Återföra en leverantörsbetalning

Den här artikeln beskriver skillnaderna mellan att återföra, ta bort, annullera och avvisa en betalning. Den beskriver dessutom de två metoderna för att återföra en leverantörscheck.

Ibland efter att en leverantörsbetalning har bokförts, måste betalningen återföras. Återföringen skiljer sig från att vill ta bort, annullera eller avvisa en betalning. Du kan bara ta bort en betalning, om dess status är Skapad. Denna status anger att betalningen har skapats men ännu inte har genererats. Denna begränsning gäller alltid oavsett betalningsmetod. Du kan annullera ej bokförda checkar när har skapats men ännu inte har bokförts. Om den genererade betalningen görs som en elektronisk betalning (EFT) kan avvisa du betalningen innan den bokförs. Avvisa en betalning genom att ändra värdet Betalningsstatus. En betalning som har annullerats eller avvisats kan genereras om efter att värdet betalningsstatus ändras tillbaka till Ingen.

När en betalning har bokförts används återföringar. Betalningar som görs elektroniskt kan inte ångras när de har bokförts. Istället måste en ny transaktion skapas för betalningsbeloppet för att få tillbaka skulder på leverantörens konto. Det finns två sätt att återföra bokförda checkar. I en metod bokförs återföringar direkt när du klickar på Betalningsåterföring på sidan Check. I den metoden skickas återföringen när du klickar på Betalningsåterföring på sidan Check först till checkåterföringsjournalen i Kassa och bankhantering, där en granskare kan bokföra eller avvisa återföringen.

Om du vill veta vilken metod som din organisation använder, se sidan Parametrar för kassa- och bankhantering . Om alternativet Använd granskningsprocess för betalningsåterföringar anges till Ja, skickas återföringarna till checkåterföringsjournalen för granskning. I följande tabell finns beskrivningar av hur checkåterföringsmetoderna skiljer sig åt.

Om din organisation inte granskar checkåterföringar före bokföring	Om din organisation granskar checkåterföringar före bokföring
Checken återförs omedelbart när du klickar på OK på sidan Check.	Checken återförs inte direkt. En checkåterföringsjournal skapas för granskning. Om checkåterföringsjournalen tas bort kan checken återföras igen.
Redovisningposterna för den ursprungliga checken återförs.	Redovisningskontot från den ursprungliga checkens redovisningpost kan inte bokföras. De ekonomiska dimensionerna från den ursprungliga checkens journal används som ekonomiska standarddimensioner i checkåterföringsjournalen. Du kan ändra dessa standardvärden. När checkåterföringjournalen bokförs, anges huvudkontona för leverantörsreskontra automatiskt från de bokföringsprofiler som kan ha ändrats.
De redovisningstrukturer som användes när den ursprungliga checken bokfördes används för att återföra checken, även om kontostrukturen har ändrats. Kontokombinationen är inte validerad.	Om en kontostruktur ändras efter att den ursprungliga checken bokfördes kan en ny ekonomisk dimension krävas för återföringen av checken. Denna ekonomiska dimension kan inte anges automatiskt från den ursprungliga betalningens journal. Kontokombinationen valideras när checkåterföringen bokförs.
Fasta dimensioner används inte för återföringen, för att garantera att samma redovisningskonton återförs.	Fasta dimensioner används på checkåterföringsjournalen under bokföringen. Värdet för ekonomisk dimension kanske inte finns i redovisningposten för den ursprungliga checken, beroende på när den fasta dimensionen definierades.

Återför bokförda checkar utan att granska dem

Om din organisation vill bokföra checkåterföringar, omedelbart när du klickar på Betalningsåterföring på sidan Checkar. På sidan Parametrar för kassa- och bankhantering anger du alternativet Använd granskningsprocessen för betalningsåterföringar till Nej. På sidan Checkar kan du markera den här kryssrutan om du vill återföra och välj sedan Betalningsåterföring. Du kan sedan ange datumet och ett skäl till återföringen.

Återför bokförda checkar efter att de har granskats i checkåterföringsjournalen

Om din organisation vill granska checkåterföringar innan de bokförs, skapar du en checkåterföringjournal för granskning och på sidan Parametrar för kassa- och bankhantering anger du alternativet Använd granskningsprocess för betalningsåterföringar till Ja. På sidan Checkar kan du markera den här kryssrutan om du vill återföra och välj sedan Betalningsåterföring. Du kan sedan ange datumet och ett skäl till återföringen. Den ekonomiska orsaken måste ställas in för både bank- och leverantörstyper. Du måste även välja ett journalnamn för att skapa en journal i checkåterföringsjournalen.

Granska en återföring

Om du är en användare som måste granska återföringar, kan du antingen godkänna och bokföra journalen eller avvisa återföringen genom att ta bort journalen. På sidan Checkåterföringjournal kan du välja den återföringsjournal som du vill granska och klicka sedan på Rader Du kan granska den återförda checken och sedan välja ett av följande godkännandealternativ:

• Godkänn och bokför återföringsjournalen genom att klicka på Bokföra eller Bokföra och överföra.
• Om du vill avslå en återföring tar du bort checkåterföringsjournalen.

Notering

Om du tar bort journalen tas återföringen bort från systemet, men den ursprungliga checken finns kvar på sidan Check. Checken har då inte längre Väntar på annullering.

Resultat av bokföring av en återföring

När du bokför en checkåterföring händer följande:

• Checkens status uppdateras till Annullering.
• Om alternativet Stämma av valdes på återföringsidan under återföringen, stäms checken av (alternativet Avstämd markeras) och visas inte på sidan Kontoavstämning.
• Återföringsverifikationen bokförs mot det bankkonto som checken utfärdades från, för att öka bankkontots saldo.
• Verifikationen bokförs till redovisningen.
• Ändringsdetaljerna uppdateras i fältgruppen Historik på sidan Check.

Notering

När du återför en check som utfärdats för en koncernintern handelstransaktion, kommer motbokningsposterna från de koncerninterna redovisningsinställningarna, inte från den ursprungliga transaktionen. Om checken som återfördes utfärdades för en leverantörsbetalning inträffar även följande:

• Den ursprungliga betalningen från fakturan som betalningen kvittades mot dras tillbaka (kvittningen återförs).
• En transaktion bokförs mot leverantörskontot för betalningsåterföringen och den återförda betalningen kvittas mot den ursprungliga betalningen. Fältet Senaste kvittningsverifikation på sidan Leverantörstransaktioner för den ursprungliga leverantörsutbetalningen uppdateras för att avspegla verifikationsnumret för den återförda transaktionen.

Om checken som återfördes utfärdades för en kundåterbetalning inträffar även följande:

• En transaktion bokförs mot kundkontot för betalningsåterföringen och kvittningen mellan den ursprungliga betalningen och dokumentet som betalningen ursprungligen kvittades mot återförs (en negativ betalning skapas).
• En betalningsåterföring tillämpas på den ursprungliga betalningen. Fältet Senaste kvittningsverifikation på sidan Kundtransaktioner för den ursprungliga kundutbetalningen uppdateras för att avspegla verifikationsnumret för den återförda transaktionen.