Skift för din organisation i frontlinjen

Artikel
05/30/2024
Gäller för:

Microsoft Teams, Microsoft 365 for frontline workers

Skift, verktyget för schemahantering i Microsoft Teams, håller personalen i frontlinjen ansluten och synkroniserad. Den har skapats mobilt först för snabb och effektiv schemahantering och kommunikation i dina team i frontlinjen. Med Skift och Teams kan chefer och arbetare i frontlinjen sömlöst hantera scheman, kommunicera och samarbeta.

Beroende på dina affärsbehov kan din organisation använda Skift som en fristående app eller ansluta den till ditt WFM-system (Workforce Management). Du kan också använda andra Microsoft-tjänster och -produkter för att utöka funktionerna i Skift.

Att tänka på innan du distribuerar Skift

Som tidigare nämnts kan din organisation välja att använda Skift som en fristående app eller ansluta den till ditt WFM-system. Anslut Skift till ditt WFM-system om du vill:

Känna till de ändringar som görs i data via Skift.
Framtvinga de affärsregler och den logik som din organisation har konfigurerat i ditt WFM-system innan ändringar av data som görs av din frontlinje sparas i Skift.
Håll data i Skift och i WFM-systemet synkroniserade.

Här är alternativ för att integrera Skift med externa WFM-system.

Personalhanteringssystem	Lösning	Saker att tänka på
UKG Pro Workforce Management	Teams Shifts-anslutningsprogram för UKG Pro Workforce Management (Värdhanterad och hanterad av Microsoft)	Skift stöder inte alla konfigurationer och funktioner i ditt WFM-system. Läs mer om Skifts-funktioner när du använder Microsofts hanterade anslutningsappar.
Blue Yonder Workforce Management version 2020.3, 2021.1 eller 2021.2	Teams Shifts-anslutningsprogram för Blue Yonder (Värdhanterad och hanterad av Microsoft)	Skift stöder inte alla konfigurationer och funktioner i ditt WFM-system. Läs mer om Skifts-funktioner när du använder Microsofts hanterade anslutningsappar.
Reflexis Workforce Management version 4.3.2, 4.4 eller 4.5	Reflexis Shifts koppling för Microsoft Teams (Värdhanterad och hanterad av Zebra)	Skift stöder inte alla konfigurationer och funktioner i ditt WFM-system. Mer information.
Andra WFM-system	workforceIntegration Graph API	Integreringen av arbetsstyrkan kan förhindra att ogiltiga data skrivs till Skift. Arbetsstyrkans integrationstjänst som du skapar måste vara mycket tillgänglig och motståndskraftig: Om tjänsten är långsam påverkar den användarupplevelsen i Skift. Om tjänsten inte är tillgänglig kan användarna inte göra ändringar i Skift.

Distributionsöversikt

Här är en snabb översikt över hur du distribuerar Skift i din organisation.

Skapa team för dina platser i frontlinjen. Du kan välja att skapa dina team med hjälp av distribuera dynamiska team i frontlinjen i stor skala i administrationscentret för Teams.

Mer information finns i Så här hittar du den bästa teamlösningen i frontlinjen för din organisation.
Definiera skiftfunktioner för din frontlinje.

Om du har skapat dina team genom att distribuera dynamiska team i frontlinjen i stor skala kan du välja att distribuera Skift till dina team i frontlinjen i stor skala i administrationscentret för Teams. På så sätt kan du standardisera Skift-inställningar i alla team i frontlinjen och hantera dem centralt. Du väljer vilka funktioner som ska aktiveras eller inaktiveras och skapa schemagrupper och tidsgränser som är enhetliga för alla team i frontlinjen.

Du kan också använda Graph API för att skapa eller ersätta schema för att definiera Skiftinställningar för dina team i frontlinjen och shiftsRoleDefinition Graph API för att hantera behörigheter till Skift-funktioner för dina chefer i frontlinjen.

Obs!

Du kan också konfigurera en driftshierarki i frontlinjen för att mappa organisationens struktur för team och platser i frontlinjen till en hierarki i administrationscentret för Teams. Om du skapar en driftshierarki i frontlinjen möjliggörs platsscenarier och andra funktioner för din frontlinje.

Skift-funktioner

Här är en översikt över vad chefer och arbetare i frontlinjen kan göra i Skift.

Frontlinjehanterarfunktioner	Fristående	Microsoft managed Shifts-anslutningsprogram
Skapa ett schema för teamet. Metoder som stöds: Skapa skift manuellt och ta ledigt en i taget. Massskapande av skift och slutade med Excel-import och kopiering/inklistring.	Ja	Inte tillgängligt i Skift. ¹
Skapa öppna skift som teammedlemmar kan begära. Metoder som stöds: Skapa skift manuellt och ta ledigt en i taget. Massskapande av skift och slutade med Excel-import och kopiering/inklistring.	Ja	Inte tillgängligt i Skift. ¹
Uppdatera och ta bort skift, slutade och öppna skift. Endast manuella en- och en-ändringar stöds.	Ja	Inte tillgängligt i Skift. ¹
Hantera skiftinställningar för teamet.	Ja²	Nr³
Skapa schemagrupper för att organisera arbetare baserat på gemensamma egenskaper i ett team. Till exempel avdelning eller jobbtyp.	Ja	Nr⁴
Hämta tidrapportrapporter.	Ja	Ja
Hämta summorna för arbetade timmar och slutade.	Ja	Ja
Hantera begäranden från arbetare.	Ja	Ja

¹Att skapa, uppdatera och ta bort skift, slutade och öppna skift är åtgärder som chefer i frontlinjen måste utföra i WFM-systemet. Data synkroniseras automatiskt till Skift via Shifts-anslutningsappen.
²Beror på hur din organisation har distribuerat Skift. Detta kanske inte är tillgängligt för chefer i frontlinjen att hantera lokalt.
³Konfigureras automatiskt när du konfigurerar anslutningen mellan WFM-systemet och Shifts-anslutningsappen. Inga åtgärder krävs av chefer i frontlinjen.
⁴Skapas automatiskt baserat på konfigurationen av ditt WFM-system.

Arbetsfunktioner i frontlinjen	Fristående	Microsoft managed Shifts-anslutningsprogram
Visa sitt eget och teamets schema.	Ja	Ja
Visa öppna skift som är tillgängliga i deras schemagrupper.	Ja	Ja
Skapa öppna skiftbegäranden för chefens godkännande. För närvarande är endast tillgängligt från teamen som arbetaren är medlem i.	Ja	Ja¹
Skapa tidsgränsbegäranden för chefens godkännande. När begäran har godkänts gäller för närvarande tiden endast för det team där arbetaren begärde den.	Ja	Ja¹
Skapa en begäran om att byta ett skift med en medarbetare i samma team.	Ja	Ja¹
Skapa en begäran om att erbjuda ett skift till en medarbetare i samma team.	Ja	Ja¹
Klocka in och ut ur skift och pauser.	Ja	Ja^1,2
Redigera tidkortsposter för klocka in/ut och pauser på mobilen.	Ja	Ja

¹Verifieringar görs för att säkerställa att regler och affärslogik från ditt WFM-system tillämpas.
²Pauser stöds inte i Teams Shifts-anslutningsappen för UKG Pro Workforce Management.

Utöka skiftfunktioner

Använd följande resurser för att utöka Skift-funktionerna för personalen i frontlinjen.

Resurs	Exempelscenario	Målappar
shift Graph API	Din organisation vill skapa rapporter baserat på schemaläggningsdata för Skifts.	Appar som vill läsa/skriva Skift-data.
Ändringsmeddelanden för Graph API	Din organisation kräver inte godkännande från chefer i frontlinjen för öppna skiftbegäranden. Du kan använda Skifts webhooks-meddelanden för att utlösa processen för godkännandeautomatisering för öppna skift-begäranden.	Appar som läser Skift-data och vill meddelas om ändringar som görs i Skift. Dessutom är dessa appar inte dataägare och har inte ytterligare validering att köra.
Skift + Power Automate	Din organisation vill ta information från Skift och skapa anpassade arbetsflöden med andra appar och tjänster. Skapa till exempel ett flöde för att automatiskt godkänna växlingsskiftbegäranden och ta emot e-postaviseringar.	Mer information.

Flyttar resurser


	Distribuera skift i stor skala Konfigurera och hantera Skift-inställningar centralt i administrationscentret för Teams och distribuera Skift till dina team i frontlinjen i stor skala.
	Hantera skift Få en översikt över hur du hanterar Skift för din organisation. Lär dig hur du styr åtkomsten till Skift, fäster Skift i Teams-appfältet för enkel åtkomst, aktiverar skiftbaserade taggar med mera.
	Använda roller för att definiera chefer och arbetare i frontlinjen i Skift Lär dig hur du använder roller för teamägare och teammedlem i Teams och rollen som schemaägare i Skift för att definiera chefer och arbetare i frontlinjen i Skift.
	Hantera Skift-behörigheter för chefer i frontlinjen Lär dig hur du styr de Skift-funktioner som är tillgängliga för chefer i frontlinjen för att hantera deras teamscheman, till exempel de Skift-inställningar som de kan konfigurera och om de kan skapa och hantera schemagrupper.
	Vanliga frågor och svar om skiftdata Lär dig var Skifts-data lagras och annan information som rör Skift-data, inklusive kvarhållning, hämtning och kryptering.
	Översikt över Arbetspass-kopplingar Få en översikt över Arbetspass-kopplingar och hur de fungerar. Lär dig mer om de hanterade kopplingar som är tillgängliga och vilka WFM system som stöds.
	Teams Shifts-anslutningsprogram för UKG Pro Workforce Management Lär dig hur du konfigurerar en anslutning till UKG Pro Workforce Management med hjälp av anslutningsguiden för Skifts eller PowerShell. Lär dig hur du hanterar din anslutning till UKG Pro Workforce Management med hjälp av administrationscentret för Microsoft 365 eller PowerShell.
	Teams Shifts-anslutningsprogram för Blue Yonder Lär dig hur du konfigurerar en anslutning till Blue Yonder Workforce Management med hjälp av anslutningsguiden för Skifts eller PowerShell. Lär dig hur du hanterar din anslutning till Blue Yonder Workforce Management med hjälp av administrationscentret för Microsoft 365 eller PowerShell.
	Reflexis Shifts-anslutningsprogram för Microsoft Teams Lär dig mer om att integrera Skift med Reflexis WFM-systemet via anslutningsappen.