Dokumenthantering med Microsoft Teams-integration

Med dokumenthantering med SharePoint kan du hantera vanliga dokumenttyper, till exempel Word, Excel, PowerPoint och OneNote. Du kan också skapa mappar för att spara och hantera dessa dokument i appar för kundengagemang (t.ex. Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing och Dynamics 365 Project Service Automation) som lagras i SharePoint.

Med Microsoft Teams-integration med Dynamics 365 kan du använda dokumenthantering med Microsoft Teams. Det gör det möjligt för en användare att samredigera dokument och automatiskt synkronisera dokument till appar för kundengagemang med hjälp av SharePoint. För varje klientorganisation finns det en enda SharePoint-instans. Dokument i Dynamics 365 och filer i Microsoft Teams finns på samma SharePoint-webbplats. Underwebbplatserna kan vara olika, men rotwebbplatsen är densamma.

Det finns ingen automatisk relation mellan SharePoint-behörigheter och behörigheter till appar för kundengagemang. För att komma åt dokument mellan Microsoft Teams och appar för kundengagemang behöver du uttrycklig behörighet för att använda dokumenthantering för appar för kundengagemang och SharePoint. För information: Behörigheter som krävs för dokumenthanteringsuppgifter

Använd fliken Filer i Microsoft Teams eller fliken Dokument i dina appar för kundengagemang för att lagra och hantera dokument i kontexten för en post på en SharePoint Server. Dokument lagras på en SharePoint-server som gör det möjligt för en användare i Microsoft Teams att komma åt dokumenten på SharePoint-servern – så länge användaren har rätt behörighet.

En användares åtkomst till filer i Microsoft Teams eller appar för kundengagemang beror på deras åtkomst till den SharePoint-webbplats som filen lagras på.

Anmärkning

• Gästanvändare av Microsoft Teams får ett felmeddelande när de försöker öppna en fäst post i en kundengagemangsapp.
• Användare som är del av en Microsoft Teams-kanal eller ett team som inte har tillgång till kundengagemangsappar har inte tillgång till posten i Microsoft Teams.

Vanliga frågor och svar

1. Kommer gästanvändare i Microsoft Teams ha åtkomst till Dynamics 365-apposter?

Nej, ett felmeddelande visas när de försöker komma åt en post som har fästs.

2. Kommer deltagarna i Microsoft Teams-chattar och kanaler att kunna se den fästa Dynamics 365-apposten om de inte har en Dynamics 365-licens?

Nej, ett felmeddelande visas när de försöker komma åt en post som har fästs.

3. Kan jag lägga till ett dokument i min fil om det inte är fäst på en Microsoft Teams-kanal?

Det beror på om din Dynamics 365-klientorganisation har konfigurerat SharePoint-integrering. Om du har aktiverat SharePoint-integrering kan du lägga till ett dokument.

Om du inte har aktiverat SharePoint-integrering måste du ha fäst posten i en Microsoft Teams-kanal, annars kommer du inte att kunna lägga till ett dokument i posten.

4. Vad händer när jag lägger till dokument i en Microsoft Teams-kanal som är ansluten till en Dynamics 365-appost och sedan tar bort en medlem från kanalen?

Det beror på om användaren har behörighet för att få åtkomst till Dynamics 365-apposten.

Om de har behörighet att komma åt appposten kan användaren redigera posten i Dynamics 365, men kan inte komma åt filerna från Dynamics 365, SharePoint eller Microsoft Teams.

Om de inte har behörighet att komma åt Dynamics 365-apposten får användaren ett felmeddelande och de har inte åtkomst till filen från Dynamics 365, SharePoint eller Microsoft Teams

5. Vilka behörigheter får en användare när jag lägger till dem i en Microsoft Teams-kanal där fästa poster och dokument har lagts till på fliken Filer?

Det beror på om användaren har behörighet för att få åtkomst till Dynamics 365-apposten.

Om de har behörighet att komma åt en post i Dynamics 365-appen, kan användaren redigera posten i både Dynamics 365 och Microsoft Teams. De kommer också att kunna läsa och skriva. ta bort filer från Dynamics 365, SharePoint och Microsoft Teams.

Om de inte har behörighet att komma åt din Dynamics 365-appost får de ett felmeddelande, men de har läs-, skriv- och borttagningsbehörighet när de öppnar filen från Dynamics 365, SharePoint och Microsoft Teams.

6. Vilken är SharePoint-platsen för fliken Microsoft Teams-filer jämfört med dokumentfliken för den associerade Dynamics 365-posten?

Informationen nedan gäller när SharePoint-integrering inte har aktiverats för en entitet i Dynamics 365.

När du lägger till en fil från en Dynamics 365-appost som är länkad till en Microsoft Teams-kanal lagras dokumentet i en SharePoint-mapp med filsökvägen [Teamnamn], > Dokument > [Kanalnamn] [Filnamn]. > Filen är synlig i Microsoft Teams kanalens flikfiler och Dynamics 365 appostens dokumentassocierade rutnät.

Det går inte att lägga till en fil från en Dynamics 365-appost som inte är länkad till en Teams-kanal eftersom SharePoint-integrering inte är aktiverad.

När du lägger till en fil från en Microsoft Teams-kanal som är länkad till en Dynamics 365-appost lagras dokumentet i en SharePoint-mapp med filsökvägen [Teamnamn] > Dokument >[Kanalnamn] [Filnamn]. > Filen är synlig i Microsoft Teams kanalens flikfiler och Dynamics appostens dokumentassocierade rutnät.

När du lägger till en fil från en Teams-kanal som inte är länkad till en Dynamics 365-appost lagras dokumentet i en SharePoint-mapp med filsökvägen [Teamnamn] > Dokument > [Kanalnamn] > [Filnamn]. Filen visas på fliken Filer i Microsoft Teams-kanalen.

När en Microsoft Teams-kanal har flera Dynamics 365-programposter anslutna till sig, lagras dokumentet i en SharePoint-mapp med filsökvägen [Teamnamn] > Dokument > [Kanalnamn] > [Filnamn]. Filen visas i Microsoft Teams-kanalen från fliken filer och det dokumentrelaterade rutnätet för alla Dynamics 365 apposter som är associerade med kanalen.

När en Dynamics 365-appost är länkad till en Microsoft Teams-kanal visas filer som redan har lagts till i den Microsoft Teams-kanalen i det dokumentassocierade rutnätet för den Dynamics 365-apposten.

Om en Dynamics 365-appost tidigare har associerats med en Microsoft Teams-kanal och en användare associerar den med en ny Microsoft Teams-kanal, läggs en annan dokumentplats till i Dynamics 365 för den nya Microsoft Teams-kanalen som är associerad med posten. Användare kan växla fram och tillbaka mellan dokumentplatserna.

7. Vilken är SharePoint-platsen för fliken Microsoft Teams-filer jämfört med dokumentfliken för den associerade Dynamics 365-apposten?

Informationen nedan gäller när SharePoint-integrering har aktiverats för en Dynamics 365-entitet.

När du lägger till en fil i en Dynamics 365-appost som är länkad till en Microsoft Teams-kanal från dokumentplatsen för Microsoft Teams-kanalen, lagras dokumentet i en SharePoint-mapp med filsökvägen [Teamnamn] > Dokument > [Kanalnamn] [Filnamn]. > Filen visas både på fliken Filer i Microsoft Teams-kanalen och i Dynamics 365-appostens dokumentassocierade rutnät på dokumentplatsen för Microsoft Teams-kanalen.

När du lägger till en fil i en Dynamics 365-appost som är länkad till en Microsoft Teams-kanal via dokumentplatsen för standardwebbplatsen, lagras dokumentet på den SharePoint-standardwebbplats som konfigurerades med Dynamics 365-miljön. Dokumentet visas inte på fliken Microsoft Teams-filer för den kanal som är associerad med posten.

När du lägger till en fil från en Dynamics 365-appost som inte är länkad till en Microsoft Teams-kanal lagras dokumentet på den SharePoint-standardwebbplats som konfigurerades med Dynamics 365-miljön.

När du lägger till en fil från en Microsoft Teams-kanal som är länkad till en Dynamics 365-appost lagras dokumentet i en SharePoint-mapp med filsökvägen [Teamnamn] > Dokument > [Kanalnamn] [Filnamn]. > Filen visas både på fliken Filer i Microsoft Teams-kanalen och i Dynamics 365-appostens dokumentassocierade rutnät på dokumentplatsen för Microsoft Teams-kanalen.

När en Microsoft Teams-kanal har flera associerade Dynamics-poster lagras dokumentet i en SharePoint-mapp med filsökvägen [Teamnamn] > Dokument > [Kanalnamn] > [Filnamn]. Filen är synlig på fliken Filer i Microsoft Teams-kanalen och i rutnätet som är kopplat till dokumentet på dokumentets plats för Microsoft Teams-kanalen för alla poster i Dynamics 365-appar som är associerade med kanalen.

När en Dynamics 365-appost är länkad till en Microsoft Teams-kanal visas filer som redan lagts till Microsoft Teams-kanalen visas i det dokumentrelaterade rutnätet för den Dynamics 365-apposten på dokumentplatsen för Microsoft Teams-kanalen.

När en Dynamics-post länkas till en Microsoft Teams-kanal visas inte filerna som redan lagts till i den Dynamics 365-apposten (på SharePoint-standardwebbplatsen som konfigurerades med Dynamics 365-miljön), filerna visas inte på Microsoft Teams kanalens filflik och de förblir på den SharePoint-standardwebbplats som konfigurerades med Dynamics 365-miljön.

Om en Dynamics 365-appost tidigare har associerats med en Microsoft Teams-kanal och en användare associerar den med en ny Microsoft Teams-kanal, läggs en annan dokumentplats till i Dynamics 365-appen för den nya Microsoft Teams-kanalen som är associerad med posten. Användare kan växla fram och tillbaka mellan dokumentplatserna.

8. Vem kan se vilken plats?

Behörigheten att se platsen beror på användarens behörighet till mappen i SharePoint. Om SharePoint-mappen skapades i en Microsoft Teams-kanal har användaren läs- och skrivbehörighet.

9. Jag har tagit bort en användare från Microsoft Teams-kanalen, men de har fortfarande åtkomst till den associerade posten från Dynamics 365. Hur kan jag begränsa deras möjlighet att öppna, redigera och ta bort dokumentet från Dynamics 365?

Åtkomsten till filerna beror på en användares behörigheter i SharePoint. Om du vill hindra en användare från att komma åt dessa filer tar du bort dem från SharePoint-webbplatsen.

10. Vad händer när jag tar bort Microsoft Teams-kontot?

Filerna tas bort från Dynamics 365 och SharePoint.