Dela via

Kvittningsöversikt

  • Artikel

Viktigt

Delar av eller hela funktionaliteten som beskrivs i den här artikeln är tillgänglig som en del av en förhandsversion. Funktionen och dess innehåll kan ändras. Mer information om förhandsversioner finns i Tillgänglighet för tjänstuppdateringar.

Den här artikeln innehåller allmän information om kvittningsprocessen. Den beskriver vilka transaktionstyper som kan kvittas samt tid och process för kvittning av dem. Här beskrivs även resultat av kvittningsprocessen.

Under kvittning tillämpas transaktionerna för ett dokument till transaktioner på ett annat dokument för att minska eller öka saldot för varje dokument. Exempelvis kan en betalning tillämpas till en faktura. Olika typer av transaktioner kan kvittas vid olika tidpunkter och genom olika metoder. Kvittningen kan även generera nya transaktioner.

Vilka transaktioner kan kvittas

Kvittning i Leverantörsreskontra och Kundreskontra kan inträffar mellan alla transaktionstyper som påverkar leverantörssaldot eller kundsaldot, till exempel fakturor, betalningar, kreditfakturor och avgifter. Dessa transaktionstyper kan omfatta fakturor, betalningar, kreditnotor och avgifter. Alla transaktionstyper kan kvittas mot någon annan transaktionstyp. Du kan till exempel kvitta en betalning mot en faktura, en kreditfaktura mot en faktura, en faktura mot en faktura och en betalning mot en annan betalning.

Du kan kvitta betalningar mot en transaktion i samma juridiska person eller i en annan juridisk person. I organisationer som använder en centraliserad betalningmodell kan centraliserade betalningar förenkla betalningsprocessen.

När du ska kvitta transaktioner

Transaktioner kan kvittas när betalningar registreras. Till exempel när du gör betalningar till en leverantör, väljer du vanligtvis vilka fakturor som ska betalas. Genom att välja fakturor kan markera du dem för kvittning mot betalningen. När ansvariga för kundreskontrabetalningar registrerar kundbetalningar, kan användaren välja lämpliga fakturor för kvittning som baseras på informationen som inkluderas med varje kunds betalning. Använd sidan Kvitta transaktioner för att markera transaktioner för kvittning. Den här sidan kan öppnas från en ej bokförd faktura eller betalning. När transaktionen bokförs, bokförs även kvittningen.

Transaktioner kan också kvittas, när de har bokförts. Du kan ange och bokföra en kundbetalning, utan att kvitta den mot eventuella fakturor. Du kanske först vill kontrollera att betalningen kvittas mot den korrekta fakturan innan kvittningen bokförs. Sidan Kvitta transaktioner kan öppnas från sidan Alla kunder eller Alla leverantörer eller från sidan Transaktioner för alla kunder eller leverantörer.

Du kan också reservera bokförda förskottsbetalningar för en faktura, genom att välja betalningen för kvittning mot en inköpsorder eller försäljningsorder. I det här fallet har betalningen fortfarande en ingående balans, men kan inte kvittas mot en annan faktura. Betalningen kvittas automatiskt mot den faktura som skapas från en inköpsorder eller försäljningsorder.

Så här kvittar du transaktioner

Transaktioner kan kvittas manuellt, automatiskt, eller genom att använda en kombination av de två metoderna. Valet av kvittningsmetod beror på dina affärsprocesser. På sidorna Parametrar för leverantörsreskontra och Parametrar för kundreskontra kan du konfigurera kvittnings processen så att den justeras efter affärsprocesserna.

Du kan skapa leverantörsbetalningar och autogirobetalningar för kunder genom att använda ett betalningsförslag. Ett betalningsförslag används för att välja fakturor som ska betalas. Betalningsförslaget startas manuellt men sedan väljer systemet automatiskt de utvalda fakturorna för kvittning när betalningarna skapas.

Om betalningarna skapas manuellt kan du använda Kvitta transaktioner för att välja fakturor för kvittning. Du kan manuellt välja fakturorna, eller använda alternativet Markera efter prioritet om du vill att fakturor ska väljas automatiskt för kvittning. Alternativet Markera efter prioritet är bara tillgängligt för kundreskontra. Du kan aktivera det här alternativet på fliken Kvittningsprioritet på sidan Parametrar för kundreskontra.

Om en betalningsansvarig registrerar en betalning, men inte kvittar betalningen innan den bokförs kan betalningen kvittas automatiskt. Du kan slå på automatisk kvittning på sidorna Parametrar för kundreskontra och Parametrar för leverantörsreskontra. Automatisk kvittning kvittar endast transaktioner för samma juridiska person. Det går inte att kvitta transaktioner mellan flera juridiska personer.

När du använder automatisk kvittning kan du använda fördefinierad kvittningsprioritet eller definiera din egen prioritetsordning för kvittning på sidan Parametrar för kundreskontra. Den här funktionen är bara tillgänglig för kundreskontra.

Resultat från kvittningen

Allt eftersom transaktioner kvittas, ökas eller minskas det utestående saldot för respektive transaktion. Vanligtvis när en faktura och en betalning kvittas, uppdateras status och saldo för respektive transaktion enligt följande regler:

  • Om betalningsbeloppet är mer än fakturabeloppet, reduceras fakturasaldot till 0,00 och fakturan stängs. Betalningen förblir öppen och saldot är skillnaden mellan betalningsbeloppet och fakturabeloppet.
  • Om betalningsbeloppet är mindre än fakturabeloppet, reduceras betalningssaldot till 0,00 och betalningen stängs. Fakturan förblir öppen och saldot är skillnaden mellan fakturabeloppet och betalningsbeloppet.
  • Om betalningsbeloppet är lika med fakturabeloppet, stängs både betalningen och fakturan och saldo för båda minskas till 0,00.

Om betalningsbeloppet är mindre än fakturabeloppet på grund av kassarabatt, avskrivning, eller underbetalning, kan faktura och betalning fortfarande stängas beroende på hur kvittningar är konfigurerade på sidorna Parametrar för leverantörsreskontra och Parametrar för kundreskontra.

Kvittningar kan även generera transaktioner. Till exempel kan kvittning av en faktura och en betalning ge en kassarabatt, realiserad vinst eller förlust, momsjusteringar, avskrivningar, eller öresutjämning.

Identifiera markerade transaktioner under kvittning

När du försöker kvitta en transaktion kan det hända att en symbol visas som anger att transaktionen har markerats på en annan plats. I detta fall kan du välja transaktionen på sidan Kvitta transaktioner och sedan välja Fråga > Kvittning i fönstret kvittning. Vyn för den här frågan visar journaler, försäljningsorder, fakturor, betalningsförslag och kundplatser som eventuellt blockerar transaktionen från kvittning. Du kan lösa problemet genom att välja länken för att gå direkt från frågan till den spärrade platsen. Du kan sedan uppdatera dokumentet med de justeringar som krävs för kvittning. Du kan också använda indikatorn Märkt för att identifiera andra dokument som finns på samma blockeringsplats.

Ytterligare resurser