Projektprognoser och budgetar

Det finns två sätt att hantera och kontrollera dina projekt: projektprognoser och projektbudgetar.

Använd projektprognoser om din organisation har ett operativt perspektiv och om den fokuserar på intäkter och kostnader som härrör från specifika transaktioner. Använd projektbudgetering om din organisation fokuserar mer på de ekonomiska beloppen.

Både projektprognoser och projektbudgetar använder prognosmodeller för att hålla de planerade transaktionsbeloppen.

Varje metod har sina fördelar. Du bör tänka på följande punkter innan du väljer en metod för din organisation.

Allokeringsmetod	Prognostisering av projekt	Budgetering av projekt
Periodisk fördelning	Du kan inte uttryckligen allokera transaktioner över en räkenskapsperiod. Istället baseras prognosen, och kontrollen av prognosen, på projektets livslängd. Eftersom prognoser baseras på ett visst datum måste du härleda perioden från datumet.	Du kan fördela transaktioner över hela projektet eller en räkenskapsperiod. Om du fördelar över en period kan du föra över oanvända belopp till nästa räkenskapsperiod.
Visa transaktioner	Du kan visa transaktioner i prognosformulären, där du ser prognoserna för hela företaget och för alla projekt, oavsett hierarki. Om du vill fokusera på ett visst projekt måste du filtrera data.	Du kan visa budgeterade transaktioner för en enskild projekthierarki. Därför kan du visa transaktionsinformation för ett överordnat projekt eller dess delprojekt.
Variabler för transaktioner	När du anger prognostransaktioner kan du använda alla attribut som finns för en faktisk transaktion. Detta gör det möjligt att göra prognosen mer detaljerad. Du kan till exempel ange detaljer för kvantiteter, arbetare, artiklar eller radegenskaper.	När du anger budgetinformation kan du bara använda belopp, kategorier och aktiviteter.
Säkerhet	Prognoser baseras på transaktioner som du anger i prognosformulären och omfattar ingen processkontrollmekanism. Alla anställda som har behörighet för ett prognosformulär kan ändra information utan godkännande.	Budgetering använder arbetsflödessystemet, som möjliggör ändringshantering och låter dig föra en historik över revisionerna.
Entitetstyper	Prognostiserade transaktionsposter baseras på antalet enheter och på enhetspriser för kostnader och försäljning.	Budgetdetaljerna baseras på belopp som delas upp mellan kostnader och intäkter.
Prognostisera modeller	Eftersom varje prognos måste associeras med en modell kan du skapa flera prognosmodeller och även ställa in delmodeller.	Projektbudgetering begränsar de prognosmodeller som används för budgetering. Färre prognosmodeller kan bidra till att öka konsekvensen i prognoserna.
Överskridande av kostnader	Du kan bara tillåta eller neka registrering av transaktioner som kommer att orsaka ett kostnadsöverskridande.	Projektbudgetering ger ytterligare kontrollalternativ för användare. Du kan tillåta varningar och överskridningar.
Kontroll	Prognoskontroll utförs med hjälp av prognosreduktion. Faktiska belopp subtraheras från prognostiserade transaktionssaldon utan någon verifieringskedja. Detta kan göra det svårare att spåra var de faktiska transaktionerna ägde rum.	I projektbudgetkontrollen subtraheras faktiska belopp från beloppen i den återstående budgeten. Detta möjliggör en tydligare verifieringskedja.

Projektprognoser

När du använder projektprognoser kan du ange prognostransaktioner i prognosformulär för varje transaktionstyp. Varje attribut som är tillgängligt för en faktisk transaktion kan användas för en prognostransaktion, till exempel linjelönsamhet, radattribut, arbetare eller beskrivningar. Du kan också projicera hur lång tid efter att du har ådragit dig en kostnad som du kommer att fakturera en kund.

Transaktioner för projektprognoser baseras på enheter och belopp.

Du måste koppla varje projektprognos till en prognosmodell. När du anger en prognostransaktion föreslås automatiskt en prognosmodell. Prognosmodellen fungerar som en behållare för de prognostiserade transaktionerna.

Du kan ange prognosmodeller som delmodeller till en modell. På så sätt kan du göra prognoser efter region, tidsperiod eller avdelning. Du kan kopiera prognostransaktionerna i en modell för att skapa en ny modell, och du kan också överföra transaktionerna till redovisningen. Eftersom det finns ett ett-till-ett-förhållande mellan en prognos och en modell, utgör varje prognosmodell en separat budget för ett projekt.

Prognosmodeller kan använda prognosreduktion som kontrollmekanism för projekt. Vid prognosreducering minskar faktiska transaktioner prognostiserade transaktionssaldon. Men eftersom prognosreducering tillämpas på det högsta projektet i hierarkin ger det en begränsad vy över ändringar i prognosen. Om en anställd till exempel är associerad med ett delprojekt, bokförs de faktiska transaktionerna för arbetaren till det överordnade projektet. Detta kan göra det svårt att spåra ändringar, eftersom du inte enkelt kan avgöra vilken transaktion i vilket delprojekt som orsakade en minskning av prognosbeloppet. Därför är det en bra idé att skapa en kopia av en prognosmodell för att använda vid prognosreduktion. Du kan sedan använda rapporter för att visa vad som ursprungligen prognostiserades.

Du kan ändra, kopiera, ta bort eller överföra projektprognoser till en redovisningsbudget. Det finns dock ingen processtyrning. Alla anställda som har behörighet för ett prognosformulär kan göra ändringar utan granskning.

• Ändra – Du kan ändra en prognostransaktion i samma formulär som de ursprungliga inmatningarna gjordes.
• Kopiera eller ta bort – När du kopierar prognostransaktioner kopierar du transaktionsraderna i en prognosmodell till en annan prognosmodell. När du tar bort en prognos tar du bort prognostransaktionerna från en prognosmodell. Om du vill begränsa de prognostransaktioner som kopieras eller tas bort väljer du specifika transaktionstyper och datum. På så sätt kan du bara kopiera eller ta bort specifika delar av en prognos.
• Överför – När du överför en projektprognos till en redovisningsbudget överför du prognostransaktionerna för en prognosmodell till en redovisningsbudget. Du kan skriva över alla tidigare överförda transaktioner i redovisningsbudgeten som du överför projektprognosen till.

Projektbudgetar

Projektbudgetering är en enklare metod än prognoser, även om den integreras med prognosmodeller. Den använder ett enda inmatningsformulär för ursprungliga budgetdetaljer och revideringar och tillåter prognoser som endast baseras på belopp, kategori eller aktivitet.

I projektbudgetering måste alla ursprungliga budgetar och revideringar skickas till ett projektarbetsflöde för godkännande. Arbetsflöden ger dig ökad kontroll över processen och skapar en ändringshistorik.

Projektbudgetering liknar redovisningsbudgetering, men är snabbare och enklare att ställa in. Många av alternativen i redovisningsbudgeteringen, till exempel nummerserier eller valuta, behöver inte ställas in separat för projekt.

Projektbudgetar kopplas automatiskt till två prognosmodeller, en för ursprunglig budget och en för återstående budget. Därför kan rapporter som baseras på prognosmodeller använda budgetdata. När en projektbudget är utfästad skapar systemet prognostransaktioner baserat på de associerade modellerna, som används i rapporterings- och kontrollsyfte.

Prognosmodeller

Prognosmodeller har en hierarki med ett lager. Det innebär att en projektprognos måste kopplas till en prognosmodell.

Om du använder projektprognoser kan du identifiera modeller som delmodeller. Du kan sedan skapa prognoser per avdelning, tidsperiod eller region. Du kan till exempel skapa en prognosmodell för ett år och sedan skapa undermodeller för de regionala prognoserna för nordöstra, sydöstra, nordvästra och sydvästra som regionala chefer lämnar. Genom att välja olika alternativ i de tillgängliga rapporterna kan du visa information per total prognos eller per delmodell.