Hantering av skift och kassalåda

Obs!

Retail Interest Group från Dynamics 365 Commerce har flyttat från Yammer till Viva Engage. Om du inte har åtkomst till den nya Viva Engage communityn fyller du i det här formuläret (https://aka.ms/JoinD365commerceVivaEngageCommunity) som ska läggas till och fortsätta att delta i de senaste diskussionerna.

Den här artikeln beskriver hur du konfigurerar och använder skift i Microsoft Dynamics 365 Commerce point of sale (POS).

I Dynamics 365 Commerce beskriver termen shift insamlingen av POS-transaktionsdata och aktiviteter mellan två tidpunkter. För varje skift jämförs belopp som förväntas mot det belopp som har räknats och deklareras.

Vanligtvis öppnas skift i början av arbetsdagen. Då deklarerar en användare startbeloppet som kassalådan innehåller. Försäljningstransaktioner ska sedan genomföras under dagen. Slutligen räknas kassalådan i slutet av dagen och de avslutande beloppen deklareras. Skiftet har avslutats och en Z-rapport skapas. Z-rapport anger om det finns något över- eller underskott.

Typiska skiftscenarier

Commerce innehåller flera konfigurationsalternativ och kassaåtgärder som stöder en mängd olika affärsprocesser i slutet av dagen för POS. Det här avsnittet beskriver några vanliga skiftscenarier.

Fast till

Vanligtvis används skiftscenariot fast till oftast. I ett fast till-skift associeras skiftet till ett visst register. De flyttas inte från ett register till ett annat. Ett fast till-skift kan användas av en enskild användare eller delas av flera användare. Fast till-skift kräver inte någon särskild konfiguration.

Flytande till

I flytande till-skift kan skift och kassalåda flyttas från en kassa till en annan. Även om en kassa endast kan ha ett aktivt skift per kassalåda kan skift avbrytas tillfälligt och sedan fortsätta senare eller i en annan kassa.

T.ex. en butik har två kassor. Varje kassa öppnas i början av den dag när kassören öppnar ett nytt skift och ger startbeloppet. När en kassör tar en paus, skjuter kassören upp skiftet och tar bort kassalådan från kassan. POS blir då tillgänglig för andra kassörerna. En annan kassör kan logga in och öppna sitt eget skift i kassan. Efter första kassörens rast har avslutats kan den kassören återuppta sitt skift när någon av de andra kassorna blir tillgängliga. Flytande till-skift kräver inte någon särskild konfiguration eller behörighet.

Enskild användare

Många återförsäljare föredrar att bara ha en användare per skift och för att garantera den högsta nivån av ansvar för kontanter i kassalådan. Om bara en användare kan använda kassaapparaten som är kopplad till ett skift kan användaren endast hållas ansvarig för eventuella avvikelser. Om flera användare använder ett skift, är det svårt att avgöra vem som har skrivit fel eller som försöker stjäla från kassalådan.

Flera användare

Vissa återförsäljare är villiga att offra den ansvarsnivå som enskilda användares skift erbjuder och tillåta flera användare per skift. Denna metod gäller när det finns fler användare än tillgängliga kassor och behovet av flexibla och snabba lösningar uppväger risken för förlust. Gäller även när butikschefer inte har egna skift men kan vid behov använda deras kassörers skift. Om du vill logga in och använda ett skift som har öppnats av en annan användare, måste användaren dessutom ha POS-behörigheten Tillåt flera skiftinloggningar.

Delade skift

En konfiguration för gemensamma skift möjliggör för återförsäljare att ha ett enda skift över flera kassor, kassalådor och användare. Ett delat skift har ett enda startbelopp och ett enkelt avslutande belopp som sammanfattas över alla kassalådor. Delade skift är vanligast när mobila enheter används. I det här scenariot är inte en separat kassalåda reserverad för varje kassa. Alla kassor kan däremot dela en kassalåda.

För delade skift som ska användas i en butik måste kassalådan ha konfigurerats som ”delad skiftlåda” i Butik och handel > kanalinställningar > kassainställningar > kassaprofiler > maskinvaruprofiler > kassalåda. Dessutom måste användare ha en eller båda av de delade skiftbehörigheterna (Tillåt hantering av delade skift och tillåt användning av delade skift).

Obs!

Endast ett delat skift åt gången kan vara öppet i varje butik. Delade skift och fristående skift kan användas i samma butik.

Skift- och kassalådsoperationer

Olika åtgärder kan utföras för att ändra status för ett skift eller för att öka eller minska penningbeloppet i kassalådan. Det här avsnittet beskriver dessa skiftoperationer för Store Commerce.

Öppna skift

Pos kräver att användarna har ett aktivt och öppet skift för att utföra åtgärder som skapar en finansiell transaktion, till exempel en försäljning, retur eller kundorder.

När en användare loggar in till POS, verifierar systemet först om det finns ett aktivt skift för användaren i den aktuella POS. Om ett aktivt skift inte är tillgängligt kan användaren öppna ett nytt skift, återuppta ett befintligt skift eller logga in med läget "nondrawer", beroende på systemkonfigurationen och användarens behörigheter.

Deklarera startbelopp

Den här åtgärden är ofta den första åtgärden som vidtas i ett nyligen öppnat skift. Användare anger startbeloppet i kassalådan för skiftet. Denna åtgärd är viktig eftersom över- eller underskottsberäkningen som sker när ett skift stängs beaktar startbeloppet.

Flytande inmatning

Växeltransaktioner är icke-försäljningstransaktioner som utförs i ett aktivt skift för att öka kontantbeloppet i kassalådan. Ett vanligt exempel på en växelpost är en transaktion för att lägga till ytterligare växel i kassalådan när det börjar ta slut.

Borttagning av betalningsmedel

Borttagning av betalningsmedel är ej försäljningstransaktioner som utförs i ett aktivt skift för att minska kontantbeloppet i kassalådan. Denna åtgärd används oftast med en växelpost i ett annat skift. Till exempel, eftersom Kassa 1 har ont om växel, utför användaren på Kassa 2 ett kontantuttag för att minska kontantmängden i sin kassalåda. Användaren i Kassa 1 gör sedan en växelpost för att öka kassalådan.

Skjut upp arbetspass

Användare kan skjuta upp sina aktiva skift för att frigöra den aktuella POS till en annan användare eller flytta sitt skift till en annan kassa. I detta fall kallas skiftet ofta för flytande kassalåda.

Om ett skift avbryts förhindras alla nya transaktioner eller ändringar i skiftet tills det återupptas.

Återuppta ett skift

Den här åtgärden tillåter användare att återuppta ett tidigare avbrutet skift i en kassa som inte redan har ett aktivt skift.

Anbudsdeklaration

Den här åtgärden utförs om du vill ange det totala beloppet som finns i kassalådan. Användarna utför oftast denna åtgärd innan de stänger ett skift. Den angivna mängden jämförs med det förväntade skiftbeloppet för att beräkna överskotts-/underskottsbeloppet.

Säker avlämning

Säkra droppar kan utföras när som helst under ett aktivt skift. Den här åtgärden tar bort pengar från kassalådan, så att de kan överföras till en säkrare plats, till exempel ett kassaskåp i ett enskilt rum. Det totala beloppet som registrerats för säkra insättningar finns fortfarande i summorna för skift, men behöver inte räknas som en del av kassaavstämningen.

Bankinsättning

Som säkra insättningar utförs bankinsättningar även under aktiva skift. Den här åtgärden tar bort pengar från skiftet för att förbereda för bankinsättningar.

Stäng arbetspass dolt

Blindstängda skift är inte längre aktiva men har inte avslutats helt. Till skillnad från uppskjutna skift kan skift som har stängts dolt inte återupptas. Dock kan åtgärder såsom deklarera startbelopp och kassaavstämning utföras på dem senare, eller från en annan kassa.

Ett skift som har stängts dolt används ofta för att frigöra en kassa för en ny användare eller skift, utan att behöva helt räkna, stämma av eller stänga skiftet först.

Stäng skift

Åtgärden Stäng skift beräknar skiftsummor och överförbrukning/bristbelopp och slutför sedan ett aktivt eller blindslutet skift. Stängda skift kan inte återupptas eller ändras.

Om du aktiverar profilinställningen Kräv startbelopp och kassaavstämning kräver åtgärderna startbelopp och kassaavstämning innan arbetspass kan stängas.

Obs!

• Från och med Commerce version 10.0.40 är det bara enheter med en konfigurerad kassalåda som omfattas av valideringen av inställningen Kräv startbelopp och kassaavstämning.
• Om alla kassalådor under POS-maskinvaruprofilen har konfigurerats som Ingen måste du definiera minst en kassalåda som Manuell för att utlösa valideringen Kräv startbelopp och anbudsdeklarationsinställning .
• Om alternativet Skriv ut X/Z-rapport på POS är aktiverat i funktionsprofilen och användaren har behörighet att tillåta Z-rapportutskrift , skrivs även en Z-rapport ut för skiftet. Z-rapporten kan förhandsgranskas innan du skriver ut om alternativet Förhandsgranska X/Z-rapport på POS är aktiverat i funktionsprofilen och användaren har behörigheten Tillåt Z-rapportutskrift .

Skriv ut X

Print X-åtgärden genererar och skriver ut en X-rapport för det aktiva skiftet.

Obs!

Om du vill skriva ut X-rapporten måste alternativet Skriv ut X/Z-rapport på POS vara aktiverat i funktionsprofilen och användaren måste ha behörigheten Tillåt X-rapportutskrift . X-rapporten kan förhandsgranskas innan du skriver ut om alternativet Förhandsgranska X/Z-rapport på POS har aktiverats i funktionsprofilen och användaren har behörigheten Tillåt X-rapportutskrift .

Skriv ut Z igen

Åtgärden Reprint Z utskriv den senaste Z-rapporten som systemet genererade när ett skift stängdes.

Obs!

Om du vill skriva ut den senaste Z-rapporten igen måste alternativet Skriv ut X/Z-rapport på POS vara aktiverat i funktionsprofilen och användaren måste ha behörigheten Tillåt Z-rapportutskrift . Z-rapporten kan förhandsgranskas innan du skriver ut, om alternativet Förhandsgranska X/Z-rapport på POS är aktiverat i funktionsprofilen och användaren har behörighet att tillåta Z-rapportutskrift .

Hantera skift

Med åtgärden Hantera skift kan användarna visa alla aktiva, pausade och blindslutna skift för butiken. Beroende på vilka behörigheter användarna har kan de utföra åtgärder för deras slutgiltiga stängningsprocedurerna, till exempel kassaavstämning och stängning av skift för skift som har stängts dolt. I det ovanliga fallet där skiften är i ett felaktigt tillstånd efter en växling mellan offline- och onlinelägen låter den här åtgärden även användarna visa och ta bort ogiltiga skift. Dessa ogiltiga skift innehåller inte någon ekonomisk information eller transaktionsdata för avstämning.

Obs!

Om du vill skriva ut X-rapporter med (flera) öppna skift och blindslutna skift måste alternativet Skriv ut X/Z-rapport på POS vara aktiverat i funktionsprofilen och användaren måste ha behörigheten Tillåt X-rapportutskrift . X-rapporterna kan förhandsgranskas innan du skriver ut om alternativet Förhandsgranska X/Z-rapport på POS är aktiverat i funktionsprofilen och användaren har behörigheten Tillåt X-rapportutskrift .

Behörigheter för kassalåda och skift

Följande POS-behörigheter påverkar vad vi kan och inte kan göra i olika situationer:

• Tillåt hemlig stängning
• Tillåt utskrift av X-rapport
• Tillåt utskrift av Z-rapport
• Tillåt anbudsförklaring
• Tillåt flytande deklaration
• Öppna kassalådan utan försäljning
• Tillåt flera skiftinloggningar – Med denna behörighet kan användaren logga in och använda ett skift som en annan användare öppnade. Användare som inte har den här behörigheten kan endast logga in på och använda skift som de själva öppnar.
• Att hantera delade skift – användarna måste ha behörighet för att öppna eller stänga ett delat skift.
• Att använda delade skift – användarna måste ha behörighet för att logga in och använda ett delat skift.

Överväganden inför dagens slut på Handelns huvudkontor

Det sätt som skift och kassaavstämning används i POS skiljer sig från hur transaktionsdata sammanfattas under utdragsberäkningen. Det är viktigt att du förstår skillnaden. Beroende på konfigurationen och affärsprocesserna kan skiftdata i POS (Z-rapport) och en utdragsberäkning i headquarters ge dig olika resultat. Denna skillnad innebär inte nödvändigtvis att skiftdata eller det beräknade uttalandet är fel eller att det finns ett problem med datan. Det innebär att parametrarna som tillhandahålls kan innefatta ytterligare transaktioner eller färre transaktioner eller att transaktionerna har sammanfattats annorlunda.

Även om alla återförsäljare har olika affärsbehov, rekommenderar vi att du konfigurerar systemet på följande sätt för att undvika situationer där skillnader av detta slag uppstår:

Gå till Butik och Handel > Kanaler > Butiker > Alla Butiker > Utdrag/Stängning, och för varje butik ställ in både utdragsmetod och Stängningsmetod till skift.

Den här inställningen kan garantera att uttalanden från huvudkontoret inkluderar samma transaktioner som skift på POS-systemet och att informationen summeras för det skiftet.

Mer information om utdrag och stängningsmetoder finns i spara konfigurationer för butiksutdrag.