Förbättringar för utdragsbokföring för detaljhandeln
Viktigt
Detta innehåll är arkiverat och uppdateras inte. Den senaste dokumentationen finns i Microsoft Dynamics 365-produktdokumentation. De senaste utgivningsplanerna finns i Utgivningsplaner för Dynamics 365 och Microsoft Power Platform.
| Aktiverats för | Allmänt tillgänglig förhandsversion | Allmän tillgänglighet |
|---|---|---|
| Slutanvändare av administratörer, utvecklare eller analytiker |  2 aug 2019 |
1 okt 2019 |
Affärsvärde
I Microsoft Dynamics 365 Retail använder bokföringsprocessen för utdrag till att redovisa transaktioner som inträffar i ett molnkassasystem eller ett modernt kassasystem (MPOS). Den här processen är en avgörande och viktig funktion inom fysisk butiksdrift eftersom alla transaktioner i butiken när det gäller försäljning, betalningar, kontantrörelser osv. för en arbetsdag reflekteras tillbaka till huvudkontoret (HQ) genom den här processen. Alla viktiga dagliga rapporter som personalen på huvudkontoret är beroende av för sitt beslutsfattande, till exempel försäljning per butik och dag, inkassering per butik och dag, lagerrörelser för olika produkter och kategorier och så vidare görs tillgängliga genom bokföringsprocessen för utdrag.
Bokföringsprocessen för utdrag spelar också en central roll i den förlustförebyggande funktionen hos en detaljhandelsorganisation, eftersom data från utdragsbokföringen används av försäljningsrevisorer för att övervaka och spåra problem och mönster kring bedrägeri och förlustförebyggande. Med tanke detta är det absolut nödvändigt för detaljhandelsorganisationer med fysiska butiker att ha pålitlig och effektiv bokföringsprocess för utdrag.
Mer information om funktionen
Den här funktionen förbättrar den aktuella bokföringsprocessen för utdrag på sätt beskrivna här.
Datatrohetsövervakare
Tillförlitligheten hos en bokföringsprocess för utdrag beror mycket på kvaliteten hos de data som matas in i denna process. Dessa data genereras och baseras på transaktioner i kassasystem från första eller tredje part och överförs från butikerna. Trovärdigheten hos de data som kommer från butiken är ofta tveksam på grund av faktorer som buggar i kassaklienten som därför skriver inkonsekventa data till butiksdatabasen eller data som hämtats från tredje parts kassasystem via ramverken för integration. Det här skapar olika problem och fel nedströms i bokföringsprocessen för utdrag.
För att övervinna dessa utmaningar kontrollerar datatrohetsövervakaren förekomsten av utelämnanden och avvikelser i data och endast de transaktioner som klarar valideringen tas med i utdragsprocessen. Här följer exempel på några av de typer av validering som datatrohetsövervakaren utför (listan är inte fullständig):
Bekräfta att presentkortsposter inte är associerade med returrader.
Bekräfta att posterna i rabattabellen matchar rabattbeloppet i transaktionsradtabellerna för varje transaktion.
Bekräfta att beloppet på betalningsraderna för handelstransaktioner matchar betalningsbeloppet i transaktionsregistrets rubrik.
Bekräfta att posterna i momstabellen matchar momsbeloppet i transaktionsradtabellerna för varje transaktion.
Datatrohetsövervakarens funktion kommer även att tillåta en användare att lösa transaktioner som inte överensstämmer med de förväntningar som finns för revisioner av spårbarhets- och avstämningsändamål.
Skapa order i stadig takt (Allmänt tillgänglig förhandsversion)
Den aktuella bokföringsprocessen för utdrag hanteras i två huvuddelar:
Baserat på de data som synkroniseras med huvudkontoret, förbehåller ett ”lagerjobb” varulagret för produkter enligt ett definierat återkommande schema.
När butikerna stängs i slutet av dagen och efterarbetet utförs synkroniseras återstående data med huvudkontoret. Baserat på ett definierat schema skapar systemet ett utdragsdokument för varje butik och när utdragsdokumentet publiceras, tar systemet bort reservationen för lager som skapats och skapar sedan försäljningsorder, betalningsjournaler och redovisningsjournaler i systemet.
Som framgår av ovanstående punkter skapas endast tillfälliga lagerbokningar under dagen. Dessa lagerreservationer avlägsnas sedan i slutet av dagen och alla transaktioner behandlas som försäljningsorder och nya lagertransaktioner skapas tillsammans med andra transaktioner vid dagens slut. Ingen behandling av dessa transaktioner sker under dagen och samtliga transaktioner återförs i slutet av dagen. Detta skapar en situation där stora transaktioner måste behandlas inom ett begränsat tidsfönster vilket resulterar i otroligt höga belastningar och låsningar som kan ge upphov till felaktiga butiksutdrag.
För att ta itu med dessa problem kommer följande förbättringar att göras i bokföringsprocessen för utdrag:
Avskrivning av det ”inventeringsjobb” som skapar tillfälliga bokningar.
Skapa ett nytt jobb som enligt ett fördefinierat schema skapar försäljningsorder, fakturerar dem och skapar, bokför och tillämpar betalningar för alla transaktioner som synkroniseras med huvudkontoret vid den tidpunkten. Utöver detta skapar det också alla nödvändiga redovisningsjournaler för rabatter, presentkort osv.
Utdragsdokumentet som skapas vid slutet av dagen kommer endast att användas för att beräkna och bokföra eventuella räkningsvariationer.
Hantering av returrader
För att se till att returraderna är bokförda med rätt returkostnad kräver den aktuella bokföringsprocessen för utdrag att den ursprungliga försäljningen ska bokföras innan bokföring av returen kan göras. Men, i scenarier där ett utdrag för den ursprungliga försäljningen inte har bokförts, kan utdraget som är kopplat till returtransaktionen inte heller bokföras. Det resulterar i att utdrag blir säkerhetskopierade och att användarna försöker räkna ut beroendeförhållandet innan de kan bokföra dem manuellt i rätt ordning. För att lösa detta och inte tvinga fram kronologiskt beroende mellan utdragen kommer returerna att bokföras med användning av lagerkostnaderna från det ursprungliga försäljningsdatumet.
Hantering av batchstyrda objekt
När det gäller batchstyrda objekt stöder Retail POS inte inhämtning av batchnummer vid tidpunkten för försäljningen. Batchnummer krävs dock när du bokför försäljningen av dessa produkter i huvudkontoret. Den nuvarande ramverket för bokföring av utdrag väljer ett redan existerande batchnummer vid tidpunkten för bokföringen. Men i scenarier när kvantiteter med batchnummer inte existerar för dessa produkter, misslyckas utdragsbokföringsprocessen även när negativt lager är aktiverat för dessa produkter. Den här funktionen ser till att utdragsbokföringen inte blockeras för batchspårade produkter om lagret är noll eller batchnumret inte är tillgängligt om negativt lager är aktiverat för dessa produkter.
Se även
Konsekvenskontroll av butikstransaktion (dokument)