Periodisering av projektkostnader på inköpskvitton

I den här artikeln beskrivs hur upplupna projektkostnader från inköpsinleveranser kan spåras i Microsoft Dynamics 365 Finance.

Fakturor för ett projekt kommer ofta senare än varorna och tjänster som levereras, vilket betydligt kan påverka projektets nyckeltal (KPI:er). Det är viktigt att kunna spåra transaktionerna i både ekonomiska rapporter och projektrapporter.

I följande exempelscenarion illustreras detta.

Contoso Consulting har påbörjat ett nytt molndistributionsprojekt. En inköpsorder skapas för att köpa en dator för projektet. Datorn kommer att kosta $1500 och installationstjänster kostar $150. Leverantören har levererat och installerat datorn, men fakturan har ännu inte nått Contoso Consulting. Projektledaren vill se de upplupna projektkostnaden på $1650 innan fakturan levereras. Kostnaden bör även återspeglas i företagets månadsslutet bokslut.

Upplupen kostnad måste registreras på både ekonomisk nivå och projektnivå för rapportering. Den ekonomiska uppdateringen av produktinleveransen spåras för artikeln och upphandlingskategorier.

För artiklar, på sidan Parametrar för leverantörsreskontra, anger du alternativet Bokför produktinleveranser i redovisningen.

För upphandlingskategorier, på sidan Kategoripolicyregel, väljer du Inköp-principer och väljer sedan Periodisera inköpskostnad vid inleverans för varje anskaffningskategori.

Kontona Inköpsomkostnad, ej fakturerad och Inköp, periodisering i Inställningar för bokföring kommer att användas när verifikationer som är relaterade till produktinleveransen bokförs.

Med samma scenariot ska vi titta på hur bokföring av en produktinleverans påverkar redovisningen och projektinformationen.

Steg 1: Skapa och bekräfta en ny inköpsorder för projektet för att registrera inköp av en dator för $1500 och installationstjänster för $150.

När inköpsordern har bekräftats skapas transaktioner för utfästa kostnader för projektet.

Notering

Transaktionerna för de utfästa kostnaderna har fältet Transaktionsursprung inställt på Inköpsorder. Skapa och bekräfta en inköpsorder skapar inte transaktioner för ett projekt.

Steg 2: Varor och tjänster levereras och en produktinleverans registreras.

Bokför en produktinleverans skapar och bokför en verifikation i redovisningen. Verifikationen debiterar inköpsutgiften, ofakturerat konto och krediterar kontot för inköpsperiodiseringen.

Notering

Bokför en produktinleverans använder bokföringsinställningar för anskaffningskategorier och produkter, inte bokföringsinställningarna för projektkategorier. För att korrekt återspegla den ekonomiska effekten av inköpsperiodiseringar, måste denna inställning justeras.

Du kan mappa anskaffningskategorier till projektkategorier på sidan Anskaffningskategori.

Steg 3: Skapa ett utkast till leverantörsfaktura.

Bokföringen av en produktinleverans påverkar inte projektinformationen. Som tillfällig lösning kan du generera du ett utkast till leverantörsfaktura direkt när inleveransen har bokförts. Gå till sidan Inköpsorder >fliken Faktura>Generera>Faktura. Då skapas ett väntande fakturadokumentet som uppdaterar projektinformation.

När ett utkast till leverantörsfaktura skapas genereras pågående projekttransaktioner.

På sidan Utfästa kostnader stängs poster som skapats i steg 1 och nya poster skapas för att återspegla kostnadsåtaganden från den väntande leverantörsfakturan. Fältet Transaktionsursprung för den utfästa kostnaden ställs in på Leverantörsfaktura.

Leverantörsfakturan förblir väntande tills den faktiska leverantörsfakturan anländer.