Steg 5 – Ge en annan anställd åtkomst till OneDrive- och Outlook-data
När en anställd lämnar organisationen vill du komma åt deras OneDrive- och Outlook-data, säkerhetskopiera dem och välja om du vill ge dem till en annan anställd.
Få åtkomst till en tidigare användares OneDrive-dokument
Om du tar bort en användares licens men inte tar bort kontot kan du ge dig själv åtkomst till innehållet i användarens OneDrive. Om du tar bort användarens konto har du som standard 30 dagar på dig att komma åt den tidigare användarens OneDrive-data. Lär dig hur du anger OneDrive-kvarhållning för borttagna användare. Om du inte återställer ett användarkonto inom den här tiden tas deras OneDrive-innehåll bort.
Om du vill bevara en tidigare användares OneDrive-filer ska du först ge dig själv åtkomst till deras OneDrive och sedan flytta de filer som du vill behålla.
I administrationscentret går du till sidan Användare>aktiva användare .
Välj en användare.
På sidan användaregenskaper väljer du OneDrive. Under Hämta åtkomst till filer väljer du Skapa länk till filer.
Välj länken för att öppna filplatsen. Ladda ned filerna till datorn eller välj Flytta till eller Kopiera till för att flytta eller kopiera dem till din egen OneDrive eller till ett delat bibliotek.
Obs!
Du kan flytta eller kopiera upp till 500 MB filer och mappar åt gången.
När du flyttar eller kopierar dokument som har versionshistorik flyttas endast den senaste versionen.
Administrativa alternativ för en aktiv användare under fliken OneDrive i Administrationscenter för Microsoft 365 stöds för närvarande inte för multi-geo-klienter.
Du kan också bevilja åtkomst till en annan användare för att få åtkomst till en tidigare anställds OneDrive.
Logga in på administrationscentret som global administratör eller SharePoint-administratör.
Om du får ett meddelande om att du inte har behörighet att komma åt administrationscentret har du inte administratörsbehörighet i din organisation.
I den vänstra rutan väljer du Admin centrerar>SharePoint. (Du kan behöva välja Visa alla för att se listan över administrationscenter.)
Om det klassiska administrationscentret för SharePoint visas väljer du Öppna det nu överst på sidan för att öppna administrationscentret för SharePoint.
I den vänstra rutan väljer du Fler funktioner.
Under Användarprofiler väljer du Öppna.
Under Personer väljer du Hantera användarprofiler.
Ange den tidigare medarbetarens namn och välj Sök.
Högerklicka på användaren och välj sedan Hantera webbplatssamlingsägare.
Lägg till användaren i Webbplatssamlingsadministratörer och välj OK.
Användaren kommer nu att kunna komma åt den tidigare medarbetarens OneDrive med hjälp av OneDrive-URL:en.
Återkalla administratörsåtkomst till en användares OneDrive
Du kan ge dig själv åtkomst till innehållet i en användares OneDrive, men du kanske vill ta bort din åtkomst när du inte längre behöver den.
Logga in på administrationscentret som global administratör eller SharePoint-administratör.
Om du får ett meddelande om att du inte har behörighet att komma åt administrationscentret har du inte administratörsbehörighet i din organisation.
I den vänstra rutan väljer du Admin centrerar>SharePoint. (Du kan behöva välja Visa alla för att se listan över administrationscenter.)
Om det klassiska administrationscentret för SharePoint visas väljer du Öppna det nu överst på sidan för att öppna administrationscentret för SharePoint.
I den vänstra rutan väljer du Fler funktioner.
Under Användarprofiler väljer du Öppna.
Under Personer väljer du Hantera användarprofiler.
Ange användarens namn och välj Sök.
Högerklicka på användaren och välj sedan Hantera webbplatssamlingsägare.
Ta bort den person som inte längre behöver åtkomst till användarens data och välj sedan OK.
Få åtkomst till Outlook-data för en tidigare användare
Om du vill spara e-postmeddelanden, kalender, uppgifter och kontakter för den tidigare medarbetaren exporterar du informationen till en Outlook-datafil (.pst).
Lägg till den tidigare medarbetarens e-post i Outlook. (Om du återställer användarens lösenord kan du ställa in det på något som bara du vet.)
I Outlook väljer du Arkiv.
Välj Öppna & Exportera>import/export.
Välj Exportera till en fil och välj sedan Nästa.
Välj Outlook datafil (.pst) och välj sedan Nästa.
Välj det konto som du vill exportera genom att välja namn eller e-postadress, till exempel Postlåda – Anne Weiler eller anne@contoso.com. Om du vill exportera allt i ditt konto, inklusive e-post, kalender, kontakter, uppgifter och anteckningar, kontrollerar du att kryssrutan Inkludera undermappar är markerad.
Obs!
Du kan exportera ett konto i taget. Om du vill exportera flera konton upprepar du dessa steg när ett konto har exporterats.
Välj Nästa.
Välj Bläddra för att välja var du vill spara Outlook-datafilen (.pst). Skriv ett filnamn och välj sedan OK för att fortsätta.
Obs!
Om du har exporterat tidigare visas den förra mappsökvägen och filnamnet. Skriv ett annat filnamn innan du väljer OK.
Om du exporterar till en befintlig Outlook-datafil (.pst) anger du vad du vill göra under Alternativ när du exporterar objekt som redan finns i filen.
Välj Slutför.
Outlook påbörjar exporten direkt om du inte skapar en ny Outlook-datafil (.pst) eller använder en lösenordskyddad fil.
Om du skapar en Outlook-datafil (.pst) kan du skydda filen med ett lösenord. När dialogrutan Skapa Outlook-datafil visas skriver du lösenordet i rutorna Lösenord och Verifiera lösenord och väljer sedan OK. I dialogrutan Lösenord för Outlook-datafil skriver du lösenordet och väljer sedan OK.
Om du exporterar till en befintlig Outlook-datafil (.pst) som är lösenordsskyddad skriver du lösenordet i dialogrutan Lösenord för Outlook-datafil och väljer sedan OK.
Se hur du exporterar eller säkerhetskopierar e-post, kontakter och kalender till en Outlook .pst-fil i Outlook 2010.
Obs!
Som standard är din e-post tillgänglig offline under en period på 12 månader. Om det behövs kan du se hur du ökar tillgängliga data offline.
Ge en annan användare åtkomst till en tidigare användares e-post
Om du vill ge åtkomst till e-postmeddelanden, kalender, uppgifter och kontakter för den tidigare medarbetaren till en annan anställd importerar du informationen till en annan anställds Outlook-inkorg.
Obs!
Du kan också konvertera den tidigare användarens postlåda till en delad postlåda eller vidarebefordra en tidigare anställds e-post till en annan anställd.
I Outlook går du till Arkiv>Öppna & Exportera>import/export.
När du gör det startas Import-/exportguiden.
Välj Importera från ett annat program eller en filoch välj sedan Nästa.
Välj Outlook-datafil (.pst) och välj Nästa.
Bläddra till .pst-filen som du vill importera.
Välj hur dubbletter ska hanteras under Alternativ.
Välj Nästa.
Om ett lösenord har tilldelats Outlook-datafilen (.pst) anger du lösenordet och väljer sedan OK.
Ange alternativen för importen av objekten. Vanligtvis behöver du inte ändra standardinställningarna.
Välj Slutför.
Obs!
Stegen förblir desamma för åtkomst till en befintlig användares OneDrive- och e-postdata.
Tips
Om du bara vill importera eller återställa några få objekt från en Outlook-datafil (.pst) kan du öppna Outlook-datafilen. I navigeringsfönstret drar du sedan objekten från Outlook-datafilmappar till dina befintliga Outlook-mappar.
Relaterat innehåll
Lägga till och ta bort administratörer på ett OneDrive-konto (artikel)
Återställa en borttagen OneDrive (artikel)
OneDrive-kvarhållning och borttagning (artikel)