Räkenskapstaggar
Efter att transaktioner har bokförts är det vanligt att organisationer kräver insyn i redovisningsdata, detta så att redovisningsposterna som genereras från dessa transaktioner kan analyseras. Idag använder organisationer fält såsom dokumentnummer, beskrivning eller ekonomiska dimensioner för att spåra redovisningsdata i huvudboken, detta eftersom det är svårt att navigera datamodellen till reovisningsdatan. De typer av redovisningsdata som ofta spåras inkluderar försäljningsorder- eller inköpsordernummer, leverantörs- eller kundnamn, betalningsreferenser, fakturanummer eller referensnummer från externa transaktioner som importeras till Microsoft Dynamics 365 Finance. Förutom att användas för analys används redovisningsdata för processer som exempelvis redovisningsavräkning.
Funktionen Räkenskapstaggar (taggar) eliminerar behovet av att använda dokumentnummer, beskrivningar eller ekonomiska dimensioner genom att låta en organisation skapa och ange upp till 20 användardefinierade fält på transaktioner. Dessa fält lagras sedan på bokföringsposterna som skapas för transaktionerna. Taggvärden lagras inte i några redovisningstabeller, i kundtransaktions- eller leverantörstransaktionstabellen.
Taggar introducerades i version 10.0.32 av Dynamics 365 Finance. I varje ny version kommer taggar att implementeras i ytterligare journaler, dokument och processer. I version 10.0.37 har följande journaler och transaktioner lagt till stöd för taggar:
Allmän journal
Global allmänna journal
Allokeringsjournal
Journal för anläggningstillgångar
Leasingjournaler för alla tillgångar
Periodisk journal
Justeringsjournal för rapporteringsvaluta
Kundbetalningsjournal
Leverantörsbetalningsjournal
Fakturajorunal (leverantör)
Global fakturajournal (leverantör)
Fakturaregister
Försäljningsorderdokument (försäljningsorder, följesedel och kundfaktura)
Kommentar
För att göra stöd för taggar tillgängliga på försäljningsorderdokument, aktivera funktionen Aktivera räkenskapstaggar för försäljningsorderfakturering i Funktionshantering.
Ställ in
För att använda funktionen måste du aktivera funktionen Räkenskapstaggar i arbetsytan Funktionshantering. Funktionen kan inaktiveras när som helst. Om funktionen är aktiverad men senare inaktiveras, kommer alla värden som angetts för äkenskapstaggar på transaktioner att behållas i databasen. De kommer emellertid inte längre att vara synliga på några transaktioner eller i förfrågningar i Dynamics 365 Finance.
Upplevelsen av att ange taggar på transaktioner liknar upplevelsen av att ange ett redovisningskonto genom att använda ekonomiska dimensioner. Taggar använder inte samma kontroll som ett redovisningskonto, men de kräver fortfarande en avgränsare mellan taggvärdena. Du bör definiera taggavgränsaren innan du definierar några räkenskapstaggar. På sidan Redovisningsparametrar väljer du Räkenskapstaggar och anger avgränsaren. Avgränsaren som du anger får inte användas i några taggvärden som anges på transaktioner. Om du till exempel definierar ett bindestreck (-) som avgränsar får kundnamnet som anges som taggvärde inte innehålla ett bindestreck. Avgränsaren kan inte ändras efter att den har definierats.
Efter att funktionen har aktiverats kan varje juridisk person definiera upp till 20 räkenskaps taggar. Taggar är specifika för en viss juridisk person. Du kan använda entiteterna Ekonomisk taggkonfiguration och Anpassade lisvärden för räkenskapstaggar för att importera taggarna för respektive juridisk person. Därför kan du snabbt och enkelt definiera samma initiala inställning i flera juridiska personer.
Skapa räkenskapstaggar
Lägg märke till följande punkter innan du skapar räkenskapstaggar:
- Utvärdera om data ska spåras som en ekonomiskdimension eller en ekonomisk tagg. Räkenskapstaggar är ett alternativ till ekonomiska dimensioner, särskilt när du spårar värden som har liten eller ingen återanvändbarhet, till exempel försäljningsordernummer eller inköpsordernummer. För mer information om skillnaderna mellan räkenskapstaggar och ekonomiska dimensioner, se Skillnader mellan räkenskapstaggar och ekonomiska dimensioner.
- När en räkenskapstagg skapas kan den inaktiveras men inte tas bort. Denna begränsning hjälper till att säkerställa att taggvärdena förblir tillgängliga för rapportering av bokförda redovisningsposter. Räkenskapstaggar kan enkelt aktiveras och inaktiveras när som helst.
- Etiketten för respektive räkenskapstagg kan ändras när som helst, även efter att transaktioner har bokförts.
- Om inga transaktioner har bokförts för en specifik räkenskapstagg kommer en ändring av taggens etikett inte att påverkas. Det här beteendet är användbart när du måste återanvända en tagg så att du kan spåra annan data.
- Om transaktioner har bokförts för en specifik räkenskapstagg ändras inte taggvärdena. Om taggens etikett ursprungligen var "Inköpsordernummer" men senare ändras till "Försäljningsordernummer" kommer redovisningsposterna som bokfördes före etikettbytet fortfarande att innehålla inköpsordernumren som angavs och bokfördes till redovisningen.
Skapa en räkenskapstagg
Följ dessa steg för att skapa en räkenskapstagg.
- Gå till Redovisning > Kontoplan > Räkenskapstaggar > Räkenskapstaggar.
- Välj Ny för att skapa en räkenskapstagg.
- Ange en etikett för taggen. Etiketten måste börja med en bokstav eller understreck och får endast innehålla bokstäver, siffror och understreck. Inga specialtecken, inklusive mellanslag, är tillåtna.
- I fältet Värdetyp, välj Text, Lista eller Anpassad lista.
- Om du valde Lista i fältet Värdetyp väljer du värdekällan i fältet Använd värden från. Fältet innehåller en lista över entiteter som taggvärdena kan väljas från under transaktionsbokföring.
- Om du valde Anpassad lista i fältet Värdetyp väljer du Taggvärden för att skapa den anpassade listan med taggvärden som kommer att vara tillgängliga för val under transaktionsbokföring.
- Välj Aktivera för att aktivera taggen.
Ange värden för räkenskapstaggar för transaktioner
Efter att en räkenskapstagg har aktiverats kommer taggar att vara tillgängliga för inmatning på varje transaktion som stöder funktionen.
Journaler och rader
När du anger journaler kan du definiera taggvärden i journalbatchhuvudet. Dessa värden kommer sedan att användas som standardvärden för raderna i journalen. När det gäller andra standardvärden i journalen kommer dessa automatiskt att matas in på nya rader som läggs till i journalen. De kommer dock inte att anges på rader som redan finns när du definierar värdena i rubriken.
Standardvärden för journaler
Taggvärden som du anger i en journal anges som standardvärden på följande sätt:
Verifikation med en enda rad:
- Taggvärden som du lägger till i journalbatchhuvudet anges som standardvärden på kontot.
- Taggvärden som du lägger till på kontot anges som standardvärden på motkontot.
- Om motkontot redan finns när du lägger till taggvärden i kontot anges dessa taggvärden inte som standardvärden på motkontot.
- Om taggvärden finns på både kontot och motkontot gör ändringar i taggvärdena på en plats inte att värdena på den andra platsen uppdateras. Om du till exempel ändrar taggvärdena på kontot uppdateras inte taggvärdena på motkontot. Detta beteende hjälper till att förhindra förlust av data om en användare manuellt åsidosätter standardvärdena.
- Om du tilldelar ett nytt verifikationsnummer (som representerar en ny transaktion) när du lägger till en ny rad, börjar standardbeteendet om från början. Taggvärden från raderna i en verifikation skrivs aldrig in som standardvärden på raderna i en annan verifikation.
Verifikation med flera rader:
- Taggvärden som du lägger till i journalbatchhuvudet anges som standardvärden på kontot för respektive rad som läggs till i verifikationen.
- Taggvärdena som du lägger till i kontot på första raden anges inte som standardvärden på kontot för nästa rad i verifikationen, och så vidare.
Standardtaggvärden finns inte på huvuddata och är inte tillgängliga som standardvärden. Det finns till exempel ingen möjlighet att definiera standardtaggvärden för kunder eller leverantörer. Dessutom skrivs inte egenskaperna för själva transaktionen in automatiskt som standardvärden. Till exempel skapades en tagg för att spåra kundens namn. Om en transaktion innehåller en kund används inte kundens namn som kundtaggvärde som standard. Värdet måste matas in eller importeras manuellt.
Standardvärden för dokument
För dokument, precis som för journaler, skrivs inte taggvärden in som standardvärden från huvuddata, detta eftersom huvuddata inte innehåller standardtaggvärden. De flesta dokument, såsom försäljningsorder, följer denna allmänna standardordning:
- Taggvärden kan definieras i dokumentets rubrik.
- Taggvärden från rubriken används som standardvärden på dokumentets rader.
- Taggvärden från dokumentets rader används som standardvärden i redovisningsfördelningarna (om dokumentet är ett källdokument och stöder redovisningsfördelningar).
För de redovisningsposter som skapas skrivs taggvärdena in som standardvärden på följande sätt:
Dokument som inte är källdokument:
- Taggvärdena för samlingskontot, såsom Leverantörsreskontra eller Kundreskontra, anges som standard från rubriken.
- Alla andra konton, såsom utgifter, intäkter, skatter och rabatter, använder taggvärdena från raderna som standard.
Källdokument:
- Taggvärdena för översiktskontot, såsom Leverantörsreskontra eller Kundreskontra, skrivs in som standard från antingen rubriken eller redovisningsfördelningarna, beroende på de redovisningsparametrar som används för samlingskonton. (Gå till Redovisning>Redovisningsinställningar>Redovisning.) Taggvärdena anges som standard enligt samma logik som används för de finansiella dimensionsvärdena för samlingskontot.
- Alla andra konton, såsom utgifter, intäkter, skatter och rabatter, använder taggvärdena från redovisningsfördelningarna som standard.
Om ett dokument har nedströmsdokument används taggarna från det överordnade dokumentet för de underordnade dokumenten. Till exempel används taggvärdena från försäljningsorderhuvudet och raderna för redovisningen som skapas för följesedeln och kundfakturan, detta enligt logiken som beskrivits tidigare.
Validering
När taggvärden skrivs in på transaktioner sker ingen validering under vare sig transaktionsinmatning eller bokföring. Även om en tagg av värdetypen Lista eller Anpassad lista har definierats, valideras inte taggvärdena för att säkerställa att de finns i listan. Till exempel skapas en tagg av värdetypen Lista, och inköpsordernumret väljs som källa för listan. Även om en lista med inköpsordernummer kommer att visas kan användaren ange ett inköpsordernummer som inte finns i listan.
Bokföra transaktioner som har taggvärden
Efter att en transaktion har bokförts är räkenskapstaggarna tillgängliga på raderna i redovisningens kontopost. De visas på sidorna Verifikationstransaktioner och Transaktioner för huvudkonto. Räkenskapstaggarna visas i separata kolumner, detta så att de blir lättare att sortera och filtrera.
För rapportering är taggarna inte en del av dimensionsuppsättningarna. Därför kan du inte få ett summerat saldo av transaktioner för ett specifikt taggvärde. När du till exempel tittar på råbalansen kan du inte få saldon per taggvärde. När du emellertid ökar detaljnivån i saldot från råbalansen kommer taggvärdena att visas på de detaljerade transaktionerna. De detaljerade transaktionerna, inklusive taggvärdena i separata kolumner, kan exporteras till Excel, där de kan summeras om saldon krävs.
Om en tagg är inaktiverad finns taggvärdena kvar på de bokförda transaktionerna. Som standard visas inte inaktiverade taggar på förfrågningssidor. Du kan emellertid lägga till kolumnerna genom att välja Visa inaktiva räkenskapstaggar.
Korrigera taggvärden efter boföring
Även om räkenskapstaggar är tillgängliga för rapportering är de inte en del av redovisningskontot och har ingen inverkan på ekonomiska rapporter. Eftersom taggar endast används för intern analys tillåts redigeringar av taggvärdena efter att transaktioner har bokförts.
- I arbetsytan Funktionshantering aktiverar du funktionen som heter Tillåt redigeringar av interna data på redivisningsverifikationer. Den här funktionen gör det möjligt för vissa roller att ändra fältet Beskrivning för bokförda bokföringsposter. Om funktionen Räkenskapstaggar också är aktiverad förbättras funktionen för att möjliggöra redigeringar av taggvärdena.
- När funktionen har aktiverats, gå till Verifierings transaktioner.
- Använd frågan för att hitta transaktioner som du vill redigera.
- Välj raderna i Verifikationstransaktioner och välj sedan Redigera intern verifikationsdata. Du kan endast redigera rader som är markerade.
Sidan visar raderna som du valde i Verifikationstransaktioner, inklusive nuvarande rökenskapstaggar och nya finansiella taggar. De aktuella taggvärdena anges som standardvärden för de nya taggarna. Därför behöver du inte manuellt ange allt igen utan kan istället bara ändra det som är felaktigt. Du kan använda knappen Massuppdatera valda poster för att göra massuppdateringar. Massuppdateringar är användbara om du vill tilldela taggvärden till stora grupper av bokförda transaktioner som var felaktiga eller som inga taggvärden har definierats för (till exempel eftersom de bokfördes innan funktionen aktiverades).