Använd automatiskt för leverantörsfakturor

I den här artikeln beskrivs möjligheten att automatiskt tillämpa förskottsbetalningar på leverantörsfakturor. En förskottsbetalning kan skapas för en inköpsorder som en del av ett inköpsavtal. När en leverantörsfaktura har mottagits kan förskottsbetalningen användas för att kvitta leverantörsreskontra från leverantörsfakturan. Med den nya funktionen kan systemet automatiskt använda inköpsordernummer på en leverantörsfaktura för att slå upp motsvarande förskottsbetalningar när leverantörsfakturan importeras.

Om förskottsbetalningar hittas och kan användas, läggs rader till på de befintliga fakturaraderna så att förskottsbetalningarna används. Förskottsbetalningsraderna beaktas aldrig under fakturamatchningsprocessen.

Följande poäng beskriver hur förskottsbetalningar tillämpas när olika inköpsprocesser följs:

• En leverantörsfaktura per inköpsorder – Förskottsbetalningen på inköpsordern tillämpas på leverantörsfakturan.
• En leverantörsfaktura för flera inköpsorder – Förskottsbetalningarna för alla inköpsorder tillämpas på leverantörsfakturan.
• Flera leverantörsfakturor per inköpsorder – Förskottsbetalningen på inköpsordern tillämpas på den första importerade leverantörsfakturan. Om förskottsbetalningsbeloppet överstiger fakturabeloppet misslyckas förskottsbetalningen och du måste använda förskottsbetalningen manuellt.
• Flera leverantörsfakturor för flera inköpsorder – Förskottsbetalningarna på inköpsorder tillämpas på den första relevanta fakturan. Om förskottsbetalningsbeloppet överstiger fakturabeloppet misslyckas förskottsbetalningen och du måste använda förskottsbetalningar manuellt. Om några förskottsbetalningar som återstår efter förskottsbetalningar tillämpas på den första fakturan, kan de tillämpas på de fakturor som följer.

Om ett försök till förskottsbetalning kommer inställningen för Blockera uppföljande automationsprocess om ansökningen om förskottsbetalning inte kan användas att avgöra nästkommande steg:

• Ja – Felmeddelandet "Automatisk tillämpning av förskottsbetalning: Misslyckades" läggs till i automatiseringshistoriken och fakturan finns kvar i listan över väntande leverantörsfakturor. Fakturan spärras tills du tillämpar förskottsbetalningen manuellt.

Om du vill tillämpa förskottsbetalningar manuellt går du till den pågående leverantörsfakturan. På sidan Fakturainformation anger du alternativet Inkludera i automatiserad bearbetning av den spärrade fakturan till Nej. Du kan nu använda förskottsbetalningen manuellt. När förskottsbetalningen har använts ställer du tillbaka alternativet Inkludera i automatiserad bearbetning till Ja så att fakturan kan bearbetas automatiskt.

Du kan också hoppa över automatisk hantering av förskottsbetalningen genom att ställa in alternativet Inkludera i automatiserad bearbetning till Nej och sedan ställa tillbaka den till Ja. Då visas följande meddelande: "En förskottsbetalning finns redan för inköpsordern. Vill du ignorera det för den valda leverantörsfakturan?" Välj Ja. Meddelandet "Program för förskottsbetalning kringgås manuellt" läggs till i automationshistoriken och leverantörsfakturan spärras inte när den automatiska processen körs igen.

• Nej – Uppföljningsautomatiseringsprocesser kommer att fortsätta. Du kan fortfarande använda förskottsbetalningen under kvittningen.