Ändra kommunikation

  • Artikel

Ändringskommunikation innebär att informera företaget om dina kommande ändringar för att säkerställa att alla som påverkas av övergången förstår molnmigreringsprocessen.

Din kommunikationsplan kan förbli konsekvent, men varje arbetsbelastning bör genomgå sin egen ändringskommunikation på grund av sina enskilda användare och operatörer.

Ändringskommunikationen är utöver alla ändringsbegäranden som samlas in av ändringshanteringsteamet. Du bör samarbeta med ändringshanteringsteamet för att säkerställa att de hanterar ändringen korrekt. Det teamet kanske också kan hjälpa till med ändringskommunikationen.

Målgrupp för ändringskommunikation

Din ändringskommunikation måste riktas mot olika grupper i din organisation. Du bör ha en tydlig plan för var och en av följande roller:

  • Företagsanvändare som använder arbetsbelastningen i fråga för att slutföra aktiviteter
  • Ändringschefer som behöver planera för riskhantering och måste se till att snabbhanteringen följer alla nödvändiga krav
  • Ägare och operatörer av de tillgångar som flyttas till Azure
  • Utvecklare som distribuerar till de tillgångar som flyttas till Azure
  • Migreringstekniker som utför migreringen

Kommentar

Din organisation kan också ha andra nödvändiga roller att inkludera.

Ändra kommunikationsinnehåll

I din ändringskommunikation bör du tydliggöra för varje roll hur den kommande ändringen specifikt påverkar dem och vad de måste göra för att förbereda sig. Din ändringskommunikation bör även omfatta grupper som arbetar med relaterade system eller inom relaterade affärsområden. Även om de inte har förberedelsesteg och inte påverkas direkt av ändringen bör de vara medvetna om det finns några indirekta effekter på deras arbete.

Du bör besvara följande frågor i din ändringskommunikation:

  • Kritiska datum: Vilka är de kritiska datumen för migreringen?
  • Effekt: Vem se arbete störs, när och hur länge?
  • Steg för slutförande: Vilket arbete ska varje roll slutföra före ändringen för att vara redo?
  • Steg efter ändringen: Vilket arbete ska varje roll slutföra efter ändringen för att bekräfta funktionaliteten?
  • Få support eller läs mer: Vem ska enskilda personer kontakta om de har frågor eller utmaningar?

På grund av antalet roller kan du behöva skicka olika ändringsmeddelanden till olika målgrupper. Det kan finnas en bred kommunikation för en allmän målgrupp som förklarar tidsramen och förväntade avbrott, och sedan en mer specifik kommunikation för IT-resurser att planera för operativa åtgärder.

Exempel på ändringskommunikationsinnehåll

Du kan använda följande mall för att utarbeta din ändringskommunikation:

Vad du ska kommunicera Details
Vad förändras? Program X migreras till Azure!
När sker den här ändringen? 29 februari 2024 kl. 22.00 PST
Vem påverkar den här ändringen? Företagsanvändare av Application X och alla som använder system som hämtar information från Program X.
Hur påverkas de? Program X kommer inte att vara tillgängligt för nytt arbete förrän systemen återställs den 1 mars 2024 kl. 02.00 PST.
Vad måste jag göra? Kontrollera att ditt arbete i Program X sparas före ändringen. Du kan återuppta normala funktioner den 1 mars. Kontakta om du stöter på några problem.
Vem ska jag kontakta? Kontakta <e-post> för frågor eller mer information innan ändringen. Om du stöter på problem efter ändringen kontaktar du Contoso Helpdesk för att få hjälp. Nämn Program X på ämnesraden.

Gå vidare

Företagstestning eller användargodkännandetestning (UAT) kan börja när du har dokumenterat och planerat affärsändringen.

Företagstestning