Datum för leverantörsfaktura

I den här artikeln beskrivs de datum som visas på leverantörsfakturor.

På sidan Pågående leverantörsfaktura detaljerad på fakturahuvudet visar fyra datum: mottagningsdatum för faktura, fakturadatum, bokföringsdatum och förfallodatum. När en leverantörsfaktura skapas anges följande datum som standard:

• Mottaget fakturadatum – Det här fältet är inställt på det aktuella systemdatumet.
• Bokföringsdatum – Det här fältet är inställt på det aktuella systemdatumet.
• Förfallodatum – Datumet i det här fältet beräknas utifrån bokföringsdatum och betalningsvillkor.
• Fakturadatum – Som standard är det här fältet tomt. Du kan dock ange värdet som du vill. I så fall datumet i fältet Förfallodatum räknas om utifrån fakturadatum och betalningsvillkoren.

Ibland kan en leverantörsfaktura vara i pågående läge under en lång tid efter periodslutet. När den är klar för bokföring används fortfarande det gamla bokföringsdatumet för den tidigare bokföringsperioden. Den perioden har nu dock stängts. Därför måste en leverantörsreskontraansvarig (AP) manuellt ändra alla bokföringsdatum till den nya bokföringsperioden för alla pågående fakturor som tidigare har skapats.

Med hjälp av funktionen som beskrivs i den här artikeln kan du justera bokföringsdatumet automatiskt enligt verksamhetens krav.

Parameter för automatisk justering av bokföringsdatum för leverantörsfaktura

Följ dessa steg om du vill automatiskt justera bokföringsdatum för leverantörsfakturor.

1. Gå till Leverantörsreskontra > Inställningar > Parametrar för leverantörsreskontra.

2. På fliken Redovisning och moms på fältet Justera fakturabokföringsdatum automatiskt, välj ett av följande värden:

   • Ingen ändring – Bokföringsdatumet ändras inte automatiskt under bokföringen. Detta värde är valt som standard.
   • Ändra alltid bokföringsdatum till systemdatum – Bokföringsdatumet ändras automatiskt till systemdatumet under bokföringen.
   • Ändra bokföringsdatum till systemdatum när bokföringsdatumperioden är stängd eller spärrad – Bokföringsdatumet ändras automatiskt till systemdatumet under bokföringen, men bara om motsvarande period på bokföringsdatumet har statusen Stängd eller Spärrad .
   • Ändra bokföringsdatum till första dagen i den nya perioden när bokföringsdatumperioden är stängd eller spärrad – Bokföringsdatumet ändras till den första dagen i den nya öppna perioden, men bara om motsvarande period på bokföringsdatumet har statusen Stängd eller Spärrad .

3. Alternativet Justera fakturabokföringsdatumet till nästa års öppna period aktiveras när Justera fakturabokföringsdatum automatiskt INTE angetts som Ingen ändring. Detta styr om fakturabokföringen automatiskt justerar bokföringsdatumet i ett nytt räkenskapsår. Följande värden kan väljas:

   • Spärra med fel – om du vill stoppa fakturabokföringen med ett fel om att bokföringsdatumet inte kan uppdateras. Detta värde är valt som standard.
   • Tillåtet med varning – om du vill tillåta fakturabokföring med en varning och uppdatera fakturans bokföringsdatum till nästa periods öppna period.

Obs

Alternativet Justera fakturabokföringsdatum automatiskt påverkar bara justeringar av bokföringsdatum i Leverantörsfaktura, Fakturaregistreringsjournal, Fakturajournal.

Inverkan på ändringar av bokföringsdatum

När bokföringsdatumet på en pågående leverantörsfaktura ändras, påverkar ändringen följande:

• Förfallodatum

  • Om fältet Fakturadatum är tom, beräknas förfallodatumet om baserat på det nya bokföringsdatumet och betalningsvillkoren.
  • Om fältet Fakturadatum tidigare ställts in påverkas inte förfallodatumet av ändringen av bokföringsdatumet.

• Kassarabattdatum

  • Om fältet Fakturadatum är tomt används det nya bokföringsdatumet för att beräkna kassarabatten.
  • Om fältet Fakturadatum tidigare ställts in ändras inte kassarabatten.

Obs

För fakturaregistret eller fakturajournalerna omberäknas inte förfallodatum och kassarabattdatum baserat på det nya bokföringsdatumet och betalningsvillkoren.

Valutakursdatum

Valutakursdatumet bestäms av fältet Standarddatum för valutakurs på fliken Allmänt på sidan Parametrar för leverantörsreskontra (Leverantörsreskontra > Inställningar > Parametrar för leverantörsreskontra).

• Bokföringsdatumet är standardvärdet för fältet Standarddatum för valutakurs. När bokföringsdatumet ändras påverkar detta valutakursen och redovisnings- och rapporteringsbeloppen räknas om. Matchningsvalidering måste göras igen.
• Om Standarddatum för valutakurs anges till Dokumentdatum kommer Fakturadatum att användas och ändringen påverkar inte valutakursen.

Obs

Denna parameter aktiveras bara när parametern Uppdatera leverantörsredovisning med fakturadatumet inaktiverats. Om den här parametern aktiveras kommer den inte bara att använda Fakturadatum som Redovisningsdatum för att bokföra fakturan och den bestämmer valutakursen. Det finns ingen inställning för fast valutakurs på nivån fakturaregister och fakturajournalrad. Den fasta valutakursen ställs in på Fakturaregister eller Journalhuvud för faktura>Konfigurera.

Validering

Två andra fält på fliken Faktura på sidan Parametrar för leverantörsreskontra påverkar fakturabearbetning:

• Om fältet Kontrollera använt fakturanummer anges till Avvisa dubbletter inom räkenskapsåret används bokföringsdatumet för att kontrollera om det finns dubbletter av fakturor vid fakturabokföring.
• Om fältet Kräv dokumentdatum på leverantörsfaktura anges till Felalternativ, krävs fältet Fakturadatum på väntande fakturahuvud. Om fakturadatumet är senare än bokföringsdatumet visas ett felmeddelande.