Förklara Microsoft 365-grupper för användarna
Microsoft 365-grupper kan du konfigurera en samling resurser att dela, inklusive en delad postlåda och kalender, en SharePoint-webbplats med en OneNote-anteckningsbok och en Microsoft Planner bland andra. Microsoft Teams kan också inkluderas när du skapar en grupp, eller så kan du lägga till den senare. Behörighetsgruppers resurser hanteras via gruppen.
Grupper kan skapas genom att skapa någon av de delade resurserna. Att skapa en grupp i Outlook ger samma resultat som att skapa en gruppansluten SharePoint-gruppwebbplats eller en plan i Planner. Om användarna är nya att Microsoft 365-grupper kanske de inte inser detta. Detta kan leda till förvirring för dina användare och möjligheten att skapa dubblettresurser. (Till exempel kan någon skapa en SharePoint-webbplats för dokumentsamarbete och senare skapa en separat instans av Planner, utan att inse att Planner redan var tillgänglig som en del av gruppen.)
Eftersom grupper kan skapas på flera sätt rekommenderar vi att du tränar användarna att använda den metod som passar din organisation bäst:
- Om din organisation utför det mesta av sin kommunikation via e-post instruerar du användarna att skapa grupper i Outlook.
- Om din organisation använder SharePoint eller migrerar från Lokal SharePoint instruerar du användarna att skapa SharePoint-gruppwebbplatser för samarbete.
- Om din organisation har distribuerat Teams instruerar du användarna att skapa ett team när de behöver ett samarbetsutrymme.
Om du tränar dina användare att alltid använda den metod för gruppskapande som bäst överensstämmer med deras sätt att arbeta när de behöver ett utrymme för att samarbeta med andra, kan du undvika förvirring och duplicering av resurser. När användarna blir mer erfarna kommer de bättre att förstå samlingen av tjänster som levereras med en grupp och att olika skapandemetoder leder till samma resultat.
Du kan använda mallen Microsoft 365-grupper för företagsanvändare – PowerPoint som utgångspunkt för utbildningspresentationer för dina användare.