Anpassa molninvesteringar till dina inköpsorder för Microsoft Marketplace

Organisationer använder ofta inköpsorder för att spåra molnutgifter för budgetering, anskaffning och ekonomisk rapportering. När Microsoft Cloud investeringar växer över Azure, Microsoft produkter och lösningar från tredje part från Microsoft Marketplace, kan organisationer behöva mer flexibilitet i hur dessa investeringar allokeras med inköpsorder.

Vad är inköpsorder i Azure portalen?

Inköpsorder i Azure-portalen hjälper dig att anpassa molninvesteringar som köpts via Microsoft Marketplace med organisationens interna inköpsorder, vilket förenklar kostnadsspårning och budgethantering. Azure faktureringsadministratörer kan skapa och hantera inköpsorder, mappa och granska allokerade utgifter och generera kompletterande dokument som överensstämmer med hur organisationen spårar och stämmer av kostnaderna. Du kan också ändra allokering när affärsbehoven utvecklas.

Anmärkning

Microsoft distribuerar gradvis funktioner för att stödja kundernas kostnadsallokering och Azure processer för fakturaavstämning. Allmän tillgänglighet förväntas snart.

När inköpsorder ska användas

Du kan använda inköpsorder på olika sätt, beroende på hur din organisation hanterar molnutgifter.

• Enkel inköpsorder för alla molnköp: Använd en inköpsorder för att spåra alla Azure och Microsoft Marketplace-utgifter under en enda anskaffningspost.
• Separata inköpsorder för Azure- och Marketplace-köp: Allokera Azure avgifter till en inköpsorder och Microsoft Marketplace-avgifter till en annan för att anpassa till separata budgetar, anskaffningsprocesser eller finansiella rapporteringskrav.
• Köp beställningar av programvaruföretag: Allokera avgifter från ett specifikt programvaruföretag som säljer via Microsoft Marketplace till en dedikerad inköpsorder.
• Köp beställningar efter produkt eller lösning: Spåra utgifter för enskilda Azure tjänster eller Microsoft Marketplace-lösningar med hjälp av separata inköpsorder.

Vem kan allokera molnkostnader med inköpsorder?

Behörighet att skapa nya inköpsorder- och allokeringsposter i Azure-portalen varierar beroende på din Microsoft kundavtalstyp.

• zmluva spoločnosti Microsoft so zákazníkom (MCA-E): Faktureringsadministratör
• Enterprise-avtal (EA): Företagsadministratör

Innan du använder inköpsorder

• Kontrollera att rätt faktureringsbehörigheter har tilldelats.
• Bestäm hur din organisation vill strukturera inköpsorder för Azure och Microsoft Marketplace-utgifter.
• Upprätta internt ägarskap för att hantera inköpsorder och granska allokeringar i Azure portalen.

Detta kan du göra

Capability	Kundresultat
Skapa en ny inköpsorder	Underhåll inköpsorderposter och budgetar i Azure portalen.
Mappa molninvesteringar	Associera Marketplace-avgifter för en produkt, ett programvaruföretag eller en bredare inköpskategori till en inköpsorder.
Granska avgifter	Jämför allokerade budgetar med fakturerade och ej fakturerade avgifter.
Ändra allokeringar	Tilldela om berättigade avgifter efter fakturering när en allokering behöver ändras.
Konfigurera kompletterande dokument	Välj hur stöd för inköpsorderinformation ska genereras och grupperas.

Viktigt!

Inköpsorderposter och kompletterande dokument stöder organisationens interna redovisning och avstämningsprocesser. De ersätter inte Microsoft fakturan, ändrar det förfallna beloppet eller förlänger fakturabetalningens förfallodatum.

Skapa en inköpsorder i Azure-portalen

Skapa en inköpsorder för att allokera molninvesteringar mot en godkänd budget. När du skapar inköpsordern definierar du dess aktiva datum, allokerad budget och status. Du kan också lägga till mappning för att ange vilka inköp i Azure och Microsoft Marketplace som allokeras till inköpsordern.

1. Gå till Kostnadshantering + fakturering i Azure-portalen.
2. Välj ett faktureringsomfång. Om du är en Globálny správca markerar du kryssrutan för att visa alla omfång i katalogen.
3. I det vänstra navigeringsfältet går du till fakturering och väljer Faktureringsprofiler.
4. Välj den faktureringsprofil som du vill använda.
5. I det vänstra navigeringsfältet letar du reda på avsnittet fakturahantering och väljer Köp beställningar.
6. Du ser två flikar. Alla POs och Alla mappningar ger snabb listvyer.
7. Välj knappen Ny inköpsorder överst på sidan.
   • Ange ett unikt namn för inköpsordern.
   • Välj ett effektivt datum i UTC.
   • Välj ett förfallodatum i UTC.
   • Du kan också ange anteckningar eller en beskrivning.
   • Du kan också ange en allokerad budget (i din faktureringskontovaluta).

Fältreferens för inköpsorder

Fält	Så här använder du det här fältet
Inköpsordernamn	Ange en identifierbar identifierare som hjälper dig att anpassa dig till din interna anskaffningssystempost. Alfanumeriska tecken och bindestreck är acceptabla.
Giltighetsdatum (UTC)	Välj det datum då du vill att inköpsordern ska vara berättigad till allokering.
Utgångsdatum (UTC)	Välj det sista datum då du vill att avgifterna ska allokeras till den här inköpsordern.
Description	Lägg till kontext för att förklara vad den här inköpsordern är till för. Den här informationen refereras endast till i inköpsorderinformationen och visas inte på fakturor eller kompletterande dokument.
Allokerad budget	Ange ett godkänt belopp i valutan för din kundfaktureringsprofil.
Status	Ange status till Aktiv för att göra inköpsordern tillgänglig för allokeringar. Ange den till Inaktiv för att behålla inköpsordern men gör den otillgänglig för allokeringar.

Lägga till mappning under installationen av inköpsorder

Du kan allokera molninvesteringar för att köpa beställningar via mappning. Du kan mappa allokeringar under installationen av inköpsordern eller efter. Om du vill upprätta mappning i flödet för att skapa en ny inköpsorder markerar du kryssrutan Lägg till en mappning i den här inköpsordern .

1. Välj ett alternativ i listrutan Mappa till .
2. Välj ett effektivt datum i UTC för den här allokeringen. Standardvärdet är inköpsorderns giltighetsdatum, men du kan välja valfritt datum efter inköpsorderns giltighetsdatum.
3. Välj ett förfallodatum i UTC för den här allokeringen. Datumet får inte vara senare än inköpsorderns förfallodatum.
4. Ställ in statusen på Aktiv för att aktivera den här allokeringen på giltighetsdatumet. Om du väljer Inaktiv sparas den här mappningen i inköpsordern för framtida användning.
5. För mappning till ett programvaruföretag, även kallat utgivare, anger du utgivarens ID.
6. För mappning till en Marketplace-produkt anger du både utgivar-ID och erbjudande-ID.
7. Du kan också välja Lägg till ytterligare mappning om du vill mappa mer än en allokering till den här inköpsordern. Du kan göra detta för att allokera två produkter från olika leverantörer till samma inköpsorder.
8. Välj Skapa.

När du lägger till mer än en mappning visas en förhandsgranskning av mappning som visar tidigare angivna allokeringar. Välj Redigera förhandsgranskning om du vill ta bort en mappning innan du skapar inköpsordern. Du kan inte ändra mappningsvärden från den här förhandsversionen. Om du vill göra en ändring tar du bort den befintliga mappningen och lägger sedan till en ny.

Tips/Råd

Du hittar utgivar-ID:t och erbjudande-ID:t avgränsat med "." i URL:en för en Marketplace-produkt. Exempel: //marketplace.microsoft.com/product/ publisherID. offerID

Visa information om inköpsorder

1. Öppna sidan Inköpsorder för att se tabellvyer över alla inköpsorder och mappningar.
2. Du ser två flikar: Alla POs och Alla mappningar.
3. Välj Alla POs för att snabbt granska inköpsorderinformationen.
4. Jämför utnyttjad budget med allokerad budget för varje inköpsorder.
5. Sortera vyn efter fältkolumner och använd filter för att snabbt hitta specifika inköpsorder.
6. Välj ett inköpsordernamn för att visa den fullständiga beskrivningen och se en lista över fakturerade avgifter och Väntande avgifter.
7. Välj Redigera för att ändra berättigade fältvärden för den här inköpsordern.
8. Välj Visa PO-mappning för att se alla mappningar filtrerade för den inköpsordern.
9. Välj Återgå för att gå tillbaka till tabellvyn.

Redigera inköpsorder

Du kan redigera enskilda inköpsorder en i taget från sidan Inköpsorderinformation eller redigera flera inköpsorder samtidigt från tabellvyn Alla POs .

• I vyn Inköpsorderinformation väljer du Redigera längst upp till vänster.
• I vyn Alla POs klickar du på Redigera inköpsorder i det övre högra hörnet

Redigerbara fält visar en pennikon. I den här tabellvyn kan du redigera följande fält för valfri inköpsorder:

• Description
• Förfallodatum
• Status
• Allokerad budget

Uppdaterade fältvärden ändras till fet text och lägger till en blå Ångra-knapp .

• Klicka på Ångra för att återställa ändringar
• Klicka på Granska längst upp till höger i tabellen för att förenkla vyn och visa endast inköpsorder med redigeringar
• Klicka på Fortsätt redigeringar för att expandera vyn till alla inköpsorder igen
• Klicka på Skicka för att spara alla ändringar. Du bör se en grön bockmarkering och ett fält som bekräftar att redigeringsbegäran för inköpsorder har slutförts.

Anmärkning

Tidigare gällande datum och inköpsordernamn kan inte ändras.

Aktivera kompletterande dokument

När du har skapat inköpsorder och mappat molninvesteringar till dem aktiverar du kompletterande dokument för att generera inköpsorderspecifika vyer av dina fakturerade avgifter. Dessa dokument hjälper ekonomi-, inköps- och kontoreskontrateam att stämma av Microsoft Marketplace och Azure avgifter mot sina interna inköpsorder. Kompletterande dokument grupperar avgifter enligt dina allokeringar som definieras av inköpsordermappningar och ger stödinformation som justerar Microsoft faktureringsdata med organisationens redovisnings- och avstämningsprocesser. De ersätter inte din Microsoft faktura eller ändrar faktureringsvillkor, men de kan förenkla gransknings- och granskningsaktiviteterna i månadsslutet.

Så här aktiverar du kompletterande dokument

1. Öppna din faktureringsprofil och gå till Fakturahantering >Fakturainställningar.
2. Aktivera Aktivera kompletterande dokument.
3. För MCA-kunder väljer du om du vill dela upp tillägg efterinköpsorder eller fakturaavsnitt. Det här valet gäller inte för EA-kunder.
4. Välj Spara ändringar.

Anmärkning

Fakturainställningar konfigureras på faktureringsprofilnivå och gäller för alla kompletterande dokument som genereras för faktureringsprofilen.

Learn more

• Mappa molninvesteringar till dina inköpsorder