Dela via

Svara på leverantörsfrågor om anbudsförfrågningar

  • Artikel

När din byrå har skickat en anbudsförfrågan (RFQ) har leverantörer ibland frågor som rör förfrågan. Leverantörer som har frågor relaterade till en RFP kan skicka in sina frågor och läsa svaren på sidan Leverantörsamarbete när du gör den sidan tillgänglig för dem. När leverantörsfrågor accepteras, Frågor och svar tillgängliga på sidan Bud för anbudsförfrågan på Leverantörssamarbete och för din byrå genom Offertförfrågan, Frågor och svar.

Användare kan publicera svar på leverantörsfrågor mer än en gång. Leverantörer kan inte längre posta frågor efter att en leverantör har valts och anbudsförfrågan har tilldelats, eller efter att slutdatumet för frågor har nåtts.

Aktivera eller inaktivera funktionen

Innan du kan använda funktionen måste den aktiveras i ditt system. Från och med version 10.0.21 av Supply Chain Management är denna aktiverad som standard. Från och med version 10.0.32 av Supply Chain Management är denna funktion obligatorisk och kan inte inaktiveras. Om du kör en version som är äldre än 10.0.32 kan administratörer aktivera eller inaktivera den här funktionen genom att söka efter funktionen Frågor och svar om anbudsförfrågningar i Funktionshantering-arbetsytan.

Tillåt att frågor och svar används i anbudsförfrågningar

  1. Gå till Anskaffning och källa > Inställningar > Anskaffnings- och källparametrar.
  2. Öppna fliken Anbudsförfrågan.
  3. Ställ in följande alternativ efter behov:
    • Tillåt leverantörsfrågor: Aktiverar eller inaktiverar leverantörsfrågor för anbudsförfrågansärenden. Du måste ställa in detta på Ja för att använda funktionerna som beskrivs i den här artikeln.
    • Standard direktsvar: När du svarar på en fråga kan du välja att svara till alla leverantörer som fått anbudsförfrågan eller att endast svara på den specifika leverantören som skickade frågan. Du kan välja det här alternativet varje gång du svarar, men den här inställningen styr standardinställningen. Om du vanligtvis svarar till alla leverantörer, ställ in detta på Nej. Om du vanligtvis svarar till enskilda leverantörer, ställ in detta på Ja.

Ställer in för leverantörsfrågor

När du skapar en anbudsförfrågan bestämmer du om leverantörer kan ställa frågor om anbudsförfrågan.

  1. Gå till Anskaffning och källa > Anbudsförfrågningar och klicka Ny > Anbudsförfrågan
  2. På sidan Ny anbudsförfrågan , Huvud för att ställa in fältet Alternativ för leverantörsfråga för att tillåta frågor före ett visst datum.
  3. Ställ in alternativet Tillåt leverantörsfråga till Ja så att leverantörerna kan ange frågor. Användare kan ange och svara på frågor och utse vanliga frågor som ska publiceras för leverantörer när anbudsförfrågan skickas till leverantörer.
  4. Valfritt: I fältet Slutdatum, definiera det sista datumet för vilket frågorna ska skickas in. Om inget slutdatum anges accepteras frågor så länge som anbudsförfrågan är öppen och accepterar bud.
  5. Klicka på Spara för att spara anbudsförfrågan.
  6. Klicka på Skicka för att skicka anbudsförfrågan till budgivning.

Ange och svara på leverantörsfrågor

Säljare anger frågor i sidan Leverantörssamarbete > Offertförfrågan bud, snabbfliken Leverantörsfråga. Frågan är endast synlig för leverantören och användarna.

Ange en leverantörsfråga

  1. I leverantörssamarbete, i sidan Bud för anbudsförfrågan, klicka Frågor och svar och klicka sedan + Ställ en fråga.

    Kommentar

    Alternativt kan en användare ange frågor för en leverantör på sidan Anbudsförfrågan genom att klicka Hantera svar, Redigera svar på anbudsförfrågan klickar sedan Frågor och svar.

  2. På fältet Fråga anger du frågetexten.

  3. Klicka på Skicka. Upprepa steg 1-3 för att lägga till en fråga.

  4. När du är klar klickar du Spara för att spara dina frågor.

Svarar till en enskild leverantör

Frågan och svaret är endast synliga för leverantören och användarna.

  1. På sida Begäran om offerter, klicka på Frågor och svar för att visa sida Frågor och svar.
  2. Klicka på Redigera.
  3. Skriv in text i Svar för att svara på säljarens fråga.
  4. Kontrollera Direkt svar.
  5. Spara svaren genom att klicka på Spara.
  6. Klicka på Skicka svar för att skicka svaren till leverantören.

Svarar alla leverantörer

Om du får samma fråga från flera leverantörer kan du gruppera frågorna och svara med ett svar. Alla leverantörer får meddelande när vanliga frågor och svar publiceras. Säljarna och alla som har tillgång till anbudsförfrågan kan se sammanfattningen av frågor och svar.

  1. På sida Begäran om offerter, klicka på Frågor och svar för att visa sida Frågor och svar.
  2. Klicka på Redigera.
  3. Välj en kod för den vanliga frågan, till exempel bokstaven "a".
  4. För varje rad som ställer en liknande fråga anger du koden i fältet Gruppkod. Till exempel, för varje rad som frågar om objektets färg anger du "a".
  5. Välj en av raderna med kodvärdet och ange frågan och svara på det sätt du vill att de ska läsa i sammanfattningen som kommer att finnas tillgänglig när frågorna och svaren publiceras fält (Gruppfråga, Gruppsvar).
  6. Valfritt: Du kan markera kryssrutan Direktsvar för att endast skicka svaren till de utvalda leverantörerna.
  7. Spara svar genom att klicka på Spara.
  8. Valfritt: Du kan återställa frågorna och svaren till de tidigare publicerade värdena om du vill ångra dina ändringar.
  9. Klicka på Skicka svar för att skicka dina svar till försäljarna.

Ändra anbudsförfrågan för att tillåta eller förbjuda frågor

Du kan göra ändringar för att tillåta eller förbjuda frågor till anbudsförfrågningar tills anbudsförfrågan tilldelas. Du kan också förlänga eller förkorta tidsramen inom vilken leverantörer kan skicka frågor. För publicerade anbudsförfrågningar måste du ändra en offertförfrågan för att tillåta eller förbjuda leverantörsfrågor eller justera tidsramen för frågor.

Viktigt

Om du ändrar en befintlig anbudsförfrågan i syfte att tillåta leverantörsfrågor, kommer systemet att radera alla befintliga svar när du skickar anbudsförfrågan på nytt.