Kreditspärrar för försäljningsorder

I den här artikeln beskrivs hur du konfigurerar regler som används för att placera en försäljningsorder under kreditspärr. Spärrningsreglerna för kredithantering kan gälla för en enskild kund eller en grupp kunder. Spärrningsregler definierar svar vid följande omständigheter:

1. Antal förfallna dagar
2. Kontostatus
3. Betalningsvillkor
4. Kreditgränsen har utgått
5. Förfallet belopp
6. Försäljningsorderbelopp
7. Del av tillgänglig kredit som används

Det finns dessutom två parametrar som kontrollerar ytterligare scenarier som blockerar en försäljningsorder:

1. Ändring i betalningsvillkoren
2. Ändra i kvittningsrabatterna

Ställ in regler för spärrning och undantagsregler

När en kund initierar en försäljningstransaktion granskas informationen på försäljningsordern mot en uppsättning spärregler. Dessa regler styr huruvida kunden ska få kredit eller inte och försäljningsprocessen ska tillåtas fortsätta. Du kan även definiera undantag som åsidosätter spärrreglerna och tillåter att en försäljningsorder att bearbetas. Du kan ställa in spärrningsregler och undantagsregler på sidan Kredithantering > Inställningar > Inställningar för kredithantering > Spärrningsregler.

Från och med version 10.0.21 har spärrreglerna i kredithanteringen omreglerats på följande sätt:

• Utökningsbarhetsbegäranden har aktiverats och spärregler kan skapas.
• Kryssrutan Frisläpp försäljningsorder är tillgänglig för alla spärregler. Tidigare var det bara tillgängligt för spärregeln för försäljningsorder. När den här kryssrutan är markerad frisläpper undantagsregeln försäljningsordern utan att andra regler som kan spärra försäljningsorder övervägs. Den här kryssrutan är bara tillgänglig för typen Undantagsregel.

Spärregler och kontrollpunkter för kredithantering krävs för att kontrollera kreditgräns på en försäljningsorder. I version 10.0.34 och tidigare fanns det ett fel som möjliggjorde kreditkontroll utan att spärregler behövde konfigureras. Från och med version 10.0.35 har detta fel korrigerats, och spärregler krävs med Kredithantering.

Dagar försenad

Öppna fliken Förfallna dagar om spärregeln gäller för en kund med en eller flera fakturor som varit förfallna ett visst antal dagar.

1. Välj det kundintervall som regeln gäller för.
   • Välj register om regeln gäller för en viss kund.
   • Välj grupp om regeln tillämpas på kundgruppsnivå.
   • Välj Alla om regeln gäller alla kunder.
2. När intervallet har valts anger du det konto/den grupp som används i intervallet.
   • För området tabell tillhandahåller sökningen en lista med kunder som du kan välja mellan.
   • Välj en grupp om regeln gäller för en kredithanteringsgrupp.
   • Välj Alla om regeln gäller alla kunder.
3. Välj en riskgrupp om du vill använda kriterier för att tillämpa en kredithanteringsrisk på kunder som är grupperade efter en gemensam uppsättning faktorer. Faktorer kan innefatta deras värdering av Dun och Bradstreet, antalet år de har varit verksamma samt hur länge de har varit dina kunder. Om du använder en riskgrupp måste en kontogrupp väljas först.
4. Välj vilken typ av regel som du ställer in. Med alternativet spärr kan du skapa en regel som blockerar en order. Med alternativet exkludera skapas en regel som utesluter en annan regel från att blockera en order.
5. Välj en värdetyp. Standardvärdet är ett fast antal dagar. Om du skapar ett undantag kan du ange ett fast antal dagar eller ett belopp istället.
6. Ange det antal förfallna dagar som kan tillåtas för den valda spärrningsregeln innan en order placeras i kredithanteringsspärr för granskning. Antalet förfallna dagar motsvarar ett ytterligare antal respitdagar som har lagts till det antal dagar efter förfallodatum som fakturan kan ha innan den anses ha förfallit. Om du har angett värdetypen som ett belopp för ett undantag anger du ett belopp och en valuta för beloppet. Detta belopp representerar det totala förfallna beloppet för kunden. Detta utgör inte försäljningsorderbeloppet.

Exempel 1: Du vill spärra försäljningsorder (spärra dem) för alla kunder om de har fakturor som är förfallna mer än 61 dagar. Du vill emellertid exkludera vissa kunder (eller grupper) från en kreditspärr om dessa ligger mindre än 100 dagar efter förfallodatum. Om värdetypen är densamma åsidosätter undantagsregeln spärregeln.

Exempel 2: Du vill spärra försäljningsorder (spärra dem) för alla kunder om de har fakturor som är mer än 61 dagar försenade. Du vill emellertid utesluta kund US-001 från en kreditspärr om dennes totala förfallna belopp är mindre än $1 000. Du vill dessutom undanta kund US-009 från en kreditspärr om dennes förfallna belopp är mindre än $2 500. Eftersom värdetypen Belopp skiljer sig från värdetypen Dagar åsidosätter undantagsregeln på kund- eller gruppnivå inte spärregeln. I det här fallet måste kryssrutan Frisläpp försäljningsorder markeras för att det här scenariot ska fungera.

Kontostatus

Öppna fliken kontostatus om spärregeln gäller för en kund med den valda kontostatusen.

1. Välj vilken typ av regel som du ställer in. Blockering skapar en regel som blockerar en order. Exkludering skapar en regel som utesluter en regel från att blockera en order.
2. Välj den kontostatus som gör att regeln sätter en spärrad försäljningsorder eller exkluderar den.

Betalningsvillkor

Välj betalningsvillkor om spärregeln gäller för det valda betalningsvillkoret.

1. Välj vilken typ av regel som du ställer in. Blockering skapar en regel som blockerar en order. Exkludering skapar en regel som utesluter en regel från att blockera en order.
2. Välj den Betalningsvillkor som gör att regeln sätter en spärrad försäljningsorder eller exkluderar den.

Kreditgränsen har utgått

Öppna fliken Kreditgränsen förfallen om spärregeln gäller för kunder med kreditgränser som har upphört att gälla.

1. Välj det kundintervall som regeln gäller för.
   • Välj register om regeln gäller för en viss kund.
   • Välj grupp om regeln tillämpas på kundgruppsnivå.
   • Välj Alla om regeln gäller alla kunder.
2. När intervallet har valts anger du det konto/den grupp som används i intervallet.
   • För området tabell tillhandahåller sökningen en lista med kunder som du kan välja mellan.
   • Välj en grupp om regeln gäller för en kredithanteringsgrupp.
   • Välj Alla om regeln gäller alla kunder.
3. Välj en riskgrupp för att ytterligare begränsa listan med kunder som ska placeras vid kredithanteringsspärr. Om du använder en riskgrupp måste en kontogrupp väljas först.
4. Välj vilken typ av regel som du ställer in.
   • Välj Spärr kommer att skapa en regel som blockerar en order.
   • Välj exkludera skapas en regel som utesluter en annan regel från att blockera en order.
5. Ange den Dagar för kreditgränsen förfallen för dagar för den valda spärrningsregeln innan en orderplaceras i en kredithanteringsspärr. Antalet förfallna dagar representerar ytterligare respitdagar som läggs till det antal dagar som kreditgränsen har löpt ut.

Förfallet belopp

Öppna fliken Förfallet belopp om spärregeln gäller för kunder med förfallna fakturabelopp.

1. Välj det kundintervall som regeln gäller för.
   • Välj register om regeln gäller för en viss kund.
   • Välj grupp om regeln tillämpas på kundgruppsnivå.
   • Välj Alla om regeln gäller alla kunder.
2. När du har angett intervallet måste du ange kontot/gruppen som ska användas i intervallet.
   • För området tabell tillhandahåller sökningen en kundsökning.
   • Välj en grupp om regeln gäller för en kredithanteringsgrupp.
   • Välj Alla om regeln gäller alla kunder.
3. Välj en riskgrupp om du vill ytterligare begränsa listan med kunder som ska placeras i kredithanteringsspärr. Om du använder en riskgrupp måste en kontogrupp väljas först.
4. Välj vilken typ av regel som du ställer in.
   • Välj Spärr kommer att skapa en regel som blockerar en order.
   • Välj exkludera skapas en regel som utesluter en annan regel från att blockera en order.
5. Ange den Förfallet belopp för dagar för den valda spärrningsregeln innan en orderplaceras i en kredithanteringsspärr för granskning.
6. Välj den värdetyp som definierar den typ av värde som ska användas när du också vill testa hur stor del av kreditgränsen som har använts. Spärregler och undantagsregler tillåter bara ett procenttal för förfallna belopp. Tröskeln relaterar till kreditgränsen.
7. Ange tröskelvärdet för kreditgräns för den valda regeln innan en kund övergår till kredithanteringsspärr.
8. Regeln kontrollerar att Förfallet belopp överskrids och Tröskelvärdet för kreditgräns överskrids.

Försäljningsorder

Välj försäljningsorder om spärregeln gäller för försäljningsorderns värde.

1. Välj det kundintervall som regeln gäller för.
   • Välj register om regeln gäller för en viss kund.
   • Välj grupp om regeln tillämpas på kundgruppsnivå.
   • Välj Alla om regeln gäller alla kunder.
2. När intervallet har valts anger du det konto/den grupp som används i intervallet.
   • För området tabell tillhandahåller sökningen en kundsökning.
   • Välj en grupp om regeln gäller för en kredithanteringsgrupp.
   • Välj Alla om regeln gäller alla kunder.
3. Välj en riskgrupp om du vill ytterligare begränsa listan med kunder som ska placeras i kredithanteringsspärr. Om du använder en riskgrupp måste en kontogrupp väljas först.
4. Välj vilken typ av regel som du ställer in.
   • Välj Spärr kommer att skapa en regel som blockerar en order.
   • Välj exkludera skapas en regel som utesluter en annan regel från att blockera en order.
5. Ange den Försäljningsorderbelopp för dagar för den valda spärrningsregeln innan en orderplaceras i en kredithanteringsspärr.

Kreditgräns som används

Välj kreditgräns som används om spärregeln gäller för det utnyttjade gränsbeloppet för kundkredit.

1. Välj det kundintervall som regeln gäller för.
   • Välj register om regeln gäller för en viss kund.
   • Välj grupp om regeln tillämpas på kundgruppsnivå.
   • Välj Alla om regeln gäller alla kunder.
2. När intervallet har valts anger du det konto/den grupp som används i intervallet.
   • För området tabell tillhandahåller sökningen en kundsökning.
   • Välj en grupp om regeln gäller för en kredithanteringsgrupp.
   • Välj Alla om regeln gäller alla kunder.
3. Välj en riskgrupp om du vill ytterligare begränsa listan med kunder som ska placeras i kredithanteringsspärr. Om du använder en riskgrupp måste en kontogrupp väljas först.
4. Välj vilken typ av regel som du ställer in.
   • Välj Spärr kommer att skapa en regel som blockerar en order.
   • Välj exkludera skapas en regel som utesluter en annan regel från att blockera en order.
5. Välj den återstående tröskeln som definierar den procent av kreditgränsen som blockerar försäljningsordern. Om värdet på en order ökar beloppet för den kreditgräns som används ovanför procenten, spärras ordern.

Spärra en försäljningsorder baserat på andra kriterier

Rangordna betalningsvillkor

Du kan tvinga reglerna för kreditkontroll att utföras när betalningsvillkoren ändras. Du måste rangordna betalningsvillkoren och tilldela dem ett rangordningsvärde. Om du ändrar betalningsvillkoren på ordern till betalningsvillkor som rankas högre än de gamla betalningsvillkoren, skickas ordern till kredithanteringen och kräver godkännande.

Följ dessa steg för att konfigurera rangordning för betalningsvillkor.

1. Gå till Kredithantering > Inställningar > Inställningar för kredithantering > Rangordna betalningsvillkor.
2. I fältet Betalningsvillkor väljde du de betalningsvillkor du vill rangordna.
3. I fältet Rangordning väljer du rangordningen för betalningsvillkoren. Alla värden är relativa till varandra. Du kan därför använda 1,2,3 eller 10,20,30. Du kan också använda samma värde för de flesta betalningsvillkoren så att kreditkontrollen utlöses genom bara ett eller två betalningsvillkor.

Rangordna kvittningsrabatter

Du kan tvinga reglerna för kreditkontroll att utföras när kvittningsrabatterna ändras. Du måste rangordna kvittningsrabatterna och tilldela dem ett rangordningsvärde. Om du ändrar kvittningsrabatterna på ordern till kvittningsrabatterna som är högre rankade än de gamla kvittningsrabatterna, skickas ordern till kredithanteringen och kräver godkännande.

Du kan ställa in de kostnader som gäller för betalningsvillkor sidan kredithantering > inställningarna > inställningar för kredithantering > rangordna kvittningsrabatterna.

1. Välj den kassarabatt som du vill rangordna. Beskrivningen av kvittningsrabatten visas.
2. Välj värdet Rangordna. Alla värden är relativa till varandra. Du kan därför använda 1,2,3 eller 10,20,30. Du kan också använda samma värde för de flesta kvittningsrabatterna så att kreditkontrollen initieras genom att bara ett eller två kvittningsrabatterna inaktiveras.

Sekvensen av tillämpning av regler

Regler körs i en viss ordning efter din organisations behov.

• Alla undantagsregler åsidosätter alla regler som kan spärra en försäljningsorder. I samtliga spärregler kan du skapa en undantagsregel och markera alternativet Frisläpp försäljningsorder. Ordern spärras inte om den exkluderande regeln är sann och inga andra regler kontrolleras.
• Spärrningsregler kan göra att ordern spärras.
• Undantagsregler körs efter att reglerna blockerats. Undantagsregler påverkar bara regeln som de har definierats för.
• Regler för blockering och undantag körs i Tabell-, därefter Grupp- och sedan Alla order. På grund av denna bearbetningsorder är det möjligt att ha en spärregel på nivån Alla som inte körs på grund av undantagsregeln på nivå Tabell eller Grupp. Detta är sant när värdetypen för spärr- och undantagsreglerna är densamma. Se exemplen i avsnitt Dagar sedan förfallodatum tidigare i denna artikel.
• Undantag åsidosätter inte spärregeln om de finns på samma nivå. En undantagsregel på nivå Grupp skulle till exempel inte åsidosätta spärregeln på nivå Grupp. Du behöver inte konfigurera undantag på nivå Alla förutom enligt vad som tidigare angetts vid användning av kryssrutan för Frisläpp försäljningsorder.

Beteendet för regeln Unyttjad kreditgräns ändras baserat på inställningarna för parametern Kontrollera kreditgräns för försäljningsorder på sidan Parametrar för kredit och inkasso.

• Om parametern är inställd på Nej kommer regeln Unyttjad kreditgräns inte att köras.
• Om parametern är inställd på Ja kommer regeln Untyttjad kreditgräns att köras.
• Spärrregler måste konfigureras för att försätta försäljningsordern under kreditspärr.

Inställningar som påverkar hur en orderspärras

Order kan exkluderas från en kredithantering även om regler har inträffat.

• Om du ändrar inställningen Exkludera kund från kredithantering på snabbfliken Alla kunder > Välj en kund > Kredit och inkasso till Ja kommer inga order för den kunden att bearbetas.
• Om du ändrar värdet från Exkludera från kredithantering på Försäljningsorderrubrik på snabbfliken Kredithantering till Ja, bearbetas inte kredithanteringsreglerna.

Bearbeta order som spärrats med spärrlistan för kredithantering

I Spärrlista för kredithantering visas alla försäljningsorder som har spärrats, samt med spärrarna borttagna när kreditproblemen har lindrats. Du kan visa spärrlistan på sidan alla kreditspärrar (kredithantering > spärrlistan för kredithantering > alla kreditspärrar). Försäljningsorder från alla juridiska personer skickas till samma undantagslista för kredithantering, vilket ger en centraliserad översikt över alla transaktioner som kräver åtgärd. Användare ser information för de juridiska personer som de har tillgång till. Gå till Kredit och inkasso > Inställningar > Kredithanteringsinställningar > Kredithanteringsorsaker i respektive juridisk person där kreditspärren frisläpps för att konfigurera Koder för frisläppningsorsak.

En försäljningsorder kan placeras i en spärrlista av följande orsaker:

1. Kunden har en faktura som har förfallit under ett angivet antal dagar.
2. Ordern har en specifik kontostatus.
3. Ordern har specifika betalningsvillkor.
4. Kunden har en utgången kreditgräns.
5. Kunden har ett förfallet belopp och har använt en angiven procentandel av dess kreditgräns.
6. Försäljningsordern överskrider en viss mängd.
7. Kunden har överskridit en viss procent av dess kreditgräns.
8. Betalningsvillkoren skiljer sig från standardbetalningsvillkoren för kunden.
9. Kvittningsrabatterna skiljer sig från standardkvittningsrabatten för kunden.

Spärrningsorsaken visas för varje försäljningsorder i spärrlistan. Om det finns fler än en orsak till spärrningen visas orsaken som Flera. Du kan använda menyn spärrningsorsaker om du vill visa alla orsaker till att försäljningsordern spärrades. Du kan också visa spärrningsorsaker i en faktabox.

Frigöra order från spärrlistan för bearbetning

Efter att orsakerna till spärren har åtgärdats kan försäljningsorder frisläppas för vidare bearbetning.

1. Välj en rad i spärrlistan. Du kan frigöra flera order genom att välja mer än en rad.
2. Välj en frisläppningsorsak för ordern som har valts för frisläppning.
3. Ange frisläppningsdatum för varje order som har valts för frisläppning.
4. Klicka på menyn frisläpp i åtgärdsfönstret för att frisläppa en order. Den här menyn är bara tillgänglig när du har valt transaktioner. Användaren kan visa två alternativ:
   • Med bokföring – Det här alternativet tar bort spärren och bokför dokumentet med samma bokföringsprocess som användes när det spärrades. Om till exempel bekräftelsen för försäljningsorder spärrades, slutförs bekräftelsen av försäljningsorder efter frisläppning. Sidan för bokföring av försäljningsorder låter användaren bokföra bekräftelsen.
   • Utan bokföring – Det här alternativet tar bort spärren utan att göra någon ytterligare bearbetning. Försäljningsordern kan bokföras manuellt.

Avvisa order i spärrlistan

Du kan använda menyn avvisa i åtgärdsfönstret för att avvisa en försäljningsorder.

1. Välj en rad i spärrlistan. Du kan frigöra flera order genom att välja mer än en rad.
2. Ordern tas bort från spärrlistan och försäljningsorderrubriken uppdateras för att visa att ordern avvisades.

Automatisk frisläppning av kredithanteringsspärrar

Försäljningsorder placeras i spärrlistan baserat på spärrningsreglerna. Vissa orsaker till detta kan emellertid ändras över tiden om försäljningsordern finns kvar i spärrlistan under en tidsperiod. En kund kan t.ex. betala sin faktura och på så vis frisläppa sin kreditgräns.

Du kan använda menyn utvärdera för frisläppning för att granska försäljningsorder i spärrlistan och automatiskt släppa dem om orsaken till spärren har begränsats.

1. Välj menyn utvärdera för frisläppning.
2. Välj Behandla spärrningsregler om du vill granska alla försäljningsorder. Välj Behandla spärrningsregler för valda rader om du bara vill granska de rader som du har valt.
3. Ett skjutreglage visas så att du kan välja en enskild kund. Låt listrutan för kund vara tom för alla kunder.
4. När du klickar på OK körs processen i bakgrunden och du kan fortsätta att arbeta med andra uppgifter. Om du väljer batchbearbetning innan du klickar på Ok kommer processen att köras i batch när du klickar på Ok. Det kan ta lite tid att bearbeta de beställningar som väntat i listan. Klicka på Uppdatera om du vill uppdatera status för order.
5. Om en spärrningsorsak inte längre kan användas för en order kommer spärrningsorsaken inte längre att vara giltig, och du kommer inte att se en kryssmarkering bredvid orsaken när du visar spärrningsorsakerna.
6. Om alla spärrningsorsaker är avmarkerade, läggs Redo att frisläppas till, men den läggs till i listan över spärrningsorsaker. Försäljningsordern kan frisläppas automatiskt.
7. Om parametern Frisläpp automatiskt i fliken Kredit och inkasso > Inställningar > Parametrar för kredit och inkasso > Kredit > Automatisk frisläppning anges som Med bokföring kommer du att uppmanas att bokföra med bokföringssidan för det dokument som har blockerats.
8. Om parametern Automatiskt frisläppa på fliken Kredit och inkasso > Inställningar > Parametrar för kredit och inkasso > Kredit > Automatisk frisläppning anges till Utan bokföring, då måste du bokföra ordern manuellt.

Arbetsflöde för godkännande av kredithantering

Du kan också skapa Arbetsflöden för kredithantering för att kontrollera frisläppandet av kreditspärrar. När du har ställt in arbetsflödet med sidan Kredithantering > Inställningar > Arbetsflöden för kredithantering skickas de order som har markerats för frisläppning eller avvisande till arbetsflödet där de måste godkännas först innan de frigörs eller avvisas.

Om du inkluderar uppgifterna för frisläppning med bokföring eller frisläppning utan bokföring i arbetsflödet frigörs också försäljningsordern av godkännandet för arbetsflödet. Om det uppstår ett fel i frisläppningsprocessen åtgärdar du problemet som orsakade felet och skickar sedan ordern till arbetsflödet igen.

Om du inte inkluderar aktiviteterna för frisläppning med bokföring eller frisläppning utan att bokföra i arbetsflödet, kan du med arbetsflödets godkännandeprocess enkelt frisläppa försäljningsordern manuellt när godkännandet är slutfört.

Framtvingad kreditspärr

Försäljningsorder kan behöva spärras även om ordern inte uppfyller kriterierna i spärreglerna. En kredit ansvarig kan t.ex. meddelas om ett problem som inte är kreditrelaterat med kunden och besluta att manuellt spärra ordern tills problemet har lösts. Du kan manuellt tvinga en försäljningsorder att spärras.

1. Öppna den försäljningsorder som du vill spärra.
2. Välj tvinga kreditspärr på fliken kredithantering i åtgärdsfönstret kredithantering.
3. Välj en orsak för påtvingad spärr.
4. Klicka på OK. Försäljningsordern kommer att returneras till spärrlistan för kredithantering.

Du kan också tvinga flera order att spärras med hjälp av sidan kredithantering > periodiska uppgifter > tvinga kreditspärr. Du kan till exempel placera alla försäljningsorder spärrade för en viss kund.

1. Välj en orsak för påtvingad spärr.
2. Klicka på poster som ska inkluderas för att välja vilka försäljningsorder som ska spärras.
3. Klicka på OK för att behandla de valda försäljningsorderna.

Försäljningsorder som har tvingats att spärras kan inte bearbetas med arbetsflödet.

Frisläppa order som har lagts till i listan över kredithantering med en tvingad kreditspärr

Försäljningsorder med en påtvingad spärrorsak kan inte frisläppas automatiskt. Om försäljningsordern har spärrats och du har använt en process som automatiskt släpper försäljningsorder, visas försäljningsordern som Klar att frisläppas och finns kvar i spärrlistan. Använd menyn frisläpp för att frisläppa ordern.  

Fritextfakturor, order och stöd för projektfakturor i kredithantering

Kredithantering kan endast användas för försäljningsorder. Fritextfakturor, kassaorder och kundtjänstorder använder de tillfälliga kreditgränser och försäkringar/garantier som läggs till för att justera kreditgränsen. De kommer inte att använda spärrningsreglerna och de kommer inte att placeras i spärrlistan om det finns ett problem med kreditgränsen.

Det finns inget stöd för projektfakturor i kredithantering.