Skapa en rekvisition för förbrukning

Denna artikel beskriver processen för att skapa en rekvisition. Den visar olika metoder för att söka efter produkter i din anskaffningskatalog och hur du lägger till en produkt som inte finns i din katalog. Innan du startar den här proceduren måste du ha en inköpspolicy inställd med Förbrukning som standardinställningstyp för rekvisitionen. Du kan gå igenom den här proceduren i demonstrationsdataföretaget USMF eller använda dina egna data. Proceduren kan bara utföras av en användarprofil som har ställts in som arbetare. Uppgiften utförs vanligtvis av en medarbetare. Den säkerhetsroll som medarbetaren använder gör det möjligt för dig att utföra uppgifterna. Om du använder USMF kan du även logga in som Alicia.

Skapa en ny rekvisition

1. Gå till Anskaffning och källa > Inköpsrekvisitioner > Inköpsrekvisitioner som har förberetts av mig.
2. Välj Ny.
3. Ange ett namn på rekvisitionen i fältet Namn.
4. Ange ett datum i fältet Begärt datum. Som standard kopieras det begärda datumet och redovisningsdatumet till inköpsrekvisitionsrader. De kan ändras på radnivå. Det begärda datumet är det begärda inleveransdatum.
5. Ange ett datum i fältet Redovisningsdatum. Redovisningsdatumet används för att registrera redovisningsposten i redovisningen och för att validera att det finns tillgängliga budgetmedel.
6. Välj OK.
7. I fältet Orsak väljer du ett alternativ i den nedrullningsbara menyn. Affärsmotiveringsorsaken som du väljer visas som standard för raderna på inköpsrekvisitionen, men du kan ändra den på radnivå.
8. Ange orsaken
9. Ange en mer beskrivande justering för rekvisitionen i fältet detaljer.

Lägga till en rad i rekvisitionen

1. Välj Markera rad. Du kan lägga till rader i inköpsrekvisitionen på två sätt. Om du redan känner till produktnumret eller redan vet att du begär en produkt som inte finns i produktkatalogen kan du lägga till raden direkt med Lägg till rad. Det andra sättet är att använda Lägg till produkter där du kan använda sökning och filtrering för att hitta artiklar i produktkatalogen.
2. Välj den rad du precis har skapat.
   • Beställaren är den arbetare som har begärt rekvisitionen.
   • Som standard är det den arbetare som har begärt rekvisitionen som förbereder den. Du måste ges behörighet att förbereda en rekvisitionsrad på uppdrag av en annan arbetare. Om du har sådana behörigheter visas de andra arbetarna i den här sökningen.
3. I fältet Artikelnummer, skriv ett värde. Det antal artiklar som du kan välja begränsas av kategoriåtkomstpolicyn och anskaffningskatalogen för den köpande juridiska personen.
4. Ange ett nummer i fältet Kvantitet.

Lägg till fler produkter till rekvisitionen

1. Välj Lägg till produkter. Detta är det alternativ där du kan söka efter produkter i produktkatalogen.
2. I fältet Hitta anskaffningskategorinod skriver du den första delen av namnet på den kategori som du letar efter och klickar sedan på Enter. Ange exempelvis comput.
3. Använd genvägen InvokeDefaultButton.
4. Använd Filtrera för att filtrera produktlistan i den valda kategorin.
5. Välj det produktkort som du vill lägga till i rekvisitionen.
6. Välj Lägg till på rader.
7. Ange ett nummer i fältet Kvantitet.
8. I fältet Hitta anskaffningskategorinod skriver du den första delen av namnet på den kategori som du letar efter och klickar sedan på Enter. Ange t.ex. High (överstrykningspennor).
9. Använd genvägen InvokeDefaultButton.
10. Välj Lägg till produkt som inte är listad till rader om du vill lägga till en produkt som inte finns med i anskaffningskatalogen.
11. Skriv ett värde i fältet Produktnamn.
12. Fältet Enhet anger du ett värde.
13. Välj OK.
14. Ange en beskrivning av produkten i fältet Artikelbeskrivning.
15. Ange ett nummer i fältet Kvantitet.
16. Ange ett tal i fältet Enhetspris. Om du känner till priset för en viss leverantör (som du väljer i fältet Leverantörskonto), så kan du ange det priset.
17. I fältet Leverantörskonto öppnar du listrutan för att välja ett alternativ. De leverantörer som är tillgängliga i det här fältet är beroende av inköpspolicyerna och den status som leverantören har för den aktuella anskaffningskategorin. Som ett alternativ till att markera en leverantör här kan du välja Föreslå leverantör.
18. Välj den leverantör som du vill använda i listan.
19. Skriv ett värde i fältet Externt artikelnummer. Detta är ett referensnummer för den produkt som leverantören känner till. Detta kan exempelvis vara artikelnumret för produkten i leverantörens egen katalog.
20. Välj OK.

Fördela belopp

1. Välj ekonomi.
2. Visa fördelningsbelopp I den här processen visas hur du fördelar kostnaden för den första raden mellan två konton. Detta kan även göras vid ett senare tillfälle, när inköpsrekvisitionen granskas.
3. Klicka på Dela för att skapa en ny fördelningsrad.
4. I fältet Huvudbokskonto väljer du det första kostnadsställe som ska ingå i kostnaden.
5. Välj den valda fördelningsraden.
6. Ange det andra kostnadsstället i fältet Huvudbokskonto.
7. Välj Fördela lika.
8. Stäng sidan.

Visa raddetaljer

1. Växla expanderingen av avsnittet Raddetaljer.

Skicka rekvisitionen

1. Klicka på Arbetsflöde för att öppna dialogrutan.
2. Välj skicka.
3. Stäng sidan.
4. Skriv en notering för godkännaren av rekvisitionen i fältet Kommentar.
5. Välj skicka.
6. Stäng sidan.
7. Uppdatera sidan.