Skapa eller uppdatera poster automatiskt
Tips
Om du vill prova Dynamics 365 Customer Service utan kostnad kan du registrera dig för en 30-dagars utvärdering.
Du kan automatiskt skapa eller uppdatera systemposter eller anpassade poster från inkommande aktiviteter som e-post, sociala aktiviteter eller anpassade aktiviteter. I det här avsnittet lär du dig hur du skapar regler för att automatiskt skapa poster för ärenden från inkommande e-postmeddelanden.
Kommentar
Modern automatisk postgenerering och uppdateringsregler stöds inte i lokala miljöer.
Definiera regler för att skapa eller uppdatera poster automatiskt
Alla organisationer har flera program för att fånga kundinteraktioner. Möjligheten att kanalisera externa data i Microsoft Dataverse-posterna kan avsevärt förbättra effektiviteten i försäljnings-, marknadsförings- och serviceteamen och öka kvaliteten på dina data. Nu kan du dirigera data från olika program och externa källor till Dataverse med hjälp av regler för postgenerering och postuppdatering.
En regel för att skapa och uppdatera poster består av regelobjekt. Regelobjekten definierar villkoren för att skapa eller uppdatera poster och definierar även de åtgärder eller steg som ska vidtas för posterna.
När en ärendepost skapas med hjälp av en automatisk postgenereringsregel och regelns ägare är ett team, är ägaren till ärendeposten teamets Administratör användare.
Aktiviteter och entiteter som stöds av regler för att automatiskt skapa eller uppdatera poster
Som standard kundtjänst har Dynamics 365 Customer Service stöd för att skapa poster från följande aktiviteter:
- E-post
- Social aktivitet
- Uppgift
- Telefonsamtal
- Avtalad tid
- Tjänstaktivitet
- Anpassad aktivitet
Dessa aktiviteter kan konverteras till standardentitetsposter (system) eller anpassade entiteter. Du kan till exempel skapa ett lead, en affärsmöjlighet (systempost) eller en incident (anpassad post) från ett inkommande e-postmeddelande.
Förutsättningar
Kontrollera att följande förutsättningar är uppfyllda:
- Behörigheter, roller och Power Automate-licens för att skapa regler för automatisk postgenerering.
- Information om de köer som du vill skapa reglerna.
Konfigurera regler för att skapa eller uppdatera poster automatiskt
Du kan konfigurera en regel som, om aktiv, ska köras för inkommande e-post. Med funktionen för att skapa regler kan du definiera villkoren för när en regel kan köras.
Du kan konfigurera reglerna i programmet Administrationscenter för Customer Service.
I webbplatsöversikten Ärendeinställningar i Kundsupport. Sidan Ärendeinställningar visas.
I avsnittet Regler för att skapa och uppdatera poster automatisk, välj Hantera. Sidan Alla regler för postgenerering och postuppdatering visas.
Välj Nytt. Sidan Ny post för att skapa och uppdatera regel visas.
I fliken Grundläggande, under Information i Steg Ett anger du följande information:
- Regelnamn: Ange ett namn för regeln.
- Kö som ska övervakas: Välj en kö som regeln ska aktiveras på. För e-postaktiviteter måste du välja en kö för att kunna aktivera regeln.
- Aktivitetstyp som ska övervakas: Välj E-postmeddelande i listan.
Välj Spara. Området Steg två: Villkor som ska utvärderas och åtgärder att vidta aktiveras.
I Steg två: Villkor som ska utvärderas och åtgärder att vidta väljer du Nytt. Sidan Villkorsverktyg visas.
Kommentar
Du måste lägga till minst ett villkor för att regeln ska kunna köras.
Utför följande steg:
a. I Villkor>Villkorsnamn, ange ett intuitivt namn.
b. I Villkor måste godkännas för att fortsätta (godkänn om tom), välj Lägg till.
c. Använd följande alternativ för att definiera villkoren för regeln som ska utvärderas:
i. Lägg till rad
ii. Lägg till grupp
iii. Lägg till relaterad entitet
I Åtgärder att vidta>Post att skapa, se till att värdet är Ärende. Ett ärende skapas om de angivna villkoren uppfylls för e-postaktiviteten.
I Konfigurera i Microsoft Power Automate väljer du Spara och öppna i Power Automate. Power Automate-appen öppnas i en ny flik där du kan konfigurera villkor som måste utvärderas för e-postaktiviteten. Mer information om användningen av Power Automate finns i dokumentationen för Power Automate.
Välj Spara och stäng. Villkorsverktyget är stängt.
I Steg tre: ytterligare åtgärder som ska vidtas efter matchning med ett villkor väljer du ett alternativ utifrån ditt krav för Svara på e-post automatiskt.
Om du väljer Ja ska du välja en e-postmall i listrutan Välj e-postmall.
Kommentar
Regeln får tillståndet utkast tills du aktiverar den.
Hur fungerar regler för postgenerering och postuppdatering med köer
I en regel för postgenerering och postuppdatering, när du anger en kö för en källtyp, läggs all inkommande aktivitet från den källan till som ett köobjekt för den angivna kön. Det vill säga, om en regel för en viss kombination av källaktivitet och kö är aktiv, så bearbetar regeln den inkommande aktiviteten i den kön för att skapa eller uppdatera poster. När ett e-postmeddelande behandlas av en regel för automatisk postskapande skapas ett köobjekt. Om e-postmeddelandet har köns e-postadress i den hemliga kopian (Bcc) eller kopian (Cc) skapas ett köobjekt från serversynkronisering. Som standard skapas två köobjekt om e-postmeddelandet har köns e-post i både Till- och Bcc- eller Cc-fält. Om du vill styra skapandet av köobjekten kan du ställa in växlingsknappen CreateQueueItemForSynchronizingMailbox i organisationens konfigurationsinställningar. Mer information: Skapa köobjekt från synkroniserade e-postmeddelanden
För en e-postkälltyp måste du ange en kö. För alla andra källtyper inklusive anpassade aktiviteter är det frivilligt.
Kommentar
När en regel för automatiskt skapande av post tillämpas på ett köobjekt för e-post, inaktiveras den.
Konfigurera avancerade inställningar för regler
På fliken Avancerat på sidan Regeluppsättningar för att skapa och uppdatera poster kan du konfigurera åtgärder som kan utföras automatiskt innan villkoren för regeln utvärderas.
På sidan Regler för att skapa och uppdatera poster automatiskt markerar du regeln i listan som du vill uppdatera. Sidan <rule_name> visas.
Välj fliken Avancerat och gör följande i Före utvärdering av villkor:
Tillåt e-postmeddelanden från okända avsändare: Ställ det till ja om du vill att poster ska skapas när e-postmeddelanden kommer från avsändare vars e-postadresser inte finns i någon kontakt- eller kontopost.
Det här alternativet med alternativet Skapa poster automatiskt i Dynamics 365 for Customer Engagement i regelägarens personliga alternativ, avgör om ett ärende och kontaktposten skapas. För mer information, se Ange personliga alternativ.
Hantera okända avsändare med: Välj ett av följande alternativ:
- Skapa en ny kontakt automatiskt: Ange om du vill att en kontakt ska skapas automatiskt.
-
Mappa i Power Automate manuellt: Ange om du vill utvärdera och konfigurera lösning för kontakten i Power Automate.
Viktigt!
Om du väljer att mappa kontakten manuellt ska du se till att du skapar en mappning i Power Automate för kundfältet. Mer information: Mappa en kontakt manuellt i Power Automate
Kräv ett giltigt berättigande för det anslutna ärendet: Om du väljer Ja, ett ärende skapas endast om det finns ett aktivt berättigande för kunden.
Om avsändaren av e-postmeddelandet är en kontakt med ett överordnat konto skapar en post om kontaktens överordnade konto har ett giltigt berättigande, och om kontakten finns med i avsnittet Kontakter för berättigandet eller om avsnittet Kontakter är tomt (vilket innebär att berättigandet gäller för alla kontakter för kunden).
Vänta på en viss tid efter det att det anslutna ärendet har stängts: Välj Ja och välj sedan ett tidsvärde i rutan Välj den tid som visas. Inget nytt ärende kommer att skapas förrän den angivna tidsperioden har löpt ut när ett relaterat ärende har stängts. Om du till exempel har angett värdet ja och angett en timme, och ett ärende finns för ett skrivarproblem, skapas inte ett annat ärende när ett e-postmeddelande gäller samma utskriftsproblem förrän en timme efter det att det befintliga skrivarproblemfallet har lösts.
Det stängda ärendet öppnas inte automatiskt igen när det inkommande e-postmeddelandet är associerat med det. Du kan dock konfigurera flöden genom att använda Power Automate för att ett stängt ärende igen när ett inkommande e-postmeddelande är associerat med det stängda ärendet.
Om värdet är Nej skapas inget ärende om det redan finns ett närliggande sådant.
Kommentar
Om du vill att ett ärende ska skapas utan tidslucka anger du Vänta en viss tid efter att det anslutna ärendet har stängts till Ja och välj ingen tidslängd i rutan Välj hur lång tid.
I Avancerade inställningar visas som standard den användare som skapar regeln i rutan Ägare vars behörigheter regeln använder för att köra. Du kan lägga till fler användare eller ändra det förvalda värdet.
Välj Spara eller Spara och stäng.
Ändra ordningen på regelobjekt som ska utvärderas
Reglerna körs i den ordning de visas i listan med regelobjekt. Om den inkommande aktiviteten matchar villkoret som anges i regelobjektet ett, skapas ärendet och resten av regelobjekten utvärderas inte. Du kan ändra ordningen på regelobjekten när det finns fler än ett regelobjekt för en regel.
Mappa manuellt en kontakt i Power Automate
Utför följande steg för att mappa en kontakt manuellt i Power Automate:
- I appen i kundtjänst, gå till funktionen för automatisk postskapande och uppdatering av regel, och välj sedan den regel som du vill redigera.
- I steg två: Villkor för att utvärdera och åtgärder som ska vidtas väljer du det regelobjekt som du vill mappa kontakten för manuellt i Power Automate.
- På sidan som visas på fliken Villkorsverktyget, välj Spara och öppna Power Automate. Arbetsflödet Power Automate öppnas på en ny flik.
Godkänn alla standardanslutningsinställningar och välj Fortsätt.
På sidan som visas går du till steget Är e-postavsändaren en kontakt eller ett konto för alternativet Om inte, välj ellipser för Avsluta när ingen giltig kund hittas och välj Ta bort.
Välj OK i bekräftelsedialogrutan.
I steget Skapa en post (ändra inte det här steget) arbetsflödet anger du det värde som krävs i rutan Kund (kontakter).
Se till att du tar bort standard mappningarna från kontakt (kontakter) och kund (konton).
Viktigt!
Om du vill mappa ett konto ska du se till att du tar bort standardmappningarna från rutorna kontakt (kontakter) och kund (kontakt) och anger att endast ett konto i rutan kund (konton) för arbetsflödet ska köras utan fel.
Spara och stäng.
Bearbeta endast e-postmeddelanden från kända avsändare
Om du endast vill bearbeta e-postmeddelanden från kända avsändare gör du följande i Power Automate för det associerade regelobjektet:
På sidan för Power Automate arbetsflöde, acceptera standardinställningarna för anslutning och välj Fortsätt.
På sidan som visas går du till steget Är e-postavsändaren en kontakt eller ett konto för alternativet Om intese till att alternativet Avsluta när ingen giltig kund hittas.
Spara ändringarna.
Endast posterna från kända avsändare bearbetas.
Skapa kontakter för okända avsändare
Stegen i det här avsnittet är endast tillämpliga när du väljer alternativet att mappa in manuellt Power Automate i Hantera okända avsändare med på fliken Avancerat för regeln för att skapa och uppdatera poster.
Alternativet att skapa kontakten baseras på e-postmottagarens behörighet. Om e-postmottagaren inte har behörighet att skapa en kontakt och du föredrar att inte ge dem den här behörigheten kan du konfigurera en miljövariabel så att regelägarens behörigheter används. Mer information: Skapa kontakter för okända avsändare med hjälp kontext för regelägare
Om du vill skapa en kontakt för okända avsändare av post konfigurerar du följande alternativ i Power Automate för det associerade regelobjektet:
I steget Är e-postavsändaren en kontakt eller ett konto för alternativet Om inte ta bort åtgärden Avsluta när ingen giltig kund hittas.
Välj Lägg till en åtgärd och sök efter Välj en åtgärd sök efter "Lägg till en ny rad" och välj den.
I Tabellnamn, välj Kontakter.
I E-post, sök efter "Från" i Dynamiskt innehåll och välj det.
Välj Lägg till en åtgärd och sök efter Välj en åtgärd sök efter "Ange variabel" och välj den.
I Namn, välj Kund från e-postavsändare.
I Värde, sök efter "OData Id" i Dynamiskt innehåll och välj det. "OData Id" skapas när du skapar en ny kontaktpost.
I alternativet Skapa en post (byt inte namn på steget), sök efter Kontakt (kontakter) och använd följande uttryck:
if(equals(triggerOutputs()?['body/_emailsender_type'], 'contacts'), if(contains(variables('Customer from email sender'), triggerOutputs()?['body/_emailsender_value']) , string(''), concat('contacts(',triggerOutputs()?['body/_emailsender_value'], ')')), string(''))
Spara ändringarna.
Skapa kontakter för okända avsändare med hjälp av kontext för regelägare
Som standard skapas en kontakt för en okänd e-postavsändare med e-postmottagarens kontext. Om du vill växla till att använda regelns ägarbehörigheter för att skapa den nya kontakten kan du konfigurera msdyn_ArcCreateContactWithRuleOwner miljövariabeln enligt följande:
Gå till Power Apps portalen.
Välj den miljö som krävs och välj sedan Lösningar i den vänstra rutan.
På sidan Lösningar välj Standardlösning.
Sök efter miljövariabler och välj miljövariabeln msdyn_ArcCreateContactWithRuleOwner.
På redigeringssidan som visas anger du det aktuella värdet som 1 så att standardvärdet åsidosätts.
Spara och publicera anpassningarna.
Aktivera en regel för att skapa eller uppdatera poster automatiskt
För att en regel för postgenerering och postuppdatering ska tillämpas på en matchande inkommande aktivitet måste du aktivera regeln efter att du lagt till regelobjekten.
Hantera automatisk postgenerering och uppdateringsregel från ett köformulär
Du kan skapa och hantera en regel för automatisk postgenerering och uppdatering från ett köformulär. Mer information finns i Mer information: Skapa eller ändra en kö
Hantera aktivitetsövervakaren för att granska och spåra regler
Du kan granska och spåra hälsan för de regler för automatisk skapande av poster och lösa problem runt dem. Se: Hantera aktivitetsövervakaren för att granska och spåra regler
Felsöka ärenden
Problem med att konvertera ett e-postmeddelande till ett ärende
Se även
Skapa och hantera köer
Skapa regler för att automatiskt dirigera ärenden
Vanliga frågor och svar om aktivitetsövervakare