Dela via

Uppgiftshantering

  • Artikel

Med Uppgiftshantering kan du skapa uppgifter som måste slutföras för att anställa (registrera), säga upp (avregistrera) och överföra (övergång) medarbetare. Uppgiftshanteringen använder begreppet checklistor. En checklista innehåller en lista med registrerings-, registrerings- eller övergångsuppgifter. I Uppgiftshantering används checklistor för att gruppera uppgifter tillsammans och tilldelar dem till personer eller grupper. Checklistans funktion för registrering, avregistrering och övergångar liknar varandra.

Checklista – översikt

En checklista är en grupp med uppgifter. Checklistor ger dig ett flexibelt sätt att gruppera uppgifter och de kan återanvändas (till exempel när du anställer ytterligare medarbetare). Du kan skapa så många checklistor som du behöver och du kan tilldela samma uppgifter till flera checklistor.

Exempel

Följande exempel visar hur checklistor kan användas i processen för registrering. Eftersom checklistefunktionen för registrering, avregistrering och övergångar liknar varandra, gäller den även för övergångsprocesser och avregistreringsprocesser.

Som en del av registreringsprocessen kan personal (HR) skapa uppgifter som spårar registreringsprocessen för inkommande och nyligen anställda medarbetare. Eftersom registreringsprocessen kan variera, beroende på medarbetarens befattning eller geografiska plats, kan du skapa flera checklistor för registrering för att hantera olika anställningssituationer.

Exempel 1

Alla medarbetare som anställs i USA måste utföra uppgifter som att t.ex. fylla i skattekällsformulär. Uppgifter som till exempel att tilldela en företagsbil kanske bara gäller för personal på chefsnivå. I det här fallet kan två introduktionschecklistor skapas: USA-baserade medarbetare och endast chefer. När sedan en chef på mellannivå anställs i USA, väljs checklistan USA-baserade medarbetare. När en chef anställs i USA väljs dock båda checklistorna för att säkerställa att alla nödvändiga registreringsuppgifter är slutförda.

Exempel 2

Ett företag har både säsongsanställda och ordinarie heltidsanställda. Även om vissa uppgifter (som att verifiera ankomsttiden för den nya medarbetaren) gäller anställda av båda typerna, gäller vissa ytterligare uppgifter endast för vanliga heltidsanställda. I det här fallet kan du skapa två checklistor. Båda checklistorna inkluderar de uppgifter som gäller för både säsongs- och heltidsanställda, men bara en checklista innehåller de uppgifter som är specifika för heltidsanställda.

Arbetsyta för uppgiftshantering

I arbetsytan för Uppgiftshantering visas alla uppgifter som enskilda personer har tilldelats vid registrerings-, avregistrerings- och övergångsprocesser. Om du vill visa uppgifterna för en process väljer du lämplig flik i det övre vänstra hörnet: Registrering, Avregistrering eller Övergångar. Som standard har endast personalansvariga åtkomst till arbetsytan för uppgiftshantering.

Fliken registrering innehåller en lista för startar snart som visar inkommande medarbetare och en lista över nyanställda som nyanställda har. I båda listorna kan du bara välja en medarbetare. När du väljer en medarbetare visas alla uppgifter som är relaterade till medarbetarens registrering på sidans högra sida. Fliken Registrering innehåller också en lista med Alla uppgifter som visar alla uppgifter för alla inkommande eller nyligen anställda. Slutligen innehåller den en lista över förfallna uppgifter och en lista över uppgifter som har tilldelats den aktuella användaren.

Fliken avregistrering innehåller en lista över medarbetare som lämnar företaget och en lista över medarbetare som redan har lämnat företaget. I båda listorna kan du bara välja en medarbetare. När du väljer en medarbetare visas alla uppgifter som är relaterade till medarbetarens avregistrering. Fliken Avregistrering innehåller också en lista med Alla uppgifter som visar alla uppgifter för alla medarbetare som säger upp sig eller är uppsagda. Slutligen innehåller den en lista över förfallna uppgifter och en lista över uppgifter som har tilldelats den aktuella användaren.

Fliken Övergångar innehåller en lista med Alla uppgifter som visar alla uppgifter för alla medarbetare som ska byta befattningar eller som nyligen ändrade befattningar. Det finns också en lista över förfallna uppgifter och en lista över uppgifter som har tilldelats den aktuella användaren.

På alla tre flikar kan personalmedhjälpare och chefer utföra följande aktiviteter:

  • Använd en checklista för en medarbetare
  • Uppdatera status för en uppgift
  • Tilldela om en uppgift
  • Uppdatera en uppgifts förfallodatum

Notering

Som standard visar fliken Registrering medarbetare som anställts de senaste sju dagarna. Om du vill ändra denna inställning, på sidan Personalparametrar på fliken Allmänt i fältet Nyanställda anger du en tidsram. Informationen i listan Nyanställda kan visas under ett specifikt antal dagar, månader eller år. Om du till exempel vill visa listan med medarbetare som anställdes under de senaste 14 dagarna anger du fältet Period som 14 och fältet Enhet som Dagar. På sidan Personalparametrar kan du även uppdatera datumintervallet för listorna över utsända och utsända medarbetare som visas på fliken Avregistrering. Inställningarna gäller även arbetsytan Personalhantering.

Ställa in uppgifter

Du kan skapa uppgifter individuellt och sedan återanvända dem i flera checklistor. Du skapar en uppgift på sidan Inställning av registrering på fliken Uppgifter välj Ny.

Du kan tilldela en skapad uppgift till flera checklistor genom att välja uppgiften och sedan använda som checklistor på menyn.

Du kan också lägga till uppgifter direkt i en checklista. Om du vill lägga till en uppgift i en checklista, på sidan Inställning av registrering på fliken Checklista, antingen skapa en ny checklista för att lägga till uppgiften eller lägg till uppgiften i en befintlig checklista.

Om du vill redigera en uppgift i biblioteket väljer du Redigera på uppgiftsbiblioteksmenyn. Om uppgiften är kopplad till någon checklista, visas dessa checklistor på sidan Redigera uppgift. Om du vill att uppgifterna i checklistorna ska uppdateras med redigeringarna markerar du de uppgifterna i avsnittet Använd checklistor.

Om du vill ta bort uppgifter från biblioteket väljer du alternativet Ta bort. Om en uppgift är kopplad till en checklista tas uppgiften inte bort från checklistan. Uppgiften måste tas bort från checklistan i en separat åtgärd.

Notering

Om du lägger till en uppgift direkt i en checklista kan du inte återanvända den i andra checklistor.

I följande tabell beskrivs de fält som är tillgängliga när du skapar en uppgift med någon av dessa metoder.

Fält Beskrivning
Uppgift Ange namnet på uppgiften.
Beskrivning Ange en beskrivning av uppgift.
Valfritt Ange om uppgiften är valfri och endast till för information.
Uppgiftslänk Ange URL för en extern webbsida eller en särskild sida i programmet där användaren ska utföra uppgiften. Mer information finns i avsnittet Uppgiftslänkar.
Tilldelningstyp Uppgifter kan tilldelas en viss arbetare, befattning eller befattningsgrupp, chef för den medarbetare som påverkas (det vill säga den medarbetare som ingår i processen vid arbete, utanför företaget eller övergångsprocessen) eller den medarbetare som påverkas. Välj typ av tilldelning. Mer information finns i avsnittet tilldelningstyper.
Har tilldelats Välj särskild arbetare, befattning eller befattningsgrupp som uppgiften ska tilldelas.
Kontaktperson Ange den person som ska kontaktas om det finns frågor om uppgiften.
Förfallodatum förskjutning Ange hur många dagar före eller efter det introduktions-, uppsägnings- eller övergångsdatum som uppgiften har förfaller. Mer information finns i avsnittet Förfallodatum för uppgift och fältet Förfallodatum för förskjutning.
Instruktioner Ange instruktioner för att utföra uppgiften. Mer information finns i avsnittet instruktioner.

En uppgiftslänk innehåller en länk till en extern webbsida eller en sida i programmet Dynamics 365. Du kan ange en uppgiftslänk om personen som har tilldelats en uppgift ska gå till en särskild webbsida eller en särskild sida i programmet Dynamics 365 för att slutföra uppgiften. När du skapar en uppgiftslänk kan du välja något av följande alternativ:

  • Menyalternativ – Om du väljer det här alternativet visas en lista med alla sidor i programmet Dynamics 365. Välj en sida i listan.

  • URL – Om du väljer det här alternativet anger du webbadressen till webbsidan som du vill att personen som är tilldelad uppgiften ska gå till. Den angivna sidan kan vara en sida som inte ingår i programmet Dynamics 365.

  • Arbetarinformation – Om du väljer det här alternativet ska du välja ett av följande alternativ:

    • Självbetjäningsåtgärder för medarbetare – I det här alternativet visas en lista över sidor som är tillgängliga i Självbetjäning för medarbetare. Använd den om uppgiften som tilldelades den anställda måste ha utförts i självbetjäning för medarbetare. Om du till exempel vill att medarbetaren ska ange sin personliga kontaktinformation väljer du Självbetjäningsåtgärder för medarbetaren och väljer sedan Personuppgifter>Personuppgifter.
    • Åtgärder för arbetarhantering – Det här alternativet visar en lista med sidor som är relaterade till arbetarens post, men som inte är tillgängliga för medarbetaren. Om du till exempel vill att uppgiftsägaren ska ange information som är specifik för en anställd arbetare, såsom kompensationsinformation, väljer du Åtgärder för arbetarhantering och väljer sedan Kompensation>Fast kompensation.

Tilldelningstyper

När en medarbetare anställs, sägs upp eller överförs, kan en eller flera checklistor väljas. När en checklista har markerats och anställnings-, uppsägnings- eller överföringsprocessen har slutförts, skapas uppgifter som tilldelas användarna för att spåra framsteg.

När en uppgift skapas tilldelas den till en viss användare. Vilken användare som en uppgift har tilldelats beror på vilken tilldelningstyp som valts för uppgiften. Följande värden är tillgängliga i fältet Tilldelningstyp:

  • Arbetare – Tilldela uppgiften till en viss arbetare. När du har valt det här värdet väljer du arbetaren i fältet Tilldelad till.

  • Befattning – Tilldela uppgiften till en viss befattning. När du har valt det här värdet väljer du position i fältet Tilldelad till.

    En IT-tekniker kommer till exempel alltid att ansvara för att förbereda en bärbar dator för en ny medarbetare. I det här fallet, när du skapar konfigurationsuppgiften för den bärbara datorn, välj Befattning som tilldelningstyp och välj sedan IT-tekniker som befattning. När en medarbetare anställs och checklistan har tilldelats tilldelas konfigurationsuppgiften för datorn till den person som har den anställdas IT-tekniker vid den tidpunkt då anställningsåtgärden registreras.

  • Grupp – Tilldela uppgiften till en grupp med befattningar (tilldelningsgrupp). När du har valt det här värdet väljer du gruppen i fältet Tilldelad till. Mer information finns i avsnittet Skapa uppdragsgrupper (valfritt).

  • Chef – Tilldela uppgiften till chefen för den medarbetare som är anställda, uppsagda eller överförda.

    Viktigt

    När en checklista tillämpas kan chefen inte fastställas om ingen befattning har tilldelats till den anställda, uppsagda eller överförda medarbetaren. I detta fall tilldelas uppgiften checklistas ägare. Mer information finns i avsnittet Konfigurera checklista.

  • Medarbetare – Tilldela den medarbetare som är anställda, uppsagda eller överförda.

Förfallodatum för uppgift och fältet Förfaller till förfallodatum

Uppgiftens förfallodatum baseras på anställningens startdatum, uppsägningsdatum eller övergångsdatum. Vissa uppgifter måste slutföras före medarbetarens startdatum, medan andra uppgifter kan slutföras efter. När du definierar en uppgift ställer du in fältet förfallodatum för förskjutning för att ange ett förfallodatum som är relativt startdatumet, uppsägningsdatumet eller övergångsdatumet. En IT-tekniker måste till exempel förbereda en bärbar dator för en ny medarbetare två dagar före medarbetarens startdatum. I det här fallet, när du skapar konfigurationsuppgiften för den bärbara datorn, ställ in fältet till förfallodatum för förskjutning till -2. Om medarbetarens startdatum är 5 maj, förfaller uppgiften sedan till den 3 maj.

Notering

Förfallodatum kan justeras efter att uppgiften har skapats.

Förfallodatumen beräknas utifrån den kalender som är associerad med checklistan. Mer information finns i avsnittet Konfigurera checklista.

Instruktioner

Komplicerade uppgifter kanske kräver flera steg eller kräver att personen som utför uppgifter tillhandahåller ytterligare information. I fältet Instruktioner kan du ange instruktioner eller ytterligare information för att hjälpa den person som är tilldelad uppgiften att slutföra den.

Ställa in checklistor

En checklista är en grupp med uppgifter. Du kan skapa så många checklistor som du behöver och du kan tilldela samma uppgifter till flera checklistor.

Om du vill skapa en ny uppgift i en checklista väljer du Ny i menyraden Uppgifter. När du skapar en ny uppgift kan du välja att lägga till den i uppgiftsbiblioteket så att den kan delas mellan flera checklistor. Du kan bara lägga till uppgiften i biblioteket om alternativet Använd uppgift till bibliotek är inställt på Ja. Om du lägger till uppgiften i uppgiftsbiblioteket kan du också lägga till den i andra checklistor samtidigt genom att välja checklistorna i avsnittet Tillämpa på checklistor. Om du inte lägger till uppgiften i biblioteket finns den bara i checklistan som du skapade den i.

Om du vill redigera en uppgift i checklistan väljer du Redigera. Om uppgiften är kopplad till någon checklista, visas dessa checklistor på sidan Redigera uppgift. Om du vill att uppgifterna i checklistorna ska uppdateras med redigeringarna markerar du de uppgifterna i avsnittet Använd checklistor.

Om du vill ta bort uppgifter från checklistan väljer du Ta bort. Denna åtgärd tar bara bort uppgifter från checklistan. De tas inte bort från uppgiftsbiblioteket. Om du vill ta bort en uppgift från biblioteket går du till uppgiftsbibliotekssidan och väljer Ta bort.

När du skapar en checklista anger du en ägare och en kalender.

Om fältet Tilldelningstyp för en uppgift har ställts in som Befattning, Chef eller Grupp, men ingen specifik individ kan härledas från uppdragstypen, uppgiften kommer att tilldelas checklistans ägare. Här följer några exempel på situationer där uppgifter tilldelas till ägaren av checklistan:

  • Ingen befattning tilldelas den anställde som anställs eller sägs upp. Eftersom medarbetaren inte har någon befattningstilldelning kan chefen inte fastställas.
  • Fältet Tilldelningstyp anges till Befattning, men ingen medarbetare tilldelas befattningen vid den tidpunkt då uppgiften skapas. Till exempel uppgiften Ställ in bärbar dator tilldelas till befattningsnummer 000876 (Teknisk supportspecialist). När en medarbetare anställs tilldelas ingen medarbetare befattning 000876. Därför skapas en uppgift för checklisteägare.
  • Fältet Tilldelningstyp anges till Grupp, men ingen medarbetare tilldelas befattningarna i gruppen vid den tidpunkt då uppgiften skapas.

Den kalender som har angetts för en checklista används för att beräkna förfallodatumet för uppgifter som ingår i checklistan. Arbetsdagar och ej arbetsdagar definieras i kalenderinställningarna. Arbetsdagar inkluderas när förfallodatumet för uppgifter beräknas, och ej arbetsdagar exkluderas. Ej arbetsdagar inkluderar helger och semestrar.

När en kalender har ställts in associeras den med en checklistemall. På så sätt beräknas förfallodatumet för alla uppgifter i checklistan på samma sätt. Du kan ställa in flera kalendrar, men bara en kalender kan kopplas till varje checklista.

Ställa in tilldelningsgrupper (valfritt)

Ibland är en grupp personer ansvarig för en uppgift. En grupp av IT-arbetare kanske till exempel ansvarar för att förbereda datorer för nyanställning.

Följ dessa steg för att skapa en tilldelningsgrupp.

  1. Välj Nytt på sidan Grupptilldelning.
  2. Ange ett namn (till exempel IT bärbar dator) och en beskrivning av gruppen.
  3. Välj Spara.
  4. På snabbfliken Medlemmar väljer du Lägg till.
  5. Markera alla befattningar som ansvarar för uppgiften i fältet Befattningar.

När en tilldelningsgrupp har skapats kan den väljas när en uppgift skapas. Om du vill välja en specifik grupp för en uppgift måste du välja Grupp i Tilldelningstypen. Gruppen som du skapar kan sedan väljas i fältet Tilldelad.

Viktigt

Om en uppgift tilldelas en grupp markeras uppgiften som Slutförd när en person i gruppen slutför den. Uppgifterna skapas vid tiden för anställning, uppsägning eller övergång. De skapas för de användare som tilldelas befattningarna som ingår i gruppen.

Ställa in uppgiftsgrupper (valfritt)

En registrerings-, avregistrerings- eller övergångsperiod kan innefatta många olika uppgifter. För att göra det enklare att tilldela alla nödvändiga uppgifter till en checklista kan du skapa valfria uppgiftsgrupper för att kategorisera relaterade uppgifter. Till exempel personal-, IT- och löneavdelningarna måste alla slutföra specifika uppgifter för att anställa en ny medarbetare. Därför skapar du följande uppgiftsgrupper: Personal, IT och Lön. När du sedan skapar en uppgift kan du koppla en av dessa uppgiftsgrupper till den.

När du vill lägga till en uppgift i en checklista, kan du filtrera listan med uppgifter efter den uppgiftsgrupp som önskad uppgift har tilldelats till. När du skapar en checklistemall kan du till exempel filtrera listan så att bara de IT-uppgifter som har tilldelats till IT-uppgiftsgruppen visas. Därför kan du säkerställa att endast de relevanta IT-uppgifterna väljs.

Använda checklistor

När en medarbetare anställs, sägs upp eller överförs, kan en eller flera checklistor väljas. Förfallodatum för uppgifter och arbetstilldelningar skapas efter att anställnings-, uppsägnings- eller övergångsperioden har slutförts. När du till exempel väljer knappen Anställ eller Anställ och lägger till detaljer, skapas uppgifter för enskilda personer baserat på tilldelningstypen.

Varje uppgift tilldelas ett förfallodatum genom att man adderar eller subtraherar förfallodatum förskjutningen från medarbetarens startdatum. Mer information finns i avsnittet Förfallodatum för uppgift och fältet Förfallodatum för förskjutning.

Om du använder personalåtgärder skapas uppgifterna när knappen Slutför har valts eller åtgärden har godkänts.

I arbetsytan i Uppgiftshantering kan du tillämpa en checklista på en medarbetare genom att markera medarbetaren på den enkla listsidan eller detaljsidan och sedan välja Tillämpa checklista. Värdet i fältet Måldatum används vid beräkning av uppgifternas förfallodatum. Vanligtvis ska måldatumet matcha medarbetarens anställnings-, uppsägnings- eller övergångsdatum.

Du kan också tillämpa en checklista för en medarbetare genom att öppna sidan Arbetare och välja Checklistor på menyn.

Slutföra uppgifter

På sidan Självbetjäning för medarbetare kan en medarbetare visa alla uppgifter som är tilldelade till dem. För varje tilldelad uppgift visas uppgift, beskrivning, instruktioner och kontaktpersonens värden. Dessutom kan medarbetaren öppna den associerade externa webbsidan eller den associerade sidan i programmet Dynamics 365 för varje uppgift.

Uppgifter kan också visas på standardinstrumentpanelen. Gör så här om du vill visa uppgifter på standardinstrumentpanelen:

  1. Gå till Användaralternativ – Inställningar – Uppgiftshantering
  2. Välj Visa uppgifter på standardinstrumentpanel till På.

Notering

Funktionen Uppgiftshantering måste vara aktiverad i Funktionshantering för att alternativet ska visas i Användaralternativ.

Uppgifter kan markeras som pågår, annullerad eller slutförd. Om en uppgift tilldelas en grupp markeras den som Slutförd när en person i gruppen slutför den.

Uppgifter kan också tilldelas om.