrollera att din SSO-URL är strukturerad som den här exempel-URL:en,
     https://contoso-sso.mykronos.com.
   • Lägg sedan till den här extra texten i slutet av URL:en (efter .com), strukturerad så här (för ett exempelklient-ID XDV45GTaaaaab43342XA).
     https://contoso-sso.mykronos.com/oauth2/authorize?client_id=XDV45GTaaaaab43342XA.

Om du vill skapa en annan anslutning går du till sidan Anslutningshanteringskonsol och väljer sedan Lägg till anslutning.

Skapa en anslutningsinstans

När du har skapat en anslutning kan du konfigurera en eller flera anslutningsinstanser i anslutningen.

De anslutningar som du skapade visas på sidan Anslutningshanteringskonsol. Under anslutningen där du vill skapa en ny instans väljer du Skapa instans.

Välj inställningar

På sidan Instansinställningar väljer du den information som ska synkroniseras från UKG Pro WFM till Skift, synkroniseringsfrekvensen och om Skift-användare kan göra ändringar i data.

1. Ange ett namn för anslutningsinstansen. Det får inte vara längre än 100 tecken eller innehålla specialtecken.

2. Ange ditt Microsoft 365 systemkonto. Det här är det konto som du skapade som ett krav som är teamägare för alla team som du vill mappa.

3. Under Email meddelandemottagare väljer du vem som får e-postaviseringar om den här anslutningsinstansen. Du kan lägga till enskilda användare och grupper. E-postaviseringar innehåller information om konfigurationsstatus och eventuella problem eller fel som kan uppstå efter att anslutningsinstansen har konfigurerats.

4. Välj dina synkroniseringsinställningar.
   För var och en av de här inställningarna har du följande alternativ att välja mellan:

   • Skift-användare ser inte providerdata: Data synkroniseras inte mellan UKG Pro WFM och Skift.
   • Skift-användare kan se providerdata: Datasynkronisering är enkelriktad från UKG Pro WFM till Skift.
   • Skift som användare kan se och ändra providerdata: Datasynkronisering är dubbelriktad mellan UKG Pro WFM och Skift.

   Viktigt

   Innan du inaktiverar en funktion genom att välja alternativet Skifts-användare inte ser providerdata bör du vara medveten om att:

   • Om inställningen Scheman, grupper, skift och aktiviteter är inaktiverad inaktiveras även alla andra inställningar, till exempel Time off och Employee availability med mera.
   • Om inställningen Öppna skift är inaktiverad inaktiveras även Open Shift-begäran .
   • Om inställningen Tidsgräns är inaktiverad inaktiveras även time off-begäran .

5. Välj synkroniseringsfrekvens.

6. När du är klar med att välja dina inställningar väljer du Nästa.

   Viktigt

   Om du väljer något av följande alternativ för att inaktivera öppna skift, öppna skiftbegäranden, växlingsbegäranden, erbjuda skiftbegäranden eller time off-begäranden, finns det ett annat steg du behöver göra för att dölja funktionen i Skift.

   • Öppna skift: Skift-användare ser inte providerdata
   • Växlingsbegäranden: Skift-användare ser inte providerdata
   • Time off-begäranden: Skift-användare kommer inte att se providerdata
   • Begäranden om erbjudandeskift: Skift-användare ser inte providerdata

   När du har kört guiden kontrollerar du att du följer stegen i avsnittet Inaktivera öppna arbetspass, öppna arbetspassbegäranden, växlingsbegäranden och ledighetsbegäranden senare i den här artikeln.

Mappa WFM instanser till team

Välj de WFM instanser som du vill ansluta till Skift och mappa sedan varje instans till ett team i Teams. Du kan mappa upp till 400 instanser.

För att slutföra det här steget kan du:

• Mappa WFM instanser manuellt
• Använda en CSV-fil för att mappa WFM instanser

Mappa WFM instanser manuellt till team

1. På sidan Mappning börjar du med att välja de WFM instanser som du vill mappa till team i Teams.

2. Markera kryssrutan för varje WFM instans som du vill mappa. En instans mappas bara om kryssrutan är markerad.

3. Sök sedan efter och välj rätt team i Teams.

   Tänk på att team som redan är mappade till en WFM instans i den här anslutningsinstansen inte är tillgängliga för mappning igen.

4. Välj tidszon. Den närmaste staden fylls i automatiskt, men du kan ändra den.

5. När du är klar med att mappa alla dina team väljer du Nästa.

Använda en CSV-fil för att mappa WFM instanser till team

1. På sidan Mappning väljer du CSV-uppladdningsverktyget.

2. Välj Ladda ned mall för att hämta CSV-mappningsfilen. Mallen innehåller en lista över alla dina WFM-instanser och deras ID:t. De översta raderna i mallen ser ut så här:

   UKG-dimensionsinstans-ID	Namn på UKG-dimensionsinstans	Team-ID	Teamnamn	Tidszon
   Förifylld automatiskt	Förifylld automatiskt	Tom	Tom	Standard*

   Och de nedre raderna i mallen ser ut så här:

   UKG-dimensionsinstans-ID	Namn på UKG-dimensionsinstans	Team-ID	Teamnamn	Tidszon
   Tom	Tom	Förifylld automatiskt	Förifylld automatiskt	Standard*

3. Välj ett team som du vill mappa till en WFM instans. Klipp ut och klistra in team-ID och gruppnamn från den nedre halvan av mallen för att vara i linje med den WFM instans som du vill ha. En slutförd rad i mallen bör se ut så här:

   UKG-dimensionsinstans-ID	Namn på UKG-dimensionsinstans	Team-ID	Teamnamn	Tidszon
   Förifylld automatiskt	Förifylld automatiskt	Team-ID som du flyttade	Teamnamn som du har flyttat	Standard*

   Upprepa det här steget för alla dina mappningar.

4. Ange rätt plats i kolumnen Tidszon om det behövs.

   Obs!

   Guiden stöder cirka 460 platser. Tidszonen måste vara i tz-format. Om den specifika platsen som du har valt inte stöds visas ett fel i guiden. Prova att använda närmaste stad eller större stad inom samma tidszon.

5. På sidan Mappning väljer du Bläddra för att hitta och ladda upp den färdiga CSV-filen.

6. Välj Klar om filen har laddats upp korrekt. Annars granskar du felrapporten och laddar upp en korrigerad fil.

7. Dina nya mappningar visas på sidan Mappningar. Välj Nästa.

Granska och slutför

Granska sammanfattningen av processen för att skapa anslutningsinstansen innan du slutför. Om du behöver göra ändringar när anslutningsinstansen skapas väljer du Tillbaka. När du är redo väljer du Slutför.

Guiden startar processen för att konfigurera anslutningsinstansen, vilket kan ta lite tid att slutföra. Om du försöker redigera anslutningsinstansen innan installationen är klar kan du förmodligen inte visa mappningarna som du skapade tidigare.

De e-postaviseringsmottagare som du har valt får e-postaviseringar om installationsstatus om det skulle uppstå fel.

Inaktivera öppna arbetspass, öppna arbetspassbegäranden, växlingsbegäranden och ledighetsbegäranden

Viktigt

Om du väljer något av följande alternativ för att inaktivera öppna skift, öppna skiftbegäranden, växlingsbegäranden, erbjuda skiftbegäranden eller time off-begäranden, finns det ett annat steg du behöver göra för att dölja funktionen i Skift.

• Öppna skift: Skift-användare ser inte providerdata
• Växlingsbegäranden: Skift-användare ser inte providerdata
• Time off-begäranden: Skift-användare kommer inte att se providerdata
• Begäranden om erbjudandeskift: Skift-användare ser inte providerdata

När du har redigerat inställningarna kontrollerar du att du följer stegen för att inaktivera öppna skift, öppna skiftbegäranden, växla begäranden och time off-begäranden.

Om du vill dölja öppna skift, växla begäranden och time off-begäranden i Skift använder du resurstypen Graph API schema för att ange följande parametrar för false varje team som du har mappat till en WFM-instans:

• Öppna arbetspass: openShiftsEnabled
• Växlingsbegäranden: swapShiftsRequestsEnabled
• Ledighetsbegäranden: timeOffRequestsEnabled
• Begäranden om erbjudandeskift: offerShiftRequestsEnabled

Om du vill dölja öppna arbetspassbegäranden i Arbetspass går du till Inställningar i Arbetspass och inaktiverar sedan inställningen Öppna arbetspass.

Hantera din anslutnings- och anslutningsinstans

När en anslutning har konfigurerats kan du hantera och göra ändringar i den i Administrationscenter för Microsoft 365 eller med hjälp av PowerShell.

Använd Administrationscenter för Microsoft 365

På sidan Anslutningshanteringskonsol visas varje anslutnings- och anslutningsinstans som du har konfigurerat, tillsammans med information som hälsostatus och information om synkroniseringsintervall. Du kan också komma åt guiden för att skapa nya anslutningar och anslutningsinstanser och göra ändringar i någon av dina befintliga. Du kan till exempel uppdatera synkroniseringsinställningar och teammappningar.

Mer information finns i Använda Administrationscenter för Microsoft 365 för att hantera din Shifts-anslutning till UKG Pro Workforce Management.

Använda PowerShell

Du kan använda PowerShell för att visa en felrapport, ändra anslutningsinställningar, inaktivera synkronisering med mera. Stegvisa anvisningar finns i Använda PowerShell för att hantera din Shifts-anslutning till UKG Pro Workforce Management.

Relaterade artiklar

• Arbetspassanslutningar
• Hantera appen Arbetspass i Teams