Vad är molnredovisning?

Molnet ändrar hur IT står för kostnader, enligt beskrivningen i Skapa en finansiell modell för molnomvandling. Olika IT-redovisningsmodeller är mycket enklare att stödja på grund av hur molnet allokerar kostnader. Därför är det viktigt att förstå hur du tar hänsyn till molnkostnader innan du påbörjar en molnomvandlingsresa. Den här artikeln beskriver de vanligaste molnredovisningsmodellerna för IT.

Traditionell IT-redovisning (kostnadsställemodell)

Det är ofta korrekt att betrakta IT som ett kostnadsställe. I den traditionella IT-redovisningsmodellen konsoliderar IT köpkraften för alla IT-tillgångar. Som vi påpekade i artikeln om finansiella modeller kan köpkraftskonsolidering inkludera programvarulicenser, återkommande avgifter för CRM-licensiering, köp av anställdas skrivbord och andra stora kostnader.

När IT fungerar som ett kostnadsställe ses det upplevda värdet av IT till stor del genom en lins för anskaffningshantering. Den här uppfattningen gör det svårt för styrelsen eller andra chefer att förstå det verkliga värde som IT tillhandahåller. Anskaffningskostnader tenderar att förvränga it-vyn genom att uppväga alla andra mervärden som organisationen lägger till. Den här vyn förklarar varför IT ofta klumpas ihop med ansvaret för antingen ekonomichefen eller verksamhetschefen. Den här uppfattningen om IT är begränsad och kan vara kortsiktig.

Central IT-redovisning (vinstcentermodell)

För att övervinna kostnadsställevyn för IT valde vissa CIO:er en centraliserad IT-modell för redovisning. I den här typen av modell behandlas IT som en konkurrerande affärsenhet och en peer till intäktsproducerande affärsenheter. I vissa fall kan den här modellen vara helt logisk. Vissa organisationer har till exempel en professionell IT-tjänstdivision som genererar en intäktsström. Ofta genererar inte centraliserade IT-modeller betydande intäkter, vilket gör det svårt att motivera modellen.

Oavsett intäktsmodell är centraliserade IT-redovisningsmodeller unika på grund av hur IT-enheten står för kostnader. I en traditionell IT-modell registrerar IT-teamet kostnader och betalar dessa kostnader från delade medel som drift och underhåll (O&M) eller ett dedikerat vinst- och förlustkonto (P&L).

I en central IT-redovisningsmodell markerar IT-teamet de tjänster som tillhandahålls för att ta hänsyn till omkostnader, hantering och andra uppskattade utgifter. Därefter faktureras de konkurrerande affärsenheterna för de markerade tjänsterna. I den här modellen förväntas CIO hantera P&L som är associerad med försäljningen av dessa tjänster. Detta kan skapa uppblåsta IT-kostnader och konkurrens mellan centrala IT- och affärsenheter, särskilt när IT behöver sänka kostnaderna eller inte uppfyller avtalade serviceavtal. Under tider av teknik- eller marknadsförändringar skulle all ny teknik orsaka störningar i centrala IT:s P&L, vilket gör omvandlingen svår.

Betalningsmodell baserad på faktisk förbrukning

Ett av de vanligaste första stegen för att ändra IT:s rykte som kostnadsställe är att implementera en återbetalningsmodell för redovisning. Den här modellen är särskilt vanlig i mindre företag eller mycket effektiva IT-organisationer. I återbetalningsmodellen behandlas alla IT-kostnader som är kopplade till en specifik affärsenhet som en driftskostnad i affärsenhetens budget. Den här metoden minskar de kumulativa kostnadseffekterna på IT, vilket gör att affärsvärdena kan visas tydligare.

I en äldre lokal modell är återbetalning svårt att realisera eftersom någon fortfarande måste bära de stora kapitalkostnaderna och avskrivningarna. Den pågående omvandlingen från kapitalutgifter till driftskostnader i samband med användning är en svår redovisningsövning. Denna svårighet är en viktig orsak till skapandet av den traditionella IT-redovisningsmodellen och den centrala IT-redovisningsmodellen. Driftkostnadsmodellen för molnkostnadsredovisning krävs nästan om du effektivt vill leverera en återbetalningsmodell.

Men du bör inte implementera den här modellen utan att ta hänsyn till konsekvenserna. Här är några konsekvenser som är unika för en återbetalningsmodell:

  • Återbetalning resulterar i en massiv minskning av den totala IT-budgeten. För IT-organisationer som är ineffektiva eller kräver omfattande komplexa tekniska kunskaper i drift eller underhåll kan den här modellen exponera dessa utgifter på ett felfritt sätt.
  • Förlust av kontroll är en vanlig konsekvens. I mycket politiska miljöer kan återbetalning leda till förlust av kontroll och personal omfördelas till verksamheten. Detta kan skapa betydande ineffektivitet och minska IT:s förmåga att konsekvent uppfylla serviceavtal eller projektkrav.
  • Svårigheter med att redovisa delade tjänster är en annan vanlig konsekvens. Om organisationen har vuxit genom förvärv och bär tekniska skulder som ett resultat, är det troligt att en hög andel av delade tjänster måste upprätthållas för att hålla alla system fungerar tillsammans effektivt.

Molntransformeringar omfattar lösningar på dessa och andra konsekvenser som är associerade med en återbetalningsmodell. Men var och en av dessa lösningar omfattar implementerings- och driftskostnader. CIO och CFO bör noggrant väga för- och nackdelarna med en återbetalningsmodell innan man överväger en.

Showback eller awareness-back

För större företag är en showback- eller awareness-back-modell ett säkrare första steg i övergången från kostnadsställe till värdecenter. Den här modellen påverkar inte den finansiella redovisningen. I själva verket ändras inte P&Ls för varje organisation. Den största förändringen är tankesätt och medvetenhet. I en showback- eller awareness-back-modell hanterar IT den centraliserade, konsoliderade köpkraften som agent för verksamheten. I rapporter tillbaka till verksamheten tillskriver IT alla direkta kostnader till den relevanta affärsenheten, vilket minskar den upplevda budgeten som direkt förbrukas av IT. IT planerar också budgetar baserat på behoven hos de associerade affärsenheterna, vilket gör det möjligt för IT att mer exakt ta hänsyn till kostnader som är kopplade till rent IT-initiativ.

Den här modellen ger en balans mellan en verklig återbetalningsmodell och mer traditionella modeller för IT-redovisning.

Påverkan av molnredovisningsmodeller

Valet av redovisningsmodeller är avgörande för systemdesignen. Valet av redovisningsmodell kan påverka prenumerationsstrategier, namngivningsstandarder, taggningsstandarder och princip- och skissdesign.

När du har arbetat med företaget för att fatta beslut om en molnredovisningsmodell och globala marknader kan du lära dig mer om hur du kan uppnå mer med din investering i molnet.