Steg 5 – Ge en annan anställd åtkomst till OneDrive- och Outlook-data

När en anställd lämnar organisationen vill du komma åt deras OneDrive- och Outlook-data, säkerhetskopiera dem och välja om du vill ge dem till en annan anställd.

Få åtkomst till en tidigare användares OneDrive-dokument

Om du tar bort en användares licens men inte tar bort kontot kan du ge dig själv åtkomst till innehållet i användarens OneDrive. Om du tar bort användarens konto har du som standard 30 dagar på dig att komma åt den tidigare användarens OneDrive-data. Lär dig hur du anger OneDrive-kvarhållning för borttagna användare. Om du inte återställer ett användarkonto inom den här tiden tas deras OneDrive-innehåll bort.

Om du vill bevara en tidigare användares OneDrive-filer ska du först ge dig själv åtkomst till deras OneDrive och sedan flytta de filer som du vill behålla.

  1. I administrationscentret går du till sidan Användare>aktiva användare .

  2. Välj en användare.

  3. På sidan användaregenskaper väljer du OneDrive. Under Hämta åtkomst till filer väljer du Skapa länk till filer.

  4. Välj länken för att öppna filplatsen. Ladda ned filerna till datorn eller välj Flytta till eller Kopiera till för att flytta eller kopiera dem till din egen OneDrive eller till ett delat bibliotek.

Obs!

  • Du kan flytta eller kopiera upp till 500 MB filer och mappar åt gången.
  • När du flyttar eller kopierar dokument som har versionshistorik flyttas endast den senaste versionen.
  • Administrativa alternativ för en aktiv användare under fliken OneDrive i Administrationscenter för Microsoft 365 stöds för närvarande inte för multi-geo-klienter.

Du kan också bevilja åtkomst till en annan användare för att få åtkomst till en tidigare anställds OneDrive.

  1. Logga in på administrationscentret som global administratör eller SharePoint-administratör.

    Om du får ett meddelande om att du inte har behörighet att komma åt administrationscentret har du inte administratörsbehörighet i din organisation.

  2. I den vänstra rutan väljer du Admin centrerar>SharePoint. (Du kan behöva välja Visa alla för att se listan över administrationscenter.)

  3. Om det klassiska administrationscentret för SharePoint visas väljer du Öppna det nu överst på sidan för att öppna administrationscentret för SharePoint.

  4. I den vänstra rutan väljer du Fler funktioner.

  5. Under Användarprofiler väljer du Öppna.

  6. Under Personer väljer du Hantera användarprofiler.

  7. Ange den tidigare medarbetarens namn och välj Sök.

  8. Högerklicka på användaren och välj sedan Hantera webbplatssamlingsägare.

  9. Lägg till användaren i Webbplatssamlingsadministratörer och välj OK.

  10. Användaren kommer nu att kunna komma åt den tidigare medarbetarens OneDrive med hjälp av OneDrive-URL:en.

Återkalla administratörsåtkomst till en användares OneDrive

Du kan ge dig själv åtkomst till innehållet i en användares OneDrive, men du kanske vill ta bort din åtkomst när du inte längre behöver den.

  1. Logga in på administrationscentret som global administratör eller SharePoint-administratör.

    Om du får ett meddelande om att du inte har behörighet att komma åt administrationscentret har du inte administratörsbehörighet i din organisation.

  2. I den vänstra rutan väljer du Admin centrerar>SharePoint. (Du kan behöva välja Visa alla för att se listan över administrationscenter.)

  3. Om det klassiska administrationscentret för SharePoint visas väljer du Öppna det nu överst på sidan för att öppna administrationscentret för SharePoint.

  4. I den vänstra rutan väljer du Fler funktioner.

  5. Under Användarprofiler väljer du Öppna.

  6. Under Personer väljer du Hantera användarprofiler.

  7. Ange användarens namn och välj Sök.

  8. Högerklicka på användaren och välj sedan Hantera webbplatssamlingsägare.

  9. Ta bort den person som inte längre behöver åtkomst till användarens data och välj sedan OK.

Få åtkomst till Outlook-data för en tidigare användare

Om du vill spara e-postmeddelanden, kalender, uppgifter och kontakter för den tidigare medarbetaren exporterar du informationen till en Outlook-datafil (.pst). Anvisningar om hur du exporterar Outlook-data finns i Exportera e-postmeddelanden, kontakter och kalenderobjekt till en PST-fil.

Ge en annan användare åtkomst till en tidigare användares e-post

Om du vill ge åtkomst till e-postmeddelanden, kalender, uppgifter och kontakter för den tidigare medarbetaren till en annan anställd importerar du informationen till en annan anställds Outlook-inkorg. Anvisningar om hur du exporterar Outlook-data finns i Importera e-post, kontakter och kalender från en Outlook .pst-fil.

Lägga till och ta bort administratörer på ett OneDrive-konto (artikel)

Återställa en borttagen OneDrive (artikel)

OneDrive-kvarhållning och borttagning (artikel)

Dela OneDrive-filer och -mappar