Självstudie: Konfigurera Smartsheet för automatisk användaretablering

  • Artikel

Målet med den här självstudien är att demonstrera de steg som ska utföras i Smartsheet och Microsoft Entra ID för att konfigurera Microsoft Entra-ID för att automatiskt etablera och avetablera användare och/eller grupper till Smartsheet. Viktig information om vad den här tjänsten gör, hur den fungerar och vanliga frågor finns i Automatisera användaretablering och avetablering till SaaS-program med Microsoft Entra-ID.

Funktioner som stöds

  • Skapa användare i Smartsheet
  • Ta bort användare i Smartsheet när de inte längre behöver åtkomst
  • Behåll användarattribut synkroniserade mellan Microsoft Entra-ID och Smartsheet
  • Enkel inloggning till Smartsheet (rekommenderas)

Förutsättningar

Scenariot som beskrivs i den här självstudien förutsätter att du redan har följande förutsättningar:

  • En Microsoft Entra-klientorganisation.
  • Ett användarkonto i Microsoft Entra-ID med behörighet att konfigurera etablering (t.ex. programadministratör, molnprogramadministratör, programägare eller global administratör).
  • En Smartsheet-klientorganisation.
  • Ett användarkonto på en Smartsheet Enterprise- eller Enterprise Premier-plan med systemadministratörsbehörigheter.
  • Systemadministratörer och EN IT-administratör kan konfigurera Active Directory med Smartsheet

Steg 1: Planera etableringsdistributionen

  1. Lär dig mer om hur etableringstjänsten fungerar.
  2. Ta reda på vem som finns i etableringsomfånget.
  3. Ta reda på vilka data som ska mappas mellan Microsoft Entra-ID och Smartsheet.

Steg 2: Konfigurera Smartsheet för att stödja etablering med Microsoft Entra-ID

Innan du konfigurerar Smartsheet för automatisk användaretablering med Microsoft Entra-ID måste du aktivera SCIM-etablering på Smartsheet.

  1. Logga in som systemadministratör i Smartsheet-portalen och gå till Administrationscenter för konto>.

    Screenshot of Smartsheet Account Admin

  2. På sidan Administrationscenter klickar du på menyalternativet för att visa menypanelen.

    Screenshot of Smartsheet Security Controls

  3. Gå till menyn > Inställningar > domäner och automatisk etablering av användare.

    Screenshot of Smartsheet domain

  4. Om du vill lägga till en ny domän klickar du på Lägg till domän och följer anvisningarna. När domänen har lagts till kontrollerar du att den också verifieras.

  5. Generera den hemliga token som krävs för att konfigurera automatisk användaretablering med Microsoft Entra-ID genom att navigera till Smartsheet-portalen och sedan navigera till Kontoappar > och Integreringar.

  6. Välj API-åtkomst. Klicka på Generera ny åtkomsttoken.

    Screenshot of the Personal Settings dialog box with the API Access and Generate new access token options called out.

  7. Definiera namnet på API-åtkomsttoken. Klicka på OK.

    Screenshot of the Step 1 of 2: Generate API Access Token with the OK option called out.

  8. Kopiera API-åtkomsttoken och spara den eftersom det är den enda gången du kan visa den. Detta krävs i fältet Hemlig token i Microsoft Entra-ID.

    Smartsheet token

Lägg till Smartsheet från Microsoft Entra-programgalleriet för att börja hantera etablering till Smartsheet. Om du tidigare har konfigurerat Smartsheet för enkel inloggning kan du använda samma program. Vi rekommenderar dock att du skapar en separat app när du testar integreringen i början. Lär dig mer om att lägga till ett program från galleriet här.

Steg 4: Definiera vem som ska finnas i omfånget för etablering

Med Microsoft Entra-etableringstjänsten kan du omfångsbegränsa vem som ska etableras baserat på tilldelning till programmet och eller baserat på attribut för användaren/gruppen. Om du väljer att omfånget som ska etableras till din app ska baseras på tilldelning, kan du använda följande steg för att tilldela användare och grupper till programmet. Om du väljer att omfånget endast ska etableras baserat på attribut för användaren eller gruppen, kan du använda ett omfångsfilter enligt beskrivningen här.

  • Starta i liten skala. Testa med en liten uppsättning användare och grupper innan du distribuerar till alla. När etableringsomfånget har angetts till tilldelade användare och grupper, kan du kontrollera detta genom att tilldela en eller två användare eller grupper till appen. När omfånget är inställt på alla användare och grupper, kan du ange ett attributbaserat omfångsfilter.

  • För att säkerställa paritet i användarrolltilldelningar mellan Smartsheet och Microsoft Entra-ID rekommenderar vi att du använder samma rolltilldelningar som fylls i i den fullständiga Smartsheet-användarlistan. Om du vill hämta den här användarlistan från Smartsheet går du till Kontoadministratör > Användarhantering > Fler åtgärder > Ladda ned användarlista (csv).

  • För att få åtkomst till vissa funktioner i appen kräver Smartsheet att en användare har flera roller. Om du vill veta mer om användartyper och behörigheter i Smartsheet går du till Användartyper och Behörigheter.

  • Om en användare har flera roller tilldelade i Smartsheet måste du se till att dessa rolltilldelningar replikeras i Microsoft Entra-ID för att undvika ett scenario där användare kan förlora åtkomsten till Smartsheet-objekt permanent. Varje unik roll i Smartsheet MÅSTE tilldelas till en annan grupp i Microsoft Entra-ID. Användaren MÅSTE sedan läggas till i var och en av de grupper som motsvarar önskade roller.

  • Om du behöver ytterligare roller kan du uppdatera programmanifestet för att lägga till nya roller.

Steg 5: Konfigurera automatisk användaretablering till Smartsheet

Det här avsnittet vägleder dig genom stegen för att konfigurera Microsoft Entra-etableringstjänsten för att skapa, uppdatera och inaktivera användare och/eller grupper i Smartsheet baserat på användar- och/eller grupptilldelningar i Microsoft Entra-ID.

Så här konfigurerar du automatisk användaretablering för Smartsheet i Microsoft Entra-ID:

  1. Logga in på administrationscentret för Microsoft Entra som minst molnprogramadministratör.

  2. Bläddra till Identity>Applications Enterprise-program>

    Screenshot of Enterprise applications blade.

  3. I programlistan väljer du Smartsheet.

    Screenshot of The Smartsheet link in the Applications list.

  4. Välj fliken Etablering.

    Screenshot of the Manage options with the Provisioning option called out.

  5. Ange Etableringsläge som Automatiskt.

    Screenshot of the Provisioning Mode dropdown list with the Automatic option called out.

  6. Under avsnittet Administratörsautentiseringsuppgifter anger du scim 2.0-bas-URL:en https://scim.smartsheet.com/v2 för och värdet för åtkomsttoken som hämtades tidigare från Smartsheet i hemlig token. Klicka på Testa Anslut ion för att se till att Microsoft Entra ID kan ansluta till Smartsheet. Om anslutningen misslyckas kontrollerar du att ditt Smartsheet-konto har SysAdmin-behörigheter och försöker igen.

    Screenshot of Token.

  7. I fältet E-postavisering anger du e-postadressen till en person eller grupp som ska få meddelanden om etableringsfel och markerar kryssrutan – Skicka ett e-postmeddelande när ett fel inträffar.

    Screenshot of Notification Email.

  8. Klicka på Spara.

  9. Under avsnittet Mappningar väljer du Synkronisera Microsoft Entra-användare till Smartsheet.

  10. Granska de användarattribut som synkroniseras från Microsoft Entra-ID till Smartsheet i avsnittet Attributmappning . De attribut som valts som Matchande egenskaper används för att matcha användarkontona i Smartsheet för uppdateringsåtgärder. Välj knappen Spara för att checka in eventuella ändringar.

    Attribut Typ Stöds för filtrering
    userName String ✓
    aktiv Booleskt
    rubrik String
    name.givenName String
    name.familyName String
    phoneNumbers[type eq "work"].value String
    phoneNumbers[type eq "mobile"].value String
    phoneNumbers[type eq "fax"].value String
    emails[type eq "work"].value String
    externalId String
    roller String
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:department String
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:division String
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:costCenter String
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:manager String

  11. Information om hur du konfigurerar omfångsfilter finns i följande instruktioner i självstudien för omfångsfilter.

  12. Om du vill aktivera Microsoft Entra-etableringstjänsten för Smartsheet ändrar du etableringsstatusen till På i avsnittet Inställningar.

    Screenshot of provisioning status toggled on.

  13. Definiera de användare och/eller grupper som du vill etablera till Smartsheet genom att välja önskade värden i Omfång i avsnittet Inställningar.

    Screenshot of provisioning scope.

  14. När du är redo att etablera klickar du på Spara.

    Screenshot of saving provisioning configuration.

Den här åtgärden startar den inledande synkroniseringen av alla användare och/eller grupper som definierats i omfånget i avsnittet Inställningar. Den inledande synkroniseringen tar längre tid att utföra än efterföljande synkroniseringar, som sker ungefär var 40:e minut så länge Microsoft Entra-etableringstjänsten körs.

Steg 6: Övervaka distributionen

När du har konfigurerat etableringen använder du följande resurser till att övervaka distributionen:

  • Använd etableringsloggarna för att se vilka användare som har etablerats och vilka som har misslyckats
  • Kontrollera förloppsindikatorn för att se status för etableringscykeln och hur nära den är att slutföras
  • Om etableringskonfigurationen verkar innehålla fel, kommer programmet att placeras i karantän. Läs mer om karantänstatus här.

Anslut eller begränsningar

  • Smartsheet stöder inte mjuk borttagning. När en användares aktiva attribut är inställt på Falskt tar Smartsheet bort användaren permanent.

Ändringslogg

  • 2020-06-16 – Stöd för enterprise-tilläggsattributen "Cost Center", "Division", "Manager" och "Department" har lagts till för användare.
  • 02/10/2021 – Stöd för grundläggande attribut har lagts till för "e-postmeddelanden[skriv eq "arbete"]" för användare.
  • 2022-02-12 – SCIM-bas-/klientorganisations-URL har https://scim.smartsheet.com/v2 lagts till för SmartSheet-integrering under avsnittet Administratörsautentiseringsuppgifter.

Ytterligare resurser

Nästa steg