Arbetsyta för lösningen Invoice Capture

2024-10-03

När en faktura i Invoice Capture har identifierats av AI Builder och mappats till fakturafält kan den uppdateras och valideras automatiskt enligt reglerna innan den konverteras till en leverantörsfaktura i Microsoft Dynamics 365 Finance. Om fakturan innehåller fel eller varningar krävs manuellt ingripande för att granska och rätta fakturan.

Vad är visningsprogram för sida-vid-sida?

Sida vid sida-visningsprogrammet tillhandahåller ett kontaktgränssnitt för visning av rådokument och fakturaformulär sida vid sida. I programmet används Microsofts formulärigenkänningsteknologi för att automatiskt hämta information från det råa dokumentet och fylla i motsvarande fält på fakturasidan. Visaren har även en koppling mellan sidfälten och originaldokumentet, så att användarna kan navigera genom dokumentet med ett enda eller flera klick. Därför kan användarna granska fakturor på ett mer effektivt sätt. När fakturafälten har en koppling till fälten som returneras från AI Builder visas en ögonglobssymbol till vänster om fälten. Välj ögonglobssymbolen om du vill placera den automatiskt och markera motsvarande fältvärde på ursprungsdokumentet.

Här finns några nyckelfunktioner i visningsprogrammet sida vid sida:

Fälten på fakturasidan fylls automatiskt med information som extraheras från rådokument med hjälp av Microsofts teknik för formulärigenkänning.
Det upprättas en koppling mellan sidfält och rådokument för navigation och korrekturläsning.
Meddelanden hjälper användarna att korrigera fel på fakturasidan, så att de blir mer korrekta och effektiva.
Du kan ändra storlek på gränssnittet för att passa olika fakturaformat.
Söklistor hämtas från Dynamics 365 Finance under körning för att säkerställa att informationen är uppdaterad och korrekt.
Gränssnittet är flexibelt och anpassar sig efter olika fakturatyper.

Dokumentrubriken består av fyra fält:
- Status
- Juridisk person
- Leverantörskonto
- Typ av faktura
Användarna kan uppdatera den juridiska personen, leverantörskontot och fakturatypen genom att välja Klassificera faktura.
I dokumentvisningsprogrammet visas ursprungsdokumentet. Med kontrollerna i det övre högra hörnet kan användarna justera sidvyn genom att byta sida, zooma in eller ut, föra dokumentet till sidan eller rotera dokumentet. Användare kan ändra storlek på hela fönstret genom att dra storleksändringsraden mellan det ursprungliga dokumentfönstret och fakturafönstret.
Fakturafönstret innehåller olika kort som visar fakturakontexten.
- I kortet meddelande visas alla fel, varningar och informationsmeddelanden. Det är ett expanderat/komprimerat avsnitt i den centrala delen av gränssnittet. För att expandera väljer användarna meddelandesymbolen. Användarna kan välja vilka typer av meddelanden som ska visas.
- Kortet Fakturahuvud visar huvudfälten som är inställda som synliga via konfigurationsgrupper. Vilka fält som visas beror på den valda fakturatypen.
- Kortet Fakturarader visar rutnätet för fakturarader. Radfälten anpassas med hjälp av konfigurationsgrupper. Detta kort är dolt om fakturatypen är Endast sidhuvud. Maximalt fem fakturarader visas per sida. Användarna kan navigera genom sidorna med hjälp av vänster- och högerpilsknapparna i gränssnittets nedre högra hörn.
- Korten Kostnader och Moms visar tabellen för avgifter och moms på dokumenthuvudet. Om det inte finns några avgiftsrader och momsrader är dessa kort dolda. Användare kan välja Visa mer för att visa korten, och de kan manuellt lägga till avgifter och moms genom att välja Lägg till.
  - Värdet Kod för avgifter måste tilldelas innan fakturan kan överföras till Dynamics 365 Finance. Avgiftsraderna kommer att importeras tillsammans med fakturarubriken och raderna med hjälp av dataenheten avgifter för leverantörsfakturor.
  - Om värdet på fältet Total moms är null eller noll och flera momsrader är definierade, beräknas summan av momsbeloppet automatiskt och matas in i fältet Total moms på fakturahuvudet. Om parametern Validera totala momsbelopp vid Inställningssystem>Hantera bearbetningsregel är aktiverat, valideras överensstämmelsen mellan summan av momsbeloppet och det totala momsbeloppet. Om ingen momsrad är definierad, hoppas valideringen över.

Statusar för insamlade fakturor

Status	beskrivning	Åtgärd
Pågår	Fakturan har registrerats och är för närvarande under förbearbetning och validering.	Ingen åtgärd krävs.
Insamlad	Undantag görs under förbearbetnings- och valideringsstegen. Manuell inblandning krävs för att korrigera fakturan.	Välj Klassificera faktura, Starta granskning eller Annullera.
Undergår granskning	Fakturan granskas och korrigeras i visningsprogrammet för sida-vid-sida	Välj Klassificera faktura, Slutför granskning eller Annullera.
Verifierade	Fakturan har granskats men inte överförts.	Välj Överföra, Klassificera faktura, Starta granskning eller Annullera.
Överfört	Fakturan överfördes i målsystemet till Dynamics 365 Finance.	Öppna fakturan i Dynamics 365 Finance.
Makulerat	Fakturan behövs inte längre och är inaktuell.	Välj Inaktuell. Om du väljer Föråldrad tas både insamlade fakturor och mottagna filer bort permanent från Dataverse.
Väntar	Fakturan har skickats till väntelistan så att automationsjobbet i Dynamics 365 Finance kan hämta det för vidare bearbetning.	Ingen åtgärd krävs.

Navigera till visningsprogram för sida-vid-sida

Du kan öppna visningsprogrammet sida vid sida från två platser:

I listan Insamlad faktura dubbelklickar du på en post, eller enkelklickar på fakturanumret.
På sidan Mottagna filer väljer du en faktura som har skapats och väljer sedan Visa insamlade fakturor.

Klassificera insamlade fakturor

Tilldela en juridisk person på listsidan

I listan Insamlade fakturor kanske den juridiska personen saknas eftersom den inte härleds. Den juridiska personen måste vara tilldelad innan en faktura kan bearbetas. Användarna kan sedan granska fakturorna och göra korrigeringarna.

Välj fakturan och välj sedan Tilldela juridisk person.
Välj den juridiska personen i listrutan.
Välj Spara.

Genom korrekt tilldelning av den juridiska personen kan leverantörsreskontraansvariga (AP) se till att de kan visa status för den faktura de är ansvariga för.

Klassificera en faktura på den detaljerade sidan

För att leverantörsfakturan ska kunna skapas i Dynamics 365 Finance måste enheter som juridisk person, leverantörskonto och artikelnummer fastställas före överföringen. Av dessa enheter är det juridiska personer och leverantörskonto som är det viktigaste, eftersom de bestämmer om den härledda fakturatypen är godtagbar enligt inställningen i den tilldelade konfigurationsgruppen.

Om den juridiska personen och leverantörskontot inte bestäms av regeln, måste en användare uppdatera dessa fält genom att välja Klassificera faktura. I ett fönster vid sidan av fönstret uppmanas användaren att ange följande information:

Juridisk person
Leverantörskonto
Fakturatyp

Utlösaren och valideringslogiken utlöses omedelbart när användaren har valt Spara och stänga.

Granska process

Ett fakturadokument som har samlats in kanske måste granskas manuellt på grund av fel eller varningar. I visningsprogrammet sida vid sida visar dokumentrubriken statusen Insamlad och den aktuella versionen blir Ursprunglig version.

Information om fakturahuvud (juridisk person, leverantörskonto och fakturatyp) måste vara komplett innan användare kan börja granska fakturan.

När en användare väljer Starta granskning, kommer fältet Status att uppdateras till Under granskning och fältet Aktuell version uppdateras till Ändrad version. Fakturaformuläret är då i redigeringsläge.

Ansvarig för leverantörsreskontra kan ange värden för fakturahuvudet. Alternativt kan de lägga till, redigera eller ta bort rader på fälten Fakturaraderna, Avgifter och Moms. Genom att välja Ta bort alla kan de ta bort alla fakturarader.

Ansvarig för leverantörsreskontra kan välja den övre högra ikonen i fönstret för förhandsgranskning av dokument för att sätta fakturan i mappningsläge. Ansvarig för leverantörsreskontra kan sedan korrigera eller lägga till mappningen genom att välja nyckelvärdepar och fältet Mappad faktura. Efter att ändringarna har sparats extraheras värdet och appliceras på motsvarande fakturafält. När funktionen för kontinuerlig inlärning är aktiverad lär systemet sig ändringarna och tillämpar samma logik på fakturor från samma leverantör.

Mappa nyckel/värde-par med fält

Ibland extraherar den fördefinierade modellen inte värdet från rätt position i dokumentet för vissa fält. Användarna vill korrigera extraheringen och låta programmet hela tiden extrahera rätt värde för efterföljande inkommande fakturor som kommer från samma leverantör och har samma mönster. Om värdet som måste extraheras returneras som ett nyckel/värde-par från AI-modellen görs den här korrigeringen på sidan för mappning av nyckel/värde-par. När funktionen Kontinuerlig inlärning är aktiverad lär sig nyckel/värde-paret mappning.

Funktionen för mappning av nyckel/värde-par tillämpas när den fördefinierade modellen används. Om du använder en anpassad fakturamodell använder du mappningen av anpassade fält för att extrahera ytterligare fält. Välj ikonen längst upp till höger i fönstret för förhandsversion av dokument för att ändra fakturor till mappningsläge.

Ljusgult anger att nyckel/värde-paret redan har mappats med fakturafält.
Ljusblått anger att nyckel/värde-paret ännu inte har mappats till några fakturafält. LR-ansvarig kan korrigera eller lägga till mappningen genom att välja nyckel/värde-paret och fältet Mappad faktura. Efter att ändringarna har sparats extraheras värdet och appliceras på motsvarande fakturafält. När funktionen Kontinuerlig inlärning är aktiverad lär sig systemet ändringarna och tillämpar dem på fakturor från samma leverantör.

Notering

Knappen Nyckel/värde-par mappning sida är endast tillgänglig för fakturor som tas emot efter en uppgradering till version 1.1.0.32. Den är inte tillgänglig för fakturor som togs emot före uppgraderingen.

Ladda ner det ursprungliga fakturadokumentet

I fönstret för förhandsversion av dokument kan nedladdningsknappen hjälpa användarna att ladda ned det ursprungliga fakturadokumentet.

Härledning och validering

Vissa entitetsfält i visningsprogrammet sida vid sida finns inte i det ursprungliga fakturadokumentet, men krävs för att generera fakturan i Dynamics 365 Finance. Dessa entiteter hämtas från en kombination av den identifierade fakturadata och huvuddata från Dynamics 365 Finance.

Enheterna inkluderar juridisk person, leverantörskonto , artikelnummer och valutakod. Om härledning av ett fält misslyckas stoppas processen.

Juridisk person – Om en aktiv mappnings regel hittas för den juridiska personen väljs den juridiska personen baserat på företagets namn och adress.
Leverantörskonto – Därefter väljs leverantörskontot baserat på en aktiv mappnings regel och en kombination av den valda juridiska personen och leverantörens namn, adress eller skattenummer.
Artikelnummer – Artikelnumret härleds baserat på följande tre typer av information:
1. Härledd juridisk person
2. Härlett leverantörskonto
3. Artikelbeskrivning eller externt artikelnummer
Valutakod – Valutakoden måste bestämmas innan fakturan kan överföras från Invoice Capture till Dynamics 365 Finance. Olika metoder implementeras för att härleda valutakoden:
- Om valutasymbolen fångas och kan användas för att unikt identifiera valutakoden, härleds valutakoden automatiskt.
- Om en faktura är kopplad till en inköpsorder (inköpsorderfaktura eller huvudfaktura) måste fakturan och inköpsordern använda samma valutakod. Om ingen valutakod returneras från igenkänningsresultatet, anges valutakoden från inköpsordern som standard.
- Om du vill att en kostnadsfaktura ska härleda valutakoden från leverantörens stamdata, välj parametern Härled valutakod för kostnadsfaktura vid Inställningssystem>Hantera behandlingsregler.

När fälten har härletts körs följande ytterligare valideringskontroller:

Obligatorisk kontroll – Den här kontrollen validerar de obligatoriska fälten för visaren sida vid sida. Användarna kan välja vilka fält som måste vara obligatoriska på sidan Konfigurationsinställningar.
Konfidenspoäng – Användarna kan ange tröskelvärden för varningar och fel för konfidenspoängen. Den här kontrollen fokuserar på konfidenspoäng från optisk teckenläsning (OCR) som ligger under dessa tröskelvärden. Fel- eller varningsmeddelanden visas baserat på valideringsresultatet.
Befintlig check – Den här kontrollen validerar förekomsten av enheter, inklusive juridisk person, leverantörskonto, artikelnummer, anskaffningskategori eller inköpsorder.
Avancerad kontroll – När en lagerartikel används måste inköpsorderinformationen tilldelas fakturaraden.

När användaren väljer Härleda och kontrollera körs de olika processerna för tillverkning och validering. Om det inte finns några fel i fakturorna, anropas valideringslogiken bara när användaren väljer Fullständig granskning eller Överföring.

Den här processen sker före valideringen och alla varningar eller fel kommer från valideringsprocessen. Varningar och fel loggas i historikloggen. Användarna kan välja Visa historik för att granska felen.

Anteckning

Den aktuella omvaliderings- och valideringslogiken inkluderar de vanligaste scenarierna. Mer specifika valideringar kan implementeras med hjälp av kundtillägg.

Kontinuerlig inlärning

För att öka den beröringsfria frekvensen för Fakturabearbetning i Invoice Capture kan funktionen Kontinuerlig inlärning härleda enheter (juridisk person, leverantörskonto och artikelnummer) baserat på mappning från den senast överförda fakturan. Den stöder också automatisk extrahering av ett värde från ett nyckel/värde-par och tilldelning av det värdet till motsvarande fakturafält. När Dit är en post på fliken Avgifter kort härleder Kontinuerlig inlärning kodvärdet för Avgifter baserat på den senast matchade posten. Funktionen kan slås på och av i Inställningar systeminställningar>.

Skillnaden mellan reglerna Kontinuerlig inlärning och mappning

Funktionen Kontinuerlig inlärning försöker registrera mönster mellan fakturakontexten och manuellt valda entiteter omedelbart efter att fakturan har överförts. De berörda entiteterna är juridisk person, leverantörskonto, artikelnummer, utgiftstyp, avgiftskod och mappning av nyckel/värde-par. För närvarande kontrollerar Kontinuerlig inlärning all rubrikinformation, till exempel företagsnamn, företagsadress, leverantörsnamn, adress och leverantörens skatteregistreringsnummer, för att fastställa värdet på den juridiska personen och leverantörskontot. När den första fakturan tas emot måste användarna manuellt ange den juridiska personen och leverantörskontot om de inte kan härledas från andra mappnings regler. När fakturorna har granskats och överförts till Dynamics 365 Finance registreras relationen. När en faktura som har samma kontext anländer försöker Kontinuerlig inlärning hitta samma mönster och härleda den juridiska personen och leverantörskontot automatiskt.

Mappningsregler är på vissa sätt en valfri metod för att härleda värdet på entiteter. De kan härleda entitetsvärden när villkoren är uppfyllda för alla fält. Eftersom underhållsbelastningen är ganska hög rekommenderar vi inte att kunderna använder den här metoden. Det enda undantaget är utgiftstypen. För utgiftstypen rekommenderar vi att kunderna använder ramverket för väntande leverantörsfakturor för fakturor som inte är inköpsorder. För den här metoden kan du definiera en standardutgiftstyp (anskaffningskategori) som används på alla rader för fakturor från en viss leverantör. Den här tilldelade anskaffningskategorin används för att härleda utgiftsredovisningen under redovisningsfördelningen på appar för ekonomi och drift. Det kan öka den beröringsfria frekvensen för bearbetning av fakturor som inte är inköpsorder.

Ur ett logiksekvensperspektiv tillämpas Kontinuerlig inlärning före mappning regler.

Länka inköpsorder

Endast fakturahuvud

När fakturatypen är Endast huvud kan användare Välj en eller flera inköpsorder i uppslagslistan genom att välja Inköpsorder i fakturahuvudet. Listan visar alla inköpsorder från samma leverantörskonto som har statusen Öppen order eller Mottagen. Alla identifierade inköpsorder som inte är giltiga visas i rött. Användarna måste ta bort dessa inköpsorder genom att välja X innan de välj inköpsorder i uppslagslistan.

Inköpsorderfaktura

När fakturatypen är Inköpsorderfaktura måste förhållandet mellan fakturaraden och inköpsraden upprättas korrekt i Invoice Capture. Om inköpsraden inte kan härledas automatiskt kan LR-ansvarig manuellt upprätta relationen på sidan Länka inköpsrad med fakturarad . Du öppnar den här sidan genom att Välj inköpsorderfältet i fakturahuvudet eller inköpsordernumret (eller inköpsorderradnumret) på fakturaraden.

På sidan Länka inköpsrad med fakturarad är följande avsnitt tillgängliga:

I det första avsnittet visas den valda fakturaraden.
I avsnittet Tillgängliga inköpsrader visas alla inköpsradskandidater som matchar artikeln (eller utgiftstypen) på fakturaraden, baserat på specifika kriterier. Dessa kriterier inkluderar inköpsorder, artikelnummer, utgiftstyp och artikelbeskrivning. De tillgängliga inköpsraderna har samma kvantitetstecken som fakturaraden.
När en fakturarad är länkad till en inköpsrad aktiveras en alternativknapp (kallas även alternativknapp) för motsvarande post och ikonen längst upp till höger i fakturaradsfönstret ändras till en grön bockmarkering. Om Dit inte finns någon associerad inköpsrad visas en röd kryssikon.
När du har bekräftat associationen skrivs den länkade inköpsraden och artikelnumret (eller utgiftstypen) tillbaka till fakturaraden. Dessutom uppdateras inköpsordern i fakturahuvudet baserat på de associerade inköpsorderna.

Annullera och radera en faktura

Om fakturan innehåller fel kan användarna annullera den genom att välja Annullera. När en faktura har annullerats visas den på sidan Hämta fakturor (annullerad) och kan inte granskas och inkluderas igen om inte statusvärdet Annullera till Hämta från Dataverse.

Användarna kan radera fakturan genom att välja Radera. Fakturan tas bort permanent från Dataverse och går inte att återställa. När en faktura raderas, tas även den länkade posten på sidan Mottagna filer bort.

Överför en faktura

När användarna slutför granskningen, om fakturan inte har några fel, väljer de Överför för att skicka fakturan till den anslutna Dynamics 365 Finance-miljö.

Om fakturagenereringen misslyckas visas ett felmeddelande.
Om fakturan genereras, är statusen för den infångade fakturan är Slutförd.

Det finns två sätt att överföra hela fakturan:

Om fakturaöverföring utlöses manuellt använder den synkront läge.
Om fakturaöverföringen automatiskt utlöses genom den beröringsfria processen, skickas den till väntelistan och Överför fakturor från Invoice Capture kommer att behandla fakturorna.

Kommentar

Processautomatiseringsuppgiften heter Överför fakturor från Invoice Capture. Standardupprepningsintervallet för uppgiften är en timme. För att ändra detta interna, kan administratörer gå till Systemadministration>Inställningar>Processautomatisering>Bakgrundsprocesser.