Dela via

Integrera med Microsoft Dynamics 365 Field Service

  • Artikel

Serviceorganisationer behöver ett komplett program där ekonomi, lager och inköp är tätt kopplade till tjänsteleverans. De genererar finansiella data med varje transaktion. Varje arbetsorder representerar kostnad och intäkt och varje resurs genererar vinst och förlust. Kundinteraktioner lägger till transaktioner i redovisningen. Integreringen mellan Business Central och Field Service underlättar den kompletta hanteringen av serviceåtgärder och säkerställer ett smidigt informationsflöde mellan de två systemen.

Du kan enkelt skapa och hantera arbetsorder i Field Service, spåra förloppet för serviceuppgifter, tilldela resurser och samla in förbrukningsinformation. När du slutför en arbetsorder i Field Service möjliggör integreringen en smidig överföring av data till Business Central för vidare bearbetning.

Integrationen underlättar också fakturering och uppfyllande av arbetsorder i Business Central. Du kan generera korrekta fakturor baserat på serviceaktiviteter och den förbrukning som registrerats i Field Service.

Genom att använda Business Central med Field Service behöver du inte ange data manuellt eller arbeta dubbelt. Integrationen ger också en heltäckande bild av serviceåtgärder och ekonomi, vilket möjliggör bättre beslutsfattande och operativ effektivitet.

Förutsättningar

Eftersom Field Service bygger på Dynamics 365 Sales måste du konfigurera en anslutning till Dataverse och aktivera integrering med Dynamics 365 Sales.

Du måste hämta appen Field Service-integration från AppSource och installera den i Business Central.

Behörigheter och säkerhetsroller för användarkonton

När du installerar integreringslösningen konfigureras behörigheter för användarkontot för integrering. Om behörigheterna ändras kan du behöva återställa dem. Detta kan du göra genom att ominstallera integreringslösningen från sidan Anslutningsinställningar för Dynamics 365 genom att välja Omdistribuera integreringslösning. I följande avsnitt visas de behörigheter och säkerhetsroller som lösningen distribuerar för varje app.

FÖRS

  • Dynamics 365 Business Central-integreringsadministratör
  • Dynamics 365 Business Central-integreringsanvändare
  • Dynamics 365 Business Central-produktartikelanvändare

Business Central

Användare som bokför projektjournaler måste ha följande behörighetsuppsättning:

  • Integration med Dynamics 365 Sales

Fältservice

Om du vill använda integrerade data måste användarna ha följande säkerhetsroll:

  • Integration av Business Central Field Service

Användare måste till exempel ha den här rollen att koppla arbetsorder till Business Central för bearbetning.

Anmärkning

Se till att användarna tilldelas standardsäkerhetsrollerna och standardprofilerna i Field Service.

Mer information om kolumnsäkerhetsprofiler i Field Service finns i Field Service säkerhetsroller.

Administratörer måste lägga till en av lämpliga kolumnsäkerhetsprofiler för användare i Power Platform. Mer information finns i Lägga till team eller användare i en kolumnsäkerhetsprofil för att styra åtkomsten.

Anmärkning

Om du vill använda åtgärden Öppna i Business Central i Sales måste du ha följande privilegier för följande tabeller:

  • Du måste ha läsbehörighet för tabellen Anslutning i Dynamics 365 Business Central (nav_connection).
  • Du måste ha läs-, skriv- och borttagnings-behörighet för tabellen Standardanslutning i Dynamics 365 Business Central (nav_defaultconnection).

Andra inställningar i Field Service

På sidan Field Service-inställningar, gör följande ändringar:

  • På fliken Inköp avmarkerar du fältet Användning av produkter slut i lager. Annars kan du få en varning om att produkten är slut i lager när du väljer en produkt som är slut i lager i Field Service, men som finns i lager Business Central.
  • På fliken Arbetsorder/bokning stänger du av växlingsknapparna Beräkna pris och Beräkna kostnad. I fältet Skapa arbetsorderfaktura klickar du på Aldrig.

Anmärkning

Om du ställer in en anslutning till Field Service tas kopplingen mellan resurser och produkter bort. Om du vill göra Business Central artiklar tillgängliga i Field Service, uppdaterar du fältet Field Service produkttyp för att matcha fältet Typ för artiklarna i Business Central. Mer information finns i Skapa en produkt eller tjänst.

Ställ in integrering i Business Central

När du har en anslutning till Dataverse och försäljning kan du ställa in integreringen till Field Service.

  • Ladda ned och installera appen Field Service-integration från AppSource. Sedan på sidan Tilläggshantering hittar du sedan appen Field Service-integration och väljer åtgärden Konfigurera för att köra guiden för assisterad konfiguration.
  • På sidan Assisterad konfiguration i Business Central, välj Konfigurera integrering till Dynamics 365 Field Service för att köra guiden för assisterad konfiguration.

I det här avsnittet beskrivs nyckelinställningarna i guiden.

Om du vill låta personer bokföra förbrukning av artiklar och tjänster i Field Service arbetsorder anger du vilken Projektjournalmall and Projektjournal som ska användas för att bokföra förbrukning av produkter och tjänster.

Eftersom tjänster uttrycks i varaktighet i Field Service anger du vilken Måttenhet för timmar som ska användas för att konvertera varaktigheter till antal i Business Central.

Du kan också ange när arbetsorderprodukter och servicerader synkroniseras till Business Central. De kan till exempel synkroniseras när arbetsorderrader används eller när någon slutför en arbetsorder. Välj lämpligt alternativ i fältet Synkronisera produkter/tjänster för arbetsorder.

När produkter och tjänster för arbetsordern har synkroniserats med projektjournaler i Business Central kan du välja om du vill bokföra projektjournalerna manuellt. Välj lämpligt alternativ i fältet Bokför projektjournalrader automatiskt:

  • När en arbetsorder är slutförd.
  • När arbetsorderprodukter eller tjänster används.

När du är klar med installationen kör du en fullständig synkronisering från sidan Dynamics 365 Field Service integreringsinställningar. Den här åtgärden synkroniserar tabellmappningar för till exempel:

  • Projektuppgifter för projekt med uppsättningen Använd förbrukningslänk. Den här synkroniseringen gör Business Central projekt tillgängliga för urval i Field Service.
  • Resurser som inte är blockerade, som inte har Använd tidrapport markerat och som har Timmar angivna som enhet på sidan Integreringsinställningar för Dynamics 365 Field Service.
  • Serviceartiklar (kräver att du använder Premium-upplevelsen i Business Central).

Ytterligare synkronisering av lagerställen och distributionslager

Du kan integrera Field Service-distributionslager med lagerställen i Business Central. Integrationen ger tekniker information om tillgängligheten av en produkt eller artikel på ett specifikt lagerställe.

Data synkroniseras genom en enkelriktad integrationstabell (från Business Central) som matchar lagerställen i Business Central med distributionslager i Field Service. Om du vill använda mappning av integrationstabell måste du aktivera växlingsknappen Lagerställe ska finnas på sidan Lagerinställningar i Business Central.

Business Central synkroniserar lagerställen med följande inställningar på sidan Lagerställekort:

  • Växlingsknappen Använd som transit är inaktiverad.
  • Projektförbrukning. Dist.lager. Hantera skiljer sig från Distributionslagerplockning (obligatoriskt)
  • Mont. Förbrukn. Dist.lager. Hantera skiljer sig från Distributionslagerplockning (obligatoriskt)

Standardinställd Field Service enhetsmappning för synkronisering

Grunden för att synkronisera data är att mappa tabeller och fält i Business Central med tabeller och kolumner i Dataverse så att dessa kan utbyta data. Mappning sker via integreringsregister. Mer information om tabellmappningar finns i Mappa tabeller och fält som ska synkroniseras.

Integrering med Field Service introducerar följande standardmappningar av integreringsregister:

  • PJLINE-WORDERPRODUCT – Mappar arbetsorderprodukter i Field Service till projektjournalrader i Business Central.
  • PJLINE-WORDERSERVICE – Mappar arbetsordertjänster i Field Service till projektjournalrader i Business Central.
  • PROJECTTASK – Mappar projekt och projektuppgifter i Business Central till produkter i externa projekt i Field Service.
  • RESOURCE-BOOKABLERSC – Mappar resurser i Business Central till bokningsbara resurser i Field Service.
  • SVCITEM-CUSTASSET – (endast Premium-upplevelsen) Mappar serviceartiklar i Business Central till kundtillgångar i Field Service.
  • LOCATIONS – Mappar platser i Business Central till distributionslager i Field Service.

Anmärkning

Mappning av integrationstabellen LOCATIONS är endast tillgänglig om växlingsknappen Location Mandatory på sidan Lagerinställningar är aktiverad.

Använda data i båda programmen

I följande avsnitt beskrivs de funktioner där du kan använda data från Business Central och Field Service.

Field Service

Du kan skapa arbetsorder med Tjänstkontot och Faktureringskontot från Business Central. På arbetsorder måste du välja Business Central-projektaktivitet i fältet Externt projekt. Om du väljer ett projekt kan du synkronisera arbetsorderprodukter och -tjänster med lämplig projektuppgift i Business Central.

Du kan lägga till lagerartiklar och ej lagerförda artiklar som Arbetsorderprodukter på arbetsorder och hämta lagersaldo samt kostnader och priser från Business Central. Mer information finns i Skapa en arbetsorder från arbetsorderformuläret och postlistan.

Du kan lägga till artiklar av typen service som Arbetsordertjänster och hämta kostnader och priser från Business Central. Mer information finns på fliken Produkter och tjänster.

Anmärkning

När status för en produkt eller tjänst på en arbetsorder ändras från Uppskattad till Använd i Field Service, synkroniseras de med projektjournalraderna i Business Central.

Du kan boka en resurs och relatera till Bokningar till arbetsordertjänster med hjälp av en Bokningsbar resurs från Business Central.

Du kan använda Öppna i Business Central i Field Service för att öppna ett lagerställe i Business Central som är kopplad till ett distributionslager i Field Service.

Business Central

Beroende på dina inställningar på sidan Konfigurera Field Service-integration, när arbetsorder inkluderar produkter och tjänster, överförs förbrukningsinformation och bokförs med hjälp av en Projektjournal i Business Central.

Värdena Kvantitet att fakturera och Varaktighet att fakturera kopieras till fältet Kvantitet att fakturera till faktura. Baserat på dessa värden kan du skapa och bokföra försäljningsfakturor i Business Central för att fakturera kunden. När fakturan har bokförts och synkroniserats till Dynamics 365 Sales-miljön, eller förbrukningen har bearbetats i Business Central, visas det fakturerade antalet och det förbrukade antalet på fliken Business Central på sidorna Arbetsorderprodukt och Arbetsordertjänst.

Använd sidan Projektplaneringsrader om du vill spåra bokföring och fakturering av förbrukning på arbetsorder. Från sidan Projektplaneringsrader kan du skapa och bokföra försäljningsfakturor i Business Central. Därefter kan du synkronisera dem med Field Service och hålla reda på fakturornas status.

Anmärkning

Arbetsordertjänster med en bokning som använder en bokningsbar resurs som är kopplad till en Business Central-resurs synkroniseras till två projektjournalrader: en rad av typen Budget för den kopplade resursen och en annan rad av typen Fakturerbar för artikeln som ska på service.

Produkten som väljs i arbetsordertjänsten måste vara kopplad till en artikel av typen Service i Business Central. Dessutom måste basenheten för artikeln anges till den måttenhet för timmar som har valts på sidan Konfiguration av Dynamics 365 Field Service-integration.

Du kan skapa en faktura för en artikel av typen Service från den fakturerbara projektplaneringsraden och använda projektplaneringsraden för budget för att registrera kostnader med resursen.

Använd åtgärden Lagerställen i Field Service på sidorna Lagerställen och Lagerställekort för att öppna en kopplad plats i Field Service, synkronisera den, ställa in och ta bort kopplingar och visa synkroniseringsloggar. Du kan visa den allokerade produktkvantiteten från arbetsorder i Field Service som en del av bruttobehovet i Business Central-beräkning av lagertillgänglighet. Efterfrågan som genereras av order i Field Service blir automatiskt ett indata för planering.

Se även

Integrera med Microsoft Dataverse via datasynkronisering
Mappa register och fält som ska synkroniseras