Alternativ för livscykelns slut för grupper, team och Viva Engage

Microsoft 365-grupper och Microsoft Teams fungerar med flera anslutna tjänster. När en grupp eller ett team tas bort tas merparten av informationen i de anslutna tjänsterna också bort. I den här artikeln beskrivs alternativ för att behålla information genom att flytta den från gruppen eller teamet innan den tas bort.

En vanlig metod för grupper eller team som inte längre krävs är att flytta filerna från teamet och arkivera dem på en annan plats, till exempel ett SharePoint-dokumentbibliotek. Den här metoden baseras på en äldre arbetsstil där information lagras i filer och mappar och kommunikation sker via e-post.

I följande tabell beskrivs de tjänster som är associerade med grupper och team och viktiga typer av innehåll som finns i var och en av dem:

Tjänst	Typer av innehåll
Teams	Kanalkonversationer, filer i kanaler
Forms	Undersökningsstruktur och resultat
OneNote	Anteckningsboken
Outlook	E-post och kalender
Planner	Projektstatus och aktivitetsinformation
Power Automate	Arbetsflöden
Power BI	Data, rapporter och instrumentpaneler
Projekt på webben	Projektplaner
Översikt	Färdplaner
SharePoint	Filer, listor, Teams-kanal-wikidata
Stream	Videor
Viva Engage	Samtal

När du tar bort en grupp eller ett team tas de flesta av de associerade resurserna också bort. Undantag är:

• Videor i Stream finns kvar och ägs av den person som laddade upp/spelade in dem
• Flöden i Power Automate förblir och ägs av den person som skapade dem.
• Projekt- och översiktsdata i Project på webben finns kvar i CDS och kan återställas separat.

Grupper och team förblir i ett tillstånd för mjuk borttagning i 30 dagar och kan återställas när som helst. Men efter de 30 dagarna rensas de och eventuella associerade resurser som tjänster och innehåll från Microsoft 365-miljön. Allt innehåll som skyddas av en kvarhållningsprincip förblir tillgängligt via eDiscovery-sökningar.

Överväganden vid livscykelns slut för gruppanslutna tjänster

Det finns tre viktiga områden som team- och gruppägare och IT-administratörer måste tänka på när du tar bort en grupp eller ett team.

Content

Behöver innehållet behållas när teamet inte längre är där? Räcker det att förlita sig på kvarhållningsfunktionerna i Microsoft 365, eller är en del av innehållet i appar och tjänster som inte erbjuder kvarhållning? Behöver innehållet behållas för posthantering, arkivering eller framtida användnings- och referensändamål?

För att undvika eventuell dataförlust måste dessa frågor ställas innan något team arkiveras eller tas bort.

Tjänster

Behöver innehållet behålla sin nuvarande arbetsform? Behöver Power BI-rapporten till exempel fortsätta att vara tillgänglig? Måste formulärresultaten vara tillgängliga i den visuella sammanfattningsvyn? Är listorna i SharePoint länkade till eller inbäddade någonstans?

Dessa frågor måste ställas innan den underliggande gruppen tas bort eftersom det kanske inte räcker att exportera innehållet.

Gästerna

När gäster bjuds in till ett team skapas ett gästkonto i värdorganisationens Microsoft Entra ID innan de läggs till i teamet. När ett team tas bort tas inte gäster bort från Microsoft Entra ID. Gäster kan inte komma åt grupper, webbplatser, team eller innehåll som inte har delats med dem, men de kan fortfarande potentiellt använda funktioner i Microsoft Teams som att starta chattar, röst- och videosamtal och använda appar.

En grupp- eller gruppägare kan bjuda in någon utanför organisationen att bli gäst i Microsoft Entra ID genom att lägga till dem i ett team. En teamägare kan dock inte ta bort gästen från Microsoft Entra ID. Borttagning av konton kan bara utföras av en global administratör eller användaradministratör.

Det är viktigt att utföra gästgranskningar och att förstå om gäster behöver tas bort från Microsoft Entra ID vid borttagning av teamet. Det kan finnas ett giltigt fall för gäster att stanna kvar i katalogen, till exempel att vara medlem i andra team eller använda andra Microsoft 365- eller Azure-tjänster.

Teams

Teams-specifikt innehåll är främst i form av konversationer.

Konversationer i kanaler kan inte kopieras eller flyttas med hjälp av interna Microsoft Teams-funktioner. De kan dock exporteras med hjälp av Graph API.

Om en kvarhållningsprincip tillämpas på Teams behålls dessutom konversationerna och är tillgängliga via eDiscovery-sökningar. Med eDiscovery (Premium) kan du återskapa en Teams-chattkonversation.

Arkivera ett team

Fördelen med att arkivera ett team är att det ger fullständig åtkomst till teamet som det var. Användare kan fortfarande bläddra i kanalkonversationer och öppna filer även om de inte är aktiva. Dessutom kan teamen bli oarchiverade om det finns ett behov av att fortsätta arbeta med dem (till exempel om ett projekt utökas).

När ett team arkiveras av en ägare anges det till skrivskyddat för medlemmar både för innehåll i teamet och, om det väljs, den associerade SharePoint-webbplatsen. Målet med den här åtgärden är att säkerställa att konversationer i kanaler bevaras i sitt befintliga tillstånd, tillsammans med SharePoint-baserat innehåll som filer och wikis.

Det finns inga synliga ändringar på SharePoint-webbplatsen. Inga ändringar kan dock göras i filer eller listor eftersom SharePoint-behörigheterna för Microsoft 365-gruppen är inställda på Webbplatsbesökare. Detta inkluderar OneNote-anteckningsboken för teamet, som lagras i biblioteket Webbplatstillgångar på SharePoint-webbplatsen.

När ett team arkiveras omfattas den underliggande Microsoft 365-gruppen fortfarande av förfalloprincipen (om den anges), och som sådan måste ägaren fortsätta att förnya teamet.

Även om teamets kanalkonversationer och SharePoint-webbplatsinnehåll är skrivskyddade tillämpas inte samma sak på andra associerade tjänster:

• Planner-bucketar och uppgifter kan fortfarande skapas, ändras och tas bort.
• Formulär kan fortfarande ta emot inskickade filer.
• Outlook-postlådan kan fortfarande ta emot e-postmeddelanden.
• Power BI-instrumentpaneler, rapporter och data kan fortfarande ändras.
• Projekt och översikter kan fortfarande redigeras i Project på webben.
• Videor kan fortfarande laddas upp, ändras och tas bort i Stream.
• Flöden i Power Automate kan fortfarande skapas, ändras, tas bort och fortsätter att köras. (De misslyckas dock om det behövs för att skicka ett meddelande till en kanal i det arkiverade teamet.)

Forms

Även om ett formulär kan flyttas från ett enskilt konto till en grupp kan det inte flyttas eller kopieras från en grupp till en annan. Det finns tre alternativ för ett formulär när ett team tas bort.

Duplicera formuläret

Formulär kan delas som mallar, så att andra användare kan kopiera dem till sitt eget konto eller en grupp. Detta behåller inte data från resultatöverföringar. formulärstruktur, till exempel frågor och inställningar.

Exportera resultat till ett kalkylblad

Om data för formulärsvaren måste behållas kan du göra detta genom att exportera resultaten till ett Excel-kalkylblad. Detta exporterar bara frågorna och deras svar som data – det innehåller inte grafer som skapats av Formulär.

Ta bort formuläret

Även om borttagning av gruppen också resulterar i borttagning av associerade formulär, kan gruppmedlemmar ta bort dem direkt utan att vara ägare till gruppen. Det här är dock ett manuellt steg som inte ger någon ytterligare fördel.

OneNote

OneNote-anteckningsboken som ingår i en grupp lagras i biblioteket Webbplatstillgångar på den associerade SharePoint-webbplatsen. Notebook-filer kan ibland spridas över flera enskilda filer, men de kan inte kopieras och öppnas oberoende av varandra. I stället måste innehållet i OneNote-anteckningsboken flyttas eller exporteras med onenote-skrivbordsklienten.

Flytta sidor och avsnitt till en annan anteckningsbok

Genom att flytta sidor eller avsnitt individuellt till en annan notebook-fil får ägare möjlighet att rensa sina data och bara ta det som behöver behållas.

Exportera hela anteckningsboken som ett paket

Om hela anteckningsboken måste behållas med sin befintliga struktur kan den exporteras som en OneNote-paketfil och sedan importeras till en ny plats. I stället kan detta användas som en metod för att behålla innehållet i en enda fil i stället för den befintliga flerfilsstrukturen.

Skriv ut till PDF

I scenarier där en del av innehållet i anteckningsboken bara behöver behållas som referens eller som poster, kan enskilda sidor skrivas ut till PDF och lagras någon annanstans.

Postlåda och kalender

Det är inte ovanligt att den gruppassocierad postlådan används, även om många konversationer kan ha genomförts i teamkanaler. Postlådan lagrar bara e-postmeddelanden som har skickats direkt till den och som inte innehåller e-postmeddelanden som har skickats direkt till kanaler.

I vissa fall kan e-postmeddelanden som lagras i postlådan vara meddelanden om möten, aktivitetsuppdateringar för Planner och andra app- eller systemgenererade meddelanden. Det är viktigt att innehållet i postlådan granskas för att avgöra om innehållet ska behållas eller tas bort.

Om en kvarhållningsprincip tillämpas i Exchange behålls e-postmeddelanden och kalenderobjekt och är tillgängliga via eDiscovery-sökningar.

Exportera e-post och kalender

Team- eller gruppmedlemmar kan exportera innehållet i postlådan och kalendern till en PST-fil (Outlook Data/Personal Storage). Den här filen kan sedan lagras någon annanstans, eller så kan innehållet importeras till en annan postlåda. Den förstnämnda rekommenderas inte eftersom innehållet i PST-filen inte kan sökas igenom utan att öppna den i Outlook, och själva filen kan skadas med tiden.

IT-utförd innehållsmigrering

Administratörer kan använda verktyg från tredje part för att migrera e-post- och kalenderinnehåll mellan postlådor utan att användaren behöver göra något. En potentiell lagringsplats kan vara en delad postlåda som skapats enbart för att fungera som ett "arkiv" av innehållet i grupppostlådan.

Planner

Varje grupp eller team kan ha flera planer. Det är viktigt under processen för avstigning att se till att kvarhållningskraven åtgärdas för varje plan. Precis som de andra tjänsterna finns det flera sätt att komma igång med innehåll i Planner.

Exportera planen till ett kalkylblad

Om det bara krävs för att behålla en kopia av planen i arkiveringssyfte är den enklaste metoden att exportera planen till ett Excel-kalkylblad. Det här är en enkelriktad åtgärd – det finns inget alternativ för att importera planer från ett kalkylblad.

Viktigt

När du exporterar en plan till Excel finns det mest information i planen, men det innehåller inte kommentarer, länkar eller filer.

Kopiera och flytta aktiviteter till en annan plan

Kopiering eller flytt av aktiviteter till en annan plan verkar vara en lösning, men enskilda uppgifter kan bara kopieras eller flyttas mellan planer inom samma grupp. Detta säkerhetskopierar inte data om gruppen som är associerad med planen tas bort.

Kopiera hela planen

Det går också att kopiera hela planen. Kopiering kan inte göras till en befintlig grupp. Om du kopierar planen skapas en ny grupp. Dessutom innehåller kopiering av hela planen inte kommentarer, tilldelningar, länkar, bifogade filer eller datum.

Power Automate

Flöden som skapats i Power Automate och som är associerade med en grupp eller ett team tillhör inte gruppen. De ägs av skaparen och delas bara med andra användare och grupper. Därför påverkas de inte om en grupp eller ett team tas bort.

Ändra ägarskap för flödet

Om flödet behöver fortsätta att fungera kan alla ägare lägga till andra användare eller Microsoft 365-grupper som ägare.

Exportera flödet

Om flödet inte behöver fortsätta att fungera, men det måste bevaras för potentiell framtida användning, kan det exporteras som en fil och importeras igen senare.

Power BI

Power BI-data och arbetsytor kan fungera oberoende av grupper och team och precis som andra arbetsbelastningar kan du använda olika sätt att vara utanför. Klassiska arbetsytor i Power BI är associerade med en Microsoft 365-grupp, medan moderna arbetsytor inte är det – och kan bara dela sitt innehåll med gruppen (liknar ett flöde).

Kopiera rapporter till en annan arbetsyta

Om du behöver rapporten när gruppen eller teamet har tagits bort kan den kopieras från den befintliga arbetsytan till en annan arbetsyta i Power BI.

Exportera data från en instrumentpanel eller rapport

Om rapporten inte längre behöver vara aktiv men data måste behållas kan den i stället exporteras till Excel.

Project

Projekt och översikter som skapats i Project för webben är associerade med Microsoft 365-grupper och har metoder för avstigning som liknar Power BI.

Tilldela projektet till en annan grupp

Om projektet behöver bevaras i sitt funktionella tillstånd utöver gruppens eller teamets livslängd kan det tilldelas till en annan Microsoft 365-grupp. Detta kan göras med hjälp av Dynamics 365 Administrationscenter.

Exportera data från projektet eller översikten

Med hjälp av Dynamics 365 Administrationscenter går det att exportera användardata från projektet till ett kalkylblad. Data kan också exporteras till Project-filen (. MPP) och XML-filformat med hjälp av PowerShell.

SharePoint

Alla filer i teamkanaler lagras på SharePoint-webbplatsen för den associerade gruppen. I vissa fall kan innehåll som inte är dokument finnas i SharePoint, till exempel listor eller sidor.

Filer lagras vanligtvis på tre primära platser på en SharePoint-webbplats:

• Sidor – Webbplatssidor-bibliotek
• Bilder som används på sidor – bibliotek för webbplatstillgångar
• Filer i kanaler – dokumentbibliotek
• Wiki-sidor – Teams Wiki-databibliotek

Om webbplatsen har en eller flera underwebbplatser måste processen för avstigning upprepas för varje underwebbplats. Om teamet innehåller privata eller delade kanaler finns det en separat SharePoint-webbplats för varje kanal.

Det är viktigt när du tar bort filer från en grupp eller ett team att tänka på att de kan delas med användare som inte är medlemmar i gruppen eller teamet. Du kanske vill kommunicera den kommande ändringen till dem.

Ladda ned filer

Filer som lagras i SharePoint i något av de bibliotek som nämns ovan kan laddas ned till en lokal dator.

Flytta filer

Dessutom kan filer flyttas till en annan plats i SharePoint, till exempel ett bibliotek på en annan webbplats.

Exportera lista

Data som lagras i SharePoint-listor kan exporteras till ett Excel-kalkylblad och importeras igen till en lista på en annan webbplats.

Du kan också använda Power Automate eller ett verktyg från tredje part för att migrera listan mellan platser för att behålla funktioner, listvyer, formatering och andra attribut.

"Exportera" wiki-filer

Wiki-innehåll i teamkanaler lagras i en HTML-formaterad fil i ett dedikerat bibliotek på den associerade SharePoint-webbplatsen. De kan inte enkelt exporteras och importeras till en annan kanal-wiki, men de kan konverteras till en HTML-fil och öppnas som en webbsida.

Microsoft Stream

Precis som Power Automate ägs inte videor i Stream som är associerade med en grupp eller ett team av gruppen och tas inte bort när gruppen tas bort. Videor i Stream ägs av den person som laddade upp eller skapade videon, även om de lägger till användare eller grupper som ägare. Möten som registreras i en Teams-kanal ägs av den person som startade inspelningen.

Lägga till andra ägare

Eftersom videon behålls i Stream när gruppen tas bort kan den ursprungliga ägaren dela videon med andra användare och grupper, till och med lägga till dem som ägare.

Ladda ned videon

I scenarier där videon inte behöver behållas i Stream eller måste lagras på en annan plats, till exempel ett hanteringssystem för arkivhandlingar, kan en ägare ladda ned den lokalt.

Viva Engage

Till skillnad från konversationer i Microsoft Teams erbjuder Viva Engage både användare och administratörer alternativ för att flytta eller exportera konversationer.

Flytta konversationer till en annan grupp eller community

Konversationer kan flyttas till en annan Viva Engage grupp av alla användare, inte bara ägare eller administratörer. Detta är möjligt i både den klassiska Viva Engage och de nya Viva Engage-gränssnitten.

Exportera nätverksdata

Viva Engage nätverksadministratörer exporterar nätverksdata. Om du gör det exporteras dock alla konversationer för hela nätverket. Den resulterande exporten visar grupp-ID:t. Det går att filtrera konversationer baserat på det här ID:t.

Relaterade ämnen

Ta bort en tidigare anställd och säkra data