Dela via

Stämma av bankutdrag med hjälp av avancerad bankavstämning

Funktionen för avancerad bankavstämning låter dig importera elektroniska bankutdrag och utföra en automatiskt avstämning mot banktransaktioner i Dynamics 365 Finance. Den här artikeln innehåller en beskrivning av avstämningsprocessen.

Anteckning

En del av de funktioner som beskrivs i den här artikeln gäller endast när funktionen Modern bankavstämning är inaktiverad. Om funktionen är aktiverad är processflödet annorlunda och följande extra funktioner tillgängliga:

Anteckning

För att undvika problem med återföring av avstämning rekommenderar vi att du stämmer av alla befintliga bankutdrag som har nya rader innan du aktiverar funktionen Modern bankavstämning.

Importera ett elektroniskt bankutdrag med hjälp av elektronisk rapportering

Du kan importera dina bankutdrag med hjälp av åtgärden Importera utdrag på sidan Bankutdrag. På bankutdraget identifieras bankkontot genom en kombination av värden som anges i informationen om bankkontot. Dessa värden är bankens namn, bankkontonummer, organisationsnummer, SWIFT-kod och IBAN-nummer.

Du kan överföra ett bankutdrag som innehåller information om antingen ett enskilt konto eller flera konton. Om det finns flera konton kan kontona vara olika juridiska personer.

  • Om du vill importera en enskild bankutdragsfil för ett enskilt konto, ställ in alternativet Importera utdrag för flera bankkonton i alla juridiska personer på Nej och välj det bankkonto som är associerat med utdraget. Välj Bläddra för att välja den associerade bankutdragsfilen och välj sedan Överför.
  • Om du vill importera en enstaka bankutdragsfil för flera konton, ställ in alternativet Importera utdrag för flera bankkonton i alla juridiska personer på Ja. Välj Bläddra för att välja den associerade bankutdragsfilen och välj sedan Överför.

Om några uttalanden i den elektroniska filen inte kan kopplas till ett bankkonto eller om det är associerat med flera bankkonton genom att använda de identifierande fälten, importeras de inte. Du kan dock fortfarande importera andra utdrag i filen. Användaren får sedan ett meddelande med information om att importen av bankutdraget misslyckades för specifika bankkonton.

Notering

Användaren som importerar bankutdraget måste ha åtkomst till en juridisk person för att importera utdrag för den juridiska personens bankkonton.

Du kan använda en zip-fil för att överföra flera utdragsfiler till Financ i en enda process. Om du vill importera flera bankutdragsfiler för flera konton kan du slå samla alla bankutdragsfiler i en zip-fil. I dialogrutan Importera bankutdrag, ställ in alternativet Importera utdrag för flera bankkonton i alla juridiska personer på Ja. Välj Bläddra för att välja zip-filen som innehåller bankutdragsfilerna, och välj sedan Överför. Importeringsprocessen kommer att känna igen zip-filen och överföra varje utdrag som är inkluderade i den, oavsett bankkontots juridiska person.

Alternativet Stäm av efter import är tillgängligt. När det här alternativet är inställt på Ja validerar systemet kontoutdraget, skapar en ny bankkontoavstämning och ett nytt kalkylblad och kör standarduppsättningen för matchningsregler när bankutdraget överförs. Den här funktionen automatiserar processen fram till den punkt där transaktionen måste stämmas av manuellt.

Du kan också använda Elektronisk rapportering (ER) för att regelbundet importera dina bankutdrag från en SharePoint-mapp. För att importera bankutdrag, följ dessa steg:

  1. Konfigurera SharePoint för ett bankutdragsformat. Mer information finns i Konfigurera dataimport från SharePoint.
  2. I Funktionshantering aktiverar du funktionen Automatisk import av bankutdrag från SharePoint-mapp.
  3. Aktivera batchbearbetning under importen av bankutdrag och konfigurera inställningar för upprepning. Bankutdrag kan sedan importeras från den konfigurerade SharePoint-mappen i utdragsformat.

Importera ett elektroniskt bankutdrag med hjälp av datatabeller

Du kan importera bankutdrag genom att använda ramverket för datatabell. Två entiteter finns tillgängliga:

  • Sidhuvud på bankutdrag
  • Bankutdragsrader

Här är mallen för att importera ett bankutdragshuvud:

  • STATEMENTID
  • BANKACCOUNT
  • VALUTA
  • OPENINGBALANCE
  • ENDINGBALANCE
  • FROMDATE
  • TODATE

Här är mallen för att importera bankutdragsrader:

  • LINENUMBER
  • BANKACCOUNT
  • STATEMENTID
  • BOOKINGDATE
  • BELOPP
  • BANKSTATEMENTTRANSACTIONCODE
  • COUNTERAMOUNT
  • COUNTERCURRENCY
  • COUNTEREXCHANGERATE
  • CREDITORREFERENCEINFORMATION
  • DOCUMENTNUMBER
  • ENTRYREFERENCE
  • INSTRUCTEDAMOUNT
  • INSTRUCTEDCURRENCY
  • INSTRUCTEDEXCHANGERATE
  • LINESTATUS
  • REFERENCENUMBER
  • RELATEDBANK
  • RELATEDBANKACCOUNT
  • REVERSAL
  • TRADINGPARTY

Mer information finns i Översikt över datatabeller.

Validera bankutdraget

Välj Validera på sidan Bankutdrag om du vill validera ett utdrag. Bankutdrag måste valideras innan de kan stämmas av. Det här steget slutförs automatiskt om alternativet Stäm av efter import är inställt på Ja vid tidpunkten för importen.

Vid bankutdragsvalideringen verifieras att:

  • bankutdraget matchar det valda bankkontot
  • valutan på bankutdraget matchar valutan för det valda bankkontot
  • den ingående balansen på utdraget är lika med den utgående balansen på föregående utdrag för bankkontot
  • Datumet inte överlappar datumet för något annat bankutdrag för samma bankkonto.
  • datumen på utdragets rader är mellan från-datumet och till-datumet på bankutdraget
  • den ingående balansen och beloppet på summaraden är lika med den utgående balansen.

När valideringen är slutförd uppdateras statusen på bankutdraget till Validerat. Ett bankutdrag måste valideras innan det kan stämmas av.

Om funktionen Modern bankavstämning är aktiverad är knapparna Validera och Bekräfta tillgängliga i bankutdragshuvudet.

  • Validera – Bekräfta datan i bankutdraget.
  • Bekräfta – Uppdatera bankutdragets status till Bekräftad.

Anteckning

I syfte att förhindra import av dubbletter av bankutdrag kontrolleras en kombination av värden för Kontonr, Utdrags-ID, Från-datum och Till-datum. Om dessa element matchar ett befintligt bankutdrag betraktas det som en dubblett och importeras inte. Det säkerställer att varje kontoutdragsfil är unik och undviker redundans.

Stämma av bankutdraget

När du har importerat ett elektroniskt bankutdrag och validerat det på sidan Bankutdrag kan du stämma av det med hjälp av sidorna Bankavstämning och Kalkylblad för bankavstämning.

På sidan Bankavstämning väljer du Ny för att skapa en ny avstämning och väljer sedan bankkontot för det utdrag som importerades. Ett bankkonto kan endast ha en öppen bankavstämning. Slutdatumet fastställer vilka bankutdragstransaktioner och Dynamics Operations-banktransaktioner som är inkluderade i avstämningskalkylbladet. Som standard används det aktuella systemdatumet som slutdatum, men du kan ändra datum för avstämningen. Den återstående huvudinformationen hämtas automatiskt från utdraget. Det här steget slutförs automatiskt om alternativet Stäm av efter import är inställt på Ja vid tidpunkten för importen.

På sidan Bankavstämning väljer du Kalkylblad för att öppna sidan Kalkylblad för bankavstämning. Om alternativet Stäm av efter import är inställt på Ja kommer standarduppsättningen för matchningsregeln att köras automatiskt för avstämningen. Om du vill köra matchningsregler manuellt väljer du Kör matchningsregler för att ange vilka matchande regeluppsättningar eller matchningsregler som ska köras mot banktransaktionerna. Du bör slutföra det här steget som en batchprocess om du har många transaktioner att bearbeta.

Om funktionen Modern bankavstämning är inaktiverad har sidan Kalkylblad Bankavstämningskalkylblad fyra rutnät som innehåller transaktioner. De två övre rutnäten visar transaktioner från bankutdraget och Operations som ännu inte har matchats. De två nere rutnäten visar avstämda transaktioner. Fliken Transaktionsdetaljer för bankutdrag visar information om den bankkontoutdragstransaktion som inte är avstämd och som är markerad i det övre rutnätet.

Det finns tre metoder för att matcha eller stämma av bankutdragstransaktioner:

  • Matcha utdragstransaktionerna med banktransaktioner som bokförs i Ekonomi.
  • Matcha utdragstransaktioner med en bankutdragstransaktion för återföring.
  • Markera transaktionen som Ny, så att den kan bokföras senare som en banktransaktion i Finance.

Anteckning

När funktionen Modern bankavstämning är aktiverad finns ytterligare matchningsalternativ som anges högst upp i den här artikeln.

Om du vill matcha transaktioner manuellt väljer du transaktionerna i rutnätet Bankutdragstransaktioner, väljer motsvarande transaktioner i rutnätet Banktransaktioner för Operations och väljer sedan Matcha. De valda transaktionerna flyttas från det övre rutnäten för omatchade transaktioner till de nedre rutnäten för matchade transaktioner. Dessutom uppdateras de matchade och omatchade totalbeloppen. Du kan ha ett-till-ett-, många-till-en- och många-till-många-transaktionsmatchningar. Matchningar måste följa reglerna för tillåtna datumskillnader och transaktionstypsmappning. Dessa regler ställs in på sidan Parametrar för kassa- och bankhantering.

Öresdifferenser kan uppstå i din avstämning. Du kan matcha en enskild bankutdragstransaktion och en enstaka Dynamics Operations-banktransaktion som har öresdifferenser om öresdifferenserna ligger inom det toleransbelopp som definieras på sidan Tillåten öresdifferens på bankkontot. Beloppet visas i fältet Korrigeringsbelopp på den matchande Operations-banktransaktionen. När bankavstämningen markeras som avstämt, bokförs korrigeringar automatiskt genom att använda huvudkontot som definieras på den associerade banktransaktionstypen. Korrigeringar stöds inte för dokumenttyperna Check och Insättning.

Återföringar av bankutdragstransaktioner matchas med hjälp av kalkylblad för avstämning. Två utdragsrader kan matchas om beloppen är motsatta och om någon av transaktionerna har markerats som en återföring. Du kan också ställa in en matchningsregel för åtgärden Rensa alla återföringsutdragsrader.

Återförda Dynamics Operations-banktransaktioner måste stämmas av med hjälp av sidan Dynamics Operations-banktransaktioner. Du kan stämma av två Dynamics Operations-banktransaktioner tillsammans om dokumenten har samma bankkonto, dokumenttyp och betalningsreferens och om de har motsatta belopp. Du kan även stämma av en enstaka avbruten kontroll för att förhindra att de transaktionerna visas i kalkylbladet för avstämning.

Om det finns nya bankinitierade transaktioner såsom räntor, avgifter och tillägg som ännu inte är införda i Ekonomi kan du lägga till dem i en journal som är associerad med den valda bankutdragsavstämningen. Välj en bankutdragstransaktion i rutnätet Bankutdragstransaktioner för ej matchade transaktioner och klicka sedan på Markera som ny. Statusen för transaktionen markeras som Ny och transaktionen flyttas till rutnätet Bankutdragstransaktioner för matchade transaktioner. Sedan, från sidan Bankutdrag bokföra en transaktion som är markerad som Ny.

Du kan ta bort matchning för transaktioner som matchades felaktigt. Markera den matchade bankutdragstransaktionen och välj sedan Omatchad. Alla kopplade transaktioner flyttas tillbaka till det övre rutnätet för ej matchade transaktioner och de matchade och omatchade totalbeloppen uppdateras.

När du har slutfört avstämningsprocessen bör du märka kalkylbladet för bankavstämning som "avstämt". Denna process kommer använda de konton som angetts på sidan Banköverföringstyp för att bokföra korrigeringsbelopp automatiskt. Bankavstämningen för ett utdrag kan när som helst markeras som "avstämt", även om det finns bankutdragsrader som ännu inte har matchats. Icke-matchade transaktioner kommer automatiskt att flyttas till nästa avstämnings-kalkylark i form av icke-matchade utdragstransaktioner som ska stämmas av. Notera att en bankutdragsavstämning som har markerats som "avstämt" inte kan ändras. Avstämningen kommer inte längre att kunna ändras, och du förlorar därför möjligheten att uppdatera avstämningen.

Bokföra nya transaktioner som är kopplade till avstämningen

En bankutdragstransaktion som har markerats som Ny på kalkylbladet för avstämning bokförs på sidan Bankutdrag. På sidan Bankutdrag, markera utdrags-ID för att visa detaljer om utdraget. I menyn Redovisning kan du använda alternativen Visa fördelningar och Visa redovisning för att visa detaljerna för de nya transaktionerna och tillhörande redovisningsposter. Välj alternativet Bokför för att bokföra en bankutdragsrad som är markerad som Ny i redovisningen. Bokföring enbart kan slutföras en gång per bankutdrag. Om du vill återföra ett bokfört bankutdrag med en ny transaktion aktiverar du funktionen Återför bokfört bankutdrag med nya transaktioner.

För att se vouchern för en ny transaktion på en sidan Bankutdrag aktiverar funktionen Visa verifikationer i bankutdrag.

Om funktionen Modern bankavstämning är aktiverad kan användare generera redovisningsverifikationer direkt från avstämningskalkylbladet. Mer information finns i Generera en verifikation i avancerad bankavstämning.

Boka kund- och leverantörsbetalningsjournaler från kontoutdrag och avstämningskalkylblad

Om funktionen Modern bankavstämning är aktiverad förbättras bankutdraget och avstämningskalkylbladen. Här följer några av de extra funktioner som tillhandahålls:

  • Du kan bokföra kund- och leverantörsbetalningsjournaler direkt från valda bankutdragsrader.
  • De bokförda betalningsjournalerna för kunder och leverantörer matchas automatiskt mot de ursprungliga bankutdragsraderna i bankavstämningskalkylbladet.

Du använder funktionen genom att följa dessa steg:

  1. På inställningssidan för Bankkonton på snabbfliken Avstämning anger du namnen Standard kundbetalningsjournal och Standardleverantörens betalningsjournal.

    Anteckning

    Du kan inte ange journalnamn som ett arbetsflöde för godkännande är aktiverat för.

  2. På sidan Bankutdrag eller Bankavstämningskalkylblad väljer du önskade bankutdragsrader.

  3. Välj Generera betalningsjournal om du vill generera och bokföra betalningsjournalen.