Automatisera redovisningsavräkningar

I Microsoft Dynamics 365 Finance 365 Finance version 10.0.31 är funktionen Automatisera redovisningskvittning tillgänglig på arbetsytan Funktionshantering. Från och med version 10.0.40 aktiveras den här funktionen på sidan Redovisningsparametrar på sidan Redovisningskvittningar. Dessa funktioner hanteras genom parametern Aktivera processautomation för redovisningskvittning. Du kan bara aktivera parametern Aktivera processautomation för redovisningskvittning om parametern Aktivera avancerade alternativ för kännedom har aktiverats.

Redovisningsavräkning är processen för att matcha debet- och kredittransaktioner i huvudboken. Organisationer som utför redovisningsavräkningsaktiviteter på ett återkommande schema kan nu automatisera processen. Under den automatiska redovisningavräkningsprocessen kan en debettransaktion och en kredittransaktion bara matchas automatiskt om deras belopp i redovisningsvalutan är lika. Till exempel kan ett debetbelopp $1,00 matchas automatiskt mot ett kreditbelopp på $1,00. Ett debetvärde på $1,00 kan emellertid inte automatiskt matchas mot två kredit, som värderas till $0,50. Delvis matchning av redovisningstransaktionsbelopp som inte stöds.

Från och med Finance version 10.0.40 gör parametern Aktivera bokföring av realiserade valutakursvinster/-förluster för redovisningskvittningar under Redovisningsparametrar det möjligt att redovisa realiserade vinster och realiserade förluster i rapporteringsvalutan under automatisk kvittning. I Finance version 10.0.38 har support lagts till för beräkning och bokföring av realiserade vinster i utländsk valuta samt realiserade förluster för avräkningar när värdena för redovisningsvaluta för debet och kredit skiljer sig åt.

I redovisningsavräkningsautomatisering definieras följande information:

• När redovisningsavräkningar körs
• Vilka kriterier som används för att matcha debet- och kreditbelopp som kan kvittas automatiskt
• Vilken ordning som redovisningsavräkningsinformationen bearbetas i

Definiera förekomsten av redovisningsavräkningar

Redovisningsavräkningsautomatisering använder ramverket Processautomatisering. Olika affärsprocesser använder det här ramverket för att definiera upprepningen av en vald process. För redovisningsavräkningar, gå tillSystemadministration > Inställning > Processautomatisering eller Redovisning > Redovisningsinställning > Processautomatisering.

Använd först alternativet Skapa ny processautomatisering och markera Redovisningsavräkningar. En guide vägleder dig genom processen att ställa in automatisering.

Sidan allmänt

På sidan Allmänt i guiden anger du namnet på redovisningsavräkning som du skapar. Till exempel, om dina matchande debiteringar och krediter är redovisningsreglerade på måndag, ange ett beskrivande namn som t.ex.LedgerSettle_Mon. Namnet du anger visas i kolumnen Automatiseringsregel på sidan Redovisningavräkning.

De återstående inställningarna på sidan är allmänna definierar förekomstmönstret för den här versionen av redovisningsavräkningar. Om en förekomst t.ex. är för måndag kan du definiera den så att den körs varje vecka och välja måndag som veckodag när den körs. Du kan också ange en tidig planeringstid, t.ex. kl. 02:00 så att processautomatiseringen slutförs innan nästa arbetsdag börjar. Vi rekommenderar att du tidsplanerar processautomatiseringen så att den utförs utanför dina normala arbetstider. På det här sättet minskar du påverkan på redovisningspersonalen under arbetsdagen.

Mer information om de övriga fälten på sidan Allmänt finns i dokumentationen för processautomatisering.

Sida för matchningsvillkor för redovisningsavräkningar

Nästa sida i guiden är sidan Redovisningsavräkningar matchar kriterier. Den används för att definiera huvudkontona som ingår i processautomatisering förekomsten och de kriterier som används för att bestämma matchande debet och kredit.

Kontomarkering

Huvudkontona som du tidigare har definierat som redovisningsavräkningskonton för den juridiska personen visas. (Du definierar huvudkonton som konton för redovisningsavräkning på Redovisning > Redovisningsinställning > Allmänna huvudboksparametrar > Redovisningsavräkning.)

Datum

Välj det här alternativet om datumen för redovisningens debet- och kredittransaktioner bör beaktas under processen för automatiska redovisningsavräkningar. När det här alternativet ställs in på Ja, ange då Tillåten datumskillnad. Det här fältet är tillgängligt från och med Microsoft Dynamics 365 Finance version 10.0.32.

Tillåten datumdifferens

Ange antalet dagar med avvikelse för debet- och kredittransaktionernas datum. Avvikelsen beräknas som antalet dagar mellan debet- och kredittransaktionsdatum, med sökning före och efter det valda transaktionsdatumet. Värdet 0 anger att transaktionsdatumen för debet- och kredittransaktionerna måste matcha. Detta fält blir tillgängligt när fältet Datum har valts.

Huvudkonto och bokföringsskikt

Värdenahuvudkonto och bokföringsskiktmåste matchas. Värden Huvudkonto och Bokföringsskikt av redovisningen debettransaktion och kredittransaktion måste vara lika för att matchas under den automatiska redovisningavräkningsprocessen.

Bokföringstyp

Välj alternativet bokföringstyp om redovisningens debet- och kredittransaktioner måste ha samma bokföringstyp för att matchas under processen för automatiska redovisningsavräkningar.

Ekonomiska dimensioner

Välj alternativet ekonomiska dimensioner om redovisningens debet- och kredittransaktioner måste ha samma ekonomiska dimensioner för att matchas under processen för automatiska redovisningsavräkningar. När det här alternativet är valt måste kriterierna för ekonomiska dimensionsvärden väljas i listan Tillgängliga ekonomiska dimensioner. Listan Tillgängliga ekonomiska dimensioner innehåller inte huvudkontodimensionen, eftersom den automatiskt krävs som en del av matchningskriteriet.

Räkenskapstaggar

När funktionen Ekonomiska taggar har aktiverats i arbetsytan för funktionshantering kan du välja ekonomiska taggar som matchar kriterier. Välj alternativet ekonomiska taggar om redovisningens debet- och kredittransaktioner måste ha samma ekonomiska dimensioner för att matchas under processen för automatiska redovisningsavräkningar. När det här alternativet är valt måste kriterierna för ekonomiska taggvärden väljas i listan Tillgängliga ekonomiska taggar.

Visa resultaten av en automatisering av redovisningsavräkning

Efter att automatisering av redovisningsavräkning skapats visas förekomsterna för varje redovisningsavräkning i veckovy för processautomatisering. Dessutom visas status för varje förekomst. Följande statusvärden används:

• Planerad – Automatiseringen är planerad, men den har inte körts ännu.
• Kör – Automatiseringen körs för tillfället.
• Fel – Automatiseringen har körts, men ett fel uppstod. Du kan visa felen genom att välja knappen Visa resultat.
• Slutfört – Automatiseringen har körts framgångsrikt. Du kan visa avräkningsresultaten på sidan Redovisningsavräkningar.

Om du vill visa matchningsresultaten går du till Redovisning > Periodiska uppgifter > Redovisningsavräkningar. Fältet Automatiseringsregel på sidan Redovisningsavräkningar visar namnet på den schemalagda schemalagda uppgiften för automatiserad redovisningsavräkning som användes för att kvitta transaktionen. Misslyckat avräkningsförsök uppdaterar inte värdet för automatiseringsregeln. Om du återför en transaktion som tidigare kvittats manuellt genom automatiseringsprocessen tas värdet för automatiseringsregeln bort.

Fältet Avräkningsdatum för matchade poster visar datumet när automatiseringsprocessen utfördes.

Redigera automatisering av redovisningsavräkning

Med ramverk för processautomatisering kan du redigera serien och de händelser som skapas för redovisningsavräkning. Serien kan redigeras från sidan Processautomatisering eller veckovis visning av processens automatisering. Om till exempel chefen bestämmer sig för att utföra redovisningsavräkning på onsdag, i stället för måndag, kan han eller hon hitta en förekomst i vyn vecka och välja Visa/redigera – serie.

Om du redigerar en serie uppmanas du att ange om ändringen ska göras för alla befintliga förekomster eller bara för nya förekomster. Historiska händelser som redan har statusen slutförd eller som slutade i fel status ändras inte.

Du kan också lägga till en ny förekomst eller ändra en befintlig förekomst. Nästa exempel på redovisningsavräkning är inställt på onsdag 1 januari, men detta datum är en helgdag. Du kan ändra förekomsten från antingen den veckovisa vyn för processautomatisering eller från sidan Processautomatisering. En sida öppnas som visar schemainformation och matchningsvillkor. Här kan du redigera den planerade tiden och det aktuella datumet. Du kan även redigera matchningsvillkor om det behövs ändringar.

Du kan också inaktivera en förekomst eller en serie. Om du vill inaktivera en förekomst och avbryta bearbetningen av den markerar du den i vyn bearbeta en veckovis process och väljer inaktivera. Du kan inaktivera en serie på sidan processautomatisering.

Säkerhet för automatisering av redovisningsavräkning

Behörigheten Underhåll inställningar för automatiseringsserie för redovisningsavräkningar har lagts till rollerna redovisningschef och redovisningsansvarig och Visa inställningar för automatiseringsserie för redovisningsavräkningar har lagts till rollerna revisor, redovisningschef och redovisningsansvarig för automatisering av redovisningsavräkningar. Dessa uppgifter är standardsäkerhetsinställningar, men de kan ändras utifrån organisationens krav.

Redovisningsparametrar för automatisk redovisningsavräkning

Fältet Typisk avräkningsbalans visar i vilken ordning den automatiska redovisningsavräkningen kommer att bearbetas. För att ställa in eller visa Typisk avräkningsbalans, gå till Redovisning > Inställningar > Redovisningsparametrar och välj flik Redovisningsavräkningar.

Om Debet har valts startar den automatiska redovisningsavräkningsprocessen på debetsidan och söker efter motsvarande kredit. Om Kredit har valts startar den automatiska redovisningsavräkningsprocessen på kreditsidan och söker efter motsvarande debet. Det här alternativet ska återspegla huvudkontots typiska saldo.

Bearbeta automatisering av redovisningsavräkning

När automatiseringen körs väljer systemet redovisningstransaktioner för de huvudkonton som har definierats för processautomatiseringsserien. I programmet beställer den transaktionerna efter datum med ett datumintervall från räkenskapsårets början till det datum då processautomatisering körs. Den matchar baserat på det angivna matchningskriteriet. De absoluta värdena för debetbeloppen i redovisningsvalutan och kredit måste matcha för avräkning.

Funktionen Automatisera redovisningsavräkningar automatiserar transaktioner som är daterade från den första dagen på räkenskapsåret till det aktuella datumet då förekomsten körs. För räkenskapsår som slutar den 31 december kanske du måste justera körningsdatumet för din förekomst för att säkerställa att den körs i december. Till exempel kan automatisering vara konfigurerat till att köras den första dagen i varje månad. Den här automatiseringen körs den 1 december 2022 och är planerad att köras den 1 januari 2023. Det rekommenderas att ändra förekomsten 1 januari 2023 till 31 december 2022. Den här ändringen ser till att transaktioner som är daterade 2 till 31 december tas med i automatiska avräkningar.

När ett huvudkonto bearbetas av en förekomst av en redovisningsavräkning, kan du inte visa det på sidan Redovisningsavräkningar. Du måste vänta tills automatiseringsprocess är klar. Vi rekommenderar att du schemalägger den processautomatisering som ska köras utanför arbetstid för att förhindra konflikter.

Automatiseringsprocessen omfattar alla transaktioner som uppfyller kriterierna, utom transaktioner som har markerats manuellt för avräkning på sidan Redovisningsavräkning.

Återföring av transaktioner som kvittas med automatiseringsprocessen

Du kan återföra en avräkning som har gjorts av den automatiska redovisningsprocessen. När en transaktion som avvecklades av automatiseringsprocessen återförda tas automatiseringsregeln bort.