Bokföring av inköpsorder

Fliken Inköpsorder på sidan Lagerbokföringsprofiler används styr hur inköpsorder bokförs i redovisningen. Två huvudaktiviteter bokförs till huvudboken för en inköpsorder:

• Produktinleverans
• Faktura

För att en fysisk transaktion (produktinleverans) ska kunna bokföras till huvudboken på en inköpsorder, ska du markera följande kryssrutor:

• Kryssrutan Bokför produktinleverans i redovisning på sidan Parametrar för hantering av lager och lagerstyrning.
• Kryssrutorna Bokför fysiskt lager och Periodisera skulder vid produktinleverans på sidan Artikelmodellgrupper.

Huvudkontona måste anges på sidan Lagerbokföringsprofil för följande bokföringstyper:

• Kostnad för inköpt material som inlevererats
• Inköpsomkostnad, ej fakturerad
• Inköp, periodisering

För att en ekonomisk transaktion (faktura) ska bokföras i redovisningen för en inköpsorder måste följande villkor uppfyllas:

• Kryssrutan Bokför ekonomiskt lager måste markeras på sidan Artikelmodellgrupper för den artikel som valts på inköpsorderraden.
• Huvudkontona måste anges på sidan Lagerbokföringsprofil för följande bokföringstyper:
  • Kostnad för inköpt material som fakturerats
  • Inköpsomkostnad för produkt
  • Inköpsomkostnad för utgift
  • Rabatt (valfritt)

Bokföring av fast inleveranspris

Du kan använda fast kvittopris som standardkostnad för en produkt som ett alternativ till att välja Standardkostnad i fältet Lagermodell på sidan Artikelmodellgrupper för en artikel. Den största skillnaden när du använder Fast inleveranspris, används det aktuella självkostnadspriset för artikeln när lagerinleveransen bokförs. Det finns ingen kostnadsomvärderingsprocess Fast inleveranspris; när en ekonomisk uppdatering bokförs används aktuellt självkostnadspris vid bokföringstillfället. Om det finns en skillnad mellan det självkostnadspris som används vid mottagandet och fakturan, bokförs avvikelsen på det fasta inleveransprisets vinst- och förlustkonton.

Om du vill använda ett fast inleveranspris för en produkt ska du konfigurera följande:

• På sidan Artikelmodellgrupper, välj kryssrutorna Bokför fysiskt lager och Fast inleveranspris.
• På sidan Parametrar för hantering av lager och lagerstyrning välj kryssrutan Bokför följesedel i redovisningen.
• På sidan Bokföringsprofil för lager, ange huvudkonton för följande bokföringstyper:
  • Fast inleveransprisdifferens (+)
  • Fast inleveransprisdifferens (-)
  • Motkonto för fast inleveranspris

Mer information finns i Fast inleveranspris.

Bokföring av inköpsavgifter och lagervariationer

Om du tänker ta hänsyn till inköpsavgifter och lagervariationer, gör följande:

• På sidan Parametrar för leverantörsreskontra på fliken Faktura, välj kryssrutan Bokföra på debiteringskonto i redovisningsmodulen.
• På sidan Artikelmodellgrupper för den artikel som valts på inköpsorderraden, markera kryssrutorna Bokför fysiskt lager, Bokför ekonomiskt lager och Periodisera skulder vid produktinleverans.
• På sidan Anskaffnings- och inköpsparametrar markerar du kryssrutan Generera avgifter för produktinleverans.
• På sidan Parametrar för hantering av lager och lagerstyrning välj kryssrutan Bokför följesedel i redovisningen.

På sidan Lagerbokföringsprofil måste du ange huvudkontona för följande bokföringstyper:

• Inköpsomkostnad, ej fakturerad
• Inköpsomkostnad för produkt
• Lagervariation

Notering

Bokföringstypen Avgift används inte när parametern Bokföra på debiteringskonto i redovisningsmodulen har valts.

Mer information finns i Bokföringsprincip för att bokföra på debiteringskonto.

Exempel på konfiguration av bokföringsprofil

Följande tabell innehåller exempel på standardbokföringstyper med exempelhuvudkonton och beskrivningar:

• Kolumnen Clearingkonto visar att bokföringstypen är ett clearingkonto. Beloppet som bokförs på detta konto återförs automatiskt när en senare transaktion bokförs.
• Kolumnen P/F (F/E) anger P för fysisk bokföring och F för ekonomisk bokföring.
• Kolumnen Följ visar om huvudkontot för en viss bokföringstyp normalt är samma som en annan bokföringstyp. Värdet i kolumnen visar den bokföringstyp som används vanligtvis.

Notering

De här huvudkontona och huvudkontonamnen är bara förslag. Det rekommenderas att du arbetar med revisorn för att avgöra vilken konfiguration som passar bäst för verksamheten.

Bokföringstyp	Huvudkonto exempel	Huvudkonto namnexempel	Kontotyp	Debit/kredit?	Clearingkonto	P/F	Följ	Beskrivning
Kostnad för inköpt material som inlevererats	140100 140101	Materiallager Levererade material, inte fakturerade	Tillgång	Debet	Ja	P	Kostnad för inköpt material som fakturerats	Används när ett produktkvitto för inköpsorder bokförs, kontoförskjutningen är Inköpsomkostnad, ofakturerad. Beloppet på detta konto återförs när en inköpsorderfaktura bokförs.
Inköpsomkostnad, ej fakturerad	600180	Materialinleveranser	Utgift	Debet	Ja	P		Används när en inköpsorder för produktinleverans bokförs. Två verifikationer skapas för inleveransen för att spåra inköpsprisavvikelser när standardkostnad används. Motbokningen till kontot på den första verifikationen är periodisering av inköp. Motbokningen på den andra verifikationen är summan av kontona Kostnad för inköpt material som inlevererats och Redovisningskonton för inköpsprisavvikelser.. Beloppen som bokfördes på detta konto återförs när en inköpsorderfaktura bokförs.
Kostnad för inköpt material som fakturerats	140100	Materiallager	Tillgång	Debet	Nej	F	Kostnad för inköpt material som inlevererats	Används när en inköpsorderfaktura bokförs. Motbokningen till kontot är Inköpsomkostnad för produkt. Detta konto representerar lagret i balansräkningen. Kontot som används är normalt samma konto som används för Kostnader för levererade enheter och Kostnader för enheter som fakturerats för försäljningsorder.
Inköpsomkostnad för produkt	600180	Materialinleverans	Utgift	Kredit	Ja	F		Används när en inköpsorderfaktura bokförs. Två verifikationer skapas för fakturan i syfte att spåra inköpsprisavvikelser när standardkostnad används. Förskjutningen till detta konto är inköpsomkostnaden, ett icke-fakturerat konto som används på inleveransbokföringen och återförs under fakturabokföringen. Representerar kostnader för det lager som köpts in vid fakturering och inte återspeglas i lagerkontot i balansräkningen. Detta är en vinst- och förlustbokföring för inköpsprisavvikelse som vanligtvis ses i artikelinköp till standardkostnad.
Fast inleveransprisvinst (Inköp, fast inleveransprisvinst*)	510310	Inköpsprisavvikelse	Utgift	Kredit	Nej	F	Fast inleveransprisdifferens (-)	Används när en inköpsorderfaktura bokförs och det finns en skillnad mellan det fakturerade priset och standardkostnaden för artikeln. Det här kontot används när differensen är högre. Motkontot är det här kontot är Motkonto för fast inleveranspris.
Fast inleveransprisdifferens (Inköp, fast inleveransprisförlust*)	510310	Inköpsprisavvikelse	Utgift	Debet	Nej	F	Fast inleveransprisdifferens (+)	Används när en inköpsorderfaktura bokförs och det finns en skillnad mellan det fakturerade priset och standardkostnaden för artikeln. Det här kontot används när differensen är lägre. Motkontot är det här kontot är Motkonto för fast inleveranspris.
Motkonto för fast inleveranspris (Inköp, motkonto för fast inleveranspris*)	140900	Lagervariation	Tillgång	Båda	Nej	F		Används när en inköpsorderfaktura bokförs och det finns en skillnad mellan det fakturerade priset och standardkostnaden för artikeln. Detta konto är motkonto till resultaträkningen för fast kvittopris.
Avgift	NA	NA	NA	NA	NA	NA	NA	Detta konto används inte längre. Använd i stället lagervariation.
Lagervariation	600170	Lagervariation	Utgift	Kredit	Nej	Båda		Det här kontot används när: Det finns en skillnad i enhetspriset mellan produktinleverans och faktura. Tillägg bokförs på artikeln. Inga artiklar har lagts till i shoppingvagnen Motbokningen till kontot är Inköpsomkostnad, ej fakturerat konto.
Inköp, periodisering	200140	Upplupna inköp	Skulder	Kredit	Y	P		Används när ett inköpsorderproduktkvitto bokförs och alternativet att samla inköpsbelopp är aktiverat.
Uppskjuten moms vid inleverans	250500	Upplupen moms	Skulder	Kredit	Y	Båda		Det här kontot används när du väljer alternativet Bokför fysisk moms på Parametrar för hantering av lager och lagerstyrning och du har en inköpsorder med moms. Beloppet bokförs när du uppdaterar inköpsordern fysiskt (produktinleverans) och återförs när du bokför inköpsordern ekonomiskt (faktura).
Inleverans av anläggningstillgång (Debet för anläggningstillgång*)	180100	Materiell anläggningstillgång	Tillgång	Debet	N	Båda	Båda	Det här kontot används när du väljer alternativet på inköpsorderraden för Anläggningstillgångar. Inköpsorderintegrationen har konfigurerats för att anskaffa anläggningstillgången vid produktinleverans eller faktura. Mer information om integrering av inköpsorder för anläggningstillgångar finns i Anskaffa tillgångar genom anskaffning.
Inköpsomkostnad för utgift	618900	Diverse utgifter	Utgift	Debet	N	Båda		Används vid bokföring av en produktinleverans eller faktura för en inköpsorder där artiklarna inte finns i lager, eller när en anskaffningskategori används.
Förskottsbetalning	132190	Förutbetalda kostnader	Tillgång	Debet	N	Båda		Används vid bearbetning av en förskottsbetalningsfaktura på en inköpsorder.

*Värden inom parentes representerar det värde som används i fältet Bokföringstyp på sidan Verifikationstransaktioner. Du kan visa Bokföringstyp på sidan Verifikationstransaktioner på fliken Allmänt.

Bokföring av anläggningstillgång med inköpsorder

Om du använder modulen Anläggningstillgångar och planerar att köpa anläggningstillgångar genom inköpsorder, ska du konfigurera bokföringstyper Inleverans av anläggningstillgång på fliken Inköpsorder på sidan Bokföringsprofil för lager. Mer information finns i Integrering av anläggningstillgångar och Skapa och anskaffa tillgångar från leverantörsreskontra.

Förskottsbetalning inköpsorder fakturabokning

Om du tänker använda funktionen förskottsbetalningsfaktura för inköpsorder måste bokföringstypen förskottsbetalningen måste väljas på fliken Inköpsorder på sidan Bokföringsprofil för lager. Mer information finns i Förskottsfakturor kontra förskottsbetalningar.

Inköpsrekvisition och inköpsorder bekräftelsebokning

Inköpsrekvisitioner och inköpsorderbekräftelser kan också konfigureras för att bokföra förinteckningar och inteckningar i redovisningen. Dessa bokföringar styrs av en bokföringsdefinition. Mer information finns i Om inköpsorderinteckningar.

Bokföring av anskaffningskategori

Ett alternativ till att ställa in lagerbokföring för alla artiklar, en artikelgrupp eller en enskild artikel är att ställa in kategorier och kontrollera redovisningsbokföringen efter anskaffningskategorier. Mer information om hur du ställer in kategorier och tilldelar dem till produkter finns i Exempel på bokföringsprofilkonfiguration tidigare i den här artikeln.

När du använder kategorier med inköpsorder eller leverantörsfakturor måste kategorihierarkin tilldelas typen Anskaffningskategorihierarki på sidan Rolltilldelningar för kategorihierarki.

Leverantörsfaktura med anskaffningskategorier

Om din organisation använder inköpsorder för vissa inköp och inte för andra, kan du bearbeta fakturor som inte är inköpsorderrelaterade på flera olika sätt. Detta inkluderar att använda journaler i Leverantörsreskontra eller av sidan Väntande leverantörsfakturor som används för att generera fakturor för inköpsorder. När du skapar fakturor för icke inköpsorderrelaterade fakturor måste du skapa anskaffningskategorier för varje typ av utgift. Mappa kategorin till rätt utgiftskonto på sidan Lagerbokföringsprofiler.

Det exakta antalet kategorier varierar baserat på antalet utgiftskonton som du använder för att bokföra fakturorna. Du behöver minst en anskaffningskategori för varje huvudkonto som du utgift för icke-inköpsorderfakturor till. Många kategorier kan användas för ett enda huvudkonto. Den kan vara användbar för användarvänlighet, sökbarhet och rapportering av de utgiftstyper som du använder.

Fördelar med anskaffningskategorier för leverantörsfakturor

Några fördelar med att använda anskaffningskategorier för leverantörsfakturor inkluderar:

• Konsekvent användarupplevelse: När du konfigurerar inköpskategorier för alla icke-inköpsorderrelaterade utgifter, kan användarna tränas i en process för fakturering genom att använda sidan Väntande leverantörsfakturor.
• Förbättrad rapporteringserfarenhet: När du konfigurerar anskaffningskategorier för alla artiklar och alla icke-inköpsorderrelaterade utgifter, analyseras anskaffningskostnaden per leverantör, kategori med mera.
• Konsekvent arbetsflöde: När du använder pågående leverantörsfakturor för att bearbeta alla fakturor kan du skapa ett konsekvent arbetsflöde och en konsekvent godkännandeprocess med ett enda arbetsflöde.

Bokföring av försändelselager

Försändelselager använder samma redovisningsbokföring som andra inköpta artiklar. Den största skillnaden är att när lagret tas emot registreras inga redovisningstransaktioner. Att överföra äganderätten till organisationen när en journal för Lagerägarskapsändring bokförs, genereras en verifikation för att registrera kostnaden för artikeln. Mer information finns i Ställ in försändelse.