Dela via

Preliminära budgetar och fördelningar i offentlig sektor

  • Artikel

Den här artikeln beskriver hur du skapar en preliminär budget och ställer in budgetering och budgetkontroll för fördelningar och en preliminär budget.

I följande avsnitt i den här artikeln beskrivs de budgeteringsfunktioner som är tillgängliga för den offentliga sektorn. Innan du läser den här artikeln bör du också läsa Budgetering i offentlig sektor.

  • Ställa in budgetering och budgetkontroll för fördelningar – Du kan definiera en eller flera budgetkoder för fördelningsbudgettypen och konfigurera budgetkontroll för fördelningar.
  • Ställa in budgetering och budgetkontroll för en preliminär budget – Du kan definiera budgetkoder för den preliminära budgettypen och konfigurera budgetkontroll för preliminära budgetar.
  • Skapa, visa och återföra en preliminär budget – Du kan skapa både preliminära budgetposter och skapa ursprungliga budgetposter.

Ställ in budgetering och budgetkontroll för fördelningar

Fördelningar är den del av den ursprungliga budgeten som har godkänts för utgifter. En organisation kan till exempel ha en ursprunglig budget på $1000000 men bara ha behörighet att spendera $150,000 under räkenskapsårets första kvartal. Du kan registrera en ursprunglig budgetregisterpost för $1000000 för räkenskapsåret. Sedan kan du registrera en registerpost för fördelningsbudget för $150,000 för årets första tre månader. Endast de $150,000 som fördelades kunde spenderas under det första kvartalet.

Notering

Du kan inte fördela mer än det ursprungliga budgetbeloppet för värdena för den ekonomiska dimensionen.

När du har ställt in grundläggande budgetering och budgetkontroll kan du använda följande för att lägga till information om fördelningar i grundläggande budgetering och budgetkontroll.

Hur definierar jag budgetkoder för fördelningsbudgettypen?

Du kan definiera en eller flera budgetkoder för fördelningsbudgettypen på sidan Budgetkoder . Du bör definiera budgetkoderna för den ursprungliga budgettypen när du ställer in den grundläggande budgeteringen. När du skapar en ny budgetkod och beskrivning ska du även Välj fördelningsbudgettypen.

Använd budgetkoder för fördelningsbudgettypen när du anger budgetregisterposter för de fördelade budgetbeloppen. Använd budgetkoder för den ursprungliga budgettypen när du anger budgetregisterposter för de ursprungliga budgetbeloppen.

Hur konfigurerar jag budgetkontroll för fördelningar?

Sidan Budgetkontrollkonfiguration innehåller alternativ för att arbeta med fördelningar.

När du Välj alternativet Använd endast fördelat belopp i avsnittet Budgetmedel blir de andra alternativen under Belopp att summera inte tillgängliga. Beräkningen av tillgängliga budgetmedel omfattar dessutom endast fördelade belopp i de belopp som ska summeras. Vanligtvis inkluderar du faktiska utgifter, budgetreservationer för inteckningar, budgetreservationer för obekräftade inteckningar och budgetreservationer för förinteckningar i beloppen som ska dras av.

Notering

När Använd endast fördelad mängd har valts spåras fortfarande den ursprungliga budgeten, överföringar och revisioner, men de används inte i beräkningen.

När du välj Inköpsrekvisitioner i avsnittet Dokument och journalerbör du notera att alternativen för inköpsorder och leverantörsfakturor väljs automatiskt.

När du har definierat budgetkoder för grundläggande budgetering och konfigurerat budgetkontroll för fördelningar, kan du skapa budgetregisterposter för de ursprungliga budget- och fördelningsbudgettyperna. Mer information finns i "Hur skapar och visar jag en preliminär budget?" senare i den här artikeln.

Tips:

På sidan Budgetregisterposter kan du spåra och granska budgetaktiviteter för fördelningar genom att visa:

  • Budgetsaldon
  • Budgetkontrollstatistik
  • Utfall kontra budgetsummor
  • Budgetregisterposter som innehåller ursprunglig budget och fördelningar

Du kan också spåra och granska budgetaktiviteter för fördelningar från följande sidor:

  • På sidan Periodbudgetar visas budget- och fördelningssaldon per period, ackumulerade belopp och den ackumulerade procentandelen av summan av budgeten och fördelningarna för alla perioder.
  • På sidan Budgetkontrollstatistik visas budgetsaldon för en budgetcykel och budgetmodell. Om du vill se mer information Välj du en rad i rutnätet och klickar sedan på Fördelningar. När inköpsrekvisitioner och inköpsorder har bokförts kan du använda sidan Budgetkontrollstatistik för att visa budgetreservationer för inteckningar och förinteckningar. Obs!: Fälten Fördelningar och Preliminär budget visas bara om du har valt Preliminär budget och Använd endast fördelat belopp i avsnittet Tillgängliga budgetmedel på sidan Budgetkontrollkonfiguration .
  • På sidan Utfall kontra budget per period visas faktiska utgifter kontra summan för budgetregisterposterna för perioden:
    • Fältet Fördelningar innehåller en summa av alla registerposter för fördelningsbudget för budgetmodellen och dimensionsvärdena.
    • Kolumnen Avvikelsebelopp visar resultatet av följande beräkning: Periodfördelning – Utfall för perioden = Avvikelsebelopp för perioden.
    • Fältet Preliminär budget innehåller en summa av alla preliminära budgetregisterposter för budgetmodellen och dimensionsvärdena.

Ställ in budgetering och budgetkontroll för en preliminär budget

När du har ställt in grundläggande budgetering och budgetkontroll kan du använda följande för att lägga till information om preliminära budgetar i grundläggande budgetering och budgetkontroll.

Du kan skapa en tillfällig, preliminär budget medan den faktiska budgeten granskas och godkänns. Om du använder budgetkontroll kan du Välj källdokument och redovisningsjournaler som ska utvärderas för budgetkontroll medan du använder den preliminära budgeten. Du kan spåra de preliminära budgetbeloppen genom att använda separata budgetkoder för den preliminära budgettypen, och sedan, när den godkända budgeten har godkänts, kan de preliminära budgetbeloppen minskas när de godkända budgetbeloppen ökas.

Hur definierar jag budgetkoder för den preliminära budgettypen?

Du kan definiera budgetkoder för den preliminära budgettypen på sidan Budgetkoder . Om du vill spåra olika kategorier av poster i preliminärt budgetregister kan du definiera flera budgetkoder för den preliminära budgettypen.

Du bör definiera budgetkoderna för den ursprungliga budgettypen när du ställer in den grundläggande budgeteringen. När du skapar en budgetkod och en beskrivning ska du även Välj den preliminära budgettypen.

Använd budgetkoder för den preliminära budgettypen när du registrerar budgetregisterposter för preliminära budgetbelopp. Använd budgetkoder för den ursprungliga budgettypen när du anger budgetregisterposter för de ursprungliga budgetbeloppen.

Hur konfigurerar jag budgetkontroll för preliminära budgetar?

Sidan Budgetkontrollkonfiguration innehåller alternativ för att arbeta med preliminära budgetar. Välj alternativet Preliminär budget i avsnittet Tillgängliga budgetmedel. Observera att du kan behöva klicka på Skapa utkast för att fortsätta.

Notering

Om preliminära budgetar ingår i beräkningen av tillgängliga budgetmedel, är det viktigt att återföra de preliminära budgetregisterposterna när de ursprungliga budgetregisterposterna registreras i budgetsaldona. Om budgetregisterposterna med preliminära budgetkoder inte återförs, läggs både den preliminära budgeten och de ursprungliga budgettyperna till, vilket överskattar det tillgängliga saldot. Mer information finns i "Hur återför jag en preliminär budget?" senare i den här artikeln. När du välj alternativet Inköpsrekvisitioner i avsnittet Dokument och journaler bör du notera att alternativen för inköpsorder och leverantörsfakturor väljs automatiskt.

Skapa, visa och återföra en preliminär budget

När du har ställt in grundläggande budgetering och budgetkontroll för den preliminära budgeten kan du skapa budgetregisterposter för den preliminära budgettypen.

Hur skapar och visar jag en preliminär budget?

Du kan skapa preliminära budgetregisterposter för en specifik budgetmodell och dimensionsvärden. När den verkliga budgeten har godkänts kan du skapa registerposter för ursprunglig budget.

Tips:

Om du vill visa mer information om preliminära budgetar Välj du följande förfrågningar:

  • Använd sidan Budgetkontrollstatistik för att visa budgetsaldon för en budgetcykel och budgetmodell. När inköpsrekvisitioner och inköpsorder har bokförts kan du visa budgetreservationerna för inteckningar och förinteckningar.
  • Använd sidan Utfall kontra budget för att visa faktiska utgifter kontra summan för budgetregisterposterna för perioden. Fältet Preliminär budget innehåller en summa av alla preliminära budgetregisterposter för budgetmodellen och dimensionsvärdena.

Hur återför jag en preliminär budget?

När du skapar en ursprunglig budgetpost och använder budgetmodellen och dimensionsvärden som innehåller preliminära budgetbelopp, kan de preliminära budgetbeloppen återföras. Du kan till exempel ange ett preliminärt budgetbelopp på $2,500 i huvudbokskonto 50000. Senare, om du anger ett ursprungligt budgetbelopp på $10,000 i redovisningskonto 50000, kommer det preliminära budgetbeloppet för $2,500 att återföras. Redovisningskontot 50000 skulle ha ett budgetbelopp på $10,000.

Du kan visa budgetregisterposterna för den ursprungliga budgeten genom att välja budgetkontoposten på snabbfliken Budgetkontoposter på sidan Budgetresisterpost . Klicka på Relaterad information på menyraden och klicka sedan på Budgetregisterposter.