Arbetsflöde för leverantörsbankkonto
Godkännandearbetsflödet för leverantörsbanker säkerställer att bankdata som leverantörer skickar är säkra, ekonomiskt kompatibla och skyddade mot dessa. Med den här funktionen kan du minska risken för beroende på vilket problem som finns genom att identifiera och förhindra ändringar som inte godkänns. Företag kan utvärdera och godkänna inkommande ändringar av en leverantörs bankkontoinformation och kan bekräfta att de angivna bankuppgifterna uppfyller organisationens standarder och policyer.
När du aktiverar arbetsflödet för leverantörsbankkontot kan du ange vilka fält som kräver godkännande och vilka åtgärder som ska utlösa arbetsflödet.
Förutsättningar
Innan du kan använda den här funktionen måste systemet uppfylla följande krav:
- Dina ekonomi- och driftprogram måste vara version 10.0.32 eller högre.
- Funktionen som heter Arbetsflöde för ändringsförslag för leverantörsbankkonto måste vara aktiverad i Funktionshantering.
Konfigurera arbetsflöde för leverantörskategoribegäran
Ställ in arbetsflödesfunktionen för leverantörsbankgodkännande genom att följa dessa steg.
Gå till Leverantörsreskontra > Inställningar > Parametrar för leverantörsreskontra.
På fliken Allmänt på snabbfliken Godkännande av leverantörsbankkonto ange följande fält:
Bankkontogodkännande (skapa) – Ställ in det här alternativet på Ja om du vill kräva godkännande för alla nya bankkontoposter, oavsett om webbklienten används eller om poster importeras via datatabellen. Ange alternativet Nej om du vill att användarna ska kunna skapa eller importera nya bankkontoposter utan att kräva godkännande.
Bankkontogodkännande (uppdatering) – Ställ in det här alternativet på Ja om du vill kräva godkännande när en användare uppdaterar befintliga bankkontoposter med hjälp av webbklienten. (Godkännande krävs endast för fält där Kryssrutan IsEnabled markeras i rutnätet på den här snabbfliken). Ange alternativet Nej om du vill att användarna ska kunna uppdatera alla fält på befintliga bankkontoposter utan att kräva godkännande.
Beteende för datatabell (uppdatering) – Välj ett av följande värden för att ange vilket beteende som ska inträffa när en befintlig post uppdateras via import via datatabellen. Inställningen påverkar inte uppdateringar som du gör med hjälp av webbklienten.
- Tillåt ändringar utan godkännande – Datatabellen uppdaterar värden för alla fält utan att ändringarna bearbetas genom arbetsflödet.
- Avvisa ändringar – Datatabellen uppdaterar aldrig värden för skyddade fält. Importen misslyckas om den omfattar uppdateringar för skyddade fält.
- Skapa ändringsförslag – Dataentiteten uppdaterar värden för icke-skyddade fält och lägger till nya värden för skyddade fält som föreslagna ändringar. Dataenheten startar inte arbetsflödet automatiskt och du måste skicka de föreslagna ändringarna efter behov.
Markera kryssrutan IsEnabled för varje fält som kräver godkännande i listan över leverantörsbankkontofält.
Klicka på Spara i åtgärdsfönstret.
Gå till Leverantörsreskontra > Inställningar > Arbetsflöden för leverantörsreskontra.
Välj Ny i åtgärdsfönstret.
Välj Arbetsflödesgodkännande för föreslagen leverantörsändring i dialogrutan Skapa arbetsflöde.
Arbetsflödesredigerarens app startas på din dator. Använd det när du vill designa arbetsflödet. Mer information om hur du använder arbetsflödes redigeraren finns i arbetsflödessystem – översikt samt relaterade artiklar.
Lägg till ett nytt leverantörsbankkonto och skicka in det för godkännande
Om du vill använda webbklienten för att lägga till ett nytt leverantörsbankkonto och skicka det för godkännande följer du dessa steg.
- Gå till Leverantörsreskontra > Leverantörer > Alla leverantörer.
- Välj den leverantör som du vill konfigurera ett bankkonto för.
- I åtgärdsfönstret, på fliken Leverantör i gruppen Konfigurering, markerar du Bankkonton.
- Välj Ny på sidan Leverantörsbankkonton i åtgärdsfönstret om du vill skapa ett bankkonto.
- Fyll i de obligatoriska fälten.
- När du är klar med skapandet av posten väljer du Spara.
- I åtgärdsfönstret väljer du Skicka >arbetsflöde för att skicka de nya bankkontouppgifterna för godkännande. Den nya bankkontoposten kan inte användas förrän en godkännare har godkänt den.
Uppdatera en befintlig leverantörsbankkontopost och skicka den för godkännande
Om du vill använda webbklienten för att lägga till ett befintligt leverantörsbankkonto och skicka det för godkännande följer du dessa steg.
Gå till Leverantörsreskontra > Leverantörer > Alla leverantörer.
Välj den leverantör som du vill uppdatera bankinformation för.
I åtgärdsfönstret, på fliken Leverantör i gruppen Konfigurering, markerar du Bankkonton.
Välj kontot som du vill redigera i listrutan på sidan Leverantörsbankkonton. Klicka sedan på Redigera i åtgärdsfönstret.
Redigera fälten efter behov. Varje fält som kräver godkännande när det uppdateras markeras (kräver godkännande).
När du är klar med redigeringen av posten väljer du Spara.
Om du har uppdaterat minst ett fält som kräver godkännande har åtgärdsfönstret två nya knappar: Föreslagna ändringar och Arbetsflöden.
- Om du vill granska dina Föreslagna ändringar väljer du Förslag till ändringar i åtgärdsfönstret för att öppna dialogrutan Föreslagna ändringar. Om du vill ångra det föreslagna värdet för ett fält använder du knappen Ignorera bredvid fältet i listan. Om du vill ignorera alla ändringar, använd knappen Ignorera alla ändringar längst ned i dialogrutan. När du är klar klickar du på OK för att stänga dialogrutan.
- Om du vill skicka dina ändringar för godkännande väljer du Skicka > arbetsflöde i åtgärdsfönstret. Dina ändringar i skyddade fält uppdateras inte förrän en godkännare har godkänt dem.
Följ godkännandestatus för ett nytt eller uppdaterat leverantörsbankkonto
Rubriken på varje leverantörsbankkontopost innehåller ett fält för granskningsstatus som du kan använda för att spåra postens godkännandestatus. Följande tabeller visar möjliga Granskningsstatusar och deras betydelser.
| Granskningsstatus | Beskrivning |
|---|---|
| Utkast | Statusen visar att en ny bankkontopost ännu inte har skickats för godkännande. |
| Godkänd | Statusen anger en bankkontopost där alla nya och uppdaterade inställningar har godkänts. |
| Godkänd, ändringar ej inskickade | Den här statusen indikerar en tidigare godkänd bankkontopost där skyddade fält har redigerats men ännu inte skickats för godkännande. |
| Godkända, väntande ändringar | Den här statusen indikerar en tidigare godkänd bankkontopost där skyddade fält har redigerats och har skickats för godkännande. |
Om du vill visa arbetsflödeshistorik och följa förloppet för en post som genomgår godkännande väljer du Arbetsflöde >Vyhistorik i åtgärdsfönstret.
Godkänna ett nytt eller uppdaterat leverantörsbankkonto
När en post har skickats följer arbetsflödet följer den vanliga arbetsflödesprocessen. Den informerar lämplig godkännare om uppdateringen och leder dem till sidan Leverantörsbankkonton, där de kan utföra följande åtgärder:
- Om du vill uppdatera befintliga bankkontoposter kan godkännare visa det aktuella och föreslagna värdet för varje skyddat fält genom att välja Föreslagna ändringar i åtgärdsfönstret. Godkännaren granskar ändringarna och väljer sedan Arbetsflöde > Godkänn i åtgärdsfönstret för att godkänna dem. När alla godkännanden har slutförts uppdateras fälten med de föreslagna värdena.
- För nya bankkontoposter måste godkännare öppna posten, granska bankkontoinformationen på sidan Leverantörsbankkonton och sedan välja Arbetsflöde > Godkänn för att godkänna den nya posten. När alla godkännanden har slutförts blir det nya bankkontot tillgängligt för användning.
- Om du vill avvisa nya eller uppdaterade poster väljer godkännaren Arbetsflöde > Avvisa i åtgärdsfönstret. Posten returneras till status för granskning före överföringen (Utkast eller Godkänt, ändringar har inte skickats), så att den kan redigeras och/eller skickas på nytt efter behov. (Om du vill skicka en post på nytt väljer användaren Arbetsflöde > skickas igen i åtgärdsfönstret.)
- Om du vill delegera godkännandet till en annan godkännare kan godkännaren välja Arbetsflöde > Delegering i åtgärdsfönstret.
- Om du vill avbryta ett arbetsflöde i arbete kan användaren välja Avbryt > arbetsflöde i åtgärdsfönstret. Posten returneras till status för granskning före överföringen (Utkast eller Godkänt, ändringar har inte skickats), så att den kan redigeras och/eller skickas på nytt efter behov. Den ursprungliga insändaren kan använda den här funktionen för att korrigera ett fel.