Dela via

Godkänna och bekräfta inköpsorder

  • Artikel

Denna artikel innehåller en beskrivning av de tillstånd (status) en inköpsorder (IO) genomgår efter att de har skapats, samt effekterna av att aktivera ändringshantering för inköpsorder.

När du har skapat en inköpsorder (IO) kan den behöva genomgå en godkännandeprocess. När leverantören har godkänt ordern sätts statusen för inköpsordern till Bekräftad.

Godkänna inköpsorder

Inköpsorder som inte använder ändringshantering har statusen Godkänd så fort den har skapats medan inköpsorder som använder ändringshantering har statusen Utkast när den skapas. En inköpsorder som har skapats via en bekräftelse av en planerad order från huvudplaneringen får alltid statusen Godkänd, oberoende av inställningarna för ändringshanteringen. En inköpsorder kan bara skapa lagertransaktioner när den har statusen Godkänd. Av den anledningen visas inte lagret som tillgängligt för reservation eller märkning förrän ordern har accepterats.

Du kan aktivera ändringshantering för inköpsorder genom att konfigurera alternativet Aktivera ändringshantering på sidan Anskaffnings- och källparametrar. När ändringshantering är aktiverad måste inköpsorder genomgå ett godkännandearbetsflöde efter att de har slutförts. Supply Chain Management har en redigerare för arbetsflödesprocesser i vilken du kan definiera ett arbetsflöde som representerar din godkännandeprocess. Arbetsflödet kan omfatta regler för automatiskt godkännande, regler som fastställer vem som ska godkänna särskilda inköpsorder och regler för att påskynda ett arbetsflöde som har väntat på ett godkännande under en längre tid. Du kan aktivera processen för ändringshantering för alla leverantörer eller för vissa leverantörer. Du kan även konfigurera processen så att den kan åsidosättas för enskilda inköpsorder.

När ändringshantering är aktiverad genomgår inköpsorder sex godkännandestatusar, från Utkast till Slutförd. När en order har godkänts måste användaren som vill ändra den använda åtgärden Begär ändring.

Godkännandestatus Beskrivning Begär ändring är aktiverad
Utkast Inköpsordern är ett utkast och har inte skickats för godkännande i arbetsflödet för inköpsorder. Nej
Undergår granskning Inköpsordern har skickats för godkännande i arbetsflödet för inköpsorder. Väntar på godkännande. Nej
Avvisad Inköpsordern avvisades under godkännandeprocessen. Nej
Godkända Inköpsordern har godkänts. Ja
Bekräftat Inköpsordern har bekräftats. En inköpsorder kan inte bekräftas förrän den har godkänts. Ja
Slutlig version Inköpsordern slutfördes. Den är nu stängd, ur ett ekonomiskt perspektiv, och kan inte längre ändras. Nej

Bekräfta inköpsorder

Inköpsorder som har godkännandestatusen Godkänd kan genomgår ytterligare steg innan de bekräftas. Du kan exempelvis behöva skicka en förfrågan om inköp till leverantören och fråga om priser, rabatter eller inleveransdatum. Du kan då ange statusen på inköpsordern till Under extern granskning med hjälp av åtgärden Inköpsförfrågan.

Leverantörer som har ställts in för att samarbetsmodulen för leverantörer kan granska order via portalen och godkänna eller avvisa dem. Under granskningsprocessen har inköpsordern statusen Under extern granskning. Samarbetsmodulen för leverantörer kan konfigureras så att en bekräftelse från leverantören automatiskt bekräftar ordern i Supply Chain Management. I detta scenario måste du schemalägga batchjobbet Bekräfta godkända inköpsorder från leverantörens samarbete, som ansvarar för bearbetningen av bekräftelserna. Du kan även bekräfta en inköpsorder manuellt efter att du har mottagit en bekräftelse från leverantören. Om en leverantör avvisar en inköpsorder kommer avvisandet att åtföljas av orsaken till avvisandet och förslag om ändringar. I det här fallet förblir statusen för inköpsordern Under extern granskning.

Det finns även ett alternativ för att generera en proformabekräftelse för en order innan den faktiska bekräftelsen har bearbetats. Det här alternativet skapar enbart en rapport som du kan dela med leverantören. Det skapar ingen journalinformation.

När leverantören har bekräftat ordern är nästa steg att registrera inköpsordern som godkänd. Du kan slutföra det här steget genom att antingen använda åtgärden Bekräftelse eller Bekräfta. Båda åtgärderna ändrar godkännandestatusen för ordern till Bekräftad. Bekräftelse av en order initierar ytterligare två processer:

  • En journal skapas för att spara en exakt kopia av vad som har bekräftats i systemet. Ibland kräver order ändringar och fler journaler skapas efter att den uppdaterade ordern har bekräftats. De här journalerna kan användas för att visa historiken för olika versioner av ordern som har bekräftats.
  • Redovisningsfördelningar skapas och order- och budgetkontroller utförs om den här funktionen har aktiverats. Om någon av kontrollerna misslyckas visas ett felmeddelande om att ändringar måste göras i inköpsordern innan den kan bekräftas igen.

En leverantör kan begära någon form av garanti för att betalningen för ett inköp ska genomföras. Det finns olika metoder för att tillhandahålla denna garanti inom leverantörsreskontraprocesser. Åtgärden Förskottsbetalning reserverar medel för inköpsordern och förskottsbetalningen registreras på inköpsordern.

Ändra inköpsorder

I vissa situationer kan du behöva ändra en inköpsorder när den har fått godkännandestatusen Godkänd eller Bekräftad.

Om inköpsordern skapades med hjälp av en hanteringsprocess kan du utföra ändringar genom att återkalla ordern eller, om ordern redan har godkänts, med hjälp av åtgärden Begär ändring. I det här fallet ändras godkännandestatusen tillbaka till Utkast och du kan därefter ändra ordern. När du har genomfört ändringarna kan du behöva skicka inköpsordern för godkännande igen. Du kan konfigurera vilka typer av ändringar som kräver ett omgodkännande med hjälp av policyregeln Regel för omgodkännande av inköpsorder på sidan Inköpspolicyer.

Om en del av den beställda kvantiteten för en inköpsorderrad har levererats kan du inte ändra den beställda kvantiteten när inköpsordern är i Utkast. Du kan emellertid ändra kvantiteten Resterande leverans på raden för den inköpsorder som har statusen utkast.

När en order har bekräftats kan du inte längre ta bort den. Du kan dock ändra den totala kvantiteten eller den resterande kvantiteten för en order under förutsättning att kvantiteten inte har tagits emot eller fakturerats. Du kan sedan använda åtgärden Slutför för att förhindra ytterligare bearbetning.

Avbryter inköpsorder

En inköpsorder kan avbrytas med hjälp av åtgärden Avbryt i huvudet.

Om kvantiteten har delvis registrerats, mottagits eller fakturerats kan du endast annullera den resterande kvantitet som inte har registrerats, tagits emot eller fakturerats. Orderkvantiteten reduceras sedan i enlighet med detta. När kvantiteten på raden uppdateras, uppdateras även radstatus. Den ursprungliga kvantiteten på raden är till exempel 5, och kvantiteten 3 inlevereras. I det här fallet kan endast två avbrytas. Raden uppdateras sedan till mottagen status.

Om en leveransrest läggs till på orderraden och den överskrider kvantiteten på orderraden, avbryts inte den överskjutande kvantiteten av åtgärden Avbryta. I stället behålls raden i status öppen order eftersom den har en resterande kvantitet. Den ursprungliga kvantiteten på raden är till exempel 5, och leveransrest är 7. Om ordern annulleras avbryts kommer fem att avbrytas och kvantiteten 2 finns kvar som du kan se i lagertransaktionerna.

Om du vill avbryta hela kvantiteten på en inköpsorderrad ska du annullera leveransens kvantitet på raden. Raden kommer sedan att uppdateras till annullerad status.

Om en inköpsorder är under ändringshantering måste alla ändringar, till exempel annullering av ordern eller leveransresten, skickas till arbetsflödessystemet och godkännas innan det går att slutföra processen och lagertransaktionerna kan uppdateras som annullerade.

Ytterligare resurser